1. Giới thiệu chung về tạm ứng hợp đồng xây dựng
Theo quy định tại Điều 18 Nghị định 37/2015/NĐ-CP quy định về tạm ứng hợp đồng xây dựng như sau:
Tạm ứng hợp đồng xây dựng, theo quy định tại Điều 18 của Nghị định 37/2015/NĐ-CP, là một nội dung rất quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng xây dựng. Đây là khoản kinh phí mà bên giao thầu phải ứng trước cho bên nhận thầu mà không có lãi suất. Khoản tạm ứng này được sử dụng nhằm mục đích hỗ trợ bên nhận thầu thực hiện các công tác chuẩn bị cần thiết trước khi chính thức triển khai và thực hiện các công việc được ghi rõ trong hợp đồng. Cụ thể, việc tạm ứng hợp đồng chỉ được tiến hành sau khi hợp đồng xây dựng đã có hiệu lực. Riêng đối với hợp đồng thi công xây dựng, việc tạm ứng còn đòi hỏi phải có kế hoạch giải phóng mặt bằng theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng. Đồng thời, bên giao thầu cũng phải nhận được bảo lãnh tiền tạm ứng (nếu có) với giá trị tương ứng với từng loại tiền mà các bên đã thống nhất thỏa thuận.
Vai trò của tạm ứng trong hợp đồng xây dựng
Tạm ứng hợp đồng xây dựng đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai các dự án xây dựng, cụ thể:
- Hỗ trợ nhà thầu: Khoản tạm ứng giúp nhà thầu có nguồn vốn để chuẩn bị các điều kiện cần thiết như: mua vật liệu, thuê nhân công, thuê máy móc thiết bị... trước khi bắt đầu thi công. Điều này giúp đẩy nhanh tiến độ và đảm bảo chất lượng công trình.
- Bảo đảm tiến độ: Việc cấp tạm ứng kịp thời giúp nhà thầu chủ động trong việc triển khai công việc, tránh tình trạng gián đoạn do thiếu vốn.
- Chia sẻ rủi ro: Tạm ứng cũng được xem như một hình thức chia sẻ rủi ro giữa hai bên. Chủ đầu tư cấp tạm ứng để đảm bảo công trình được triển khai đúng tiến độ, còn nhà thầu cam kết hoàn thành công việc đúng chất lượng, đúng hợp đồng.
Như vậy, việc tạm ứng hợp đồng xây dựng không chỉ là một bước khởi đầu quan trọng giúp bên nhận thầu có đủ nguồn lực để chuẩn bị cho việc thực hiện hợp đồng, mà còn là một biện pháp bảo đảm tính khả thi và tiến độ của công việc theo hợp đồng. Chính vì vậy, việc tạm ứng phải được thực hiện một cách cẩn thận và đúng quy định, nhằm bảo đảm lợi ích của cả hai bên trong quá trình thực hiện hợp đồng xây dựng.
2. Quy định pháp luật về thời gian thu hồi tạm ứng
Theo quy định tại Khoản 10 Điều 19 Nghị định 37/2015/NĐ-CP quy định về thời gian thu hồi tạm ứng hợp đồng xây dựng như sau:
Thời hạn thanh toán giữa các bên tham gia hợp đồng được thỏa thuận dựa trên quy mô và tính chất cụ thể của từng loại hợp đồng, đảm bảo tính hợp lý và sự phù hợp với các điều kiện thực tế của từng giao dịch. Tuy nhiên, thời hạn thanh toán không được phép kéo dài quá 14 ngày làm việc kể từ ngày bên giao thầu nhận đủ toàn bộ hồ sơ thanh toán hợp lệ theo những điều khoản đã được thống nhất trong hợp đồng. Quy định cụ thể về thời hạn thanh toán được chi tiết hóa như sau:
+ Trong thời hạn tối đa là bảy (07) ngày làm việc, tính từ ngày bên giao thầu nhận đầy đủ hồ sơ đề nghị thanh toán hợp lệ từ phía bên nhận thầu, bên giao thầu có trách nhiệm hoàn tất các thủ tục cần thiết và chuyển yêu cầu thanh toán đến ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước có chức năng thực hiện thanh toán.
+ Trong thời hạn tối đa là bảy (07) ngày làm việc, kể từ khi ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước nhận đầy đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ từ phía bên giao thầu, các cơ quan này phải thực hiện việc chuyển khoản số tiền tương ứng với giá trị của lần thanh toán đó cho bên nhận thầu theo đúng thỏa thuận.
+ Đối với các hợp đồng xây dựng thuộc các dự án đầu tư xây dựng có sử dụng vốn ODA hoặc vốn vay từ các tổ chức tín dụng nước ngoài, thời hạn thanh toán sẽ được thực hiện theo quy định của Điều ước quốc tế liên quan. Khi các bên thỏa thuận về thời hạn thanh toán, cần phải tuân thủ các quy định của Điều ước quốc tế, đồng thời phải đảm bảo sự phù hợp với quy trình thanh toán vốn đầu tư theo quy định của pháp luật, và tất cả các điều khoản này cần được thể hiện rõ ràng trong hợp đồng.
3. Thủ tục thu hồi tạm ứng
- Bước 1: Lập kế hoạch thu hồi: Ngay từ khi ký kết hợp đồng, chủ đầu tư và nhà thầu nên thống nhất về kế hoạch thu hồi tạm ứng, bao gồm tỷ lệ thu hồi ở mỗi giai đoạn, thời điểm thu hồi, và các điều kiện kèm theo.
- Bước 2: Theo dõi tiến độ: Chủ đầu tư hoặc đơn vị giám sát cần thường xuyên theo dõi tiến độ thi công của nhà thầu để đảm bảo việc thu hồi tạm ứng được thực hiện đúng kế hoạch.
- Bước 3: Kiểm tra chất lượng: Ngoài việc kiểm tra tiến độ, chủ đầu tư còn cần kiểm tra chất lượng công việc đã hoàn thành để đảm bảo công trình được thi công đúng theo thiết kế và tiêu chuẩn kỹ thuật.
- Bước 4: Giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp phát sinh tranh chấp về khối lượng công việc đã hoàn thành hoặc chất lượng công trình, các bên cần giải quyết theo thỏa thuận trong hợp đồng hoặc theo quy định của pháp luật.
Hồ sơ cần thiết
- Hợp đồng xây dựng: Là cơ sở pháp lý để thực hiện việc thu hồi tạm ứng.
- Báo cáo thanh toán: Do nhà thầu lập, trình bày chi tiết khối lượng công việc đã hoàn thành và yêu cầu thanh toán.
- Biên bản nghiệm thu: Là chứng cứ xác nhận khối lượng công việc đã hoàn thành và chất lượng công trình.
- Các hồ sơ kỹ thuật: Bao gồm bản vẽ thiết kế, hồ sơ thi công, ... để đối chiếu với khối lượng công việc thực tế.
Giải quyết tranh chấp (nếu có)
Trong trường hợp phát sinh tranh chấp về việc thu hồi tạm ứng, các bên có thể lựa chọn một trong các hình thức giải quyết sau:
- Thương lượng: Các bên tự thỏa thuận để tìm ra giải pháp phù hợp.
- Trọng tài: Các bên đưa vụ việc ra trọng tài để giải quyết.
- Tòa án: Các bên khởi kiện ra tòa để giải quyết tranh chấp.
Lưu ý: Việc thu hồi tạm ứng cần được thực hiện một cách chặt chẽ, minh bạch và tuân thủ đúng quy định của pháp luật để đảm bảo quyền lợi của cả chủ đầu tư và nhà thầu.
4. Những lưu ý khi thực hiện thu hồi tạm ứng
Những lưu ý khi thực hiện thu hồi tạm ứng
- Lập kế hoạch thu hồi tạm ứng chi tiết
+ Xác định rõ mục tiêu: Thu hồi toàn bộ số tiền tạm ứng trong thời gian bao lâu?
+ Lập bảng kế hoạch: Ghi rõ các khoản tạm ứng, thời hạn trả, các lần thu hồi dự kiến, người chịu trách nhiệm...
+ Linh hoạt: Kế hoạch cần linh hoạt để thích ứng với những thay đổi phát sinh.
- Kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng tạm ứng
+ Theo dõi thường xuyên: Kiểm tra việc sử dụng tạm ứng có đúng mục đích không, có hóa đơn chứng từ đầy đủ hay không.
+ Yêu cầu báo cáo: Định kỳ yêu cầu người được tạm ứng báo cáo về tình hình sử dụng tiền.
+ So sánh với kế hoạch: Đối chiếu việc sử dụng thực tế với kế hoạch đã lập.
- Xử lý các vấn đề phát sinh kịp thời
+ Xác định nguyên nhân: Tìm hiểu rõ lý do chậm trả, khó khăn gặp phải.
+ Đàm phán: Thỏa thuận lại thời gian trả, lãi suất (nếu có) hoặc các hình thức xử lý khác.
+ Áp dụng biện pháp pháp lý: Nếu cần thiết, có thể áp dụng các biện pháp pháp lý để đòi lại khoản nợ.
- Tham khảo ý kiến chuyên gia
+ Kế toán: Tư vấn về các vấn đề liên quan đến kế toán, thuế.
+ Luật sư: Hỗ trợ pháp lý khi có tranh chấp.
+ Chuyên gia tài chính: Đưa ra lời khuyên về quản lý dòng tiền.
Các lưu ý khác:
- Rõ ràng trong hợp đồng: Quy định rõ ràng về số tiền tạm ứng, mục đích sử dụng, thời hạn trả, lãi suất (nếu có), hình thức đảm bảo...
- Bảo lưu tài sản: Nếu cần thiết, có thể yêu cầu người được tạm ứng thế chấp tài sản.
- Xây dựng mối quan hệ tốt: Duy trì mối quan hệ tốt với người được tạm ứng để việc thu hồi diễn ra thuận lợi.
- Lưu trữ hồ sơ đầy đủ: Giữ gìn đầy đủ các giấy tờ liên quan đến việc tạm ứng và thu hồi để làm bằng chứng khi cần.
Bạn đọc có thể tham khảo bài viết sau: Mức tạm ứng tối đa hợp đồng xây dựng là bao nhiêu?
Bạn đọc có thắc mắc về vấn đề pháp lý về vấn đề pháp lý có thể liên hệ qua số tổng đài 19006162 hoặc thông qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn.
