Tiêu chí đối với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử là gì?

1. Tiêu chí đối với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử là gì?

Hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử giữa Tổ chức Cung Cấp Giải Pháp Hóa Đơn Điện Tử và Tổ chức Nhận, Truyền, Lưu Trữ Dữ Liệu Hóa Đơn Điện Tử được xây dựng dựa trên các tiêu chí quan trọng theo Điều 10 của Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, với vai trò là đối tác đầu tiên, cần đáp ứng nhiều tiêu chí quan trọng. Đầu tiên, đơn vị này phải là tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin và được thành lập theo pháp luật Việt Nam. Đối với nhân sự, tổ chức cần có ít nhất 5 nhân sự với trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, đảm bảo sự chuyên nghiệp và chất lượng trong việc triển khai và duy trì hệ thống. Các tiêu chí kỹ thuật yêu cầu tổ chức cung cấp giải pháp phải triển khai giải pháp khởi tạo, xử lý, và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã cho người bán và người mua theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, họ cũng cần có giải pháp nhận, truyền dữ liệu và bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử. Quá trình nhận, truyền dữ liệu phải được ghi nhật ký để hỗ trợ công tác đối soát, và kết quả kiểm thử kỹ thuật cần được bảo lưu.

Tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử, với vai trò đối tác thứ hai, cũng phải đáp ứng một loạt các tiêu chí chặt chẽ. Để đảm bảo tính ổn định và an toàn, đơn vị này cần được thành lập theo pháp luật Việt Nam và đã hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin ít nhất 5 năm. Thông tin chi tiết về dịch vụ cần được công khai để tạo lòng tin từ các đối tác và khách hàng.

Đối với nhân sự, tổ chức cần có ít nhất 20 nhân sự với trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, đảm bảo sự chuyên sâu và chất lượng trong việc quản lý và duy trì hệ thống. Các tiêu chí kỹ thuật yêu cầu tổ chức này triển khai giải pháp khởi tạo, xử lý, và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Họ cũng cần có giải pháp kết nối, nhận, truyền, và lưu trữ dữ liệu với tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và cơ quan thuế. Hệ thống hạ tầng kỹ thuật cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần được triển khai trên môi trường trung tâm dữ liệu chính và trung tâm dữ liệu dự phòng. Đồng thời, hệ thống này phải có khả năng phát hiện, cảnh báo, và ngăn chặn các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu. Quá trình nhận, truyền dữ liệu phải được ghi nhật ký chi tiết để hỗ trợ công tác đối soát. Tổ chức cũng cần kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc MPLS VPN Layer 3, sử dụng các giao thức và mã hóa đảm bảo tính an toàn và bảo mật của dữ liệu truyền nhận.

Tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử đặt ra một loạt các tiêu chí quan trọng nhằm đảm bảo tính chất lượng và an toàn của dịch vụ, theo Điều 10 của Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Về chủ thể:

- Tổ chức cung cấp dịch vụ phải được thành lập theo pháp luật Việt Nam và đã hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin ít nhất 5 năm, đảm bảo tính chuyên nghiệp và kinh nghiệm trong ngành.

​- Thông tin về dịch vụ hóa đơn điện tử của tổ chức cần được công khai rộng rãi trên trang thông tin điện tử của họ, tạo điều kiện thuận lợi cho đối tác và khách hàng hiểu rõ về phạm vi và chất lượng của dịch vụ.

Về tài chính:

​- Tổ chức cần có ký quỹ tại một ngân hàng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam hoặc có giấy bảo lãnh của một ngân hàng khác với giá trị không dưới 5 tỷ đồng. Điều này đảm bảo khả năng giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.

Về nhân sự:​ Có đội ngũ nhân sự với ít nhất 20 thành viên, đều có trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin. Điều này đảm bảo sự chuyên sâu và chất lượng trong quản lý và duy trì hệ thống.

- Cung cấp giải pháp khởi tạo, xử lý, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, tuân thủ theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử và các quy định khác liên quan.

- Triển khai giải pháp kết nối, nhận, truyền, và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã cho người bán và người mua. Thông tin quá trình nhận, truyền dữ liệu phải được ghi nhật ký chi tiết để hỗ trợ công tác đối soát.

- Hệ thống hạ tầng kỹ thuật của dịch vụ hóa đơn điện tử phải được vận hành trên môi trường trung tâm dữ liệu chính và trung tâm dữ liệu dự phòng. Trung tâm dự phòng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu 20km và sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố. Hệ thống này cần có khả năng phát hiện, cảnh báo, và ngăn chặn các truy cập không hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để bảo đảm tính bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu.

- Hệ thống phải có khả năng sao lưu và khôi phục dữ liệu. Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, đảm bảo quá trình truyền nhận dữ liệu với 1 kênh truyền chính và 2 kênh truyền dự phòng, mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 20 Mbps. Sử dụng dịch vụ Web hoặc hàng đợi có mã hóa để kết nối, và sử dụng giao thức SOAP/TCP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu, đảm bảo an toàn và bảo mật trong quá trình truyền dữ liệu.

Đăng tải công khai thông tin của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử:

- Gửi hồ sơ đáp ứng tiêu chí: Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, đáp ứng các tiêu chí, gửi hồ sơ chứng minh đến Tổng cục Thuế. Hồ sơ này bao gồm tài liệu mô tả dịch vụ và cam kết thực hiện.

- Đăng tải thông tin trên Cổng thông tin điện tử: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ, Tổng cục Thuế công bố tài liệu mô tả dịch vụ và cam kết của tổ chức trên Cổng thông tin điện tử. Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ văn bản cung cấp. Trong trường hợp phát hiện tổ chức không tuân thủ quy định, Tổng cục Thuế thông báo và hủy thông tin công khai trên Cổng thông tin điện tử.

Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử:

- Văn bản đề nghị ký hợp đồng: Tổ chức đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo khoản 2 Điều 10 gửi văn bản đề nghị ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn, kèm theo hồ sơ chứng minh đến Tổng cục Thuế.

- Phối hợp và kiểm tra kỹ thuật: Trong 10 ngày làm việc, Tổng cục Thuế phối hợp với tổ chức để kết nối kỹ thuật và kiểm tra truyền nhận dữ liệu. Điều này đảm bảo tính liên thông và hiệu suất của hệ thống.

- Ký hợp đồng: Sau kết nối thành công, Tổng cục Thuế và tổ chức ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn với cơ quan thuế.

- Công khai thông tin: Thông tin về tổ chức cung cấp dịch vụ sẽ được công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, đảm bảo tính minh bạch và tiếp cận thông tin cho cộng đồng.

- Thống nhất nội dung về ủy quyền cấp mã: Trong quá trình thực hiện hợp đồng, Tổng cục Thuế và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thống nhất các nội dung về ủy quyền cấp mã, đặc biệt trong trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố hoặc ủy thác thực hiện cung cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế mà không phải trả tiền dịch vụ

2. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử là gì? 

Theo quy định tại Khoản 12 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được hiểu là tổ chức cung cấp các giải pháp hỗ trợ trong việc quản lý hóa đơn điện tử, bao gồm cả hóa đơn có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế. Cụ thể, công việc của tổ chức này bao gồm hai khía cạnh quan trọng:

- Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử:

+ Hóa đơn có mã cơ quan thuế: Đối với người bán và người mua, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải đảm bảo rằng giải pháp mà họ cung cấp hỗ trợ việc tạo ra hóa đơn điện tử chứa mã của cơ quan thuế. Điều này đảm bảo tính hợp lệ và pháp lý của hóa đơn trong quá trình giao dịch thương mại.

+ Hóa đơn không có mã cơ quan thuế: Đồng thời, tổ chức cung cấp dịch vụ phải hỗ trợ tạo hóa đơn điện tử không chứa mã của cơ quan thuế. Điều này có thể áp dụng cho các trường hợp cụ thể mà người mua hoặc người bán không cần sử dụng mã cơ quan thuế trong hóa đơn.

- Tổ chức kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế:

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm xây dựng cơ sở hạ tầng và hệ thống để kết nối với cơ quan thuế. Điều này bao gồm quá trình nhận, truyền, và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo các quy định của cơ quan thuế.

+ Quy trình này đảm bảo rằng thông tin từ hóa đơn điện tử được chuyển đến cơ quan thuế một cách chính xác và kịp thời, giúp cơ quan thuế quản lý thuế và các hoạt động liên quan một cách hiệu quả.

Tóm lại, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử không chỉ cung cấp giải pháp cho việc tạo hóa đơn mà còn có trách nhiệm kết nối và truyền thông dữ liệu với cơ quan thuế để đảm bảo tuân thủ và tính toàn vẹn của quy trình hóa đơn điện tử.

3. Việc lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử để ký hợp cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn với cơ quan thuế 

Đăng tải công khai thông tin của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử:

- Gửi hồ sơ đáp ứng tiêu chí: Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm gửi hồ sơ chứng minh. Hồ sơ này bao gồm tài liệu mô tả dịch vụ và cam kết thực hiện.

- Đăng tải thông tin trên Cổng thông tin điện tử: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ, Tổng cục Thuế sẽ đăng công khai tài liệu mô tả dịch vụ và cam kết của tổ chức lên Cổng thông tin điện tử. Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ văn bản cung cấp. Trong trường hợp phát hiện tổ chức không tuân thủ quy định, Tổng cục Thuế sẽ thông báo và hủy thông tin công khai trên Cổng thông tin điện tử.

Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử:

- Văn bản đề nghị ký hợp đồng: Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện, gửi văn bản đề nghị ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn kèm theo hồ sơ chứng minh đến Tổng cục Thuế.

- Phối hợp và kiểm tra kỹ thuật: Trong thời hạn 10 ngày làm việc, Tổng cục Thuế phối hợp với tổ chức để thực hiện kết nối kỹ thuật và kiểm tra truyền nhận dữ liệu giữa hai bên. Quá trình này nhằm đảm bảo tính liên thông và hiệu suất của hệ thống.

- Ký hợp đồng: Sau khi kết nối thành công, Tổng cục Thuế và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn với cơ quan thuế.

- Công khai thông tin: Thông tin về tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn của cơ quan thuế sẽ được công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Điều này nhằm đảm bảo minh bạch và tiếp cận thông tin cho cộng đồng.

- Thống nhất nội dung về ủy quyền cấp mã: Trong quá trình thực hiện hợp đồng, Tổng cục Thuế và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ thống nhất các nội dung về ủy quyền cấp mã, đặc biệt trong trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố hoặc ủy thác thực hiện cung cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế mà không phải trả tiền dịch vụ.

Quý khách xem thêm bài viết sau: Hóa đơn điện tử khi nào phải hủy, thủ tục hủy như thế nào?

Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.