Thể thức văn bản hành chính theo nghị định 30/2020/NĐ-CP

1. Tổng quan về Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Hiệu lực thi hành của Nghị định:

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP do Chính phủ ban hành về công tác văn thư chính thức có hiệu lực từ ngày 05 tháng 3 năm 2020. Nghị định này được đưa ra nhằm thay thế các quy định trước đó liên quan đến công tác văn thư, cụ thể là thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư. Sự thay thế này nhằm cập nhật và hoàn thiện các quy định để phù hợp với thực tiễn và yêu cầu mới trong quản lý công tác văn thư.

Phạm vi điều chỉnh của Nghị định:

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về công tác văn thư và việc quản lý nhà nước đối với lĩnh vực này. Theo đó, công tác văn thư được định nghĩa bao gồm các hoạt động như soạn thảo và ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; cùng với việc quản lý nhà nước về công tác văn thư. Nghị định này áp dụng không chỉ đối với các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước mà còn đối với tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp. Những tổ chức này cần căn cứ vào các quy định của Nghị định và các quy định liên quan của Đảng và pháp luật để áp dụng cho phù hợp với tình hình cụ thể.

Bố cục của Nghị định:

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP được chia thành 7 chương với tổng cộng 38 điều khoản, cấu trúc cụ thể như sau:

- Chương I - Quy định chung (Điều 1 đến Điều 6): Bao gồm các quy định về phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng, giải thích các thuật ngữ, nguyên tắc và yêu cầu quản lý công tác văn thư, giá trị pháp lý của văn bản điện tử, và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư.

- Chương II - Soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính (Điều 7 đến Điều 13): Chương này được chia thành hai mục. Mục 1 tập trung vào thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, bao gồm các loại văn bản hành chính, thể thức văn bản, và kỹ thuật trình bày. Mục 2 quy định về quy trình soạn thảo, duyệt bản thảo, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành, và ký ban hành văn bản.

- Chương III - Quản lý văn bản (Điều 14 đến Điều 19): Chương này được chia thành ba mục. Mục 1 đề cập đến quản lý văn bản đi, bao gồm các bước từ trình tự quản lý, cấp số, thời gian ban hành văn bản, đăng ký, nhân bản, đóng dấu, ký số, và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Mục 2 liên quan đến quản lý văn bản đến, bao gồm tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao, và giải quyết văn bản đến. Mục 3 quy định về sao văn bản, bao gồm các hình thức bản sao, giá trị pháp lý, và thẩm quyền sao văn bản.

- Chương IV - Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (Điều 28 đến Điều 31): Các quy định trong chương này bao gồm việc lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ và tài liệu vào lưu trữ cơ quan, cũng như trách nhiệm liên quan.

- Chương V - Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư (Điều 32 đến Điều 33): Quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật.

- Chương VI - Quản lý nhà nước về công tác văn thư (Điều 34 đến Điều 36): Bao gồm nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, trách nhiệm quản lý, và kinh phí cho công tác văn thư.

- Chương VII - Điều khoản thi hành (Điều 37 đến Điều 38): Quy định về hiệu lực thi hành và trách nhiệm thi hành Nghị định.

2. Các thành phần chính của văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Thành phần chính của thể thức văn bản hành chính quy định ở khoản 2 Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

Các thành phần chính của văn bản hành chính

Thể thức văn bản hành chính là một phần quan trọng trong việc đảm bảo sự chính xác và tính hợp pháp của các văn bản được phát hành. Theo quy định, thể thức của văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính sau đây:

- Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Đây là các yếu tố cơ bản giúp xác định quốc gia và mục đích của văn bản. Quốc hiệu thể hiện danh tính của quốc gia phát hành văn bản, trong khi tiêu ngữ giúp xác định loại văn bản và đối tượng áp dụng.

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Cung cấp thông tin về cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành văn bản, giúp xác định nguồn gốc và trách nhiệm của văn bản.

- Số, ký hiệu của văn bản: Đây là mã số và ký hiệu dùng để phân loại và quản lý văn bản, giúp dễ dàng tra cứu và theo dõi.

- Địa danh và thời gian ban hành văn bản: Cung cấp thông tin về nơi và thời điểm văn bản được phát hành, giúp xác định tính thời sự và địa lý của văn bản.

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Phần này nêu rõ loại văn bản và tóm tắt nội dung chính của văn bản, giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt được mục đích và nội dung cơ bản.

- Nội dung văn bản: Đây là phần quan trọng nhất, chứa đựng thông tin chi tiết và nội dung chính của văn bản, bao gồm các quyết định, chỉ thị, hướng dẫn, hay các thông tin khác.

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền: Xác nhận người đại diện có thẩm quyền ký ban hành văn bản, bao gồm chức vụ, họ tên và chữ ký cá nhân của người đó.

- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Bao gồm dấu cơ quan hoặc tổ chức và chữ ký số nếu có, dùng để chứng thực văn bản và đảm bảo tính hợp lệ của văn bản trong môi trường số.

- Nơi nhận: Liệt kê các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản, giúp xác định đối tượng mà văn bản gửi đến và theo dõi việc phân phối.

Các thành phần bổ sung

Ngoài các thành phần chính nêu trên, văn bản hành chính có thể bao gồm các thành phần bổ sung sau đây:

- Phụ lục: Các tài liệu bổ sung hoặc thông tin chi tiết kèm theo văn bản chính, giúp làm rõ hoặc cung cấp thêm thông tin cần thiết.

- Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành: Các chỉ dẫn này giúp xác định mức độ bảo mật và độ khẩn của văn bản, cũng như phạm vi mà văn bản có thể được lưu hành.

- Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành: Ký hiệu của người soạn thảo giúp xác định người phụ trách việc soạn thảo văn bản, trong khi số lượng bản phát hành giúp quản lý và theo dõi số lượng văn bản được phát hành.

- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax: Cung cấp thông tin liên hệ của cơ quan hoặc tổ chức phát hành văn bản, giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên lạc và trao đổi thông tin.

3. Các quy định về kỹ thuật trình bày văn bản

Tại Điều 9 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, các quy định liên quan đến kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được nêu rõ, bao gồm các yếu tố cơ bản sau đây:

- Khổ giấy và kiểu trình bày: Quy định về kích thước của khổ giấy mà văn bản hành chính phải tuân thủ, cũng như cách sắp xếp và trình bày nội dung trên trang giấy, nhằm đảm bảo tính đồng nhất và dễ đọc.

- Định lề trang: Xác định khoảng cách từ các cạnh của giấy đến nội dung văn bản, bao gồm các lề trên, dưới, trái, phải. Điều này giúp văn bản có sự cân đối và thẩm mỹ khi in ấn hoặc trình bày trên màn hình.

- Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ: Các quy định về loại phông chữ (font) được sử dụng trong văn bản hành chính, kích thước chữ và kiểu chữ (chẳng hạn như chữ thường, chữ in hoa, chữ nghiêng), nhằm đảm bảo văn bản có thể đọc được dễ dàng và đồng nhất về mặt hình thức.

- Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Quy định về cách sắp xếp và vị trí của các thành phần chính của văn bản hành chính, như quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan, số văn bản, ngày tháng năm ban hành, nội dung chính, và các thông tin khác, nhằm tạo sự rõ ràng và khoa học trong văn bản.

- Số trang văn bản: Quy định về cách đánh số trang của văn bản hành chính, đảm bảo rằng các trang của văn bản được đánh số theo trình tự hợp lý, giúp việc tham khảo và quản lý văn bản trở nên thuận tiện hơn.

4. Các loại văn bản hành chính phổ biến và cách trình bày

4.1. Công văn

Công văn là văn bản hành chính được sử dụng để trao đổi thông tin, chỉ đạo, yêu cầu hoặc phản hồi giữa các cơ quan, tổ chức, hoặc giữa cơ quan, tổ chức với cá nhân. Công văn thường mang tính chất chính thức và có mục đích cụ thể, như thông báo, yêu cầu, hay hướng dẫn thực hiện một nhiệm vụ nào đó.

Cách viết:

- Quốc hiệu và tiêu ngữ: Đặt ở đầu văn bản.

- Tên cơ quan, tổ chức: Nêu rõ tên cơ quan, tổ chức gửi công văn.

- Số, ký hiệu của công văn: Được đánh số theo quy định, có thể bao gồm cả ký hiệu để phân loại.

- Ngày, tháng, năm: Ghi rõ ngày tháng năm ban hành công văn.

- Tên loại và trích yếu nội dung: Nêu rõ loại công văn và tóm tắt nội dung chính.

- Nội dung công văn: Trình bày chi tiết yêu cầu, chỉ đạo, hoặc thông báo.

- Chức vụ, họ tên và chữ ký: Của người có thẩm quyền ký công văn.

- Dấu và chữ ký số: Của cơ quan, tổ chức, nếu có.

- Nơi nhận: Cung cấp danh sách các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận công văn.

- Trình bày: Công văn thường được viết trên khổ giấy A4 với các lề chuẩn theo quy định, sử dụng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 hoặc 14. Văn bản cần được trình bày rõ ràng, dễ đọc với các thành phần được sắp xếp hợp lý.

4.2. Quyết định

Đặc điểm: Quyết định là văn bản hành chính được dùng để xác định, quyết định một vấn đề cụ thể, thường liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ, giải quyết công việc, hoặc quyết định các vấn đề chính trị, hành chính, và pháp lý.

Cách viết:

- Quốc hiệu và tiêu ngữ: Đặt ở phần đầu văn bản.

- Tên cơ quan, tổ chức: Ghi rõ tên cơ quan, tổ chức ban hành quyết định.

- Số, ký hiệu của quyết định: Được đánh số và ký hiệu để phân loại.

- Ngày, tháng, năm: Ghi ngày tháng năm ban hành quyết định.

- Tên loại và trích yếu nội dung: Nêu rõ loại quyết định và nội dung chính.

- Nội dung quyết định: Trình bày chi tiết các điều khoản, nội dung của quyết định.

- Chức vụ, họ tên và chữ ký: Của người có thẩm quyền ký quyết định.

- Dấu và chữ ký số: Của cơ quan, tổ chức.

- Nơi nhận: Cung cấp danh sách các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân liên quan.

- Trình bày: Quyết định thường được viết trên khổ giấy A4, sử dụng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 14 hoặc 16 để nổi bật các tiêu đề và các điều khoản quan trọng. Văn bản cần được sắp xếp theo thứ tự hợp lý, dễ theo dõi và đọc hiểu.

4.3. Thông báo

Đặc điểm: Thông báo là văn bản hành chính dùng để thông tin, truyền đạt các nội dung cần thiết đến các cá nhân, cơ quan, tổ chức. Thông báo thường mang tính chất thông tin và yêu cầu nhận thức hoặc hành động từ người nhận.

Cách viết:

- Quốc hiệu và tiêu ngữ: Đặt ở đầu văn bản.

- Tên cơ quan, tổ chức: Nêu rõ tên cơ quan, tổ chức phát hành thông báo.

- Số, ký hiệu của thông báo: Được đánh số và ký hiệu cho dễ phân biệt.

- Ngày, tháng, năm: Ghi rõ ngày tháng năm ban hành thông báo.

- Tên loại và trích yếu nội dung: Nêu rõ loại thông báo và nội dung chính.

- Nội dung thông báo: Trình bày chi tiết thông tin cần truyền đạt.

- Chức vụ, họ tên và chữ ký: Của người có thẩm quyền ký thông báo.

 - Dấu và chữ ký số: Của cơ quan, tổ chức.

- Nơi nhận: Cung cấp danh sách các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận thông báo.

- Trình bày: Thông báo thường được viết trên khổ giấy A4, với phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 hoặc 14. Văn bản cần được trình bày rõ ràng, thông tin được phân chia thành các đoạn dễ đọc.

4.4. Các loại văn bản khác

Giấy mời:

- Đặc điểm: Được sử dụng để mời cá nhân hoặc tổ chức tham dự sự kiện, cuộc họp, hoặc hoạt động.

- Cách viết: Bao gồm thông tin về sự kiện, thời gian, địa điểm, và yêu cầu người nhận tham gia.

- Trình bày: Sử dụng phông chữ dễ đọc, trình bày rõ ràng với các phần thông tin được phân chia hợp lý.

Giấy giới thiệu:

- Đặc điểm: Được dùng để giới thiệu cá nhân hoặc tổ chức đến một cơ quan, tổ chức khác.

- Cách viết: Bao gồm thông tin về người hoặc tổ chức được giới thiệu, mục đích giới thiệu.

- Trình bày: Phông chữ và định dạng tương tự như các văn bản hành chính khác, đảm bảo tính trang trọng và chính xác.

Biên bản:

- Đặc điểm: Ghi chép lại nội dung cuộc họp, hội nghị, hoặc sự kiện.

- Cách viết: Ghi rõ ngày giờ, địa điểm, nội dung thảo luận, quyết định hoặc kết luận.

- Trình bày: Viết trên khổ giấy A4, sử dụng phông chữ và cỡ chữ tiêu chuẩn, với các phần nội dung được phân chia rõ ràng và dễ theo dõi.

Xem thêm: Quy định về thể thức văn bản theo Nghị định 30

Quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc. Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất!