Trả lời:

1. Căn cứ pháp lý đăng ký nội quy lao động

Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

Điều 28 Nghị định 05/2015/NĐ-CP Nghị định quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ luật lao động về đăng ký nội quy lao động và hiệu lực của nội quy lao động :

“1. Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh. 

2. Khi nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động, cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh cấp giấy xác nhận đã nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho người sử dụng lao động. 

3. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh có văn bản thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại nội quy lao động. 

4. Khi nhận được văn bản thông báo nội quy lao động có quy định trái với pháp luật, người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và thực hiện đăng ký lại nội quy lao động. 

5. Trường hợp sửa đổi, bổ sung nội quy lao động đang có hiệu lực, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và thực hiện đăng ký lại nội quy lao động. 

6. Hồ sơ đăng ký lại nội quy lao động quy định tại Khoản 4 và 5 Điều này được thực hiện như đăng ký nội quy lao động. 

7. Nội quy lao động có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký hoặc hồ sơ đăng ký lại nội quy lao động. 

8. Người sử dụng lao động có chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm gửi nội quy lao động sau khi có hiệu lực đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh. 

9. Người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động không phải đăng ký nội quy lao động.”

Như vậy, đối với trường hợp sửa đổi, bổ sung nội quy lao động đang có hiệu lực thì người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và thực hiện việc đăng kí lại nội quy lao động. Người sử dụng lao động phải đăng ký lại nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh. 

Hồ sơ đăng kí lại nội quy lao động bao gồm:

1. Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

2. Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất;

3. Biên bản góp ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở;

4. Nội quy lao động đã sửa đổi, bổ sung

 

2. Hồ sơ, thủ tục đăng ký Nội quy lao động theo Luật mới

2.1 Đăng ký nội quy lao động

Tại Điều 119 Bộ luật Lao động 2019 quy định đăng ký nội quy lao động như sau:

- Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh (Sở LĐTB&XH) nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

- Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

- Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì Sở LĐTB&XH thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.

- Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

- Căn cứ điều kiện cụ thể, cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp huyện (Phòng LĐTB&XH) thực hiện việc đăng ký nội quy lao động theo quy định tại Điều 119 Bộ luật Lao động 2019.

 

2.2 Hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Theo Điều 120 Bộ luật Lao động 2019, hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

(1) Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

(2) Nội quy lao động;

(3) Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;

(4) Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

 

2.3 Hiệu lực của nội quy lao động

Theo Điều 121 Bộ luật Lao động 2019 thì nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày Sở LĐTB&XH hoặc Phòng LĐTB&XH (trường hợp được ủy quyền) nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

 

3. Những lưu ý cơ bản liên quan đến xây dựng nội quy lao động

  • Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan
  • Người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 lao động cũng phải có nội quy lao động. Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản.
  • Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
  • Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.
  • Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động. Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

Nội quy lao động phải sửa đổi như thế nào từ năm 2021

Những điểm cần bổ sung

Theo quy định mới tại Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động cần có thêm những nội dung chủ yếu sau đây:

  • Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc
  • Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động
  • Trách nhiệm vật chất
  • Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Bổ sung quy định về trường hợp người lao động nghỉ việc riêng nhưng vẫn được hưởng nguyên lương: trường hợp con nuôi kết hôn (1 ngày), trường hợp cha nuôi, mẹ nuôi, cha nuôi của vợ/chồng, mẹ nuôi của vợ/chồng chết (3 ngày), khi nghỉ những ngày này người lao động phải thông báo cho người sử dụng lao động.

Bổ sung quy định về các trường hợp được phép sa thải người lao động khi người lao động có hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc.

Trong một số ngành, nghề, công việc nhất định, bổ sung nhiều trường hợp NSDLĐ được sử dụng NLĐ làm thêm không quá 300 giờ trong 01 năm trong một số ngành, nghề, công việc nhất định (tham khảo thêm tại Khoản 3, Điều 107 Bộ luật lao động 2019)

NLĐ có thể từ chối làm thêm trong trường hợp đặc biệt khi việc làm thêm đó có nguy cơ ảnh hưởng đến tính mạng, sức khỏe của người lao động theo quy định của pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động.

Những điểm cần thay đổi

Về thời giờ nghỉ ngơi

  • Người lao động được nghỉ Quốc khánh 02 ngày thay vì 01 ngày so với quy định cũ
  • Người sử dụng lao động phải căn cứ theo Quyết định cụ thể hằng năm của Thủ tướng Chính phủ về số ngày nghỉ Tết âm lịch và Quốc khánh
  • Bỏ quy định nghỉ hằng năm ưu tiên đối với người lao động làm việc trong điều kiện sinh sống khắc nghiệt

Về thời giờ làm việc

  • Doanh nghiệp cần phải sửa số giờ làm thêm không quá 40 giờ trong 1 tháng (trước đây chỉ là không quá 30 giờ trong 1 tháng)
  • NSDLĐ không còn bị giới hạn khi quy định về số giờ làm thêm và NLĐ không được từ chối trong những trường hợp nhất định (tham khảo thêm tại Điều 108 Bộ luật Lao động 2019)
  •  

4. Tư vấn tình huống của khách hàng

Chúng tôi là Công ty Đại chúng, quy mô 200 người. Hiện nay công ty tôi đang áp dụng thời gian làm việc là 8 giờ/ngày, 40 giờ/tuần.

Thời gian làm việc: Sáng từ: 7:30 đến 12:00 ;Chiều từ 13;00 đến 16:30 ;Nghỉ thứ 7 và chủ nhật.

Để phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty, chúng tôi muốn thay đổi thời gian làm việc thành 44 giờ/tuần (thay vị 40 giờ như trước) .

Vậy công ty tôi cần phải làm thủ tục gì để phù hợp với quy định của Pháp luật?

Chúng tôi có cần phải sửa đổi Nội quy Lao động không? có phải đăng ký lại NQLĐ không và thủ tục như thế nào?

Thứ nhất ,việc thay đổi 44 giờ/ 1 tuần làm việc là phù hợp với quy định của pháp luật.

Điều 104 Bộ luật lao động năm 2019 quy định thời giờ làm việc bình thường như sau:

1. Thời giờ làm việc bình thường không quá 08 giờ trong 01 ngày và 48 giờ trong 01 tuần.

2. Người sử dụng lao động có quyền quy định làm việc theo giờ hoặc ngày hoặc tuần; trường hợp theo tuần thì thời giờ làm việc bình thường không quá 10 giờ trong 01 ngày, nhưng không quá 48 giờ trong 01 tuần .

Nhà nước khuyến khích người sử dụng lao động thực hiện tuần làm việc 40 giờ.

3. Thời giờ làm việc không quá 06 giờ trong 01 ngày đối với những người làm các công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm theo danh mục do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội chủ trì phối hợp với Bộ Y tế ban hành.”

Theo quy định trên, người lao động có quyền quy định làm việc theo giờ hoặc tuần; Trường hợp làm việc theo tuần thì thời giờ làm việc bình thường không quá 10 giờ /1 ngày, nhưng không quá 48 giờ/ 1 tuần.

Như vậy, việc công ty bạn muốn thay đổi giờ làm việc từ 40 giờ/1 tuần sang 44 giờ/ 1 tuần là phù hợp với quy định của pháp luật.

Việc thay đổi này phải được quy định trong nội quy lao động của công ty. Vì vậy, công ty phải thực hiện việc sửa đổi nội dung nội quy lao động và thực hiện đăng kí lại nội quy lao động.

Thứ hai, thủ tục đăng kí lại nội quy lao động.

Điều 28 Nghị định 05/2015/NĐ-CP về  Đăng ký nội quy lao động và hiệu lực của nội quy lao động :

“1. Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh. 

2. Khi nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động, cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh cấp giấy xác nhận đã nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho người sử dụng lao động. 

3. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh có văn bản thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại nội quy lao động. 

4. Khi nhận được văn bản thông báo nội quy lao động có quy định trái với pháp luật, người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và thực hiện đăng ký lại nội quy lao động. 

5. Trường hợp sửa đổi, bổ sung nội quy lao động đang có hiệu lực, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và thực hiện đăng ký lại nội quy lao động. 

6. Hồ sơ đăng ký lại nội quy lao động quy định tại Khoản 4 và 5 Điều này được thực hiện như đăng ký nội quy lao động. 

7. Nội quy lao động có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký hoặc hồ sơ đăng ký lại nội quy lao động. 

8. Người sử dụng lao động có chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm gửi nội quy lao động sau khi có hiệu lực đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh. 

9. Người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động không phải đăng ký nội quy lao động.”

Theo quy định này, những đơn vị sử dụng lao động có 10 người lao động trở lên thì phải đăng kí nội quy lao động. Trường hợp sửa đổi, bổ sung nội quy lao động đang có hiệu lực thì người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và thực hiện việc đăng kí lại nội quy lao động.

Trường hợp này, công ty bạn sử dụng trên 200 lao động nên phải có nghĩa vụ đăng kí nội quy lao động. Hiện tại trong nội quy lao động của công ty đang quy định thời gian làm việc là 8 giờ/ngày, 40 giờ/tuần. Nếu công ty muốn thay đổi thời gian làm việc sang 44 giờ /1 tuần thì công ty phải thực hiện thủ tục sau:

- Lấy ý kiến tham khảo từ tổ chức đại diện tập thể người lao động tại công ty;

- Đăng kí lại nội quy lao động.Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày sửa đổi  nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký lại nội quy lao động.

Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật lao động về sửa đổi nội quy lao động trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi số: 1900.6162 để được giải đáp. Trân trọng./.