1. Quy định về trụ sở công ty

Trụ sở doanh nghiệp là địa chỉ chính và liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam. Đây là địa chỉ mà doanh nghiệp sử dụng để thực hiện giao dịch, liên hệ và địa chỉ mà cơ quan chức năng như cơ quan thuế, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ sử dụng để tiếp xúc và quản lý công việc của doanh nghiệp.

Công ty là một dạng tổ chức kinh doanh được quy định trong Luật doanh nghiệp, bao gồm ba loại chính: công ty trách nhiệm hữu hạn (gồm công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên và công ty trách nhiệm hữu hạn từ hai thành viên trở lên); công ty hợp danh và công ty cổ phần. Các loại công ty này có mục tiêu và cách hoạt động khác nhau, tùy thuộc vào cấu trúc và quy định pháp luật.

Việc xác định đúng và cập nhật địa chỉ trụ sở công ty là rất quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Khi công ty thay đổi địa chỉ trụ sở chính, đặc biệt khi chuyển đến một vùng trong cùng khu vực trực thuộc Trung ương khác, điều này có thể dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế quản lý. Do đó, công ty cần tuân thủ quy định của pháp luật về việc thực hiện các thủ tục liên quan đến việc chuyển địa điểm, thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế và thực hiện các nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế mới.

Quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp:

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam.

Địa chỉ trụ sở chính phải được xác định theo địa giới đơn vị hành chính, bao gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Trụ sở chính cần có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có) để tiện liên lạc.

Nếu nơi đặt trụ sở chưa có số nhà hoặc tên đường, cần kèm theo xác nhận của địa phương là địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường.

Doanh nghiệp phải thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Điều kiện để đặt trụ sở chính của doanh nghiệp:

Có địa chỉ xác định gồm số nhà, tên đường, phường (xã), quận (huyện), thành phố trực thuộc trung ương.

Số nhà không đang trong tình trạng tranh chấp chủ quyền.

Thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh và địa điểm kinh doanh:

Văn phòng đại diện: Đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Chi nhánh: Đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền.

Địa điểm kinh doanh: Nơi hoạt động kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp được tổ chức thực hiện, có thể ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính.

Việc lựa chọn trụ sở chính không chỉ thuận tiện cho hoạt động kinh doanh mà còn đảm bảo tính ổn định lâu dài và tuân thủ quy định của pháp luật.

 

2. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận đối với cơ quan thuế

- Quy trình và hồ sơ chuyển quận thuế khi thay đổi địa chỉ công ty sang quận khác:

Hồ sơ chuyển quận thuế khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận:

Chuẩn bị hồ sơ:

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty với cơ quan thuế (mẫu số 08-MST).

Giấy ủy quyền (nếu cần) cho người nộp hồ sơ.

Bản sao y công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (2 bản).

Nộp hồ sơ:

Nộp hồ sơ chuyển quận thuế tại Chi cục Thuế quận cũ, nơi công ty đang đăng ký thuế.

Thời gian giải quyết hồ sơ:

Thời gian giải quyết hồ sơ chốt thuế chuyển quận là từ 10 - 15 ngày làm việc, tính từ ngày nộp hồ sơ lên Chi cục Thuế.

Thông báo chuyển cơ quan thuế:

Sau khi hồ sơ được giải quyết, bạn sẽ nhận được thông báo về việc chuyển cơ quan quản lý thuế.

Thời gian và quy trình thay đổi địa chỉ công ty khác quận:

Thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận:

Trước khi tiến hành thay đổi địa chỉ công ty, bạn cần hoàn thành thủ tục chốt thuế chuyển quận với cơ quan thuế.

Lưu ý rằng quy trình và yêu cầu có thể thay đổi theo quy định của từng quận, huyện và cơ quan thuế. Do đó, để đảm bảo tuân thủ đúng quy định, bạn nên liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế và Sở KH&ĐT tại quận, huyện mới để được hướng dẫn cụ thể và chi tiết hơn về thủ tục này.

Ngoài ra công ty còn phải thực hiện thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh

Hồ sơ thay đổi trụ sở công ty khác quận:

Chuẩn bị hồ sơ:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc thay đổi địa chỉ công ty khác quận.

Giấy ủy quyền (nếu cần) cho người nộp hồ sơ.

Bản sao công chứng giấy tờ chứng thực cá nhân của người thực hiện thủ tục.

Thông báo về việc chuyển địa điểm (mẫu 09-MST) do cơ quan thuế bàn giao từ giai đoạn làm việc với cơ quan thuế

Quyết định của chủ sở hữu hoặc hội đồng thành viên/hội đồng quản trị (tùy theo loại hình doanh nghiệp) về việc thay đổi trụ sở công ty khác quận.

Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị (tùy theo loại hình doanh nghiệp) về việc thay đổi trụ sở công ty khác quận.

Nộp hồ sơ:

Nộp hồ sơ thay đổi trụ sở công ty khác quận tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (Sở KH&ĐT) quận mới.

Thời gian giải quyết hồ sơ:

Sở KH&ĐT sẽ giải quyết hồ sơ và cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho công ty trong vòng 3 ngày làm việc, tính từ ngày hồ sơ hợp lệ.

Khắc lại con dấu:

Sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, bạn cần tiến hành khắc lại con dấu của công ty với địa chỉ mới.

Lưu ý rằng quy trình này có thể có những biến thể nhất định tùy theo từng quận, huyện và cơ quan chức năng. Để đảm bảo thực hiện đúng quy định và yêu cầu, bạn nên liên hệ trực tiếp với Sở Kế hoạch và Đầu tư tại quận mới để được hướng dẫn cụ thể và chi tiết về thủ tục này.

 

3. Phải thực hiện thủ tục thuế khi thay đổi địa chỉ công ty khi nào?

Theo Khoản 1 Điều 47 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP:

Khi doanh nghiệp có kế hoạch thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang một vị trí mới ở quận, huyện, tỉnh hoặc thành phố khác, và việc này dẫn đến sự thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải tuân thủ một loạt các thủ tục theo quy định của pháp luật về thuế.

Điều này có nghĩa rằng trước khi thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp cần phải thực hiện các bước và thủ tục tương ứng với việc chuyển địa điểm của công ty theo quy định về thuế.

Theo quy định tại Mục 2 Chương II Thông tư 105/2020/TT-BTC và Điều 36 Luật quản lý thuế 2019:

Khi người nộp thuế đã thực hiện đăng ký thuế cùng với việc đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã, đăng ký kinh doanh và xảy ra bất kỳ sự thay đổi nào liên quan đến thông tin đăng ký thuế (ví dụ: thay đổi tên doanh nghiệp, địa chỉ, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh...), họ phải thực hiện việc thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế cùng với việc thay đổi thông tin liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.

Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế quản lý, người nộp thuế cần thực hiện các thủ tục về thuế tại cơ quan thuế mới được quản lý trực tiếp theo quy định của Luật quản lý thuế. Việc này phải được thực hiện trước khi thực hiện thay đổi thông tin trong đăng ký doanh nghiệp.

Nếu người nộp thuế đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có bất kỳ sự thay đổi nào liên quan đến thông tin đăng ký thuế, họ phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 10 ngày làm việc tính từ ngày thông tin thay đổi được tạo ra.

Tóm lại, những quy định này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định về thay đổi địa chỉ trụ sở chính và thông tin đăng ký thuế. Việc thực hiện đúng thủ tục này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ luật pháp, mà còn đảm bảo sự liên kết và cập nhật thông tin chính xác với cơ quan thuế.

Xem thêm>>> Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng 2023

Liên hệ tổng đài 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ giải đáp!

Trân trọng!