Việc áp dụng hóa đơn điện tử đã trở thành một xu hướng phổ biến tại nhiều quốc gia, đồng thời đặt ra nhiều yêu cầu về thời hạn chuyển dữ liệu liên quan đến cơ quan thuế. Bài viết này sẽ đề cập đến những quy định, hạn chế và lợi ích của việc tuân thủ thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử, từ đó giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình này và đảm bảo tuân thủ theo quy định của pháp luật.

 

1. Thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế

Dựa vào các quy định tương quan, có thể xác định một loạt các thời hạn quan trọng liên quan đến việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, như sau:

Trước hết, khi đề cập đến hóa đơn điện tử chứa mã cơ quan thuế, một quy tắc quan trọng được nêu rõ. Ngay sau khi hóa đơn được lập, doanh nghiệp phải thực hiện việc gửi hóa đơn tới cơ quan thuế để yêu cầu mã cơ quan thuế.

Khi hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế, chúng ta có thể phân tích theo những trường hợp cụ thể sau:

  1. Đối với tình huống bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ đặc thù như bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán: Thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử phải tương thích với việc nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng theo từng tháng hoặc từng quý. Điều này đảm bảo rằng sự báo cáo thuế được thực hiện kịp thời và chính xác.

  2. Đối với trường hợp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thông thường: Một tiêu chí quan trọng là thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế là trong cùng ngày, và dữ liệu phải được gửi cho người mua ngay sau khi tạo hóa đơn. Điều này tạo ra sự thuận lợi cho quy trình giao dịch và thông tin liên quan.

Để rõ ràng hơn, chúng ta có thể đi vào chi tiết như sau:

  • Đối với hóa đơn điện tử chứa mã cơ quan thuế:

Theo khoản 1 Điều 17 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và cá nhân kinh doanh phải tạo, ký số và gửi hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế để nhận mã cơ quan thuế.

Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế sẽ thực hiện tự động việc cấp mã cho hóa đơn và thông báo kết quả cấp mã cơ quan thuế cho người gửi nếu các yêu cầu sau được tuân thủ:

  • Hóa đơn điện tử phải chứa đầy đủ thông tin theo Điều 10 của Nghị định.

  • Hóa đơn điện tử phải tuân thủ định dạng theo Điều 12 của Nghị định.

  • Thông tin đăng ký phải chính xác theo Điều 15 của Nghị định.

  • Hóa đơn điện tử không thuộc trường hợp ngừng sử dụng theo khoản 1 Điều 16 của Nghị định.

Do đó, với hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế, người bán phải tức thì chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế sau khi hóa đơn được lập và yêu cầu mã cơ quan thuế. Hóa đơn cũng phải được gửi cho người mua tương ứng.

  • Đối với hóa đơn không chứa mã cơ quan thuế:

Phương pháp và thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không chứa mã cơ quan thuế tuân theo khoản 3 Điều 22 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Trường hợp 1: Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử thông qua việc lập Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử. Điều này áp dụng cho các trường hợp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ đặc thù như bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.

Hóa đơn bán hàng hóa như điện và nước sạch sẽ cũng nằm trong trường hợp này nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.

Thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử qua Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn là ngày cuối cùng nộp hồ sơ khai thuế GTGT. Đối với việc khai và nộp thuế theo tháng, thời hạn là ngày 20 của tháng tiếp theo. Đối với việc khai và nộp thuế theo quý, thời hạn là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.

Riêng trường hợp bán xăng dầu, người bán cần tổng hợp dữ liệu từ tất cả hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng, sau đó thể hiện thông tin này trên Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và phải chuyển bảng tổng hợp dữ liệu này trong cùng ngày. Trường hợp 2: Chuyển đầy đủ thông tin hóa đơn áp dụng cho tình huống bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thông thường không thuộc trường hợp 1.

Thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không chứa mã cơ quan thuế cho trường hợp này là chậm nhất trong cùng ngày, theo khoản 1 Điều 6 của Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

Lưu ý rằng, việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử sau khi nhận thông báo về lỗi kỹ thuật từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ không được coi là vi phạm thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử (theo khoản 4 Điều 20 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

 

2. Mức phạt chậm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

Theo quy định được ghi nhận trong Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hình phạt áp dụng cho những vi phạm liên quan đến quy định về việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử được tiến hành như sau:

Số ngày quá hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

Mức phạt

Căn cứ

Từ 01 - 05 ngày làm việc

02 - 05 triệu đồng

Khoản 1 Điều 30

Từ 06 - 10 ngày làm việc

05 - 08 triệu đồng

Điểm a khoản 2 Điều 30

Quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên

10 - 20 triệu đồng

Điểm a khoản 3 Điều 30

Điều này cũng dẫn đến việc cần bổ sung một số điểm quan trọng: nên nói rõ thêm rằng, hệ thống cấp mã của Tổng cục Thuế sẽ tự động thực hiện việc cấp mã một cách tự động khi mọi thông tin liên quan tuân theo quy định, thể hiện sự đúng đắn và đầy đủ nội dung thông tin theo yêu cầu. Tuy nhiên, việc cơ quan thuế cấp mã không tức là việc vi phạm hành vi chậm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế không bị áp dụng hình phạt. Điều này đặc biệt quan trọng khi so sánh với trường hợp ngày lập và ngày gửi hóa đơn đề nghị cấp mã có thể khác nhau.

Nếu người bán đã ký số trên hóa đơn mà chưa gửi cho người mua, thì hóa đơn sẽ bị coi là chưa hợp pháp (không đủ dữ liệu). Ngay khi hóa đơn được gửi lên cơ quan thuế để yêu cầu mã một cách chậm trễ, việc vi phạm hành vi chậm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế vẫn có thể bị áp dụng hình phạt. Điều này làm nổi bật tầm quan trọng của việc người nộp thuế cần phải tuân thủ thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế để tránh bị áp dụng hình phạt.

Nói cách khác, việc xác định thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế là một điều kiện cần để đảm bảo tính hợp pháp và tránh xảy ra các vi phạm. Điều này đặc biệt cần được nhắc nhở đối với những người nộp thuế. Nội dung trên đã chỉ ra rằng, quy định về thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ quy định và tránh các vi phạm. Trong trường hợp có bất kỳ thắc mắc nào, chúng tôi đề nghị quý đọc giả liên hệ ngay tổng đài tư vấn pháp luật thuế19006162 để được hỗ trợ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Xem thêm: Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử chậm bị phạt như thế nào?