Nguyên tắc cơ bản khi xây dựng Điều lệ công ty

1. Tại sao cần có điều lệ công ty

Sở dĩ có quy định này là do pháp luật Việt Nam luôn ưu tiên giải quyết tranh chấp, mẫu thuẫn thông qua hòa giải, thỏa thuận, vậy nên khi xảy ra tranh chấp thì những quy định trong điều lệ công ty luôn được ưu tiên áp dụng trước nếu như điều lệ đó không vi phạm vào những điều cấm của pháp luật

- Điều lệ công ty giúp cân bằng lợi ích và nghĩa vụ của các thành viên trong công ty thông qua việc ghi nhận phần vốn góp của mỗi thành viên trong Công ty TNHH và Công ty Hợp danh, ghi nhận số cổ phần và mệnh giá cổ phần mà mỗi cổ đông sáng lập sở hữu trong Công ty Cổ phần. Không những vậy, điều lệ còn có các nguyên tắc về phân chia lợi nhuận sau thuế và những phương án xử lý lỗ trong quá trình kinh doanh

-  Điều lệ công ty tạp nên cơ chế vận hành cho công ty bởi việc quy định cơ cấu tổ chức, cách thức vận hành và quản lý công ty để từ đó công ty có một hệ thống tổ chức chặt chẽ, phân lập quyền hạn rõ ràng, giúp cho mọi hoạt động của công ty thuận lợi và hiệu quả hơn rất nhiều. Những nội dung có trong điều lệ công ty sẽ tạp ra một cơ chế vận hành chuyên nghiệp, theo đó các thành viên trong công ty buộc phải tuân thẻ và chấp hành nghiêm chỉnh những quy định trong điều lệ công ty - vốn là điều mà doanh nghiệp nào cũng mong muốn.

- Điều lệ công ty chính là căn cứ để giải quyết tranh chấp trong nội bộ công ty. Trong quá trình kinh doanh, không một ai có thể khẳng định được rằng việc kinh doanh của mình luôn thuận lợi và không bao giờ có tranh chấp, bởi doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế được lập nên từ nhiều chủ thể là tổ chức hoặc cá nhân có nghĩa vụ và quyền lợi ngang bằng nhau, vậy nên việc xảy ra mẫu thuẫn là điều không thể tránh khỏi. Việc giải quyết tranh chấp chỉ căn cứ vào Luật Doanh nghiệp hay những luật chuyên ngành khác có liên quan vẫn là chưa đủ, vì mọi quy định của pháp luật chỉ là tương đối và không thể dự trù được hết những khả năng có thể xảy ra và mỗi doanh nghiệp sẽ có một lãnh đạo có nghệ thuật kinh doanh và nguyên tắc lãnh đạo riêng.

2. Nguyên tắc cơ bản khi xây dựng Điều lệ công ty

Điều lệ công ty không được làm trái quy định của pháp luật hay xâm phạm quyền lợi của các bên thứ ba.

Đây là nguyên tắc đầu tiên và rất cơ bản khi soạn thảo Điều lệ công ty. Pháp luật cho phép Điều lệ được tự do quy định tuy nhiên các quy định này phải được xây dựng trong khuôn khổ, hành lang pháp lý của Luật Doanh nghiệp 2020 và pháp luật khác. Pháp luật luôn có những quy định mở để Điều lệ có quy định điều chỉnh cho phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của công ty mình. Nhưng Điều lệ công ty nếu có quy định cũng không được phá vỡ những mức tối đa hay tối thiểu do luật định.

Điều lệ doanh nghiệp phải tuân thủ pháp luật doanh nghiệp nói riêng và các quy định pháp luật nói chung, không được trái phong tục, tập quán, trái đạo đức xã hội. Tuân thủ pháp luật luôn được đặt ra đối với các doanh nghiệp, do đó, kể từ khi thai nghén (tức khi xây dựng điều lệ công ty) đã phải tuân thủ điều này. Điều lệ công ty tuân thủ pháp luật chính là một trong các điều kiện để cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập doanh nghiệp.

Ví dụ: Về tổ chức quản lý công ty, khi xây dựng cũng cần lưu ý, thảo luận đề ra rõ ràng về cơ cấu quản lý công ty và thẩm quyền của người quản lý để tránh xảy ra tình trạng lạm quyền hay tư lợi cá nhân gây thiệt hại cho công ty và thành viên hoặc cổ đông khác. Đặc biệt đối với Công ty cổ phần thì Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Ban kiểm soát cần phải được ghi nhận trong Điều lệ, kèm theo là nội dung hoạt động, quyền hạn, nghĩa vụ cũng như chỉ rõ ai là người đại diện theo pháp luật của công ty. Xác định đúng và quy định rõ các vấn đề trong Điều lệ công ty góp phần giảm thiểu tranh chấp nội bộ công ty và làm cơ sở cho các bên thứ ba yên tâm khi đầu tư, hợp tác hay ký kết làm ăn.

Tự nguyện và thỏa thuận trong khuôn khổ pháp luật quy định

Điều lệ công ty được xây dựng trên cơ sở tự nguyện và thỏa thuận được đặt lên hàng đầu, do đó, khi soạn thảo hay sửa đổi, bổ sung Điều lệ, các thành viên/cổ đông phải có sự thảo luận, thỏa thuận cân nhắc từng vấn đề.

Công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần đều có những thành viên thành lập công ty nhất định, đây chính là các chủ thể tiến hành xây dựng điều lệ công ty. Các chủ thể này chính là các đồng chủ sở hữu công ty, nên họ có quyền như nhau trong việc xây dựng điều lệ công ty. Các thành viên thành lập tiến hành thỏa thuận để cùng xây dựng nên điều lệ công ty và sự thỏa thuận xây dựng đó phải dựa trên sự tự nguyện của các thành viên.

Như vậy Điều lệ công ty trước khi được xác lập phải trải qua các bước họp và đàm phán, thỏa thuận những vấn đề cần được nêu ra trong Điều lệ. Bên cạnh các quy định mà pháp luật đã thừa nhận thì Điều lệ công ty phải xác định rõ quyền và nghĩa vụ khác của các bên cũng như cách thức thực hiện nó để chi tiết hóa khi áp dụng vào thực tiễn.

Điều lệ công ty phải có đủ các nội dung chủ yếu theo quy định pháp luật.

Sở dĩ Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu Điều lệ công ty phải có những quy định này là bởi đây là những nội dung rất quan trọng liên quan trực tiếp đến tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp

Thành viên, cổ đông sẽ nhìn vào bản Điều lệ để biết quyền lợi và nghĩa vụ của mình. Người thứ ba đọc Điều lệ có thể xác định được công ty này hoạt động ngành nghề gì, đại diện pháp luật là ai, thẩm quyền của công ty được ấn định ra sao để có thể tin tưởng kí hợp đồng mà không sợ bị sai thẩm quyền. Người quản lý hay thành viên Ban kiểm soát có thể căn cứ Điều lệ để biết trách nhiệm, vai trò của mình là gì, mình được đãi ngộ ra sao.

Điều lệ công ty khi đăng ký doanh nghiệp phải thể hiện được sự chấp thuận của tất cả các thành viên sáng lập.

Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp phải có họ, tên và chữ ký của những người sau đây: Các thành viên hợp danh đối với Công ty hợp danh; Chủ sở hữu công ty là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty là tổ chức đối với Công ty TNHH một thành viên; Thành viên là cá nhân và người đại diện theo pháp luật

Đây là một nguyên tắc vô cùng quan trọng, nó thể hiện bản Điều lệ được xây dựng là hoàn toàn dựa trên ý chí chấp thuận của tất cả những người sáng lập ra công ty. Sau này khi có bất kỳ vấn đề gì phát sinh thì các thành viên hoặc cổ đông cũng không lấy lý do là mình không hay biết về việc soạn thảo Điều lệ để mà khởi kiện đòi bồi thường hay yêu cầu tuyên bố Điều lệ vô hiệu.

3. Một số lưu ý khi xây dựng điều lệ công ty

Các doanh nghiệp, công ty đều cần xây dựng một bản điều lệ riêng phù hợp với từng loại hình công ty của mình. Bởi mỗi doanh nghiệp là một chủ thể độc lập, mà không thể có trường hợp doanh nghiệp giống nhau y hệt để có thể có điều lệ công ty giống nhau. Điều lệ công ty còn bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như số lượng thành viên công ty, mô hình tổ chức của công ty, tình hình tài chính, vốn của công ty,… nên điều lệ của mỗi công ty chỉ là một bản thể duy nhất, không được trùng lặp.

Điều lệ công ty khi xây dựng và thông qua cần được có sự đồng ý của các thành viên công ty. Việc thông qua điều lệ công ty được thể hiện bằng việc các chủ thể đó ký vào bản điều lệ công ty khi nộp lên cơ quan đăng ký doanh nghiệp.

Khi xây dựng điều lệ công ty, cần tuân thủ pháp luật và điều lệ công ty cũng không được xuân phạm đến quyền và lợi ích của các chủ thể khác trong xã hội. Điều này là nghĩa vụ chung của các công ty khi xây dựng điều lệ công ty.

Tham khảo: Điều lệ của công ty là gì? Đặc điểm và nội dung điều lệ công ty

Liên hệ với Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Hoặc quý khách hàng gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc.

Trân trọng !