Thủ tục thay đổi giám đốc?

1. Giám đốc công ty được hiểu như thế nào?

Căn cứ vào quy định tại khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì người quản lý doanh nghiệp là người quan lý doanh nghiệp tư nhân và người quản lý công ty, trong đó có bao gồm cả Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. 

Theo đó, giám đốc công ty sẽ được hiểu là người quản lý của một doanh nghiệp. Giám đốc sẽ là người có trách nhiệm đại diện cho cả một doanh nghiệp để thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ các hoạt động giao dịch của doanh nghiệp. Ngoài ra, Giám đốc còn phải tham gia với tư cách là nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan cùng với các quyền và nghĩa vụ liên quan được pháp luật quy định khi phát sinh ra tranh chấp tại Trọng tài thương mại hoặc Tòa án.

Theo quy định thì đối với loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều Giám đốc, Tổng giám đốc. Và trong từng trường hợp cụ thể thì Điều lệ công ty phải có quy định cụ thể, rõ ràng về số lượng, chức danh quản lý, quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (nếu Giám đốc đồng thời là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp).

2. Để thay đổi Giám đốc công ty thì cần phải làm gì?

Thông thường, khi tiến hành đăng ký thành lập doanh nghiệp thì Giám đốc sẽ đồng thời là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế cũng có những trường hợp Giám đốc công ty chỉ là người lao động của công ty, tức là không đồng thời là người đại diện theo pháp luật. Do vậy, tùy vào từng trường hợp mà thủ tục thay đổi Giám đốc sẽ được thực hiện khác nhau. Cụ thể như sau:

2.1 Trường hợp 1: Giám đốc công ty đồng thời là người đại diện theo pháp luật của công ty

Căn cứ vào khoản 1 Điều 30 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định pháp luật. Trong đó, thông tin về người đại diện theo pháp luật của công ty là một trong những nội dung cần phải có trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Do đó, khi thay đổi Giám đốc, Tổng giám đốc công ty cần tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhân đăng ký doanh nghiệp.

Trong trường hợp này, khi thay đổi giám đốc, ngoài thủ tục nội bộ, miễn nhiệm giám đốc cũ và bổ nhiệm giám đốc mới theo các biên bản, quyết định nội bộ của doanh nghiệp thì doanh nghiệp còn phải thực hiện các thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và công bố thông tin doanh nghiệp sau khi thay đổi.

Trong trường hợp giám đốc công ty đồng thời là người đại diện theo pháp luật thì cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm các văn bản, tài liệu được quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP sau đây: 

- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (thay đổi giám đốc công ty);

- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người bổ sung, thay thế làm đại diện theo pháp luật của công ty;

- Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;  Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật; 

- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty;

Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty theo quy định pháp luật;

- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật mới và người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có), cụ thể:

+ Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.

+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

- Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

Khi nhận hồ sơ Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật thì Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, cần lưu ý về điều kiện làm giám đốc mới (đồng thời là người đại diện theo pháp luật của công ty) như sau:

- Từ đủ 18 tuổi trở lên;

- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

- Không bị treo mã số thuế trên dữ liệu quản lý thuế và quản lý doanh nghiệp. Người đang quản lý doanh nghiệp hiện đang bị treo mã số thuế thì sẽ không thể đăng ký làm người đại diện theo pháp luật mới của doanh nghiệp.

- Người đại diện không nhất thiết phải là người góp vốn tại Công ty.

- Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.

Ngoài ra, pháp luật cũng hạn chế quản lý trong trường hợp người đại diện theo pháp luật mới đã từng là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản trong thời hạn từ một đến ba năm, kể từ ngày doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản.

Sau khi thay đổi thông tin về Giám đốc đồng thời là người đại diện theo pháp luật mới thì công ty cần thực hiện đăng ký thay đổi thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng. Trường hợp đại diện pháp luật cũ là trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nếu có nhu cầu thay đổi thì công ty cần làm thủ tục thay đổi. Bên cạnh đó, công ty cũng cần phải thông báo với bạn hàng, đối tác, cơ quan bảo hiểm, các cơ quan liên quan khác về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật. Đối với công ty có giấy phép kinh doanh như giấy phép kinh doanh lữ hành, giấy phép kinh doanh dịch vụ vận tải, giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đại diện trên các giấy phép này.

2.2 Trường hợp 2: Giám đốc công ty không đồng thời là người đại diện theo pháp luật 

Trường hợp này có thể hiểu Giám đốc công ty không đồng thời là người đại diện theo pháp luật của công ty và cũng không được đăng ký trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đã được nộp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Khi đó, công ty chỉ cần tiến hành thủ tục nội bộ. Tức là, doanh nghiệp sẽ tiến hành miễn nhiệm Giám đốc cũ và bổ nhiệm Giám đốc mới theo các biên bản họp, quyết định của chủ sở hữu trong nội bộ doanh nghiệp mà không cần phải thực hiện thủ tục thông báo thay đổi giám đốc công ty tại Phòng Đăng ký kinh doanh.

Theo đó, việc bổ nhiệm Giám đốc mới trong trường hợp này được thực hiện như sau:

Bước 1: Tổ chức cuộc họp Đại Hội đồng cổ đông/ Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; Họp Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên/công ty hợp danh về việc thay đổi Giám đốc. Tùy vào Điều lệ công ty quy định về thẩm quyền, phạm vi trong từng nội dung thay đổi mà lựa chọn hình thức họp phù hợp.

Bước 2: Tại cuộc họp thì cần thông qua một số nội dung như: miễn nhiệm Giám đốc cũ và nội dung bầu Giám đốc mới; tỷ lệ biểu quyết tùy vào Điều lệ công ty quy định.

Bước 3: Ra Quyết định miễn nhiệm giám đốc cũ và bầu Giám đốc mới

Bước 4: Hồ sơ thay đổi giám đốc bao gồm:   

- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần nếu việc thay đổi giám đốc;

- Quyết định thay đổi Giám đốc;  

- Thông báo thay đổi Giám đốc;

- Giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật mới bản sao chứng thực còn hiệu lực.  

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ tại trụ sở công ty, đồng thời thông báo cho các đối tác khác của doanh nghiệp.

3. Cần làm gì sau khi đã thay đổi Giám đốc công ty?

Sau khi đã thực hiện thủ tục thay đổi Giám đốc công ty thành công thì công ty cần phải tiến hành thông báo về thông tin này tới một số cơ quan, đơn vị sau đây:

- Công ty cần phải thông báo tới đối tác đang ký kết hợp đồng với công ty mình; thông báo tới toàn bộ khách hàng để tránh việc mất khách hàng;

- Thông báo tới ngân hàng để đổi chủ tài khoản ngân hàng (nếu như giám đốc công ty cũ là chủ tài khoản);

- Thông báo tới các cơ quan hữu quan khác như: Cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm, cơ quan điện lực, viễn thông, ... để việc hoạt động được liên tục và tránh những nhầm lẫn phát sinh không đáng có.

- Cần thực hiện thủ tục và nộp hồ sơ lên cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư Tỉnh/ Thành phố trực thuộc trung ương tại địa chỉ trụ sở của công ty trong vòng 10 ngày kể tư ngày phát sinh thay đổi Giám đốc.

- Cần làm hồ sơ thay đổi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, và thay đổi giấy chứng nhận đầu tư (nếu có), thay đổi thông tin đăng ký thuế trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia, thay đổi trong bản điều lệ công ty, thay đổi tất cả các thông tin cũ của giám đốc trong tài khoản ngân hàng, và thay đổi toàn bộ thông tin trên các giấy phép con, giấy phép có điều kiện của doanh nghiệp.

Ngoài ra, quý khách có thể tham khảo thêm về bài viết của Luật Minh Khuê như sau: Mẫu quyết định bổ nhiệm giám đốc công ty TNHH 

Mọi vướng mắc chưa rõ hoặc có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách vui lòng liên hệ với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại 24/7, gọi ngay tới số: 1900.6162 hoặc gửi email trực tiếp tại: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc nhanh chóng. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.