Tác giả:: Mục lục bài viết
1. Tổng quan về Nghị định 30/2020/NĐ-CP
- Mục đích của Nghị định
Nghị định 30/2020/NĐ-CP là một văn bản pháp luật quan trọng do Chính phủ ban hành, có hiệu lực từ ngày 05/03/2020. Mục tiêu chính của Nghị định này là thống nhất, hoàn thiện quy định về công tác văn thư trên toàn quốc.
Trước khi có Nghị định này, công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức còn nhiều bất cập, quy trình chưa được thống nhất, gây khó khăn trong việc quản lý, lưu trữ và trao đổi thông tin. Nghị định 30 ra đời nhằm giải quyết những vấn đề này, tạo ra một hệ thống văn thư hiện đại, khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước trong thời kỳ hội nhập.
- Tầm quan trọng của Nghị định
Nghị định 30 có ý nghĩa rất lớn đối với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Cụ thể:
+ Tăng cường tính minh bạch: Các quy trình làm việc được quy định rõ ràng, công khai, giúp hạn chế tình trạng tùy tiện, thiếu minh bạch.\
+ Nâng cao hiệu quả công việc: Việc sử dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư được khuyến khích, giúp rút ngắn thời gian xử lý công việc, tăng cường hiệu quả.
+ Đảm bảo tính thống nhất: Các văn bản hành chính được soạn thảo, ban hành theo một mẫu thống nhất, dễ dàng tra cứu và quản lý.
+ Tiết kiệm chi phí: Việc giảm thiểu các thủ tục hành chính không cần thiết giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho các cơ quan, tổ chức.
2. Danh sách 29 loại văn bản hành chính
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP có 29 loại văn bản hành chính gồm:
1. Nghị quyết (cá biệt) - chữ viết tắt là NQ;
2. Quyết định (cá biệt) - chữ viết tắt là QĐ;
3. Chỉ thị - CT;
4. Quy chế - QC;
5. Quy định - QYĐ;
6. Thông cáo- TC;
7. Thông báo - TB;
8. Hướng dẫn - HD;
9. Chương trình - CTr;
10. Kế hoạch - KH;
11. Phương án - PA;
12. Đề án - ĐA;
13. Dự án - DA;
14. Báo cáo - BC;
15. Biên bản - BB;
16. Tờ trình - TTr;
17. Hợp đồng - HĐ;
18. Công văn;
19. Công điện - CĐ;
20. Bản ghi nhớ - BGN;
21. Bản thỏa thuận - BTT;
22. Giấy ủy quyền - GUQ;
23. Giấy mời - GM;
24. Giấy giới thiệu - GGT;
25. Giấy nghỉ phép - GNP;
26. Phiếu gửi - PG;
27. Phiếu chuyển - PC;
28. Phiếu báo - PB;
29. Thư công.
3. Thành phần cấu trúc của một văn bản hành chính
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về thể thức văn bản hành chính như sau:
- Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính:
+ Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
+ Số, ký hiệu của văn bản.
+ Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
+ Nội dung văn bản.
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
+ Nơi nhận.
- Ngoài các thành phần chính thì văn bản có thể bổ sung các thành phần khác:
+ Phụ lục.
+ Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
+ Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
+ Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
- Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Tờ trình được xây dựng với một bố cục nội dung chi tiết, bao gồm ba phần chính như sau:
Phần mở đầu
Trong phần mở đầu của tờ trình, nội dung cần được trình bày một cách ngắn gọn, rõ ràng và xúc tích để làm nổi bật mục đích chính của việc lập tờ trình. Đây là nơi nêu rõ lý do tại sao vấn đề cần được trình duyệt, cũng như các căn cứ pháp lý liên quan đến vấn đề đó. Đặc biệt, phần này cần phân tích những căn cứ thực tế hiện có để làm nổi bật sự cấp thiết của vấn đề đang được đề xuất, nhằm tạo sự chú ý và thuyết phục cho các cấp có thẩm quyền.
Phần nội dung chính
Phần nội dung chính của tờ trình sẽ tập trung vào việc trình bày chi tiết về vấn đề cần được phê duyệt. Điều này có thể bao gồm các đề án, phương án, kế hoạch công tác hoặc các dự thảo văn bản khác liên quan. Đối với những vấn đề có nội dung đơn giản, có thể trình bày trực tiếp trong tờ trình để tránh làm tốn thời gian và tài nguyên. Tuy nhiên, nếu vấn đề có nội dung phức tạp, thì chỉ cần trình bày tóm tắt các điểm chính, còn những chi tiết cụ thể có thể được trình bày trong các tài liệu kèm theo, chẳng hạn như các đề án, kế hoạch, hoặc dự toán.
Ngoài ra, phần này cũng cần nêu rõ các phương án thực hiện, trong đó, phương án phải đảm bảo tính khả thi và được trình bày một cách cụ thể, minh bạch. Cần bổ sung các luận cứ rõ ràng và các tài liệu có độ tin cậy cao để hỗ trợ cho các phương án này, giúp tăng tính thuyết phục. Hơn nữa, để đảm bảo rằng tờ trình có tính thuyết phục cao, cần phân tích kỹ lưỡng những ý nghĩa, lợi ích và hiệu quả của các vấn đề được đưa ra, nhằm giúp người phê duyệt thấy được giá trị thực tế của việc thực hiện các đề xuất này.
Trong trường hợp có thể dự đoán trước các khó khăn hoặc vướng mắc có thể gặp phải trong quá trình thực hiện, phần này cũng nên đề xuất luôn các giải pháp khắc phục cùng với tiến độ thực hiện cụ thể để đảm bảo tính khả thi. Đồng thời, phần này cũng là nơi nêu các kiến nghị với cấp trên, bao gồm các đề xuất cụ thể về những hành động cần được thực hiện để giải quyết vấn đề.
Phần kết
Phần kết của tờ trình sẽ bao gồm việc bày tỏ mong muốn của người lập tờ trình về việc tờ trình được cấp có thẩm quyền xem xét và phê duyệt. Câu từ cần được chọn lựa sao cho thể hiện rõ ràng mong muốn này, chẳng hạn như: “Đề nghị cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.” Cuối cùng, để thể hiện sự trang trọng và tôn trọng trong giao tiếp, tờ trình thường kết thúc bằng lời cảm ơn, ví dụ: “Xin trân trọng cảm ơn.” Điều này không chỉ giúp tạo ấn tượng tốt mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quá trình lập tờ trình.
4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
- Đề xuất văn bản:
+ Xác định mục đích: Rõ ràng mục tiêu cần đạt được thông qua văn bản.
+ Xác định đối tượng: Nhóm người hoặc cơ quan sẽ nhận và thực hiện văn bản.
+ Xác định loại văn bản: Công văn, quyết định, chỉ thị, báo cáo... tùy thuộc vào nội dung và mục đích.
- Khởi thảo văn bản:
+ Thu thập thông tin: Tìm kiếm, tổng hợp các thông tin liên quan đến nội dung văn bản.
+ Lập dàn ý: Xây dựng khung sơ bộ cho văn bản, đảm bảo tính logic và mạch lạc.
+ Soạn thảo dự thảo: Viết hoàn chỉnh nội dung văn bản theo dàn ý đã lập.
- Sửa chữa dự thảo:
+ Kiểm tra nội dung: Đảm bảo thông tin chính xác, đầy đủ, không mâu thuẫn.
+ Kiểm tra ngữ pháp: Sửa lỗi chính tả, ngữ pháp, dùng từ.
+ Kiểm tra hình thức: Đảm bảo đúng quy định về văn phong, bố cục, trình bày.
- Duyệt dự thảo:
+ Trình lãnh đạo: Đưa dự thảo cho cấp trên xem xét, góp ý.
+ Lấy ý kiến các bên liên quan: Nếu cần thiết, lấy ý kiến của các phòng ban, đơn vị có liên quan.
- Đánh máy văn bản:
+ Nhập liệu: Chuyển dự thảo đã duyệt sang bản đánh máy.
+ Kiểm tra lại: So sánh bản đánh máy với bản gốc để đảm bảo chính xác.
- Chỉnh lý bản đánh máy:
+ Sửa lỗi: Sửa lại những lỗi nhỏ có thể phát sinh trong quá trình đánh máy.
+ Định dạng: Điều chỉnh font chữ, cỡ chữ, khoảng cách dòng, lề... theo quy định.
- Ký duyệt văn bản:
+ Người có thẩm quyền ký: Người được cấp thẩm quyền ký duyệt văn bản.
+ Dấu: Đóng dấu của cơ quan, tổ chức.
- Vào sổ, gửi văn bản đi và lưu văn bản:
+ Vào sổ đăng ký: Ghi chép đầy đủ thông tin về văn bản vào sổ đăng ký.
+ Gửi văn bản: Gửi bản chính hoặc bản sao đến các đơn vị, cá nhân có liên quan.
+ Lưu trữ: Lưu giữ bản gốc và bản sao tại nơi quy định.
5. Ví dụ minh họa
Quyết định thành lập Ban chỉ đạo:
Mẫu:
[Tên cơ quan] QUYẾT ĐỊNH Về việc thành lập Ban chỉ đạo [Tên dự án]
Căn cứ [Nêu các văn bản pháp luật có liên quan]; Xét đề nghị của [Tên đơn vị]; QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1: Thành lập Ban chỉ đạo [Tên dự án] với nhiệm vụ [Nêu rõ nhiệm vụ của ban chỉ đạo].
Điều 2: Thành phần Ban chỉ đạo:
- Trưởng ban: [Họ và tên, chức vụ]
- Phó trưởng ban: [Họ và tên, chức vụ]
- Các thành viên: [Liệt kê đầy đủ thành viên]
Điều 3: Quyền hạn và trách nhiệm của Ban chỉ đạo: [Nêu rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên]
Điều 4: Các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm phối hợp thực hiện Quyết định này.
Điều 5: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế các văn bản trái với quy định này.
[Chữ ký] [Họ và tên] [Chức vụ]
Giải thích:
- Phần đầu: Ghi rõ tên cơ quan ban hành, loại văn bản và tiêu đề.
- Phần căn cứ: Nêu rõ các văn bản pháp luật có liên quan đến việc ban hành quyết định.
- Phần quyết định: Là phần quan trọng nhất, nêu rõ nội dung quyết định, bao gồm việc thành lập ban chỉ đạo, thành phần, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm.
- Phần cuối: Ghi rõ hiệu lực của quyết định và người ký.
Bạn đọc có thể tham khảo bài viết sau: Phông vào, cách trình bày văn bản hành chính
Bạn đọc thắc mắc về vấn đề pháp lý có thể liên hệ qua số tổng đài 19006162 hoặc thông qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để được tư vấn cụ thể.
