1. Nội dung chính của Thuyết Z
- Thể chế quản lý là phải bảo đảm cho cấp trên nắm được tình hình của cấp dưới một cách đầy đủ. Doanh nghiệp cần tạo điều kiện cho công nhân tham gia quyết sách, kịp thời phản ánh tình hình cho cấp trên, đặc biệt là trước khi đưa ra một quyết định quan trọng. Nhà quản lý cần phải khuyến khích công nhân trực tiếp sản xuất đưa ra những đề nghị của họ, rồi sau đó mới quyết định.
- Nhà quản lý ở cấp cơ sở phải có đủ quyển sử lý những vấn đề ở cấp cơ sở, lại có năng lực điều hoà, phối hợp tư tưởng và quan điểm của công nhân, phát huy tính tích cực của mọi người, khuyến khích họ động não, đưa ra những phương án, đề nghị của mình.
- Nhà quản lý cấp trung gian phải thực hiện được vai trò thống nhất tư tưởng, thống nhất chỉnh lý và hoàn thiện những ý kiến của cấp cơ sở, kịp thời báo cáo tình hình với cấp trên và đưa ra những kiến nghị của mình.
- Xí nghiệp phải thuê dùng công nhân lâu dài để họ yên tâm và tăng thêm tinh thần trách nhiệm, cùng xí nghiệp chia sẻ vinh quang và khó khăn, gắn bó sự phát triển của họ vào sự phát triển của doanh nghiệp.
- Nhà quản lý phải thường xuyên quan tâm đến phúc lợi của công nhân, tìm cách để công nhân cảm thấy thoải mái, tạo sự hoà hợp, thân ái, không cách biệt giữa cấp trên và cấp dưới.
- Nhà quản lý không thể chỉ quan tâm đến nhiệm vụ sản xuất mà phải làm cho công nhân cảm thấy công việc của họ không khô khan, không đơn điệu.
- Phải chú ý đào tạo công nhân, nâng cao năng lực công tác thực tế về mọi mặt của họ.
- Việc quan sát biểu hiện của công nhân không nên chỉ đóng khung trong một số ít mặt mà phải quan sát một cách toàn diện, trong thời gian dài để có căn cứ chính xác.
2. Đặc điểm của Thuyết Z
Thuyết Z có hai đặc điểm sau:
- Một là, cần xem xét việc miêu tả phương thức quản lý của Nhật Bản có khoa học hay không?
- Hai là, xem xét phương pháp quản lý theo quy phạm có mang lại hiệu quả hay không?
3. Ý nghĩa của thyết Z
- Thuyết Z dạy chúng ta lòng tin. Năng suất và lòng tin luôn đi đi với nhau.
Để hiểu rõ ý kiến khẳng dịnh này, chúng ta hãy nhìn lại sự phát triển nền kinh tế nước Anh vào những năm thập kỷ 70-80.
Lòng nghi kỵ thống trị giữa các ngiệp đoàn, chính phủ và giới chủ. Nó đã làm tê liệt nền kinh tế đến nỗi hạ thấp mức sống của người Anh xuống một tình trạng thảm hại.
- Thuyết Z dạy cho chúng ta sự tinh tế. Chuyển động và phức tạp, quan hệ giữa con người với con người phản ánh những sắc thái và những sự tinh tế mà một người xa lạ không nắm được. Khả năng thiết lập những sự khác biệt rất rỗ rệt trong tính cách cho phép phát triển những quan hệ đặc biệt lành mạnh.
4. So sánh thuyết X,Y, Z
* Sự giống nhau: Các thuyết đều hướng đến một mục tiêu thành công của doanh nghiệp và của công ty của mình.
* Sự khác nhau: Thuyết X đề cập đến phương thức quản lý truyền thống, tập trung và chuyên quyền, thuyết Y đề cao tính dân chủ, còn thuyết Z là văn hoá nhất trí , bình đẳng hợp tác và khai thác nguồn lực con người. Nói tóm lại thì cả ba thuyết đều thể hiện khuynh hướng trái ngược nhau về cách quản lý con người.
+ Thuyết X: Sử dụng quyền lực tuyệt đối với cấp dưới để điều khiển và giám sát chặt chẽ.
+ Thuyết Y: Sử dụng biện pháp tự chủ, tạo ra những điều kiện phù hợp để các thành viên trong tổ chức có thể đạt tới mục tiêu và cố gắng hết mình vì thành công của doanh nghiệp.
+ Thuyết Z: là một nền văn hoá nhất trí trong cộng đồng, bình đẳng hợp tác giữa các thành viên để cùng nhau hướng đến mục đích chung. Về mặt tình cảm công nhân viên chức trong xí nghiệp Z tỏ ra rất thỏa mái về tinh thần hơn nhân viên ở A và X,Y.
5. Những mặt tích cực và tiêu cực của thuyết Z
a. Tích cực
Nhân viên thường thay đổi bộ phận công tác hoặc chức vụ. Hệ quả của việc thuyên chuyển ấy là sự trau dồi tri thức chuyên môn đặc thù cho phép phối hợp mật thiết hơn trong giai đoạn thiết kế, chế tao và phân phối.
- Công ty kiểu Z thường có một loạt hệ thống thông tin hiện đại, chuyên môn hóa, kế hoạch hoá, quản lý theo mục tiêu và toàn bộ những cơ chế hiện đại khác.
- Luôn có sự sắp xếp, kế hoạch rõ ràng trong toàn bộ hoạt động của công ty.
- Môi trường làm việc lành mạnh, văn hoá nhất trí trong cộng đồng, bình đẳng hợp tác giữa các thành viên, luôn tạo được sự phát triển nhanh và vững chắc của doanh nghiệp.
- Tạo ra năng lực sáng tạo và tinh thần cộng đồng(dựa trên sự gắn bó, lòng trung thành và tin cậy)
- Dễ đi vào lòng người với tính mềm dẻo.
b. Tiêu cực
- Trong doanh nghiệp Z, không thể thay đổi cách ứng xử của mọi người bằng cách đánh giá kết qủa họ đạt được hay thay đổi lối tính toán tiền lãi.
- Thêm vào đó các công ty kiểu Z có chiều hướng phân biệt chủng tộc hay phân biệt nam, nữ. Ban lãnh đạo luôn chỉ là đàn ông hoặc là người da trắng.
- Có thể rất khó khăn cho việc áp dụng đào tạo đối với các nhân viên luôn có bản chất xấu bởi thuyết Z luôn thiên hướng về mềm dẻo.
6. Ví dụ về doanh nghiệp đã sử dụng thành công thuyết Z
General Motor là một công ty điển hình trong việc ứng dụng thành công thuyết Z và không một công ty nào của Hoa Kỳ xây dựng được một phương pháp tham gia ở cấp nhà máy nghiêm túc và đầy đủ đến như vậy.
Người ta nói General Motor có nhiều đặc điểm riêng của mô hình xí nghiệp kiểu Z. General Motor ngày càng tự biệt lập để tránh được một cách tương đối ảnh hưởng của thế giới bên ngoài (đó là điều đang diễn ra trong một số hầu hết công ty kiểu Z).
Ông Edward N.Cole, Chủ tịch của General Motor, thay vì ra lệnh cho hàng trăm nghìn cán bộ công nhân phải làm việc vất vả và sản xuất ngày càng nhiều hơn, ông nhận ra rằng chỉ có thể chỉ huy họ với sự đồng ý của họ. N.Cole hoài nghi giá trị truyền thống của việc ông chủ ra quyết định rồi chuyển mệnh lệnh của mình cho nhân viên bởi không một ông chủ nào có thể biết và thấu hiểu được chi tiết từng công việc nên công nhân có nhiều ý kiến đối với quyết định của cấp trên.
Năm 1973 Uỷ ban quốc gia cải thiện đời sống trong lao động ra đời. Uỷ ban này hoạt động nhằm cải thiện lòng tin giữa nghiệp đoàn và ban giám đốc trong công ty bằng cách giúp mỗi bên hiểu được những sự tế nhị của lập trường bên kia và bằng cách phát triển một hình thức gắn bó trong toàn bộ công ty.
Tháng 4-1978 General Motor tổ chức hội nghị lớn. Chính sách chính của hội nghị là mục đích của người lao động và người phụ trách phải cùng một hướng, sao cho cả hai có thể hỗ trợ nhau mà không nhóm nào bị lu mờ.
Sự đối lập giữa tiền lãi của công ty và việc tôn trọng công nhân là đề tài lớn mà người ta luôn luôn thấy ở công ty General Motor hoặc bất cứ xí nghiệp Z nào. Những người quản lý nhận thấy sự cần thiết của việc: Đầu tư vào việc đào tạo nhân viên, phát triển lâu dài quan hệ làm việc, tôn trọng yêu cầu xã hội và tình cảm của nhân viên cũng như tính cách của họ, cuối cùng để nhân viên tham gia vào các quyết định. Tóm lại, họ đã vân dụng các nguyên tắc của thuyết Z rất mẫu mực: lòng tin vào các mối quan hệ, sự tham gia, thông tin, hy vọng cao hơn…
Tháng 8-1975, General Motor xây dựng hệ thống xã hội kỹ thuật trong công ty.
Nhóm can thiệp đã nghiên cứu nhiều phong cách quản lý khác nhau, đi thăm nhiều xí nghiệp khác nhau và phân tích cách ứng xử của con người trong nhiều hoàn cảnh khác nhau. Điều này cho phép nhóm xây dựng môt triết lý cơ bản về con người và về các nguyên tắc làm cơ sở cho việc quan niệm một phong cách quản lý.
Nhóm tập trung vào việc cải thiện chất lượng đời sống cho người lao động và nâng cao hiệu quả thông qua việc tham gia tập thể. Nhóm dành hàng trăm giờ để định ra tất cả các giai đoạn cần thiết cho việc chế tạo ra một bộ bánh răng.
Những nhiệm vụ đòi hỏi sự tham gia của mỗi thành viên có Êkip. Giám đốc nhà máy mô tả chức năng của sự Êkip như sau: “Êkip là nhóm cơ bản trong nội bộ công ty làm nền cho chất lượng đời sống trong lao động và cho việc tuyển mộ nhân viên. Êkip gồm 8-10 người. Mỗi Êkip chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động gắn với chức năng của mình, kể cả kiểm tra chất lượng, lắp ráp máy và bảo dưỡng máy.
Ngoài những nhóm này, mỗi Êkip bầu ra một đại biểu vào các uỷ ban nhà máy và chịu trách nhiệm thảo luận những vấn đề chung hơn. Một trong những vấn đề đó liên quan đến việc triển khai tiêu chuẩn đánh giá khả năng cá nhân so với khả năng cao hơn đáng được tăng lương. Một uỷ ban nhà máy chuẩn bị một số ý kiến nhắn nhủ mà ban giám đốc tiếp nhận một cách thuận lợi.
Do vậy công ty General Motor đã đạt được những thành tựu rất đáng kinh ngạc:
- Chất lượng sản phẩn tốt, gía cả hợp lý
- Đảm bảo 99% lượng hàng giao mà không tăng cước vận chuyển
- Chỉ số an toàn tốt nhất
- Số giờ làm thêm có kiểm soát dưới 2% đối với người làm công ăn lương và người lao động làm theo giờ
- Chi phí hoạt động thấp
- Hiệu quả tăng thêm 96%.
7. Vận dụng vào quản lý doanh nghiệp Việt Nam
Nước ta hiện nay hầu hết là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc áp dụng phương pháp Z vào trong các công ty cũng là một điều rất cần thiết. Để áp dụng thành công và hiệu quả cần phải có những phương sách hợp lý.
Đối với những công ty lớn đã có truyền thống sản xuất lâu đời thì sẽ rất khó thay đổi, do vậy nên cần có lộ trình thay đổi dần dần. Đầu tiên đưa áp dụng vào một phòng ban nhỏ rồi sau đó dựa vào đấy để phát triển cho toàn bộ công ty. Khi quyết định đưa cơ quan hoặc xí nghiệp đi theo một hướng mới, thì người quản lí có thể kích thích lòng tin và ý muốn thay đổi trong một thời gian dài. Song mọi điều mà doanh nghiệp làm đầu tiên phải có một sự lôgic, luôn có tính khoa học:
+ Phải hiểu thế nào là một xí nghiệp Z và vai trò của nó
+ Nghiên cứu lại triết lý của doanh nghiệp mình
+ Xác định triết lý cần tìm ra
+ Vận dụng triết lý của mình bằng việc tạo ra những cơ cấu và những khuyến khích
+Phát triển kỹ thuật thông tin
+ Cải cách cơ sở
+ Khuyến khích sự phát triển của những quan hệ toàn cục
+ Chấp nhận hệ thống đánh giá và đề bạt từ từ
+ Mở rộng khả năng nghề nghiệp
