1. Quy trình kiểm soát của Ban kiểm soát trong công ty chứng khoán do ai thông qua?

Dựa trên quy định của Điều 9 Thông tư 121/2020/TT-BTC về ban kiểm soát của các công ty chứng khoán, các điều sau đây được áp dụng:

Công ty chứng khoán phải tuân thủ mô hình quản lý được quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 137 của Luật Doanh nghiệp 2020. Điều này yêu cầu rằng:

- Trưởng Ban kiểm soát của công ty chứng khoán không thể đồng thời là thành viên của Ban kiểm soát hoặc là người quản lý tại một công ty chứng khoán khác.

- Ban kiểm soát phải thiết lập quy trình kiểm soát và phải được sự thông qua của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng thành viên.

- Trong trường hợp Ban kiểm soát có từ 02 thành viên trở lên, nó phải tổ chức ít nhất 02 cuộc họp trong một năm. Biên bản họp phải được ghi chép trung thực, đầy đủ nội dung và được bảo quản theo quy định.

- Khi phát hiện ra việc vi phạm pháp luật, Điều lệ công ty hoặc các quy định khác, dẫn đến ảnh hưởng đến quyền lợi của công ty, cổ đông, chủ sở hữu hoặc khách hàng, Ban kiểm soát có trách nhiệm yêu cầu giải trình trong một khoảng thời gian nhất định hoặc đề xuất triệu tập Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng thành viên, Chủ sở hữu để giải quyết vấn đề. Đối với các vi phạm pháp luật, Ban kiểm soát cần báo cáo bằng văn bản cho Ủy ban Chứng khoán Nhà nước trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện vi phạm.

Dựa trên quy định tại điểm a khoản 1 Điều 137 của Luật Doanh nghiệp năm 2020 về cơ cấu tổ chức quản lý của các công ty cổ phần, nguyên tắc sau được áp dụng:

Trừ khi có các quy định khác trong pháp luật về chứng khoán, công ty cổ phần có quyền lựa chọn một trong hai mô hình tổ chức quản lý và hoạt động,  trong đó:

Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát.

Như vậy, Công ty chứng khoán hoạt động theo mô hình công ty cổ phần như vậy sẽ có quy trình kiểm soát được xây dựng bởi Ban kiểm soát, mà được thông qua bởi Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng thành viên.

 

2. Bộ phận kiểm soát nội bộ của công ty chứng khoán thực hiện kiểm soát những nội dung gì?

Căn cứ vào điều 1 và điều 2 của Thông tư 121/2020/TT-BTC về việc thiết lập bộ phận kiểm soát nội bộ trong các công ty chứng khoán, các điều quy định như sau:

- Công ty chứng khoán phải thành lập bộ phận kiểm soát nội bộ trực thuộc Ban Tổng Giám đốc (Ban Giám đốc). Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm cơ cấu tổ chức độc lập và chuyên nghiệp, nhân sự riêng biệt và quy trình được xác định rõ.

- Bộ phận kiểm soát nội bộ, trực thuộc Ban Tổng Giám đốc (Ban Giám đốc), có nhiệm vụ giám sát việc tuân thủ các quy định sau:

+ Kiểm tra và giám sát việc tuân thủ các quy định pháp luật, điều lệ công ty, quyết định của Đại hội đồng cổ đông, quyết định của Hội đồng quản trị, các quy chế, quy trình nghiệp vụ và quy trình quản trị rủi ro của công ty, cũng như của các bộ phận liên quan và các cá nhân hành nghề chứng khoán trong công ty;

+ Giám sát việc thực hiện các quy định nội bộ, các hoạt động tiềm ẩn xung đột lợi ích trong nội bộ công ty, đặc biệt là đối với các hoạt động kinh doanh của công ty và các giao dịch cá nhân của nhân viên công ty; giám sát việc thực hiện trách nhiệm của cán bộ và nhân viên trong công ty, cũng như việc thực hiện trách nhiệm của đối tác trong các hoạt động được ủy quyền;

+ Kiểm tra và giám sát việc thực hiện các quy định về đạo đức nghề nghiệp;

+ Giám sát việc tính toán và tuân thủ các quy định đảm bảo an toàn tài chính;

+ Tách biệt tài sản của khách hàng;

+ Bảo quản và lưu trữ tài sản của khách hàng;

+ Kiểm soát việc tuân thủ các quy định của pháp luật về phòng, chống rửa tiền;

+ Các nhiệm vụ khác được giao theo quyết định của Tổng Giám đốc (hoặc Giám đốc).

Có thể nhận thấy rằng bộ phận kiểm soát nội bộ, được công ty chứng khoán thành lập, hoạt động dưới sự quản lý của Ban Tổng Giám đốc (Ban Giám đốc). Nhiệm vụ của bộ phận này là giám sát việc tuân thủ các hoạt động như được quy định trong Khoản 2 của điều này.

 

3. Thành viên bộ phận kiểm soát nội bộ trong công ty chứng khoán phải đáp ứng yêu cầu như thế nào?

Căn cứ vào Điều 12, Khoản 4 của Thông tư 121/2020/TT-BTC, các yêu cầu về nhân sự cho bộ phận kiểm soát nội bộ được quy định cụ thể như sau:

- Phải có ít nhất một nhân viên làm công việc kiểm soát tuân thủ;

- Trưởng bộ phận kiểm soát nội bộ phải có trình độ chuyên môn về luật, kế toán, kiểm toán, có đủ kinh nghiệm, uy tín, và thẩm quyền để thực hiện một cách hiệu quả các nhiệm vụ được giao;

- Không được có quan hệ họ hàng với các trưởng bộ phận chuyên môn, nhân viên thực hiện công việc, Tổng Giám đốc (Giám đốc), Phó Tổng Giám đốc (Phó Giám đốc), hoặc Giám đốc chi nhánh trong công ty chứng khoán;

- Phải có chứng chỉ về các vấn đề cơ bản về chứng khoán và thị trường chứng khoán hoặc Chứng chỉ Hành nghề Chứng khoán, cùng với chứng chỉ chuyên môn về Pháp luật về chứng khoán và thị trường chứng khoán;

- Không được kết hợp thêm bất kỳ vị trí nào khác trong công ty chứng khoán.

Do đó, đối với nhân sự của bộ phận kiểm soát nội bộ, pháp luật hiện hành chỉ đưa ra các quy định liên quan đến trình độ chuyên môn cùng với kinh nghiệm, uy tín, và thẩm quyền để thực hiện một cách hiệu quả các nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, các yêu cầu về kinh nghiệm cụ thể sẽ phụ thuộc vào quy định của từng công ty chứng khoán.

 

4. Chưa có quy trình kiểm soát nội bộ thì công ty chứng khoán có được chính thức hoạt động hay không?

Điều kiện để các công ty chứng khoán hoạt động chính thức được quy định trong Điều 84 của Luật Chứng khoán năm 2019 như sau:

- Công ty chứng khoán và công ty quản lý quỹ đầu tư chứng khoán có thể hoạt động chính thức sau khi thực hiện các điều kiện sau đây:

+ Hoàn thành việc đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Điều 71 của Luật này;

+ Xây dựng quy trình hoạt động, quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ;

+ Điều lệ của công ty đã được thông qua bởi Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu của công ty.

- Các chi nhánh của công ty chứng khoán và công ty quản lý quỹ nước ngoài tại Việt Nam cũng phải đáp ứng các điều kiện tương tự như điều 1a và 1b của Điều này trước khi được phép hoạt động chính thức.

- Các công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ đầu tư chứng khoán, cũng như các chi nhánh của các công ty chứng khoán và công ty quản lý quỹ nước ngoài tại Việt Nam phải thông báo cho Ủy ban Chứng khoán Nhà nước về việc họ đã đáp ứng các điều kiện tại các điểm a và b của Điều 1 và Điều 2 ít nhất là 15 ngày trước khi hoạt động chính thức. Trong trường hợp không đáp ứng được các điều kiện này, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước có thể đình chỉ hoạt động chính thức của các công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ đầu tư chứng khoán, chi nhánh của công ty chứng khoán và công ty quản lý quỹ nước ngoài tại Việt Nam.

Theo quy định, một trong những yêu cầu để một công ty chứng khoán được phép hoạt động chính thức là phải thiết lập các quy trình hoạt động, quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ. Nếu công ty chứng khoán không có quy trình kiểm soát nội bộ, theo quy định, họ sẽ không được phép hoạt động chính thức. Trong trường hợp công ty chứng khoán tiến hành hoạt động chính thức mà chưa thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ, có thể bị Ủy ban Chứng khoán Nhà nước đình chỉ việc hoạt động chính thức.

Bài viết liên quan: Kiểm soát nội bộ là gì? Mục tiêu và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ ? 

Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!