Mục lục bài viết
1. Khái niệm và mục đích của Nội quy lao động
Khái niệm Nội quy lao động:
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 118 của Bộ luật Lao động năm 2019, việc ban hành nội quy lao động là yêu cầu bắt buộc đối với người sử dụng lao động. Cụ thể, nếu một công ty hoặc tổ chức sử dụng từ 10 người lao động trở lên, họ phải ban hành nội quy lao động dưới dạng văn bản. Đây là một yêu cầu pháp lý quan trọng nhằm đảm bảo rằng tất cả các quy tắc, quy định và trách nhiệm trong môi trường làm việc đều được quy định rõ ràng và minh bạch, giúp tránh các tranh chấp lao động và tạo ra môi trường làm việc công bằng.
Nội quy lao động là tài liệu chính thức do người sử dụng lao động soạn thảo và ban hành. Tài liệu này bao gồm các quy tắc, quy định về hành vi, trách nhiệm và nghĩa vụ của người lao động trong quá trình làm việc. Nó còn quy định các biện pháp kỷ luật và cách thức xử lý các vi phạm, cũng như các vấn đề liên quan đến trách nhiệm vật chất của người lao động. Việc ban hành và áp dụng nội quy lao động không chỉ giúp đảm bảo sự đồng thuận và hiểu biết chung giữa người lao động và người sử dụng lao động, mà còn là cơ sở pháp lý để xử lý các tranh chấp hoặc vi phạm.
Theo Điều 121 của Bộ luật Lao động năm 2019, nội quy lao động sẽ chính thức có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động. Điều này có nghĩa là, sau khi nội quy được ban hành và đăng ký với cơ quan nhà nước, người lao động và người sử dụng lao động phải tuân thủ nội quy đó sau một khoảng thời gian 15 ngày để đảm bảo sự đồng bộ và thông báo rõ ràng.
Đối với trường hợp người sử dụng lao động có ít hơn 10 người lao động và ban hành nội quy lao động dưới dạng văn bản, hiệu lực của nội quy lao động sẽ do người sử dụng lao động tự quyết định. Trong tình huống này, người sử dụng lao động có thể quy định một thời điểm cụ thể khi nội quy bắt đầu có hiệu lực, nhưng không được vượt quá các quy định pháp luật hiện hành.
Hiện tại, pháp luật không quy định một khoảng thời gian cụ thể cho thời hạn hiệu lực của nội quy lao động, do đó, nội quy lao động sẽ có hiệu lực vô thời hạn cho đến khi có sự thay đổi hoặc điều chỉnh mới. Tuy nhiên, đối với nội quy lao động trong các trường hợp người sử dụng lao động có dưới 10 người lao động, thì thời hạn hiệu lực được quyết định theo quy định mà người sử dụng lao động nêu rõ trong nội quy lao động của mình.
Mục đích của nội quy lao động:
Nội quy lao động không chỉ là một tài liệu quy định các quy tắc hành chính và kỷ luật trong công ty, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành môi trường làm việc. Các mục đích chính của việc xây dựng và áp dụng nội quy lao động bao gồm:
- Xây dựng mối quan hệ lao động ổn định và hài hòa: Một trong những mục đích hàng đầu của nội quy lao động là tạo ra một môi trường làm việc nơi các mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động được thiết lập rõ ràng và công bằng. Nội quy lao động cung cấp các quy tắc và quy định rõ ràng về quyền lợi và nghĩa vụ của các bên, giúp giảm thiểu xung đột và tranh chấp. Khi các quy định về cách cư xử và xử lý các vấn đề được quy định cụ thể, nó giúp xây dựng sự tin tưởng và hòa hợp trong môi trường làm việc.
- Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động và người sử dụng lao động: Nội quy lao động là công cụ quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của cả hai bên trong quan hệ lao động. Đối với người lao động, nội quy đảm bảo rằng quyền lợi của họ được bảo vệ và các nghĩa vụ của họ được xác định rõ ràng, từ đó giúp tránh các tranh chấp không cần thiết. Đối với người sử dụng lao động, nội quy giúp bảo đảm rằng quyền lợi của họ cũng được bảo vệ, đồng thời quy định rõ ràng các hành vi kỷ luật cần thiết để duy trì trật tự và hiệu quả trong công việc. Bằng cách này, nội quy lao động giúp cân bằng lợi ích của cả hai bên và tạo ra một nền tảng vững chắc cho quan hệ lao động.
- Tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả: Một môi trường làm việc chuyên nghiệp là nền tảng để đạt được hiệu quả cao trong công việc. Nội quy lao động giúp thiết lập các tiêu chuẩn về hành vi và hiệu suất công việc, từ đó tạo điều kiện cho người lao động làm việc trong một môi trường có tổ chức và dễ dàng quản lý. Các quy định về giờ làm việc, quy trình xử lý công việc, và các yêu cầu về chất lượng công việc được nêu rõ trong nội quy lao động giúp đảm bảo rằng mọi người đều biết được kỳ vọng và yêu cầu công việc, từ đó góp phần vào việc nâng cao hiệu quả và năng suất lao động.
2. Thành phần và nội dung của Nội quy lao động
2.1. Thành phần của Nội quy lao động
Phần mở đầu:
- Tên công ty: Phần mở đầu của nội quy lao động cần ghi rõ tên đầy đủ của công ty hoặc tổ chức, nhằm xác định rõ ràng cơ quan ban hành nội quy.
- Ngày ban hành: Cần ghi rõ ngày tháng năm nội quy lao động được ban hành, để xác định thời điểm có hiệu lực của nội quy.
- Đối tượng áp dụng: Xác định rõ đối tượng áp dụng nội quy lao động, chẳng hạn như toàn bộ người lao động trong công ty, các phòng ban, hay các nhóm công việc cụ thể. Điều này giúp làm rõ phạm vi áp dụng và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều nắm rõ các quy định.
Phần nội dung:
Quy định chi tiết về các vấn đề liên quan đến lao động: Phần này bao gồm các quy định cụ thể về nhiều khía cạnh của quan hệ lao động, chẳng hạn như quy trình làm việc, giờ giấc, các yêu cầu về hiệu suất công việc, và cách thức thực hiện các nhiệm vụ công việc. Nội dung cần phải rõ ràng và chi tiết để đảm bảo tất cả người lao động đều hiểu và tuân thủ.
Phần kết luận:
Quy định về hiệu lực thi hành: Phần kết luận cần quy định về thời điểm bắt đầu có hiệu lực của nội quy lao động, cũng như điều kiện để nội quy có thể được sửa đổi hoặc bổ sung.
Trách nhiệm của các bên: Xác định rõ trách nhiệm của cả người sử dụng lao động và người lao động trong việc thực hiện và tuân thủ nội quy. Điều này bao gồm việc thông báo, phổ biến nội quy và xử lý các trường hợp vi phạm.
2.2. Nội dung của Nội quy lao động
- Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động và người lao động:
+ Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động: Ghi rõ quyền hạn và trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc quản lý, giám sát và điều hành công việc. Điều này bao gồm quyền kiểm tra, đánh giá hiệu suất, và thực hiện các biện pháp kỷ luật cần thiết.
+ Quyền và nghĩa vụ của người lao động: Nêu rõ quyền lợi và trách nhiệm của người lao động, bao gồm quyền được bảo vệ, quyền lợi hợp pháp và nghĩa vụ trong công việc, chẳng hạn như tuân thủ quy định, hoàn thành nhiệm vụ và giữ gìn an ninh lao động.
- Kỷ luật lao động và hình thức xử lý vi phạm:
+ Quy định các hành vi được coi là vi phạm nội quy và các mức độ vi phạm khác nhau. Điều này bao gồm các hành vi như trễ giờ, vắng mặt không phép, hoặc các hành vi khác ảnh hưởng đến công việc và môi trường làm việc.
+ Xác định các hình thức xử lý vi phạm, từ cảnh cáo, khiển trách đến các hình thức kỷ luật nghiêm khắc hơn như đình chỉ công việc hoặc sa thải. Cần nêu rõ quy trình và thủ tục để đảm bảo rằng các biện pháp xử lý vi phạm được thực hiện công bằng và minh bạch.
- Chế độ làm việc, nghỉ ngơi, tiền lương, bảo hiểm xã hội:
+ Quy định các chính sách về giờ làm việc, thời gian nghỉ ngơi, và các loại phép như phép năm, phép thai sản, và các loại phép khác. Điều này giúp đảm bảo rằng người lao động có đủ thời gian nghỉ ngơi và làm việc hiệu quả.
+ Cung cấp thông tin về các chính sách tiền lương, bao gồm mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp, thưởng, và phương thức trả lương. Điều này giúp người lao động hiểu rõ quyền lợi tài chính của mình.
+ Quy định các chế độ bảo hiểm xã hội mà công ty thực hiện, bao gồm bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, và các loại bảo hiểm khác. Điều này đảm bảo rằng người lao động được bảo vệ về mặt tài chính và sức khỏe.
- Các quy định khác có liên quan:
Bao gồm các quy định về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, bảo mật thông tin, và các yêu cầu khác liên quan đến hoạt động và quản lý của công ty. Các quy định này giúp tạo ra một môi trường làm việc an toàn và hiệu quả.
3. Quy trình đăng ký Nội quy lao động
Theo quy định tại khoản 2, 3, 4 và 5 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, quy trình đăng ký nội quy lao động được thực hiện như sau:
- Trong vòng 10 ngày kể từ ngày nội quy lao động được ban hành, người sử dụng lao động phải hoàn tất việc nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động. Hồ sơ này bao gồm các tài liệu sau:
+ Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động: Đây là văn bản chính thức từ người sử dụng lao động, yêu cầu cơ quan chức năng tiến hành đăng ký nội quy lao động.
+ Nội quy lao động: Đây là tài liệu quan trọng, nêu rõ các quy tắc, quy định, và điều khoản về quản lý và kỷ luật lao động trong công ty. Nội quy phải được soạn thảo đầy đủ và chính xác theo yêu cầu pháp luật.
+ Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có): Trong các trường hợp nơi có tổ chức đại diện người lao động, cần phải có văn bản này, chứng tỏ rằng tổ chức đại diện đã góp ý và đồng thuận với nội quy lao động trước khi đăng ký.
+ Các văn bản liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất: Đây là các văn bản bổ sung, nếu có, quy định về hình thức kỷ luật và trách nhiệm vật chất mà người sử dụng lao động áp dụng.
- Sau khi nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh có thời gian 07 ngày làm việc để xem xét. Trong trường hợp nội dung của nội quy lao động có bất kỳ quy định nào trái với pháp luật, cơ quan này sẽ thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động thực hiện việc sửa đổi, bổ sung nội quy và tiến hành đăng ký lại.
- Nếu người sử dụng lao động có nhiều chi nhánh, đơn vị, hoặc cơ sở sản xuất, kinh doanh ở các địa bàn khác nhau, họ cần gửi bản sao của nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi các chi nhánh, đơn vị, cơ sở đó đặt trụ sở.
Dựa vào điều kiện cụ thể và yêu cầu công việc, cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp huyện thực hiện công việc đăng ký nội quy lao động, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc hoàn thành các thủ tục pháp lý cần thiết.
Xem thêm: Mẫu nội quy công ty, nội quy lao động chi tiết nhất năm 2024
Quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc. Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất!