Nguyên lý tổng hợp về sự phân công trong tổ chức theo Chesley Irving Barnard (Mỹ)

Khách hàng: Thưa Luật sư, Luật sư hãy nên các nguyên lý tổng hợp về sự phân công trong tổ chức theo Chesley Irving Barnard (Mỹ)? Chúng có những đặc thù gì cần lưu ý? Lý luận về "Uy quyền chỉ thể hiện khi nó được tiếp nhận" của Chesley Irving Barnard thể hiện nhue thế nào?

Cảm ơn!

Trả lời:

Ông Barnard nêu ra 2 nguyên lý tổng hợp về phân công. Cụ thể hai nguyên lý đó chúng ta cùng tìm hiểu dưới đây.

1. Nguyên lý đổi mới sự phân công

Phân công không phải là một việc cô' định, bất biến. Nó phải đổi mới khi hoàn cảnh có sự thay đổi. Điều đó có nghĩa là khi hoàn cảnh thay đổi thì cần phải căn cứ vào đòi hỏi của hoàn cảnh để điều chỉnh phương thức phân công và hiệp tác một cách thích đáng. Đây là một điểm quyết định hiệu lực của tổ chức. Nó chứng tỏ rằng, tổ chức phải thông qua sự đổi mới của phân công để đổi mới cơ cấu tổ chức cho thích ứng với sự thay đổi của hoàn cảnh.

2. Nguyên lý phán giải mục đích

Phán giải mục đích của tổ chức là phân giải mục đích tổng thế thành mục đích của các đơn vị theo quan hệ liên kết. Như vậy, sẽ thông qua việc thực hiện mục đích của các tổ chức đơn vị để thực hiện mục đích tổng thê của tổ chức. Từ đó có thể thấy, nếu mục đích tách rời sự phân công thì không thể thực hiện. Tổ chức và phân công là hai cái không thể tách rời nhau.

Mặt khác, trong một tổ chức phức hợp, các tổ chức đơn vị phải tiếp thu mục đích chung, tức là mục đích tổng thể và các mục đích đặc định được phân giải từ mục đích tổng thể, tức là mục đích bộ phận. Đó là vì tổ chức phải thông qua mục đích chung và mục đích bộ phận mới có thê làm cho hoạt động của tổ chức có thể phối hợp và thống nhất với nhau. Nếu các đơn vị không thể tiếp thu mục đích chung và mục đích đặc định của đơn vị do mục đích chung quy định thì sự tồn tại của chúng không có ý nghĩa nữa. Nếu tình hình đó trở thành một xu hướng thì toàn bộ tổ chức sẽ có nguy cơ phân liệt. Do đó, việc bảo vệ mục đích của tổ chức và các mục đích bộ phận là biện pháp cần thiết để bảo đảm sự phối hợp nhịp nhàng và sự thống nhất của tổ chức.

3. Đôi nét về ông Chesley Irving Barnard

Ông Chester Irving Barnard (sinh ngày 7 tháng 11 năm 1886 - 7 tháng 6 năm 1961) là nhà điều hành doanh nghiệp người Mỹ , nhà quản trị công, và là tác giả của công trình tiên phong trong lý thuyết quản lý và nghiên cứu tổ chức.

Thời trẻ, Barnard làm việc trong một trang trại, sau đó theo học ngành kinh tế tại Đại học Harvard , kiếm tiền bán đàn piano và điều hành một ban nhạc khiêu vũ. Ông không lấy được bằng Cử nhân Harvard vì ông đã làm công việc bốn năm trong ba năm và không thể hoàn thành một khóa học khoa học, nhưng một số trường đại học sau đó đã cấp bằng tiến sĩ danh dự cho ông.

Barnard gia nhập Công ty Điện thoại và Điện báo Hoa Kỳ (nay là AT&T) vào năm 1909. Năm 1927, ông trở thành chủ tịch của Công ty Điện thoại Bell New Jersey . Trong thời kỳ Đại suy thoái , ông đã chỉ đạo hệ thống cứu trợ của bang New Jersey.

Ông được bầu làm Viện sĩ của Viện Hàn lâm Khoa học và Nghệ thuật Hoa Kỳ năm 1939. Ông là chủ tịch của Tổ chức Dịch vụ Thống nhất (USO), 1942-45. Sau khi nghỉ kinh doanh, ông giữ chức chủ tịch của Quỹ Rockefeller, 1948–52, và là chủ tịch của Quỹ Khoa học Quốc gia, 1952-54. Cuối những năm 1950, ông là một trong những thành viên đầu tiên của Hiệp hội Nghiên cứu Hệ thống Chung .

Cuốn sách mang tính bước ngoặt năm 1938 của ông, "Các chức năng của người điều hành" , đưa ra lý thuyết về tổ chức và chức năng của những người điều hành trong tổ chức. Cuốn sách đã được chỉ định rộng rãi trong các khóa học đại học về lý thuyết quản lý và xã hội học tổ chức. Barnard xem các tổ chức là hệ thống hợp tác hoạt động của con người và lưu ý rằng chúng thường tồn tại trong thời gian ngắn. Theo Barnard, các tổ chức nhìn chung không tồn tại lâu dài vì không đáp ứng được hai tiêu chí cần thiết để tồn tại, đó là tiêu chí: hiệu lực và hiệu quả.

Ông Barnard xem các tổ chức là hệ thống hợp tác hoạt động của con người và lưu ý rằng chúng thường tồn tại trong thời gian ngắn. Hiếm có hãng nào có tuổi thọ hơn một thế kỷ. Tương tự như vậy, hầu hết các quốc gia tồn tại dưới một thế kỷ. Tổ chức duy nhất có thể tuyên bố một tuổi đáng kể là Nhà thờ Công giáo La Mã.

Theo Barnard, các tổ chức không tồn tại lâu dài bởi vì chúng không đáp ứng được hai tiêu chí cần thiết để tồn tại: hiệu lực và hiệu quả. Tính hiệu quả, được định nghĩa theo cách thông thường: là có thể hoàn thành các mục tiêu đã nêu. Ngược lại, ý nghĩa của Barnard về hiệu quả tổ chức khác hẳn với cách sử dụng thông thường của từ này. Ông định nghĩa hiệu quả của một tổ chức là mức độ mà tổ chức đó có thể thỏa mãn động cơ của các cá nhân.

Nếu một tổ chức thỏa mãn động cơ của các thành viên trong khi vẫn đạt được các mục tiêu rõ ràng của mình, thì sự hợp tác giữa các thành viên sẽ kéo dài.

4. Cuốn sách "Chức năng của Giám đốc điều hành" của Chesley Irving Barnard

Cuối năm 1937, ông đã 8 lần thuyết trình tại Học viện L. ở Boston và trên cơ sở đó viết cuốn sách “Chức năng của giám đốc điều hành”. Cuốn sách này sau khi xuất bản đã được rất nhiều nhà nghiên cứu về quản lý coi trọng, xem đó là một tác phẩm kinh điển về khoa học quản lý. Có người còn cho rằng tác phẩm này của ông có thể sánh vai với cuốn “Bàn về việc làm, lợi tức và tiền tệ” của Kens. Cuốn sách này cùng với cuốn “Tổ chức và quản lý” do ông viết sau đó 10 năm có thể coi là hai tác phẩm tiêu biểu về lý luận quản lý của Barnard. Những tác phẩm đó đã góp phần quan trọng vào việc xây dựng và phát triển khoa học quản lý hiện đại, khiến ông trở thành người sáng lập trường phái hệ thống xã hội độc đáo.

Cuốn sách kinh điển năm 1938 của Barnard, "Các chức năng của người điều hành" thảo luận, như tiêu đề cho thấy, các chức năng của người điều hành, nhưng không phải từ quan điểm trực quan đơn thuần, mà thay vào đó bắt nguồn từ quan niệm của ông về hệ thống hợp tác.

Barnard tóm tắt các chức năng của giám đốc điều hành như sau:

- Thiết lập và duy trì hệ thống thông tin liên lạc;

- Bảo mật các dịch vụ thiết yếu từ các thành viên khác;

- Xây dựng mục đích và mục tiêu của tổ chức.

- Để quản lý mọi người và đảm bảo họ thực hiện công việc của mình

5. Bình luận về "Uy quyền chỉ thể hiện khi nó được tiếp nhận" theo Chesley Irving Barnard

Lý luận về uy quyền của Barnard là nét khác thường nhất, đặc sắc nhất của ông. Lý luận về tổ chức truyền thống coi quyền lực là điều vốn có của nhân viên quản lý.

Thí dụ: Fayol nói, “Quyền lực là quyền chỉ huy và quyền yêu cầu người khác phục tùng” và cho rằng quyền lực đến từ cấp trên của tổ chức thông qua việc ủy quyền từ trên xuống dưới, để thiết lập hệ thống quyền lực của tổ chức. Quan niệm quyền lực đó đã loại trừ hoàn toàn động cơ và thái độ cá nhân của nhân viên dưới quyền ra ngoài. Barnard đã đưa ra một quan niệm quyền lực khác hẳn.

Ông nói: “Quyền lực là tính mệnh lệnh của tổ chức chính thức - những người cống hiến cho tổ chức coi mệnh lệnh là quyết định của tổ chức yêu cầu anh ta làm những việc gì đó, tiếp thu và căn cứ vào quyết định ấy để chi phối hành vi của mình!”. Quan niệm này nêu ra tính chất của mệnh lệnh là ở chỗ nó được nhân viên dưới quyền tiếp nhận. Nếu một mệnh lệnh đã được tiếp nhận thì điều đó chứng tỏ tính uy quyền của nó đã được xác nhận và nhân viên dưới quyền coi đó là cơ sở cho hành vi của họ. Nếu nó không được tiếp nhận thì điều đó chứng tỏ tính uy quyền của nó bị phủ nhận. Trên thực tế, cái gọi là uy quyền không tồn tại. Tính uy quyền của mệnh lệnh là do người liếp nhận mệnh lệnh quyết định chứ không phải do người ra lệnh quyết định.

Xuất phát từ quan niệm về uy quyền nói trên, Barnard tiếp tục vạch rõ, việc mệnh lệnh được tiếp nhận hay không, tức là mệnh lệnh đó có uy quyền hay không là ở chỗ nó có thể thỏa mãn 4 điều kiện sau đây:

- Phải làm cho người tiếp nhận hiểu rõ mệnh lệnh đó. Một mệnh lệnh chưa được hiểu rõ thì không thể có uy quyền.

- Phải làm cho người tiếp nhận mệnh lệnh tin rằng mệnh lệnh đó không mâu thuẫn với mục đích của tổ chức. Nếu không, nó sẽ không được tiếp thu.

- Phải làm cho người tiếp nhận mệnh lệnh tin rằng mệnh lệnh đó không mâu thuẫn với lợi ích cá nhân của họ. Nếu không, họ sẽ không phục tùng và nói chung sẽ giữ thái độ tránh né.

- Người tiếp nhận mệnh lệnh phải có đủ khả năng về tinh thần và thể lực để chấp hành mệnh lệnh đó. Nếu không, họ sẽ làm trái mệnh lệnh đó.

Vì vây, nhà quản lý trong một tổ chức phải vận dụng uy quyền một cách thận trọng để cho mệnh lệnh phát ra có đủ 4 điều kiện kể trên.

Quan niệm này về uy quyền đối lập với tất cả các quan niệm về uy quyền trước đó. Vậy, một tổ chức làm thế nào mới có thể tiến hành công việc với quan niệm uy quyền độc đáo ấy. Về vấn đề này, Barnard đã đưa ra khái niệm “khu vực không khác biệt”.

Trong “khu vực không khác biệt” đó, mỗi người đều không được phép nêu ra vấn đề uy quyền mà phải tiếp nhận mệnh lệnh. Nếu một nhân viên dưới quyền cho rằng mệnh lệnh đó trái với quy phạm đạo đức của anh ta thì anh ta sẽ phải cân nhắc giữa việc hành động trái với hệ thống giá trị cá nhân và việc tiếp tục ở lại trong tổ chức đó. “Khu vực không khác biệt” lớn hay nhỏ phụ thuộc ở chỗ sự hấp dẫn mà tổ chức có thể đưa ra cho cá nhàn lớn hơn sự hy sinh mà cá nhân phải gánh chịu vì tổ chức. Nhân tô' thuộc về cá nhân người lãnh đạo cũng có thể ảnh hưởng đến “khu vực không khác biệt”. Khi người lãnh đạo do sự kết hợp giữa uy quyền mà năng lực cá nhân tạo ra với uy quyền có được do địa vị của óng ta thì phạm vi cưa “khu vực khổng khác biệt” sẽ tương đối rộng. Nhưng Barnard nhấn mạnh rằng uy quyền là do những người cấp dưới tạo ra, bởi vì đối với các mệnh lệnh, các cá nhân có thể tiếp nhận hoặc không tiếp nhận. Do đó, lý luận về việc tiếp nhận uy quyền là hợp lý.

Barnard còn nói, muốn cho mệnh lệnh của một tổ chức được cấp dưới tiếp nhận, do đó mà biến thành uy quyền thì mệnh lệnh đó phải có những điều kiện sau đây:

- Một là, người ra lệnh phải có quyền hạn chức vị, khiến cho người tiếp nhận mệnh lệnh tin rằng mệnh lệnh ấy được phát ra từ trung tâm thông tin, tức là từ người giữ chức vị quản lý. Quyền hạn chức vị là do chức vị của nhà quản lý quyết định, không liên quan đến những điều kiện cá nhân của ông ta.

- Hai là, người ra lệnh phải có quyền lãnh đạo. Quyền lãnh đạo là do tri thức và năng lực của nhà quản lý quyết định, không liên quan đến chức vị của ông ta.

Do đó phải làm cho quyền hạn chức vị và tri thức, năng lực của nhà quản lý kết hợp với nhau thì mệnh lệnh của ông ta mới có thể được cấp dưới tin tưởng, tiếp nhận và do đó mới có uy quyền.

Ba là, nhà quản lý phải xuất phát từ mục đích của tổ chức để đưa ra quyết sách. Người giữ chức vị quản lý vừa có khả năng đưa ra quyết sách và hành động đề thực hiện mục tiêu của tổ chức, lại vừa có khả năng đưa ra quyết sách và hành động để thực hiện mục tiêu cá nhân. Trong tình huống thứ nhất, uy quyền khách quan mới thuộc về nhà quản lý. Trong tình huống thứ hai, uy quyền khách quan sẽ không thuộc về nhà quản lý.

- Bốn là, thiết lập hệ thống thõng tin. Muốn cho uy quyền của tổ chức trở thành hiện thực khách quan thì một mật phải dựa vào thái độ hiệp tác giữa các cá nhân, mặt khác cần phải dựa vào hệ thống thông tin. Đó là vì người giữ chức vị quản lý cần phải có những thông tin cần thiết mới có thể hình thành mệnh lệnh chính xác. Đồng thời, sau khi hình thành mệnh lệnh chính xác, cần thông qua kênh thông tin để truyền đạt mệnh lệnh, để cấp dưới hiểu rõ và tiếp thu, đạt được mục tiêu dự kiến của tổ chức.

Trên đây là nội dung Luật Minh Khuê sưu tầm và biên soạn. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Luật Minh Khuê (Sưu tầm và Biên soạn)