lý thế nào? Liệu các xử lý có giống với việc xử lý hoá đơn giấy bị lập sai hay không? Nội dung bài viết dưới đây sẽ giải đáp phần nào các thắc mắc của Quý bạn đọc.

>> Luật sư tư vấn pháp luật Thuế, gọi:  1900.6162

1. Cơ sở pháp lý

Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIV, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 13 tháng 6 năm 2019;

Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.

2. Khái quát chung về hoá đơn điện tử

Hoá đơn điện tử - e-invoice, hiện nay được biết tới là một trong ba hình thức hoá đơn gồm: Hoá đơn đặt in, hoá đơn tự in và hoá đơn điện tử. Nói tới từ "điện tử", chúng ta hiểu ngay rằng, đây là loại hoá đơn được thể hiện dưới dạng các dữ liệu được khởi tạo, lập, nhận, lưu trữ trong phần mềm hoá đơn và được quản lý bằng các thiết bị điện tử tương thích. Cụ thể, theo định nghĩa quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế, hoá đơn điện tử được giải thích như sau:

Điều 89. Hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hoá đơn điện tử được phân thành các loại sau:

Dựa trên nội dung dịch vụ, hàng hoá, hoạt động thể hiện trên hoá đơn điện tử có các loại hoá đơn điện tử sau:

- Hoá đơn giá trị gia tăng (Hoá đơn VAT) là hóa đơn được áp dụng đối với người bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ có thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

- Hoá đơn bán hàng là hóa đơn được áp dụng đối với người bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ có thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.

Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng và hoá đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

- Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử;

- Và các loại chứng từ điện tử có tên gọi khác.

Đối với tem, vé, thẻ, phiếu thu, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử và các loại chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng phải đáp ứng các nội dung theo quy định tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP như sau:

a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);

d) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

đ) Tổng số tiền thanh toán;

e) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

g) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

h) Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

i) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

k) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Dựa trên mã quản lý của cơ quan thuế, hoá đơn điện tử được chia thành 02 loại:

- Hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

- Hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Trong đó, hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuể là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Còn hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Ví dụ về hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

Phải làm gì khi hoá đơn điện tử bị lạp sai ?

3. Phải làm gì khi hoá đơn điện tử đã lập có sai sót ?

Hoá đơn điện tử có sai sót là trường hợp hoá đơn đã được người bán hàng hoá, dịch vụ lập (có thể đã gửi hoặc chưa gửi cho người mua) và phát hiện ra sai sót. Các sai sót có thể xảy ra là:

- Sai thông tin của người mua như: Tên người mua, địa chỉ, mã số thuế,...

- Sai thông tin về hàng hoá, dịch vụ cung ứng: Như sai tên hàng hoá, dịch vụ, sai số lượng, giá cả,...

Việc hoá đơn điện tử đã lập, đã ký số mà xảy ra sai sót, tuỳ từng trường hợp sẽ có các phương án giải quyết khác nhau. Cụ thể:

3.1. Đối với hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Trường hợp 1: Hoá đơn đã được lập nhưng chưa gửi cho người mua

Đối với trường hợp này, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu MS04 về việc huỷ hoá đơn điện tử

Bước 2: Lập hoá đơn điện tử mới gửi cho cơ quan thuế để xin cấp mã mới. Cơ quan thuể sẽ hủy hóa đơn đã cấp mã lần trước trên hệ thống.

Bước 3: Gửi lại hoá đơn điện tử lập đúng cho người mua

Trường hợp 2: Hoá đơn điện tử đã gửi cho người mua nhưng các thông tin sai sót thông tin không quan trọng như tên, địa chỉ...

Bước 1: Thông báo cho người MUA về việc HĐ sai sót này

Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế theo MS04 v/v sai sót thông tin này

Bước 3: Gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho cơ thuế về sai sót.

Lưu ý: Trường hợp này doanh nghiệp không phải lập lại Hoá đơn điện tử.

Trường hợp 3: Hoá đơn đã được gửi cho người mua và các sai sót là những thông tin quan trọng như MST, số tiền, hàng hoá,...

Bước 1: Người mua và người bán lập biên bản (văn bản) ghi rõ nội dung sai sót.

Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế theo MS04 về việc sai sót thông tin này để cơ quan thuế hủy hóa đơn đã cấp mã lần trước trên hệ thống.

Bước 3: Lập lại Hoá đơn điện tử mới thay thế có dòng chữ " Thay thế cho HĐ mẫu số... ký hiệu...số...ngày...ngày tháng năm" gửi cho cơ quan thuể để cấp mã.

Bước 4: Gửi lại hoá đơn điện tử đúng cho người mua.

Trường hợp 4: Cơ quan thuể phát hiện Hoá đơn được cấp mã có sai sót

Trong trường hợp này, người bán hoặc người mua đều không phát hiện ra sai sót mà do cơ quan thuế phát hiện ra. Khi đó, Cơ quan thuể sẽ thông báo cho người bán theo mẫu số 05 để người bán kiểm tra sai sót.

Trong thời gian 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của Cơ quan thuế, người bán sẽ sửa chữa theo từng trường hợp 1 hoặc 2, hoặc 3 nêu trên.

3.2. Đối với hoá đơn không có mã của cơ quan thuế

Đối với hoá đơn không có mã của cơ quan thuế, khi xảy ra sai sót, tuỳ từng trường hợp, người bán sẽ thực hiện như sau:

Trường hợp 1: Sai sót do người bán hoặc người mua phát hiện ra

Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và gửi cho người mua có sai sót (do người bán hoặc người mua phát hiện) thì thực hiện như sau:

Nếu sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04.

Nếu có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng, xử lý như sau:

Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót gửi cho người mua, cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn..., ngày... tháng... năm”. Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua. Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04. 

Trường hợp 2: Sai sót do Cơ quan thuế phát hiện ra

Nếu sau khi nhận dữ liệu hóa đơn, cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì thực hiện như sau:

Bước 1: Cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 để người bán kiểm tra sai sót.

Bước 2: Trong thời hạn 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 về việc hủy hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua, cơ quan thuế.

Nếu người bán thông báo hủy hóa đơn điện tử đã lập thì người bán lập hóa đơn điện tử mới để gửi người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã lập để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với Luật sư tư vấn pháp luật thuế trực tuyến qua tổng đài, gọi số: 1900.6162 hoặc liên hệ văn phòng để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng!