Thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội (BHXH) trực tuyến

1. Báo giảm bảo hiểm xã hội là gì? 

  Báo giảm bảo hiểm xã hội là việc doanh nghiệp phải thực hiện khi có sự thay đổi về mặt nhân sự. Pháp luật hiện hành quy định trường hợp doanh nghiệp cắt giảm người lao động hay việc người lao động nghỉ việc theo đúng quy định pháp luật thì phía doanh nghiệp phải có nghĩa vụ thông báo cho cơ quan bảo hiểm để thay đổi nhân sự và việc điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội.

  Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có nghĩa vụ phải hợp tác với cơ quan bảo hiểm để xác nhận về thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động hay nghỉ việc theo quy định pháp luật. Điều này nhằm đảm bảo mức hưởng bảo hiểm đúng theo quy định cho người lao động.

  Người sử dụng lao động thực hiện thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội nhằm bảo vệ quyền lợi cho chính bản thân người sử dụng lao động vì mức hưởng bảo hiểm xã hội dựa trên mức đóng và thời gian đóng bảo hiểm của người lao động. Nếu không thực hiện báo giảm thi có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn lực kinh tế của phía doanh nghiệp cũng như bên người sử dụng lao động. 

2. Trường hợp phải báo giảm bảo hiểm xã hội

  Căn cứ khoản 1 Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 có quy định: "Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội".

  Theo đó, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội. Điều này đảm bảo lợi ích cho cả doanh nghiệp và người lao động.

  Mặt khác, căn cứ Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản ly sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế được ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam có quy định về trách nhiệm của người tham gia, đơn vị, Đại lý thu. Quy định cụ thể tại điểm 2.1 khoản 2 Điều 50 trong quy trình trên là:

  "Thực hiện lập, nộp hồ sơ; trích nộp tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp theo đúng quy trình, quy định tại Văn bản này và quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Trường hợp đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền bảo hiểm y tế của các tháng báo giảm chậm và thẻ bảo hiểm y tế có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó".

  Như vây, các trường hợp mà đơn vị, doanh nghiệp báo giảm bảo hiểm xã hội là: 

 - Người lao động nghỉ việc chấm dứt hợp đồng lao động; 

 - Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày;

 - Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng;

 - Người lao động, đơn vị hoãn thực hiện hợp đồng;

  Để thuận lợi cho công tác theo dõi quản lý hồ sơ trường hợp giảm hoặc điều chỉnh doanh nghiệp có thể thực hiện mỗi tháng một lần. Trường hợp doanh nghiệp báo giảm bảo hiểm xã hội chậm thì phải đóng số tiền bảo hiểm y tế của các tháng báo giảm chậm và thẻ bảo hiểm y tế có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó. 

3. Hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội trực tuyến

  Tại Điều 23 Quyết định số 595/QĐ-BHXH thì hồ sơ đăng ký, điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp bao gồm:

 - Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS)

 - Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS)

 - Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS)

 - Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS)

  Đơn vị, doanh nghiệp lập 01 bộ hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ trên sau đó nộp lên cơ quan Bảo hiểm xã hội để được xử lý.

4. Thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội trực tuyến

  Hiện nay, để thuận lợi sử dụng và giảm gánh nặng giấy tờ, người sử dụng lao động muốn thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội ngoài việc nộp hồ sơ trực tiếp qua hồ sơ giấy, thì phía doanh nghiệp đã có thể báo giảm bảo hiểm xã hội trực tuyến. 

  Hình thức nộp hồ sơ trực tuyến được khá nhiều cơ quan bảo hiểm xã hội tại quận, huyện áp dụng. Doanh nghiệp sẽ thực hiện kê khai báo giảm bảo hiểm xã hội trên phần mềm, sau đó dùng thiết bị chữ ký số để nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ 01 bộ hồ sơ theo quy định nêu trên. 

  Thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội thông qua trang web dịch vụ công bao gồm các bước sau: 

 - Bước 1: Doanh nghiệp truy cập vào trang web: https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ để đăng ký tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử.

 - Bước 2: Sau khi đăng ký thành công trên trang thông tin của cơ quan bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp tải phần mềm chuyên dụng về máy tính và tiến hành kê khai bảo hiểm xã hội.Sau đó, doanh nghiệp xuất file hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội, dùng chữ ký số để ký rồi nộp lên cơ quan bảo hiếm xã hội. 

   Hiện nay, ngoài việc đăng ký báo giảm bảo hiểm xã hội thông qua trang web của bảo hiểm xã hội thì còn có thể đăng ký qua phần mềm. Phần mềm đang được sử dụng phổ biến nhất là Phần mềm kê khai Bảo hiểm xã hội của Tổng cục Bảo hiểm xã hội. Đây là phần mềm hỗ trợ miễn phí cho tất cả doanh nghiệp.

  Căn cứ vào quy định Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, thời hạn giải quyết thông tin báo giảm bảo hiểm xã hội sẽ trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày cơ quan bảo hiểm xã hội nhận được hồ sơ, yêu cầu báo giảm bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp sẽ được giải quyết.

5. Thời hạn doanh nghiệp báo giảm bảo hiểm xã hội

  Theo quy định pháp luật tại khoản 1 Điều 32 Quyết định 959/QĐ-BHXH năm 2017 (sửa đổi bổ sung bởi khoản 41 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020) quy định về trách nhiệm điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội hàng tháng của đơn vị sử dụng lao động như sau:

"1. Đơn vị 

 1.1. Nhận hồ sơ của người lao động theo quy định tại Điều 23, Điều 27

 1.2. Kê khai hồ sơ

a) Đăng ký, điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế hằng tháng: theo quy định tại Điều 23".

  Do đó, đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm phải kê khai, lập hồ sơ và nộp hồ sơ kịp thời đến cơ quan bảo hiểm xã hội về thực hiện điều chỉnh đóng bảo hiểm, tăng giảm lao động, mức đóng, số tiền phải đóng, truy thu, hoàn trả thay đổi thông tin đóng bảo hiểm theo quy định pháp luật .

  Ngoài ra, Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 có quy định một trong các loại giấy tờ mà người sửu dụng lao động phải nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội khi thực hiện thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội là: Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS).

  Vì thế nên người sửu dụng lao động cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nêu trên để báo giảm bảo hiểm xã hội với cơ quan bảo hiểm xã hội. Ngoài ra, việc báo giảm bảo hiểm xã hội phải được thực hiện tại tháng người lao động chính thức nghỉ (nghỉ vì kết thúc hợp đồng lao động; nghỉ khi hưởng chế độ ốm đau, thai sản,...).

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của Công ty Luật Minh Khuê chúng tôi về "Thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội mới nhất trực tuyến" và một số vấn đề pháp lý liên quan. Mọi vướng mắc chưa rõ hoặc có nhu cầu hỗ trợ dịch vụ pháp lý khác, quý khách vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tiếp thông qua tổng đài điện thoại, gọi ngay tới số: 1900.6162 để được giải đáp. Trân trọng !