1. Nguyên lý quản lý một cách khoa học
Taylor quy nạp cơ chế quản lý một cách khoa học trong những nguyên lý sau đây:
Một là, nghiên cứu một cách khoa học mỗi động tác của công nhân đổ thay thê cho cách làm cũ là chỉ đơn thuần dựa vào kinh nghiệm.
Hai là, tuyển chọn công nhân một cách khoa học, đào tạo và giáo dục họ, giúp họ trưởng thành. Còn cách làm cũ là để công nhân chọn việc làm theo ý họ và căn cứ vào khả năng của từng người để tự đào tạo.
Ba là, hiệp tác thân ái với công nhân để bảo đảm cho tất cả công việc đều thực hiện theo những nguyên tắc khoa học đã được xây dựng.
Bốn là, chủ và thợ phải cùng nhau chia sẻ công việc và chức trách. Phía chủ phải gánh vác phần việc quan trọng hơn của mình, không đẩy hết mọi việc và phần lớn chức trách về phía công nhân như trước kia.
Do tính tích cực của công nhân được phát huy bằng cách đó và phía chủ áp dụng phương pháp làm việc kiểu mới nên hiệu quả quản lý tốt hơn nhiều so với cơ chế cũ.
Taylor đã thông qua một loạt ví dụ thực tế để chứng minh sức mạnh to lớn và hiệu quả của cơ chế quản lý này, một cơ chế quản lý thích hợp với tất cả các loại công việc, từ công việc cơ bản nhất đến công việc phức tạp nhất. Hơn nữa, khi được áp dụng, thành quả thu được tất nhiên sẽ lớn hơn rất nhiều so với cơ chế quản lý “tính tích cực cộng với sự khích lệ”.
Căn cứ vào 4 nguyên lý về việc quản lý một cách khoa học nói trên, Taylor đã quy định một loạt chế độ và phương pháp cụ thể về quản lý. Những chế độ và phương pháp này khi quy nạp lại, chủ yếu bao gồm hai mặt, đó là:
- Quản lý tác nghiệp; và
- Tổ chức quản lý.
Dưới đây sẽ là sự phân tích về nguyên tắc của tổ chức quản lý, cụ thể là chúng ta cùng tìm hiểu về những lần cải cách về tổ chức quản lý.
2. Cải cách thứ nhất
Trong thể chế quản lý cũ, người ta “đòi hỏi mỗi công nhân gánh vác toàn bộ chức trách trong toàn bộ trình tự công việc, bao gồm mỗi chi tiết trong công việc cho đến lúc hoàn thành toàn bộ công việc. Ngoài ra, công nhân phải gánh vác toàn bộ công việc lao động chân tay trên thực tế”.
Điều đó có nghĩa là toàn bộ chức năng quản lý và chức năng tác nghiệp đều do công nhân gánh vác. Kết quả là toàn bộ công việc đều chỉ có thê dựa vào kinh nghiệm cá nhân của họ để làm. khó có thể thực hiện theo quy luật khoa học. Theo suy nghĩ của Taylor, để khoa học hóa việc quản lý tác nghiệp thì cần phải phân công theo chức năng, tức là “có một loại người làm kế hoạch trước và một loại người khác xử lý công việc”. Điều đó đòi hỏi tất cả công nhân và tổ trưởng, trướng công đoạn đều phải được giải phóng khỏi toàn bộ công việc kế hoạch và những công việc hoặc ít, hoặc nhiều, mang tính chất bàn giấy. Tất cả những việc có thể dùng trí óc đều phải được chuyển dịch ra khỏi phân xướng sản xuất để tập trung vào bộ phận kế hoạch hoặc thiết kế, công việc của trường cống đoạn, trướng ca, tổ trưởng chỉ có the là những cóng việc thuần túy mang tính thừa hành.
Vì vậy, Taylor đề nghị trước hết cần thành lập phòng kế hoạch của nhà máy, phụ trách xử lý toàn bộ cổng việc quản lý hàng ngày của nhà máy.
Nói chung, công việc của phòng kế hoạch bao gồm các lĩnh vực chú yếu và loàn bộ chức nàng chủ yếu của công tác quản lý xí nghiệp. Do đó, có thể nói, một tổ chức quản lý xí nghiệp tương đối hoàn chỉnh thích ứng với hoạt động sản xuất dụ'a vào máy móc được xã hội hóa đã hình thành.
3. Cải cách thứ hai
Về cải cách thứ hai của Taylor về tổ chức quản lý là căn cứ vào nguyên lý phân công theo chức năng, phân định rõ hơn chức nàng của quân lý.
Ông chủ trương xóa bỏ hình thức tổ chức trực tuyến cũ theo kiểu quân đội và thay vào đó bằng hình thức tổ chức theo chức năng. Cụ thổ là, căn cứ vào yêu cầu phân công theo chức năng, đặt ra 8 nhân viên quản lý chức năng:
- Quản lý trình tự tác nghiệp: Người này phụ trách việc quy hoạch quá trình vận động của mỗi công kiện (mỗi bộ phận của sản phẩm) từ cỗ máy này đến cỗ máy khác để công việc được tiến hành theo thứ tự quy định, hợp lý về mặt kinh tế;
- Quản lý thao tác: Người này phụ trách việc chuyển giao và chấp hành thẻ lệnh thao tác, dùng nó để điều khiển thao tác cho phù hợp với yêu cầu khoa học;
- Quản lý giá thành: Người này phụ trách việc chuyển giao và chấp hành phiếu ghi thời gian làm việc, qua đó để nắm được thời gian làm việc và chi phí;
- Quản lý kỷ luật: Người này phụ trách việc kiểm tra và xử lý tình hình kỷ luật và ngày công của công nhân;
- Quan lý kỹ năng: Người này phụ trách việc chỉ đạo công nhân sử dụng vận tốc cắt gọt, lắp dao, độ sâu cắt gọt bằng thẻ lệnh để đạt được mức độ chính xác cao nhất;
- Quản lý tốc độ: Người này phụ trách điều khiển tốc độ cắt gọt của máy công cụ, chỉ đạo thao tác để đạt được trình độ tốt nhất;
- Quản lý sửa chữa: Người này phụ trách việc duy tu và bảo dưỡng máy móc;
- Quản lý chất lượng: Người này phụ trách việc kiểm nghiệm chất lượng.
4. Ưu điểm của Taylor về phân công theo chức năng quản lý
Theo Talor, ông cho rằng, việc thực hiện sự phân công theo chức năng quản lý có rất nhiều ưu điểm. Dưới đây là các ưu điểm của nó:
- Ưu điểm lớn nhất (ưu điểm thứ nhất) của nó là trong một thời gian ngắn có thể đào tạo được một loạt nhân viên quản lý. Họ có thể thực hiện một cách nghiêm túc, đầy đủ nhiệm vụ được giao. Trong hình thức tổ chức cũ theo kiểu quân đội, mỗi nhân viên quản lý tại hiện trường sản xuất đều phải đảm nhiệm toàn bộ công việc quản lý phức tạp, do đó phải có sự hiểu biết nhiều mặt về kỹ thuật chuyên môn và có đủ các điều kiện về trí lực, phẩm chất. Nhưng trên thực tế, người ta rất khó tìm được nhũng người có đủ các điều kiện như vậy. Nếu căn cứ vào chủng loại công việc khác nhau về mặt quản lý để phân công cho từng người theo tài năng khác nhau của họ thì mỗi người chỉ cần có khả năng về một số mặt là có thể đảm nhiệm được.
- Ưu điểm thứ hai của sự phân công theo chức năng quản lý là có thể xác định rõ ràng nhiệm vụ của mỗi nhân viên quản lý chức năng, do đó có thể ứng dụng những nguyên tắc quản lý tác nghiệp thực hiện đối với công nhân và lao động quản lý. Một nhân viên quản lý chức năng chỉ cần hoàn thành toàn bộ nhiệm vụ quản lý cũng có thể được hưởng thêm phụ cấp và tăng thêm thu nhập như công nhân. Còn khi không đạt mục tiêu thì chỉ có thể nhận được mức lương thấp.
- Ưu điểm thứ ba của sự phân công theo chức năng quản lý là trong điều kiện toàn bộ phân xưởng đều sử dụng công cụ, thiết bị và phương pháp sản xuất theo tiêu chuẩn quy định, do thực hiện chế độ quản lý theo chức nàng, người ta có thể quy định trước kế hoạch sản xuất, đưa ra những chí lệnh sản xuất chi tiết, do tổ trưởng tại hiện trường sản xuất trực tiếp chỉ đạo và giúp đỡ. Vì vậy, dù công việc phức tạp, vẫn có thể thuê những công nhân có mức lương thấp đảm nhiệm, giảm chi phí lao động trong giá thành sản phẩm.
=> Những hình thức tổ chức quản lý theo chức năng này có một khuyết điểm không thể khắc phục được, tức là nó mâu thuẫn với nguyên tắc thống nhất chỉ huy. Trong điều kiện thực hiện chế độ quản lý theo chức năng này, mỗi nhân viên quản lý chức năng đều có quyền ra lệnh cho cóng nhân trong phạm vi chức trách của họ. Điều đó có nghĩa là, mỗi công nhân không thông qua một người phụ trách chung để tiếp cận với bộ phận quản lý mà hàng ngày phải nhận chỉ thị từ 8 người quản lý chức năng, hình thành tình trạng nhiều chỉ huy, khiến công nhân khó lòng thích ứng, kết quả là dẫn đến sự rối loạn trong chỉ huy sản xuất. Do đó, về sau, chế độ quản lý này đã không được thực hiện một cách phổ biến. Những nguyên tắc phân công theo chức năng quản lý do Taylor đề ra đã được nhiều người công nhận là một nguyên tắc quản lý đúng đắn, được quán triệt qua nhiều hình thức tổ chức cụ thê và kéo dài đến ngày nay.
5. Cải cách thứ ba
Về cải cách thứ ba này của Taylor về mặt tổ chức quản lý là căn cứ vào nguyên tắc phân công theo chức năng, phân biệt những việc thông thường và những việc bất thường trong chức năng quản lý để thực hiện nguyên tắc ngoại lệ trong quản lý.
Trong toàn bộ công việc quản lý xí nghiệp, thế nào cũng có những việc bất thường xuất hiện lần đầu, tức là những ngoại lệ hoặc những sự việc quan trọng có liên quan đến toàn cục. Những việc còn lại là những việc thông thường. Theo yêu cầu của nguyên tắc này, người lãnh đạo chủ yếu của xí nghiệp cần dành tinh lực chủ yếu vào việc xử lý các sự việc về quản lý có tính chất ngoại lệ, quan trọng, còn những việc thông thường thì giao cho nhân viên quản lý cấp dưới giải quyết. Do đó, nguyên tắc ngoại lệ cũng có thể gọi là nguyên tắc ủy quyền.
Mặc dù đây là một nguyên tắc hết sức quan trọng nhưng lúc đó, nó chưa được xem là một nguyên tắc để vận dụng một cách phổ biến, về điều này, Taylor đã trình bày như sau: “Giám đốc của một xí nghiệp lớn hầu như bị chìm ngập trong các thư từ, báo cáo đầy ắp trên bàn làm việc. Hơn nữa, mỗi thư từ, báo cáo đều phải được ký tên, đóng dấu. Đó là điều đáng buồn nhưng không phải là hiếm hoi. Ông chủ trương, trong tình hình đó, nên đưa ra cho giám đốc những bản báo cáo đã được tóm tắt, tổng kết và thường là những báo cáo mang tính đối chiếu. Những báo cáo đó phải bao hàm tất cả những yếu tố về quản lý. Dù cho đó là những tài liệu mang tính tổng kết thì trước khi đưa cho giám đốc, trợ lý cần xem xét tỉ mỉ, vạch ra những điểm không phù hợp với số liệu bình quân hoặc tiêu chuẩn đã quy định trước đây, kể cả những tình hình đặc biệt tốt và những tình hình đặc biệt xấu. Như vậy, giám đốc chỉ cần mấy phút đã có thể hiểu biết một cách toàn diện là sự việc đang tiến triển hoặc đang giật lùi và dành thời gian xem xét phương châm giải quyết vâh đề trên bình diện rộng lớn hơn.
Việc thực hiện nguyên tắc ngoại lệ trong quản lý nêu trên sẽ làm cho người lãnh đạo xí nghiệp không sa vào những công việc quản lý thường nhật mà tập trung tinh lực để xem xét và xử lý những vấn đề mang tính quyết sách trọng đại. Kết. quả là hình thành sự phân công giữa các cấp quản lý khác nhau trong xí nghiệp: Cấp quản lý cao nhất của xí nghiệp phụ trách xử lý những định hướng quan trọng của xí nghiệp, phòng kế hoạch và các nhân viên quản lý chức nãng của xí nghiệp phụ trách xử lý công việc quản lý thường nhật của xí nghiệp. Nếu nói rằng việc thiết lập chế độ quản lý theo chức năng là sự phân công theo chiều ngang của chức năng quản lý xí nghiệp thì việc thực hiện nguyên tắc ngoại lệ là sự phân công theo chiều dọc của chức năng quản lý xí nghiệp. Sự phân công theo chiều ngang và sự phân công theo chiều dọc của chức năng quản lý xí nghiệp kết hợp lại với nhau sẽ hình thành một hệ thống hoàn chỉnh về sự phân công theo chức năng quản lý của nội bộ xí nghiệp.
Trên đây là nội dung Luật Minh Khuê sưu tầm và biên soạn.
Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp. Rất mong nhận được sự hợp tác!
Trân trọng./.
Luật Minh Khuê (Sưu tầm và Biên soạn)
