Mục lục bài viết

1. Khái niệm bản sao văn bản hành chính

Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản hành chính được phân loại thành nhiều loại hình khác nhau. Các loại văn bản hành chính bao gồm nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo và thư công. Những loại văn bản này phục vụ mục đích quản lý hành chính, đảm bảo các hoạt động và quyết định trong tổ chức được thực hiện một cách chính thức và có tổ chức.

Theo Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, có ba hình thức sao văn bản hành chính được quy định cụ thể như sau:

Thứ nhất, sao y là bản sao đầy đủ và chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được thực hiện theo các thể thức và kỹ thuật quy định. Sao y có thể thực hiện từ văn bản giấy sang văn bản giấy, từ văn bản điện tử sang văn bản giấy bằng cách in ấn, hoặc từ văn bản giấy sang văn bản điện tử qua việc số hóa và ký số.

Thứ hai, sao lục là bản sao chính xác nội dung của bản sao y, được thực hiện theo các thể thức và kỹ thuật quy định. Sao lục có thể được thực hiện từ văn bản giấy sang văn bản giấy, từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, hoặc từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. Việc sao lục được thực hiện bằng cách in ấn hoặc chụp từ bản sao y.

Thứ ba, trích sao là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản cần trích, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. Trích sao có thể thực hiện từ văn bản giấy sang văn bản giấy, từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, hoặc từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ phần nội dung cần thiết từ văn bản gốc.

Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao, khi được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, có giá trị pháp lý tương đương với bản chính. Cụ thể:

- Bản sao y: Đây là bản sao đầy đủ và chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được thực hiện theo các quy định về thể thức và kỹ thuật. Bản sao y có giá trị pháp lý như bản chính khi nó được sao chép từ bản gốc hoặc bản chính văn bản một cách chính xác và đầy đủ, và phải được chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền hoặc người có thẩm quyền.

- Bản sao lục: Bản sao lục là bản sao đầy đủ và chính xác nội dung của bản sao y, tức là nó được sao chép từ bản sao y. Bản sao lục được thực hiện bằng cách in ấn hoặc chụp từ bản sao y. Nó cũng có giá trị pháp lý như bản chính, miễn là việc sao chép và trình bày được thực hiện theo quy định về thể thức và kỹ thuật.

- Bản trích sao: Bản trích sao là bản sao chính xác một phần nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản. Việc trích sao phải được thực hiện với đầy đủ thông tin và thể thức như quy định, để đảm bảo rằng phần nội dung trích xuất vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý của bản chính.

Các bản sao này phải tuân thủ các quy định về thể thức, kỹ thuật và chứng thực để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp. Khi được thực hiện đúng quy định, các bản sao y, bản sao lục và bản trích sao đều được công nhận có giá trị pháp lý như bản chính trong các giao dịch, thủ tục hành chính và các trường hợp pháp lý khác.

Thẩm quyền sao văn bản hành chính được quy định tại Điều 27 Nghị định 30/2020/NĐ-CP cụ thể như sau:

Người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức có quyền quyết định việc sao các văn bản hành chính, bao gồm cả các văn bản do cơ quan, tổ chức của mình ban hành và các văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến. Điều này có nghĩa là các quyết định về việc sao chép, in ấn, hoặc ghi lại các văn bản đều phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền ở cấp cao nhất của cơ quan hoặc tổ chức đó. Họ cũng là người có trách nhiệm quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản, nhằm đảm bảo rằng các bản sao này được xác nhận một cách chính thức và hợp pháp, từ đó duy trì tính chính xác và hợp pháp của các thông tin trong văn bản.

Đối với tài liệu hoặc vật chứa bí mật nhà nước, việc sao chép và chụp phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Điều này có nghĩa là mọi hoạt động sao, chụp các tài liệu này đều phải được thực hiện dưới sự giám sát chặt chẽ và bảo đảm rằng thông tin quan trọng không bị rò rỉ hoặc xâm phạm. Các quy định này nhằm bảo vệ an toàn và bảo mật của các thông tin nhạy cảm và đảm bảo rằng chỉ những cá nhân có thẩm quyền mới được tiếp cận và xử lý những tài liệu này.

 

2. Thể thức của bản sao văn bản hành chính

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về bản sao văn bản hành chính với hai định dạng chính là định dạng giấy và định dạng điện tử.

I. Bản sao sang định dạng giấy

Thể thức bản sao sang định dạng giấy

Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao sang định dạng giấy:

  • Hình thức sao: Có thể là “SAO Y”, “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.
  • Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản: Cần được ghi rõ.
  • Số, ký hiệu bản sao: Bao gồm số thứ tự đăng ký (được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện) và chữ viết tắt tên loại bản sao theo quy định. Số được ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
  • Địa danh và thời gian sao văn bản: Phải được nêu rõ.
  • Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền sao văn bản: Cần phải có đầy đủ.
  • Dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản: Phải được đóng.
  • Nơi nhận: Cần ghi rõ để người nhận dễ dàng tra cứu.
  • Ô số 1: Hình thức sao: “SAO Y”, “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”
  • Ô số 2: Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản
  • Ô số 3: Số, ký hiệu bản sao
  • Ô số 4: Địa danh và ngày, tháng, năm sao
  • Ô số 5a, 5b, 5c: Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
  • Ô số 6: Dấu của cơ quan, tổ chức
  • Ô số 7: Nơi nhận

II. Bản sao sang định dạng điện tử

Hình thức sao

  • Có thể là “SAO Y”, “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.

Tiêu chuẩn của văn bản số hóa

  • Định dạng: Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.
  • Ảnh màu: Bản sao phải có ảnh màu.
  • Độ phân giải: Tối thiểu là 200dpi.
  • Tỷ lệ số hóa: 100%.

Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên bản sao định dạng điện tử

  • Vị trí: Góc trên bên phải của trang đầu văn bản.
  • Hình ảnh chữ ký số: Không cần hiển thị.
  • Thông tin: Bao gồm hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601), được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

 

3. Kỹ thuật trình bày bản sao văn bản hành chính

Kỹ thuật trình bày bản sao sang định dạng giấy theo quy định yêu cầu các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy có khổ A4. Các thông tin cần thiết phải được đặt ngay sau phần cuối cùng của văn bản gốc cần sao, tách biệt bằng một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

Các cụm từ như “SAO Y”, “SAO LỤC”, và “TRÍCH SAO” phải được trình bày bằng chữ in hoa, với cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và đậm để nổi bật và dễ nhận diện.

Về cỡ chữ và kiểu chữ của các thông tin khác, bao gồm tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số và ký hiệu bản sao; địa danh và thời gian sao văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; và nơi nhận, tất cả cần phải được trình bày theo hướng dẫn tương tự như với văn bản hành chính. Điều này đảm bảo sự đồng nhất và rõ ràng trong việc trình bày bản sao, góp phần vào tính chính thức và dễ hiểu của văn bản hành chính.

Xem thêm bài viết: Màu mực sử dụng khi ký chứng từ kế toán, văn bản hành chính là màu gì?

Khi quý khách có thắc mắc về quy định pháp luật, vui lòng liên hệ đến hotline 19006162 hoặc gửi thư tư vấn đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để được tư vấn.