1. Khái quát chung
2. Công chứng là một hoạt động mang tính chuyên môn nghề nghiệp của công chứng viên
Ngày nay, an ninh luật pháp có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong các xã hội phương tây và công chứng viên là nguồn đảm bảo cho sự an ninh này. Mặc dù cách thể hiện khác nhau, song về cơ bản công chứng viên tại các nước theo truyền thống luật thành văn được hiểu là viên chức công được bổ nhiệm để lập các hợp đồng và văn bản mà theo đó các bên phải hoặc muốn đảm bảo tính xác thực của văn bản đó giống như văn bản của các cơ quan công quyền khác và đảm bảo việc lưu giữ, cấp bản sao của văn bản đó (Pháp, Đức, Ba Lan, Tây Ban Nha...) bởi vậy hoạt động công chứng là hoạt động mang tính chuyên môn nghề nghiệp của công chứng viên. Chỉ có công chứng viên, người được đào tạo về chuyên môn và được cơ quan nhà nước trao quyền mới được thực hiện hoạt động này.
Đặc điểm này của hoạt động công chứng được biểu hiện như sau: Các phòng công chứng, văn phòng công chứng thực hiện hoạt động công chứng bằng kiến thức chuyên môn nghề nghiệp của các công chứng viên là những người do Nhà nước bổ nhiệm với đầy đủ các điều kiện, tiêu chuẩn quy định nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng. Công chứng viên bằng sự kiến thức pháp luật và kinh nghiệm nghề nghiệp, với sự khách quan, vô tư phải đảm bảo xác định đúng chủ thể, đối tượng, nội dung, tính chất của hợp đồng giao dịch, xác định các quan hệ pháp lý phát sinh xung quanh yêu cầu công chứng, hậu quả pháp lý có thể xảy ra. Xét trên một khía cạnh khác, công chứng viên tham gia nhằm giúp các bên thể hiện sự thỏa thuận nhất trí của mình theo quy định của pháp luật chứ không phải là người tham gia giải quyết tranh chấp giữa các bên. Với ý nghĩa đó công chứng viên còn được coi là "thẩm phán phòng ngừa"
Nếu so sánh về vai trò của công chứng viên giữa hệ thống công chứng Latinh và hệ thống công chứng Anglo - Sacxong thì có thể thấy rõ công chứng viên tại các nước thuộc hệ thống thứ nhất có vị trí, vai trò, chức năng rõ rệt, quan trọng hơn hẳn hệ thống thứ hai.
Hệ thống công chứng Latinh ở Pháp, Tây Ban Nha, Đức và Trung Quốc mang lại cho công chứng viên vai trò của "thẩm phán phòng ngừa" đúng nghĩa, thể hiện giá trị chứng cứ không phải chứng minh và hiệu lực thi hành cho văn bản công chứng, điều này rất quan trọng đối với hòa bình xã hội vì chúng mang đến cho người dân sự đảm bảo về pháp luật cho tất cả các thủ tục dân sự cần thiết: hôn nhân, thừa kế, quyền sở hữu đất và thành lập kinh doanh. Công chứng viên không chỉ soạn văn bản mà còn là nhân chứng có đặc quyền của văn bản công chứng được các bên nhất trí. Công chứng viên cũng không phải là nhân viên tư vấn của một bên để gây thiệt hại cho bên kia mà là chuyên gia khách quan và không thiên vị để lập ra những hợp đồng công bằng vì lợi ích của tất cả mọi người. Về quyền sở hữu, công chứng viên đảm bảo sự an toàn gần như tuyệt đối cho người nắm giữ quyền này. Nhờ đó, ở các nước phương tây, các tranh chấp về quyền sở hữu gần như không tồn tại.
Công chứng viên của các nước thuộc hệ thống công chứng Latinh đóng vai trò then chốt trong luật về bất động sản, luật thế chấp, luật về hợp đồng, luật công ty cũng như các luật khác về gia đình và thừa kế. Ví dụ như trong hệ thống “công lý phòng ngừa” của Đức thì chức năng nhiệm vụ của các công chứng viên dân luật bổ sung cho vai trò của thẩm phán. Theo báo cáo của Đức tại Đại hội quốc tế công chứng Latinh thì “công chứng viên có nghĩa vụ cung cấp các dịch vụ pháp lý nhằm bảo đảm và bảo vệ hoạt động vì an ninh pháp lý và tránh xung đột về lợi ích của các bên tư nhân có liên quan và vì lợi ích chung của cộng đồng”.
Việc một công chứng viên can thiệp là điều được pháp luật đòi hỏi đối với những giao dịch quan trọng có tác động lâu dài hoặc có ý nghĩa đặc biệt quan trọng về kinh tế hay cá nhân đối với các bên liên quan. Cái cốt lõi trong hoạt động của một công chứng viên là nhằm mục đích ngăn ngừa xung đột từ đó giảm bớt gánh nặng cho tòa án, là việc thông báo các giao dịch hợp pháp, cung cấp lời khuyên và dịch vụ trung lập cho các bên quan tâm trong việc thực hiện các giao dịch hợp pháp đã được công chứng.
Cũng thuộc hệ thống công chứng Latinh, song ở Nhật Bản và Hàn Quốc, hệ thống công chứng đem lại cho công chứng viên vai trò của nhân chứng và cán bộ chứng nhận. Họ chỉ có quyền yêu cầu thi hành nghĩa vụ trả tiền.
Như vậy, có thể thấy được, hoạt động công chứng là hoạt động nghề nghiệp có tính chuyên môn hóa, chuyên nghiệp hóa cao của công chứng viên, khác với hoạt động chuyên môn thuần túy của các công chức hành chính. Ý nghĩa pháp lý của hoạt động công chứng là đảm bảo giá trị thực hiện cho các hợp đồng giao dịch, phòng ngừa tranh chấp và cung cấp chứng cứ nếu có tranh chấp xảy ra (văn bản công chứng là một công chứng thư). Bản thân hoạt động công chứng chứa đựng tính phức tạp, đa dạng của của các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại. Vì thế, không phải ngẫu nhiên mà hầu hết các quốc gia trên thế giới đều có các quy định nghiêm ngặt về điều kiện, tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên.
3. Hoạt động công chứng chịu sự quản lý của Nhà nước
Đặc điểm này được thể hiện ở các hệ thống công chứng như sau: Ở các nước theo hệ Latinh, công chứng viên được Nhà nước ủy thác một phần quyền lực và trao cho con dấu riêng có khắc tên công chứng viên đó. Với tư cách là ủy viên công quyền, công chứng viên có nhiệm vụ cung cấp dịch vụ công, thể hiện ở việc chính họ được người đứng đầu Nhà nước hoặc Bộ trưởng Tư pháp bổ nhiệm và được đặt dưới sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Mặt khác, hệ thống công chứng La tinh và hệ thống công chứng Anglo- Saxon đều coi công chứng là một nghề tự do. Công chứng viên hoạt động độc lập, tự chịu trách nhiệm cá nhân về hoạt động của mình. Tuy nhiên, đó là một nghề đặc biệt, đòi hỏi công chứng viên phải có trình độ chuyên môn (luật) và kỹ năng nghiệp vụ được nhà nước công nhận để có thể đảm bảo tính xác thực cho các hợp đồng vốn rất phức tạp, bởi vậy, công chứng viên do nhà nước bổ nhiệm hoặc công nhận theo các điều kiện, tiêu chuẩn do luật định và hoạt động theo chế động chứng chỉ hành nghề.
Hệ thống công chứng Collectiviste là một thế chế công chứng được tổ chức khá chặt chẽ, hoạt động chuyên nghiệp bằng sự bao cấp của nhà nước thông qua việc cấp ngân sách hành chính để đầu tư cơ sở vật chất, trả lương và hoạt động. Tổ chức công chứng là một loại hình cơ quan bổ trợ tư pháp trong bộ máy hành pháp của Chính phủ. Công chứng viên được nhà nước bổ nhiệm để hành nghề chuyên nghiệp, không kiêm nhiệm công việc khác; thực chất, họ là công chức, viên chức nhà nước.
Vấn đề quản lý của Nhà nước đối với hoạt động công chứng đã được luật công chứng cùng các Nghị định hướng dẫn quy định cụ thể trong các điều luật về thành lập tổ chức hành nghề công chứng, thủ tục công chứng, phí công chứng, tiêu chuẩn công chứng viên, xử lý vi phạm pháp luật trong lĩnh vực công chứng … tất cả đều sự quản lý của các cơ quan nhà nước. Hoạt động quản lý nhà nước về công chứng là sự phối hợp giữa chính phủ, Bộ tư pháp, Bộ ngoại giao, bộ, cơ quan ngang bộ và ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Để tăng cường công tác quản lý nhà nước về công chứng, luật công chứng phân định rõ nhiệm vụ quyền hạn của các cơ quan trong quản lý về tổ chức hoạt động công chứng, theo hướng tăng cường vai trò của ủy ban nhân dân cấp tỉnh đối với việc phát triển và quản lý hệ thống tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương mình, đồng thời đảm bảo tính thống nhất trong việc quản lý nhà nước về công chứng trên phạm vi toàn quốc, đảm bảo các tổ chức hành nghề công chứng hoạt động trong khuôn khổ các quy định của pháp luật, phát huy được vai trò, tầm quan trọng của công chứng trong đời sống xã hội.
4. Kết quả của hoạt động công chứng là văn bản công chứng
Văn bản công chứng là văn bản do công chứng viên lập theo trình tự, thể thức bắt buộc, ghi lại một cách chính xác ngày, tháng, năm, địa điểm giao kết và ý chí, nguyện vọng của các bên khi tham gia hợp đồng giao dịch.
Theo Jean Paul Decorps, nguyên Chủ tịch Liên minh công chứng Latinh quốc tế, giá trị chứng cứ không phải chứng minh và hiệu lực thi hành của văn bản công chứng được coi là hai “đặc quyền” cơ bản công chứng. Bộ luật dân sự Pháp, tại điều 1319: “Văn bản công chứng đem lại sự tin cậy đầy đủ cho hợp đồng”; Điều 1317: “Văn bản công chứng là văn bản được công chứng viên lập để làm chứng, tại một địa điểm và theo những thể thức bắt buộc”.
Có thể thấy, văn bản công chứng được tạo lập, trước hết đảm bảo giá trị thực hiện đối với các bên trong giao dịch, đồng thời có giá trị đối với cả bên thứ ba. Hợp đồng, giao dịch khi đã được công chứng theo các quy định của pháp luật thì giá trị pháp lí của hợp đồng, giao dịch đó sẽ được nhà nước thừa nhận. Văn bản đã được công chứng sẽ có ý nghĩa rang buộc các bên tự nguyện thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình mà không cần sự phán xét của Tòa án. Trừ khi bên có nghĩa vụ không tự nguyện thực hiện theo văn bản đã công chứng thì bên còn lại trong hợp đồng, giao dịch có quyền yêu cầu tòa án xét xử theo quy định của pháp luật. Điều này có nghĩa là văn bản đã được công chứng luôn tạo ra một biện pháp an toàn cho các bên khi tranh chấp xảy ra. Đây chính là giá trị chứng cứ của các hợp đồng, giao dịch đã được công chứng. Trong trường hợp có tranh chấp xảy ra, những văn bản đã được công chứng chính là bằng chứng không thể chối cãi giữa các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Từ đó, quyền, lợi ích hợp pháp của các bên được bảo vệ và đảm bảo thực hiện.
5. Kết luận
Trên thế giới hiện nay, các hệ thống công chứng khác nhau có quan điểm khác nhau khi xác định giá trị chứng cứ của văn bản công chứng.
Hệ thống công chứng Anglo-Sacxon là công chứng hình thức, nghĩa là khi tiến hành hoạt động công chứng, người hành nghề công chứng chỉ ghi nhận lại và chứng nhận sự kiện pháp lý đã xảy ra, họ chỉ chú trọng đến việc nhận diện đúng chủ thể tham gia giao dịch, ghi lại đúng thời gian, địa điểm tiến hành giao kết hợp đồng, ghi lại chính xác thỏa thuận của các bên và ý chí của từng bên... chứ họ không cần quan tâm đến việc xác định tình trạng pháp lý của đối tượng hợp đồng, không cần biết thỏa thuận của các bên tham gia giao dịch có trái pháp luật, đạo đức xã hội hay không... và họ không phải chịu trách nhiệm nếu giao dịch đó là bất hợp pháp hay khi trong hợp đồng đó có điều khoản nào đó bất lợi cho một bên hoặc gây thiệt hại cho người thứ ba. Việc công chứng không quan tâm đến nội dung của hợp đồng giao dịch như vậy nên những hợp đồng, văn bản được lập bởi những người hành nghề công chứng trong hệ thống pháp luật công chứng Anglo-Sacxon mang lại sự an toàn pháp lý thấp, không được coi là chứng cứ xác thực, hiển nhiên trước tòa án, tỷ lệ tranh chấp xảy ra nhiều hơn so với công chứng của các hệ thống pháp luật khác.
Hệ thống công chứng Latinh là công chứng nội dung, văn bản công chứng được lập theo trình tự, thủ tục chặt chẽ do luật định, công chứng viên không chỉ chứng nhận, đảm bảo và chịu trách nhiệm về tính xác thực của hợp đồng, giao dịch mà còn phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của các hợp đồng, giao dịch đó, đảm bảo không xâm hại lợi ích của người thứ ba hoặc của Nhà nước. Bởi vậy, công chứng viên đem lại cho văn bản giá trị như văn bản do cơ quan công quyền cấp, đảm bảo cho các hợp đồng một sự an toàn trong mọi tình huống, hạn chế được đến mức thấp nhất những tranh chấp dân sự, làm giảm bớt gánh nặng quá tải về xét xử của các Tòa án. Công chứng viên giữ vai trò quan trọng để đảm bảo trật tự pháp lý, đó là vai trò bổ trợ tư pháp như một thẩm phán về hợp đồng, nhằm phòng ngừa tranh chấp. Chính vai trò mang tính chất phòng ngừa này của công chứng viên là một ưu điểm trong hệ thống luật Châu Âu lục địa so với hệ thống luật Anh - Mỹ.
