Kê khai thuế là gì? Thủ tục và các nguyên tắc khi kê khai thuế

1. Kê khai thuế là gì? Tại sao phải kê khai thuế?

Để có thể vận hành xã hội, nâng cao đời sống của người dân thì Nhà nước phải trích ra một nguồn ngân sách phục vụ cho xã hội. Và nguồn ngân sách này chủ yếu được thu từ những loại thuế trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, lao động... Tựu chung thì thuế được hiểu là một khoản bắt buộc phải nộp vào ngân sách nhà nước của tổ chức, hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân theo quy định của các luật thuế. Hiện nay ở nước ta có nhiều sắc thuế khác nhau với những đối tượng chịu thuế cụ thể. Có thể khái quát, phân loại thành thuế gián thu và thuế trực thu. Hoặc cũng có thể phân loại thành ba loại thuế cơ bản là thuế thu nhập (gồm thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp); thuế tiêu dùng (thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng); thuế tài sản (thuế bất động sản và thuế động sản). 

Thuế có sự ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình phát triển của nền kinh tế một quốc gia cũng như để nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân. Do vậy nghĩa vụ đóng thuế là một nghĩa vụ bắt buộc của các cá nhân, tổ chức thuộc đối tượng phải nộp thuế. Và để nộp thuế thì cá nhân, tổ chức phải có hành động kê khai thuế (Tax Declaration) - một thuật ngữ khá phổ biến trong kinh doanh cũng như dưới góc độ pháp lý. Xét về góc độ pháp luật thì kê khai thuế được hiểu đơn giản là việc cá nhân hoặc tổ chức có nghĩa vụ nộp thuế phải trình bày các hồ sơ và số liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế của người nộp thuế đến cho cơ quan quản lý thuế. Việc kê khai thuế sẽ được thực hiện trên tờ khai thuế, đây là một văn bản được lập theo mẫu do Bộ Tài chính quy định được người nộp thuế sử dụng để kê khai các thông tin theo yêu cầu nhằm xác định số thuế mà người nộp thuế phải nộp. 

2. Các nguyên tắc khi kê khai thuế

Khi kê khai thuế thì người nộp thuế phải chú ý đến các nguyên tắc sau đây: 

- Người nộp thuế phải khai chính xác, trung thực, đầy đủ các nội dung trong tờ khai thuế theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định và nộp đủ các chứng từ, tài liệu quy định trong hồ sơ khai thuế với cơ quan quản lý thuế 

- Người nộp thuế tự tính số tiền thuế phải nộp, trừ trường hợp việc tính thuế do cơ quan quản lý thuế thực hiện theo quy định của Chính phủ 

- Người nộp thuế thực hiện khai thuế, tính thuế tại cơ quan thuế địa phương có thẩm quyền nơi có trụ sở. Trường hợp người nộp thuế hạch toán tập trung tại trụ sở chính, có đơn vị phụ thuộc tại đơn vị hành chính cấp tỉnh khác nơi có trụ sở chính trị thì người nộp thuế khai thuế tại trụ sở chính và tính thuế, phân bổ nghĩa vụ thuế phải nộp theo từng địa phương nơi được hưởng nguồn thu ngân sách nhà nước.

- Đối với hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác được thực hiện bởi nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam thì nhà cung cấp ở nước ngoài có nghĩa vụ trực tiếp hoặc ủy quyền thực hiện đăng ký thuế, khai thuế, nộp thuế tại Việt Nam theo quy định của Bộ trưởng Bộ tài chính. 

3. Thủ tục kê khai thuế hiện nay

Tại phần này Luật Minh Khuê sẽ chỉ cung cấp thông tin về thủ tục, trình tự kê khai thuế nói chung mà sẽ không phân tích cụ thể từng loại thuế. Với mỗi loại thuế sẽ có một bộ hồ sơ khác nhau. Nếu quý khách muốn tìm hiểu chi tiết, cụ thể về trường hợp kê khai thuế của quý khách cần những tài liệu nào là hợp pháp thì quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư hỗ trợ kịp thời. 

Ngày nay việc khai thuế được thực hiện trên máy tính. Các cá nhân, tổ chức có đủ điều kiện để kê khai thuế qua mạng sẽ tiến hành liệt kê, khai báo những khoản thuế mà mình phải nộp và những khoản thuế đã nộp trước đó. Nếu thuộc trường hợp được kê khai thuế trên mạng internet và gửi vào thư điện tử thì sẽ không phải đến trực tiếp trụ sở của cơ quan quản lý thuế có thẩm quyền để nộp nữa. Người nộp thuế chỉ việc đăng nhập vào hệ thống thuế điện tử thông qua đường link: thuedientu.gdt.gov.vn và đăng ký tờ khai cần nộp sau đó thực hiện các bước hướng dẫn trên hệ thống để nộp tờ khai thuế. Cuối cùng là tra cứu kết quả để kiểm tra lại xem mình đã hoàn thành nộp tờ khai chưa. 

Đó là trình tự thực hiện với trường hợp khai thuế theo hình thức online. Còn đối với hình thức kê khai thuế trực tiếp thì người nộp thuế cần chú ý đến hồ sơ khai thuế cần chuẩn bị để nộp lên cơ quan thuế có thẩm quyền. Cụ thể về hồ sơ khai thuế được quy định như sau: 

- Hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai và nộp theo tháng là tờ khai thuế tháng; đối với loại thuế khai và nộp theo quý là tờ khai thuế quý; đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm thì hồ sơ khai thuế năm gồm tờ khai thuế năm và các tài liệu khác có liên quan đến xác định số tiền thuế phải nộp và hồ sơ khai quyết toán thuế khi kết thúc năm sẽ gồm tờ khai quyết toán thuế năm, báo cáo tài chính năm, tờ khai giao dịch liên kết, các tài liệu khác có liên quan đến quyết toàn thuế 

- Hồ sơ khai thuế đối với các loại thuế kê khai và nộp theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế bao gồm: Tờ khai thuế; Hóa đơn, hợp đồng và chứng từ khác có liên quan đến nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật 

- Hồ sơ khai thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thì sẽ theo quy định của Luật Hải quan

- Hồ sơ khai thuế trong trường hợp chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, tổ chức lại doanh nghiệp sẽ bao gồm: Tờ khai quyết toán thuế; Báo cáo tài chính đến thời điểm chấm dứt hoạt động hoặc chấm dứt hợp đồng hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức lại doanh nghiệp và những loại tài liệu khác có liên quan đến quyết toán thuế. 

Bên cạnh đó cũng có những trường hợp người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai thuế nếu thuộc một trong những trường hợp sau đây: 

+ Người nộp thuế chỉ có hoạt động, kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế theo quy định của pháp luật về thuế đối với từng loại thuế 

+ Cá nhân có thu nhập được miễn thuế theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân và cá nhân có số tiền thuế phát sinh phải nộp hằng năm sau quyết toán thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công từ 50.000 đồng trở xuống, trừ cá nhân nhận thừa kế, quà tặng là bất động sản, chuyển nhượng bất động sản

+ Doanh nghiệp chế xuất chỉ có hoạt động xuất khẩu thì không phải nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng 

+ Người nộp thuế tạm ngừng hoạt động, kinh doanh theo quy định tại Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP 

+ Người nộp thuế nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế, trừ trường hợp chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng, tổ chức lại doanh nghiệp theo quy định của khoản 4 Điều 44 Luật quản lý thuế năm 2019.

Ngoài những trường hợp nêu trên thì người nộp thuế vẫn sẽ phải nộp hồ sơ khai thuế gửi đến một trong các địa điểm sau đây: 

- Người nộp thuế nộp hồ sơ khai thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp 

- Trường hợp nộp hồ sơ khai thuế theo cơ chế một cửa liên thông thì địa điểm nộp hồ sơ khai thuế thực hiện theo quy định của cơ chế đó 

- Địa điểm nộp hồ sơ khai thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thực hiện theo quy định của Luật hải quan. 

Và việc nộp hồ sơ khai thuế cũng phải được tiến hành trong một khoảng thời gian nhất định. Tùy từng trường hợp nộp thuế sẽ có thời hạn nộp khác nhau. Cụ thể: 

- Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với các loại thuế khai theo tháng, theo quý thì: 

+ Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng 

+ Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý 

- Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau: 

+ Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toàn thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm 

+ Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toàn thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế 

+ Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh. 

- Đối với hồ sơ khai thuế của các loại thuế khai và nộp theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế thì thời hạn nộp chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ nộp thuế 

- Đối với việc nộp hồ sơ khai thuế trong trường hợp chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp thì chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày xảy ra sự kiện 

 - Trong trường hợp nộp hồ sơ khai thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu được thực hiện theo quy định của Luật Hải quan 

- Nếu người nộp thuế khai thuế thông qua giao dịch điện tử trong ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế mà cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố thì người nộp thuế nộp hồ sơ khai thuế, chứng từ nộp thuế điện tử trong ngày tiếp theo sau khi cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế tiếp tục hoạt động. 

4. Khi nào được khai bổ sung hồ sơ khai thuế? Thủ tục ra sao?

Nhiều khi khai thuế sẽ không tránh được sự sai xót, nhất là với những người lần đầu làm công việc này. Do vậy pháp luật cho phép người nộp thuế được sửa lỗi sai bằng cách thức khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót, nhưng phải được thực hiện trước khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra. 

Tuy nhiên thì khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền đã công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế thì người nộp thuế vẫn được khai bổ sung hồ sơ khai thuế và bên cạnh đó sẽ bị chịu hình thức xử lý là phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế. 

Sau khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền đã ban hành kết luận, quyết định xử lý về thuế sau thanh tra, kiểm tra tại trụ sở của người nộp thuế thì việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế được thực hiện như sau: 

- Người nộp thuế sẽ được khai bổ sung hồ sơ khai thuế đối với trường hợp làm tăng số tiền thuế phải nộp, giảm số tiền thuế được khấu trừ hoặc giảm số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn và bị xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế đối với hành vi quy định tại Điều 142 và Điều 143 của Luật quản lý thuế năm 2019

- Trường hợp người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế có sai sót, nếu khai bổ sung làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được khấu trừ, tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn thì thực hiện theo quy định về giải quyết khiếu nại về thuế. 

Hồ sơ khai thuế sẽ bao gồm: 

+ Tờ khai bổ sung: Mẫu tờ khai bổ sung được quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 3 Thông tư 06/2021/TT-BTC

+ Bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu có liên quan

Cần lưu ý nếu trường hợp khai bổ sung mà không làm thay đổi nghĩa vụ thuế thì chỉ phải nộp Bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu có liên quan, không cần nộp tờ khai bổ sung. Trường hợp người nộp thuế khai bổ sung dẫn đến tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế đã được ngân sách nhà nước hoàn trả thì phải nộp đủ số tiền thuế phải nộp tăng thêm hoặc số tiền thuế đã được hoàn thừa và tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước (nếu có).

5. Xử lý tờ khai trùng số lần kê khai bổ sung trong một kỳ tính thuế? 

Nếu như trong quá trình khai bổ sung hồ sơ khai thuế mà trong tờ khai bổ sung bị trùng số lần kê khai bổ sung của một kỳ tính thuế thì người nộp thuế thực hiện kê khai bổ sung tờ khai của kỳ tính thuế có sai sót với số lần khai bổ sung phải bằng lần bổ sung của tờ khai bổ sung liền trước cộng thêm 1.

Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật thuế trực tuyến theo số điện thoại: 19006162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc! Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!