Quy định công tác phí được trừ trong doanh nghiệp mới nhất

1. Khái niệm công tác phí:

Căn cứ vào khoản 1 Điều 3 của Thông tư số 40/2017/TT-BTC, quy định về công tác phí được cụ thể hóa như sau:

Công tác phí được định nghĩa là khoản chi phí được dành để thanh toán cho những người thực hiện nhiệm vụ công tác trong phạm vi quốc gia. Khoản chi phí này nhằm bù đắp các chi phí phát sinh liên quan đến việc thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ được giao, đảm bảo rằng người đi công tác không phải gánh chịu thêm gánh nặng tài chính từ việc thực hiện nhiệm vụ công tác của mình.

- Các khoản chi phí bao gồm:

+ Chi phí đi lại: Đây là khoản tiền dành để thanh toán các chi phí liên quan đến việc di chuyển từ nơi công tác đến địa điểm làm việc và ngược lại. Bao gồm chi phí đi bằng phương tiện giao thông công cộng hoặc cá nhân như tàu, xe, máy bay, và các loại phí liên quan khác.

+ Phụ cấp lưu trú: Khoản chi phí này được cấp để trang trải các chi phí sinh hoạt hàng ngày cho người đi công tác trong thời gian lưu trú tại nơi đến công tác. Phụ cấp lưu trú thường được tính theo ngày và có thể bao gồm các khoản chi cho ăn uống, đi lại trong khu vực lưu trú.

+ Tiền thuê phòng nghỉ: Đây là khoản chi phí dành để thuê chỗ ở tại nơi công tác. Tiền thuê phòng nghỉ được tính theo mức giá thị trường hoặc theo mức quy định của cơ quan có thẩm quyền, đảm bảo người đi công tác có điều kiện nghỉ ngơi phù hợp trong thời gian công tác.

+ Cước hành lý: Khoản chi phí này bao gồm các khoản phí phải trả để vận chuyển hành lý của người đi công tác, bao gồm cả chi phí gửi và lưu giữ hành lý nếu cần thiết.

+ Chi phí tài liệu mang theo: Trong một số trường hợp, công tác phí cũng bao gồm các khoản chi cho tài liệu cần mang theo để phục vụ công việc trong quá trình công tác, nếu những tài liệu này không được cung cấp bởi cơ quan.

Tóm lại, công tác phí là một thuật ngữ dùng để chỉ các khoản chi phí cần thiết để thực hiện công việc công tác trong nước. Các khoản chi phí này bao gồm chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ, cước hành lý, và các tài liệu cần thiết cho công việc. Mục đích của các quy định này là đảm bảo rằng người đi công tác được bồi hoàn một cách hợp lý các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, qua đó góp phần vào việc thực hiện công việc hiệu quả và thuận lợi hơn.

2. Quy định pháp luật về công tác phí:

Theo quy định tại khoản 2.9 Điều 6 của Thông tư số 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi và bổ sung bởi Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC, có những quy định quan trọng về cách tính và trừ các khoản chi phí liên quan đến công tác của người lao động. Nội dung quy định cụ thể như sau:

- Các khoản chi được tính vào chi phí được trừ:

+ Các khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, bao gồm chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở, được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, nếu các khoản chi này có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

+ Nếu doanh nghiệp thực hiện khoán tiền đi lại, tiền ở, và phụ cấp cho người lao động theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp, các khoản chi này cũng được tính vào chi phí được trừ, với điều kiện doanh nghiệp tuân thủ đúng quy chế đã ban hành.

- Quy định về thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các khoản chi phí phát sinh từ 20 triệu đồng trở lên, bao gồm chi phí mua vé máy bay, nếu thanh toán được thực hiện bằng thẻ ngân hàng cá nhân, khoản chi này vẫn đủ điều kiện để tính vào chi phí được trừ, nhưng phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

+ Có hóa đơn và chứng từ hợp lệ do người cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cấp.

+ Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

+ Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép việc thanh toán công tác phí và mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng của cá nhân, và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

- Quy định đối với vé máy bay mua qua website thương mại điện tử:

+ Trong trường hợp doanh nghiệp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động, chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ bao gồm vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass), và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình.

+ Nếu doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động, chứng từ đủ điều kiện để tính vào chi phí được trừ vẫn bao gồm vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác, cùng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp.

Tóm lại, các quy định trên nhằm đảm bảo rằng chi phí phụ cấp, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, miễn là các khoản chi này được chứng minh bằng hóa đơn và chứng từ hợp lệ. Quy định này tạo điều kiện cho doanh nghiệp và người lao động thực hiện các khoản chi liên quan đến công tác một cách minh bạch và hợp pháp

3. Điều kiện để công tác phí được trừ:

Để các khoản chi phí công tác được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT), các doanh nghiệp cần phải tuân thủ các yêu cầu về chứng từ và hồ sơ hợp lệ. Cụ thể, các yêu cầu này bao gồm:

- Hóa đơn và chứng từ hợp pháp:

+ Cần thu thập và lưu giữ các hóa đơn GTGT hợp pháp liên quan đến chi phí công tác, bao gồm hóa đơn cho các dịch vụ như phòng nghỉ, vé tàu xe, cước taxi, và các chi phí phát sinh khác.

+ Đối với các chuyến đi công tác bằng máy bay, cần có vé máy bay và thẻ lên máy bay (boarding pass) làm bằng chứng cho các khoản chi này.

+ Nếu chi phí công tác bao gồm việc thuê phòng nghỉ, cần có hóa đơn từ cơ sở lưu trú xác nhận khoản chi này.

+ Các hóa đơn khác như vé tàu, vé xe, và hóa đơn cước taxi cũng cần được lưu giữ.

+ Đối với các khoản chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, cần thực hiện thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng để đảm bảo tính hợp lệ của các chứng từ.

​- Quyết định cử đi công tác phải nêu rõ tên nhân viên được cử đi, nội dung của chuyến công tác, thời gian và phương tiện di chuyển. Quyết định này cần được lưu giữ để làm chứng từ hợp lệ.

​- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cần quy định rõ việc cho phép thanh toán công tác phí, bao gồm việc mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng cá nhân. Quy chế phải nêu rõ các quy định về mức khoán chi nếu có.

- Giấy đi đường:

+ Giấy đi đường cần có xác nhận của doanh nghiệp cử người lao động đi công tác, ghi rõ ngày đi, ngày về, và địa điểm công tác.

+ Nếu có lưu trú tại nhà khách, cần có xác nhận của cơ sở lưu trú về thời gian lưu trú của người lao động.

Tất cả các chứng từ trên đều cần được bảo quản cẩn thận để chứng minh rằng các khoản chi phí công tác đều hợp lệ và được phép khấu trừ khi tính thuế. Việc tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về chứng từ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn giúp quản lý tài chính hiệu quả và minh bạch. Hơn nữa, sự tuân thủ này đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp, tránh các rủi ro pháp lý và tài chính có thể phát sinh từ việc kê khai không chính xác.

Việc giữ gìn chứng từ một cách có tổ chức không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các vấn đề pháp lý mà còn hỗ trợ việc quản lý tài chính hiệu quả và minh bạch. Khi các chứng từ được lưu trữ một cách khoa học, doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu, kiểm soát và báo cáo các chi phí công tác, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động kiểm toán và rà soát nội bộ.

Ngoài ra, có thể tham khảo: Chi phí tài trợ là gì? Những khoản chi tài trợ được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.