1. Sử dụng hóa đơn điện tử có cần phải hủy hóa đơn giấy còn tồn không?
Theo quy định tại khoản 3 Điều 15 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2022, việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử đồng nghĩa với việc chấp nhận đăng ký của cơ quan thuế. Điều này đặt ra một số quy định và yêu cầu cụ thể, như sau:
- Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử thông báo phát hành trước đây: Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây.
- Tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng:
+ Trong trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn giấy nhưng chưa sử dụng, họ phải tiêu hủy những hóa đơn giấy này.
+ Trình tự, thủ tục tiêu hủy sẽ được thực hiện theo quy định.
Như vậy, điều này đồng nghĩa với việc từ thời điểm chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, không thể tiếp tục sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Việc này nhấn mạnh sự chuyển đổi hoàn toàn sang hóa đơn điện tử và quy định rõ việc tiêu hủy hóa đơn giấy chưa sử dụng. Các đối tượng như hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử kể từ 01/07/2022. Nếu có trường hợp không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử hoặc không có hạ tầng công nghệ thông tin, có thể sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng.
2. Áp dụng chuyển đổi hóa đơn điện tử vào thời điểm nào?
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/07/2022, việc chuyển đổi hóa đơn chứng từ điện tử trở thành bắt buộc được quy định như sau:
- Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử:
+ Áp dụng chuyển đổi hóa đơn chứng từ điện tử bắt buộc từ ngày Thông tư này có hiệu lực.
+ Tuy nhiên, cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin được khuyến khích áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử theo hướng dẫn.
- Áp dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh:
+ Hóa đơn điện tử chính thức áp dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh từ ngày 01 tháng 7 năm 2022.
+ Trong trường hợp không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu điện tử đến người mua và cơ quan thuế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng.
+ Thời gian tối đa 12 tháng được tính một lần kể từ:
- Ngày 01 tháng 7 năm 2022 đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang hoạt động từ trước 01 tháng 7 năm 2022.
- Kể từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hóa đơn đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 01 tháng 7 năm 2022.
3. Định dạng hóa đơn điện tử theo quy định mới
Theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về dịnh dạng hóa đơn điện tử, các quy định chi tiết như sau:
- Định dạng hóa đơn điện tử là một tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (eXtensible Markup Language) để chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin.
- Gồm hai thành phần chính: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Trong trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế, sẽ có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
- Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số, và cung cấp công cụ hiển thị theo quy định của Nghị định.
- Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, bao gồm một kênh truyền chính và một kênh truyền dự phòng, mỗi kênh có băng thông tối thiểu 5 Mbps. Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối. Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.
- Hóa đơn điện tử phải hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung để đảm bảo không gây hiểu sai lệch, đọc được bằng phương tiện điện tử. Đối với hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế, nội dung liên quan đến mã cơ quan thuế cũng cần được hiển thị.
Những quy định trên giúp đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn của dữ liệu hóa đơn điện tử và tạo ra một hệ thống chung để cơ quan thuế và doanh nghiệp có thể trao đổi thông tin một cách hiệu quả và an toàn. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ XML, tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu và chiều dài dữ liệu. Gồm hai thành phần chính: dữ liệu nghiệp vụ và dữ liệu chữ ký số. Có thêm thành phần nếu hóa đơn có mã cơ quan thuế. Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng, công bố thành phần dữ liệu và cung cấp công cụ hiển thị theo quy định.
- Kết nối với Tổng cục Thuế qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3 với băng thông tối thiểu 5 Mbps. Sử dụng dịch vụ Web hoặc Message Queue có mã hóa. Giao tiếp qua giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.
- Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung để người mua có thể đọc hiểu bằng phương tiện điện tử.
Các quy định nhằm đảm bảo tính toàn vẹn, an toàn của dữ liệu hóa đơn điện tử và tạo điều kiện thuận lợi cho trao đổi thông tin giữa cơ quan thuế và doanh nghiệp. Các tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu kết nối nhằm đảm bảo hệ thống hóa đơn điện tử hoạt động mạnh mẽ và hiệu quả.
4. Thế nào là hóa đơn điện tử?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2022, về quy định hóa đơn điện tử, đặc biệt là về việc có hoặc không có mã của cơ quan thuế, như sau:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
+ Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua mà không chứa mã của cơ quan thuế.
Trong cả hai trường hợp, mục tiêu là ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế, nhằm tăng cường sự minh bạch và quản lý hiệu quả trong giao dịch kinh doanh.
Quý khách xem thêm bài viết sau: Tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhanh nhất
Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.
