Trong quá trình triển khai các dự án đầu tư, đặc biệt là các dự án sử dụng vốn nhà nước, việc xây dựng và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu là bước quan trọng nhằm xác định phương thức tổ chức đấu thầu, phân chia các gói thầu và định hướng quá trình lựa chọn nhà thầu một cách hợp lý. Để kế hoạch này được xem xét và phê duyệt theo đúng quy định, chủ đầu tư cần chuẩn bị hồ sơ trình duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu đầy đủ, rõ ràng và đúng trình tự pháp luật. Hồ sơ không chỉ thể hiện nội dung của từng gói thầu mà còn phản ánh phương án tổ chức đấu thầu, nguồn vốn và tiến độ thực hiện của dự án. Việc chuẩn bị hồ sơ trình duyệt một cách khoa học sẽ tạo cơ sở cho cơ quan có thẩm quyền đánh giá và đưa ra quyết định phê duyệt phù hợp. Đây cũng là bước khởi đầu quan trọng bảo đảm cho toàn bộ quá trình đấu thầu của dự án được triển khai minh bạch và hiệu quả.
1. Nhà thầu là gì?
Theo khoản 26 Điều 4 Luật đấu thầu 2023, Nhà thầu trong hoạt động đấu thầu được hiểu là tổ chức, cá nhân hoặc sự kết hợp giữa các tổ chức, cá nhân với nhau nhằm tham gia vào quá trình lựa chọn nhà thầu để thực hiện một gói thầu cụ thể. Việc kết hợp này có thể được thực hiện dưới hình thức liên danh, tức là nhiều tổ chức hoặc cá nhân cùng hợp tác trên cơ sở thỏa thuận với nhau để tham dự thầu. Khi tham gia đấu thầu, nhà thầu sẽ đứng tên dự thầu, nộp hồ sơ dự thầu và chịu trách nhiệm trực tiếp ký kết cũng như thực hiện hợp đồng nếu được bên mời thầu lựa chọn.
Trong trường hợp nhà thầu tham dự thầu dưới hình thức liên danh, các thành viên tham gia phải có thỏa thuận liên danh bằng văn bản. Thỏa thuận này đóng vai trò là cơ sở pháp lý xác định mối quan hệ hợp tác giữa các thành viên trong liên danh cũng như phân định rõ trách nhiệm của từng bên trong quá trình tham dự và thực hiện gói thầu. Nội dung của thỏa thuận liên danh phải quy định cụ thể thành viên đứng đầu liên danh, đồng thời xác định rõ trách nhiệm chung của toàn bộ liên danh cũng như trách nhiệm riêng của từng thành viên đối với các phần công việc thuộc phạm vi của gói thầu.
Việc quy định rõ ràng trách nhiệm của từng thành viên trong liên danh không chỉ giúp bảo đảm sự phối hợp hiệu quả giữa các bên tham gia, mà còn tạo cơ sở để bên mời thầu và chủ đầu tư theo dõi, kiểm soát và đánh giá việc thực hiện hợp đồng. Đồng thời, quy định này cũng góp phần nâng cao tính minh bạch, trách nhiệm và hiệu quả trong quá trình tổ chức đấu thầu và triển khai thực hiện gói thầu.
Như vậy, nhà thầu có thể tham gia đấu thầu với tư cách độc lập hoặc theo hình thức liên danh, nhưng trong mọi trường hợp đều phải chịu trách nhiệm đối với việc dự thầu, ký kết và thực hiện hợp đồng theo đúng các quy định của pháp luật về đấu thầu và các cam kết đã được xác lập trong hồ sơ dự thầu cũng như hợp đồng đã ký kết.
2. Hồ sơ trình duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu đối với dự án mới nhất 2026
Theo khoản 1 Điều 40 Luật đấu thầu 2023 sửa đổi bởi Điểm a Khoản 22 Điều 1 Luật số 90/2025/QH15, Hồ sơ trình duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu bao gồm những nội dung sau đây:
- Phần công việc đã thực hiện, bao gồm nội dung công việc liên quan đến chuẩn bị dự án, các gói thầu thực hiện trước với giá trị tương ứng và căn cứ pháp lý để thực hiện;
Phần này thể hiện các công việc đã được triển khai trước khi lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Nội dung bao gồm những hoạt động liên quan đến quá trình chuẩn bị dự án như khảo sát, lập dự án, thiết kế hoặc các công việc chuẩn bị cần thiết khác. Đồng thời, nếu trong dự án đã có các gói thầu được thực hiện trước thì cũng phải nêu rõ các gói thầu đó cùng với giá trị tương ứng. Bên cạnh đó, cần chỉ ra căn cứ pháp lý cho việc thực hiện các công việc này nhằm bảo đảm tính hợp pháp, minh bạch và có cơ sở kiểm tra, đối chiếu trong quá trình quản lý dự án.
- Phần công việc không áp dụng được một trong các hình thức lựa chọn nhà thầu;
Đây là phần nội dung xác định những công việc của dự án không thuộc trường hợp phải áp dụng các hình thức lựa chọn nhà thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu. Việc liệt kê và làm rõ các công việc này giúp phân định phạm vi giữa những hoạt động phải tổ chức lựa chọn nhà thầu và những hoạt động không cần áp dụng các hình thức lựa chọn nhà thầu, từ đó bảo đảm việc lập kế hoạch được rõ ràng và phù hợp với quy định pháp luật.
- Phần công việc thuộc kế hoạch lựa chọn nhà thầu, bao gồm nội dung công việc và giá trị tương ứng hình thành các gói thầu được thực hiện theo một trong các hình thức lựa chọn nhà thầu quy định tại các điều 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29 và 29a của Luật này;
Phần này xác định các công việc cụ thể của dự án sẽ được đưa vào kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Những công việc này được phân chia thành các gói thầu với nội dung và giá trị tương ứng. Đồng thời, đối với mỗi gói thầu cần xác định rõ hình thức lựa chọn nhà thầu phù hợp theo các quy định của pháp luật, làm cơ sở cho việc tổ chức đấu thầu hoặc áp dụng các hình thức lựa chọn nhà thầu khác theo quy định.
- Phần công việc chưa đủ điều kiện lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu (nếu có), trong đó nêu rõ nội dung và giá trị của phần công việc này;
Đối với những công việc trong dự án mà tại thời điểm lập kế hoạch chưa đáp ứng đủ điều kiện để đưa vào kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ trình duyệt vẫn cần ghi nhận rõ các nội dung này. Việc nêu rõ nội dung và giá trị của phần công việc chưa đủ điều kiện giúp cơ quan có thẩm quyền nắm được phạm vi và quy mô của các công việc này, đồng thời có thể xem xét bổ sung vào kế hoạch lựa chọn nhà thầu khi các điều kiện cần thiết đã được đáp ứng.
- Phần tổng hợp giá trị của các phần công việc quy định tại các điểm a, b, c và d khoản này. Tổng giá trị của phần này không được vượt tổng mức đầu tư của dự án;
Phần này có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ giá trị của các công việc đã được liệt kê ở các mục trước, bao gồm phần công việc đã thực hiện, phần công việc không áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu, phần công việc thuộc kế hoạch lựa chọn nhà thầu và phần công việc chưa đủ điều kiện lập kế hoạch. Việc tổng hợp này nhằm bảo đảm có cái nhìn tổng thể về giá trị các hạng mục của dự án và phải bảo đảm rằng tổng giá trị đó không vượt quá tổng mức đầu tư của dự án đã được phê duyệt.
- Nội dung khác có liên quan.
Ngoài các nội dung chính nêu trên, hồ sơ trình duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu còn có thể bao gồm những nội dung khác có liên quan nhằm làm rõ thêm các vấn đề cần thiết phục vụ cho quá trình xem xét và phê duyệt kế hoạch. Những nội dung này giúp hoàn thiện hồ sơ và bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin cho cơ quan có thẩm quyền trong quá trình đánh giá và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
Tóm lại, các nội dung trong hồ sơ trình duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu được quy định nhằm bảo đảm việc lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu được thực hiện đầy đủ, rõ ràng và phù hợp với tổng mức đầu tư của dự án, đồng thời tạo cơ sở pháp lý minh bạch cho việc tổ chức lựa chọn nhà thầu và quản lý quá trình triển khai dự án.
3. Thẩm quyền phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu
Theo khoản 2 Điều 40 Luật đấu thầu 2023, sửa đổi bởi Điểm b Khoản 22 Điều 1 Luật số 90/2025/QH15, chủ đầu tư là chủ thể có trách nhiệm tổ chức lập và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu đối với các gói thầu thuộc dự án. Việc giao thẩm quyền này cho chủ đầu tư nhằm bảo đảm sự chủ động trong quá trình chuẩn bị và triển khai dự án, đồng thời giúp quá trình lựa chọn nhà thầu được thực hiện kịp thời, phù hợp với tiến độ và yêu cầu của dự án.
Trong một số trường hợp đặc biệt, việc lập và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu có thể được thực hiện trước khi dự án chính thức được phê duyệt. Cụ thể, đối với gói thầu đấu thầu trước theo quy định tại Điều 42 của Luật này hoặc đối với gói thầu cần thực hiện trước khi có quyết định phê duyệt dự án, có thể xảy ra tình huống chưa xác định được chủ đầu tư của dự án. Khi đó, thẩm quyền lập và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu sẽ thuộc về người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án.
Quy định này nhằm bảo đảm rằng các công việc cần thiết cho quá trình chuẩn bị và triển khai dự án vẫn có thể được tiến hành đúng tiến độ, ngay cả khi chủ đầu tư chính thức của dự án chưa được xác định. Đồng thời, việc giao thẩm quyền cho đơn vị chuẩn bị dự án cũng giúp bảo đảm tính liên tục trong quá trình chuẩn bị đầu tư và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức lựa chọn nhà thầu trong các giai đoạn tiếp theo của dự án.
Tóm lại, thẩm quyền phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu chủ yếu thuộc về chủ đầu tư, tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt khi chưa xác định được chủ đầu tư thì người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án sẽ thực hiện việc lập và phê duyệt kế hoạch này theo quy định của pháp luật.
Kết luận
Hồ sơ trình duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu đóng vai trò nền tảng trong quá trình tổ chức đấu thầu và triển khai thực hiện dự án. Một bộ hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ, chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật sẽ giúp cơ quan có thẩm quyền thuận lợi trong việc thẩm định và phê duyệt kế hoạch. Đồng thời, hồ sơ này cũng là căn cứ quan trọng để tổ chức các bước lựa chọn nhà thầu tiếp theo một cách thống nhất và minh bạch. Khi kế hoạch lựa chọn nhà thầu được xây dựng rõ ràng, hợp lý, các gói thầu sẽ được triển khai đúng tiến độ và phù hợp với mục tiêu của dự án. Qua đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý đầu tư, sử dụng nguồn lực một cách tiết kiệm và đảm bảo tính cạnh tranh trong hoạt động đấu thầu. Việc chú trọng lập hồ sơ trình duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu vì vậy có ý nghĩa quan trọng đối với sự thành công của mỗi dự án.
Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900 6162 để được giải đáp.
