Luật sư tư vấn:
Sổ Bảo hiểm xã hội là một trong những căn cứ quan trọng giúp ghi nhận quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động. Dựa vào sổ bảo hiểm xã hội sẽ là cơ sở giúp cho Cơ quan bảo hiểm xã hội giải quyết các chế độ cho người sử dụng lao động.
1. Ai là người có quyền giữ sổ bảo hiểm xã hội?
Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật. Theo nguyên tắc đối với mỗi người lao động thì chỉ có một sổ bảo hiểm xã hội.
- Theo quy định thì người lao động có các quyền và trách nhiệm đối với sổ bảo hiểm xã hội như sau:
+ Quyền của người lao động: được cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội, căn cứ theo khoản 2 Điều 18 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014.
+ Trách nhiệm của người lao động: bảo quản sổ bảo hiểm xã hội, căn cứ theo khoản 3 Điều 19 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014.
- Ngược lại thì người sử dụng lao động có các trách nhiệm đối với sổ bảo hiểm xã hội như sau:
+ Lập hồ sơ để người lao động được cấp sổ bảo hiểm xã hội, đóng, hưởng bảo hiểm xã hội.
+ Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
(Căn cứ theo Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014).
- Trách nhiệm của cơ quan bảo hiểm xã hội là cấp sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động; quản lý sổ bảo hiểm xã hội khi người lao động đã được giải quyết chế độ hưu trí hoặc tử tuất, căn cứ theo khoản 4 Điều 23 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014.
- Như vậy việc giữ sổ bảo hiểm xã hội là quyền và cũng là trách nhiệm của người lao động khi người lao động đang trong quá trình tham gia bảo hiểm xã hội.
2. Công ty giữ sổ bảo hiểm xã hội của người lao động thì phải làm sao?
- Như đã phân tích ở trên thì theo quy định của pháp luật công ty không có quyền giữ sổ bảo hiểm xã hội của người lao động. Việc công ty giữ sổ bảo hiểm xã hội của người lao động là hành vi gián tiếp ảnh hưởng đến việc người lao động được hưởng các quyền chính đáng của họ và là một trong các hành vi bị nghiêm cấm theo khoản 6 Điều 17 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014. Cu thể là cấm cản trở, gây khó khăn hoặc làm thiệt hại đến quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng của người lao động, người sử dụng lao động.
- Ngoài ra theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 48 của Bộ luật Lao động năm 2019 thì khi chấm dứt hợp động lao động thì người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động. Do đó việc chốt sổ bảo hiểm xã hội (xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp) là trách nhiệm của người sử dụng lao động. Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động thì người sử dụng lao động phải có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Thời hạn trên có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày và phải thuộc các trường hợp được kéo dài theo khoản 1 Điều 48 của Bộ luật Lao động năm 2019.
- Như vậy theo quy định của pháp luật thì người sử dụng lao động sẽ phải có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp của người lao động với cơ quan bảo hiểm xã hội. Nếu người sử dụng lao động không hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại các giấy tờ đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động thì người sử dụng lao động có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại khoản 1 Điều 11 của Nghị định 28/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng thì hình thức xử lý là phạt tiền như sau:
+ Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
+ Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
+ Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
+ Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
+ Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.
Ngoài ra, người sử dụng lao động còn bị áp dụng hình thức khắc phục hậu quả là buộc hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ cho người lao động đối với hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.
- Theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 40 của Nghị định 28/2020/NĐ-CP thì trường hợp người sử dụng lao động không trả số bảo hiểm xã hội cho người lao động còn có thể bị phạt tiền từ 2.000.000 - 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng. Lưu ý: quy định mức phạt tiền trên áp dụng cho người sử dụng lao động là cá nhân còn đối với người sử dụng lao động là tổ chức thì mức phạt tiền gấp 02 lần cá nhân.
* Quay trở lại câu hỏi của bạn thì hành vi giữ sổ bảo hiểm xã hội của công ty bạn với người lao động là hành vi trái quy định của pháp luật và công ty có thể bị xử lý vi phạm hành chính về hành vi không trả lại sổ bảo hiểm xã hội và bắt buộc bên phía công ty phải trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho bạn.
Để đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của mình thì bạn sẽ thực hiện một trong hai cách sau:
- Cách 1: Gửi đơn khiếu nại.
+ Theo quy định tại Điều 118 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 thì người lao động có quyền đề nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét lại quyết định, hành vi của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội, xâm phạm đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
+ Thời hạn giải quyết: không quá 30 ngày kể từ ngày thụ lý đối với vụ việc thông thường, còn đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết không quá 45 ngày, kể từ ngày thụ lý.
+ Nếu quá thời hạn nêu trên mà khiếu nại không được giải quyết hoặc người lao động không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại, có thể khiếu nại lần hai tới Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính hoặc khởi kiện tại Tòa án theo thủ tục tố tụng dân sự.
- Khiếu nại lần hai: nếu khiếu nại lần đầu không được giải quyết hoặc người lao động không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại, có thể khiếu nại lần hai tời Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính.
+ Thời hạn giải quyết khiếu nại lần hai: không quá 45 ngày kể từ ngày thụ lý đối với vụ việc thông thường, đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết khiếu nại không quá 90 ngày, kể từ ngày thụ lý.
+ Nếu quá thời hạn trên mà khiếu nại lần hai không được giải quyết hoặc người lao động không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần hai có quyền khởi kiện tại Tòa án theo thủ tục tố tụng hành chính.
- Cách 2: Khởi kiện tại Tòa án.
Người lao động có thể chọn giải quyết việc người sử dụng lao động không trả sổ bảo hiểm xã hội bằng hình thức khởi kiện tại Tòa án theo thủ tục tố tụng dân sự trong trường hợp sau:
+ Có căn cứ cho rằng hành vi của người sử dụng lao động là trái pháp luật, xâm phạm trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của mình.
+ Không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu.
+ Đã hết thời hạn quy định mà khiếu nại lần đầu không được giải quyết.
Ngoài ra, thì người lao động cũng có thể lựa chọn Hội đồng trọng tài lao động giải quyết trước khi khởi kiện tại Tòa án. Lưu ý: việc giải quyết tranh chấp bởi Hội đồng trọng tài lao động sẽ không được tiến hành đồng thời với yêu cầu khởi kiện tại Tòa án.
Do vậy, việc công ty cố tình giữ lại sổ bảo hiểm là trái với quy định của pháp luật hiện hành. Mọi vướng mắc pháp lý hãy gọi 1900.6162 (nhấn máy lẻ phím 6) để được luật sư tư vấn và giải đáp vấn đề bảo hiểm xã hội. Trân trọng./.
