1. Bằng IELTS có công chứng được không theo quy định pháp luật?

Theo cách gọi thông thường, nhiều người nói “công chứng bằng IELTS”. Tuy nhiên, về mặt pháp lý, thủ tục phù hợp trong đa số trường hợp là chứng thực bản sao từ bản chính chứng chỉ IELTS, chứ không phải công chứng theo nghĩa công chứng hợp đồng, giao dịch.

Chứng chỉ IELTS là giấy tờ do tổ chức nước ngoài cấp. Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản chính giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp về nguyên tắc phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi dùng làm căn cứ chứng thực bản sao. Tuy nhiên, Thông tư 01/2020/TT-BTP đã quy định ngoại lệ rất quan trọng: các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp cho cá nhân như bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính.

Vì vậy, tính đến ngày 30/08/2026, chứng chỉ IELTS hoàn toàn có thể được chứng thực bản sao từ bản chính tại Việt Nam nếu bản gốc hợp lệ, rõ ràng và không thuộc trường hợp bị từ chối chứng thực. Nói ngắn gọn, “bằng IELTS có công chứng được không?” thì câu trả lời thực tế là có, nhưng cách gọi chính xác nên là chứng thực bản sao chứng chỉ IELTS.

Ngoài bản sao chứng thực, nếu người nộp hồ sơ cần bản tiếng Việt thì có thể thực hiện thêm thủ tục đối với bản dịch. Trường hợp này, người dân thường gọi là “dịch công chứng” hoặc “công chứng bản dịch”, nhưng về kỹ thuật pháp lý cần phân biệt rõ với việc chứng thực bản sao của chứng chỉ gốc.

2. Điều kiện và hình thức công chứng chứng chỉ IELTS

Để được chứng thực, bản chính chứng chỉ IELTS phải đáp ứng các điều kiện cơ bản theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Cụ thể, giấy tờ sẽ không được dùng làm cơ sở để chứng thực nếu bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ; bị rách nát, mờ nhòe, hư hỏng đến mức không xác định được nội dung; có dấu hiệu giả mạo; hoặc thuộc loại giấy tờ bị pháp luật cấm sao chụp.

Với chứng chỉ IELTS, người thực hiện chứng thực thường sẽ kiểm tra các thông tin như họ tên thí sinh, ngày sinh, số hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân, điểm từng kỹ năng, tổng điểm và mã số chứng chỉ. Nếu bản gốc còn nguyên vẹn, rõ chữ và đúng hình thức của chứng chỉ do đơn vị tổ chức thi phát hành thì có thể dùng để chứng thực.

Về hình thức, có hai nhu cầu phổ biến:

Thứ nhất là chứng thực bản sao từ bản chính. Đây là trường hợp người dân photo hoặc scan từ chứng chỉ IELTS gốc để xin xác nhận “đúng với bản chính”. Hình thức này thường dùng khi nộp hồ sơ du học, xin việc, làm hồ sơ học tập hoặc lưu hồ sơ cá nhân.

Thứ hai là bản dịch có xác nhận hợp lệ. Nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu tài liệu bằng tiếng Việt, người dân phải dịch chứng chỉ IELTS và thực hiện thủ tục đối với bản dịch tại cơ quan có thẩm quyền hoặc tổ chức hành nghề công chứng theo quy định hiện hành. Khi đó, ngoài bản gốc hoặc bản sao của chứng chỉ IELTS, còn phát sinh yêu cầu về người dịch, chữ ký người dịch hoặc thủ tục công chứng bản dịch tùy nơi thực hiện.

Điểm cần nhớ là không phải mọi trường hợp dùng IELTS đều phải làm bản dịch. Nhiều đơn vị chấp nhận bản sao chứng thực giữ nguyên tiếng Anh, nhất là trong hồ sơ liên quan đến du học, tuyển dụng quốc tế hoặc các chương trình đào tạo có yếu tố nước ngoài.

3. Hướng dẫn chi tiết thủ tục công chứng bằng IELTS

Thủ tục thực hiện khá đơn giản nếu người dân chỉ cần bản sao chứng thực từ bản gốc IELTS.

Trước hết, người yêu cầu chuẩn bị chứng chỉ IELTS bản chính. Nên mang theo thêm bản photocopy theo đúng số lượng cần chứng thực để tiết kiệm thời gian. Nếu chưa photo trước, một số nơi có thể hỗ trợ sao chụp nhưng có thể phát sinh thêm chi phí sao chụp thực tế.

Tiếp theo, người yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng như thẻ căn cước, hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ khác theo yêu cầu tiếp nhận hồ sơ. Cơ quan chứng thực sẽ đối chiếu bản sao với bản chính, kiểm tra tình trạng pháp lý và hình thức của chứng chỉ.

Nếu giấy tờ hợp lệ, người có thẩm quyền sẽ ghi lời chứng, ký, đóng dấu và trả kết quả. Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính thường được giải quyết ngay trong ngày. Nếu tiếp nhận sau 15 giờ mà không giải quyết kịp thì có thể trả vào ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp số lượng bản sao nhiều thì có thể được hẹn trả sau nhưng vẫn phải theo thời hạn hợp lý.

Về phí, theo Thông tư 226/2016/TT-BTC, phí chứng thực bản sao từ bản chính là 2.000 đồng/trang đối với hai trang đầu, từ trang thứ ba trở đi là 1.000 đồng/trang, và mức thu tối đa không quá 200.000 đồng cho một bản. Nếu có thêm phần bản dịch thì chi phí dịch thuật hoặc chi phí đối với bản dịch sẽ tính riêng.

Nếu người dân cần “dịch công chứng” chứng chỉ IELTS, quy trình thường gồm các bước: chuẩn bị bản gốc IELTS, yêu cầu dịch sang tiếng Việt hoặc ngôn ngữ cần thiết, sau đó thực hiện thủ tục xác nhận bản dịch tại nơi có thẩm quyền. Khi làm dạng này, nên hỏi trước nơi tiếp nhận hồ sơ xem họ yêu cầu bản dịch công chứng hay chỉ cần bản sao chứng thực tiếng Anh để tránh làm thừa giấy tờ.

4. Công chứng bằng IELTS có cần dịch thuật không?

Pháp luật không quy định mọi chứng chỉ IELTS khi chứng thực đều bắt buộc phải dịch. Việc có cần dịch hay không phụ thuộc chủ yếu vào yêu cầu của cơ quan, trường học, doanh nghiệp hoặc tổ chức nhận hồ sơ.

Nếu hồ sơ được nộp cho cơ quan, tổ chức chấp nhận giấy tờ bằng tiếng Anh, người dân thường chỉ cần bản sao chứng thực từ bản chính là đủ. Đây là trường hợp rất phổ biến với hồ sơ du học, hồ sơ xin visa, hồ sơ xét tuyển chương trình quốc tế hoặc hồ sơ nộp cho doanh nghiệp nước ngoài.

Ngược lại, nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu tài liệu bằng tiếng Việt, đặc biệt trong một số thủ tục hành chính trong nước, người nộp hồ sơ nên làm thêm bản dịch hợp lệ. Khi đó, bản dịch phải do người đủ điều kiện thực hiện và được xác nhận theo đúng trình tự pháp luật.

Một điểm thuận lợi là theo Thông tư 01/2020/TT-BTP, ngay cả khi thực hiện thủ tục đối với bản dịch của chứng chỉ IELTS, bản chính chứng chỉ này vẫn thuộc nhóm giấy tờ không phải hợp pháp hóa lãnh sự. Điều đó giúp người dân đỡ mất thêm một bước thủ tục so với nhiều loại giấy tờ nước ngoài khác.

Vì vậy, câu trả lời chính xác là: công chứng hoặc chứng thực bằng IELTS không mặc nhiên phải dịch thuật; chỉ nên dịch khi nơi nhận hồ sơ yêu cầu hoặc khi người nộp muốn dùng bản tiếng Việt cho mục đích cụ thể.

5. Công chứng bằng IELTS ở đâu uy tín và đúng luật?

Tính đến ngày 30/08/2026, người dân có thể thực hiện thủ tục tại các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung. Những nơi phổ biến, đúng luật và thuận tiện nhất gồm:

Ủy ban nhân dân cấp xã. Đây là nơi nhiều người lựa chọn vì gần nơi ở, thủ tục quen thuộc và mức thu theo biểu phí nhà nước.

Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng. Đây là lựa chọn phù hợp khi người dân muốn làm nhanh, cần hỗ trợ thêm về bản dịch hoặc cần xử lý nhiều loại giấy tờ cùng lúc. Nhiều văn phòng công chứng cũng có sẵn cộng tác viên dịch thuật, nên thuận tiện hơn nếu hồ sơ của bạn cần bản dịch.

Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài. Trường hợp công dân đang ở nước ngoài và cần chứng thực giấy tờ để dùng cho thủ tục tại Việt Nam hoặc ngược lại, có thể liên hệ cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của Việt Nam.

Khi chọn nơi thực hiện, tiêu chí “uy tín” nên hiểu là đúng thẩm quyền, thu phí đúng quy định, có biên nhận rõ ràng, giải thích thủ tục minh bạch và không yêu cầu thêm giấy tờ trái luật. Với chứng chỉ IELTS, điều quan trọng không phải là chọn nơi “quảng cáo mạnh”, mà là chọn đúng cơ quan có thẩm quyền và biết xử lý giấy tờ nước ngoài.

Nếu hồ sơ của bạn cần cả bản sao chứng thực lẫn bản dịch, nên ưu tiên tổ chức hành nghề công chứng có hỗ trợ dịch thuật hợp lệ để làm gọn trong một lần. Nếu chỉ cần bản sao chứng thực đơn thuần, Ủy ban nhân dân cấp xã thường đã đáp ứng tốt.

6. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện công chứng bằng IELTS

Lưu ý đầu tiên là nên dùng đúng thuật ngữ. Trong đa số trường hợp, bạn đang làm chứng thực bản sao từ bản chính chứng chỉ IELTS, không phải công chứng hợp đồng hay giao dịch. Dùng đúng khái niệm sẽ giúp hỏi thủ tục chính xác hơn và tránh bị hướng dẫn sai.

Lưu ý thứ hai là kiểm tra kỹ bản gốc trước khi đi làm. Nếu chứng chỉ bị bong tróc, tẩy xóa, rách nặng, nhòe thông tin hoặc có dấu hiệu bất thường, cơ quan chứng thực có thể từ chối tiếp nhận.

Lưu ý thứ ba là chứng thực bản sao không làm phát sinh hay kéo dài hiệu lực của chứng chỉ IELTS. Về mặt chuyên môn, IELTS thường chỉ được nhiều cơ quan, trường học hoặc nhà tuyển dụng chấp nhận trong thời hạn 2 năm kể từ ngày thi. Vì vậy, dù bản sao chứng thực vừa được cấp, chứng chỉ gốc đã hết hạn sử dụng theo yêu cầu của nơi nhận hồ sơ thì vẫn có thể bị từ chối.

Lưu ý thứ tư là tuyệt đối không sử dụng chứng chỉ giả, chứng chỉ sửa điểm hoặc giấy tờ bị can thiệp nội dung. Hành vi này không chỉ bị từ chối chứng thực mà còn có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu đủ yếu tố cấu thành vi phạm.

Lưu ý thứ năm là trước khi đi làm, nên hỏi rõ nơi tiếp nhận hồ sơ xem họ cần gì: bản sao chứng thực tiếng Anh, bản dịch tiếng Việt, bản dịch công chứng hay chỉ cần bản scan đối chiếu. Nhiều người phát sinh chi phí không cần thiết chỉ vì không xác minh yêu cầu này từ đầu.

Lưu ý cuối cùng là nên chuẩn bị số lượng bản sao hợp lý. Nếu hồ sơ dùng cho nhiều nơi, nên làm dư một vài bản để tránh phải đi lại nhiều lần, nhất là khi chứng chỉ còn thời hạn sử dụng ngắn.

Quý bạn đọc cũng có thể tham khảo thêm: