Mục lục bài viết

Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là một loại giấy tờ hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, nhằm xác nhận tình trạng hôn nhân hiện tại của một người (độc thân, đã kết hôn, đã ly hôn, hoặc vợ/chồng đã chết). Đây là văn bản pháp lý quan trọng, thường được yêu cầu trong nhiều giao dịch dân sự, hành chính.

Vậy, Khi nào cần sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân?

Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là một loại giấy tờ hộ tịch quan trọng, được cơ quan có thẩm quyền cấp nhằm xác nhận một cá nhân hiện đang độc thân, đã kết hôn hay đã ly hôn. Trong thực tiễn, loại giấy tờ này được sử dụng rộng rãi trong nhiều trường hợp khác nhau, phục vụ các nhu cầu pháp lý và hành chính của cá nhân. Trường hợp phổ biến nhất là khi người dân thực hiện đăng ký kết hôn, dù là giữa công dân Việt Nam với nhau hay kết hôn với người nước ngoài. Việc xuất trình giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trong trường hợp này nhằm đảm bảo mỗi bên chỉ kết hôn một vợ, một chồng theo quy định của Luật Hôn nhân và Gia đình.

Ngoài ra, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân còn đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch liên quan đến tài sản như mua bán, chuyển nhượng nhà đất, vay vốn ngân hàng hoặc thực hiện thủ tục thừa kế. Trong những trường hợp này, việc chứng minh tình trạng hôn nhân giúp xác định tài sản là riêng của cá nhân hay là tài sản chung của vợ chồng, từ đó làm căn cứ để xử lý giao dịch đúng quy định pháp luật. Bên cạnh đó, khi thực hiện thủ tục nhận con nuôi, pháp luật cũng yêu cầu phải xác nhận tình trạng hôn nhân của người nhận con nuôi để đảm bảo điều kiện pháp lý và trách nhiệm nuôi dưỡng phù hợp.

Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân còn được sử dụng trong một số thủ tục hành chính khác tại các cơ quan nhà nước, như bổ sung hồ sơ lý lịch, xác minh thân nhân, hoặc làm các thủ tục liên quan đến quyền lợi cá nhân. Đặc biệt, trong bối cảnh toàn cầu hóa, công dân Việt Nam khi có nhu cầu định cư, xuất cảnh hoặc làm thủ tục pháp lý ở nước ngoài thường được yêu cầu xuất trình giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Đây là cơ sở để các quốc gia xác minh tình trạng pháp lý cá nhân trước khi cấp visa, công nhận kết hôn, hoặc cho phép lưu trú dài hạn. Với nhiều mục đích sử dụng thiết thực như vậy, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân ngày càng trở thành một loại giấy tờ cần thiết trong đời sống pháp lý và dân sự của mỗi công dân.

Việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hiện nay được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:

Tính đến thời điểm hiện tại, các quy định về Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân vẫn được áp dụng theo các văn bản pháp luật nêu trên. Chưa có văn bản pháp luật mới nào được ban hành thay thế hoặc sửa đổi đáng kể các quy định hiện hành về thủ tục và mẫu biểu liên quan đến giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Do đó, bạn có thể hoàn toàn yên tâm áp dụng các hướng dẫn dưới đây.

 

1. Mẫu đơn xin xác nhận tình trạng hôn nhân chuẩn nhất

Mẫu tờ khai xin xác nhận tình trạng hôn nhân được ban hành kèm theo Phụ lục 5 Thông tư 04/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp. Đây là mẫu chuẩn và duy nhất bạn cần sử dụng để thực hiện thủ tục. Bạn có thể tìm và tải mẫu này từ Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp hoặc các trang web pháp luật uy tín. Hoặc tải xuống Mẫu đơn xin xác nhận tình trạng hôn nhân chuẩn nhất tại đây

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

TỜ KHAI CẤP GIẤY XÁC NHẬN TÌNH TRẠNG HÔN NHÂN
 

Kính gửi: (1)..............................................................................................

 

Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: ..............................................................................................

Nơi cư trú: (2) ...................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

Giấy tờ tùy thân: (3).........................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

Quan hệ với người được cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: ..........................................

Đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người có tên dưới đây:

Họ, chữ đệm, tên: .........................................................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh: ..................................................................................................................

Giới tính: ………….......  Dân tộc: ………………….......Quốc tịch: .....................................

Nơi cư trú:(2) ....................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

Giấy tờ tùy thân: (3).........................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

Tình trạng hôn nhân: (4)..................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

Mục đích sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: (5).........................................................

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về cam đoan của mình.

 

Làm tại:.............................,ngày .......... tháng ......... năm ..............

Người yêu cầu

(Ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên)

 

.................................

 

2. Hướng dẫn điền mẫu đơn xin xác nhận tình trạng hôn nhân

Việc điền mẫu đơn đúng quy định là vô cùng quan trọng để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian.

2.1. Hướng dẫn từng bước điền thông tin

Căn cứ theo quy định tại Điều 33 Thông tư 04/2020/TT-BTP về cách ghi Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, bạn cần chú ý các mục sau:

  • Mục “Tình trạng hôn nhân”: Đây là mục quan trọng nhất, cần ghi trung thực và chính xác về tình trạng hôn nhân hiện tại của người yêu cầu. Cụ thể:
  • Nếu chưa bao giờ kết hôn: Ghi rõ là "Hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai".
  • Nếu đang có vợ/chồng: Ghi rõ là "Hiện tại đang có vợ/chồng là bà/ông... (Giấy chứng nhận kết hôn số..., do... cấp ngày... tháng... năm...)".
  • Nếu chung sống như vợ chồng trước ngày 03/01/1987 và chưa ly hôn hoặc không có sự kiện vợ (chồng) chết/bị tuyên bố đã chết: Ghi rõ là "Hiện tại đang có vợ/chồng là bà/ông....".
  • Nếu đã đăng ký kết hôn hoặc chung sống như vợ chồng trước 03/01/1987, nhưng đã ly hôn và chưa kết hôn mới: Ghi rõ là "Đã đăng ký kết hôn hoặc đã có vợ/chồng, nhưng đã ly hôn theo Bản án/Quyết định ly hôn số... ngày... tháng... năm... của Tòa án nhân dân...; hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai".
  • Nếu đã đăng ký kết hôn hoặc chung sống như vợ chồng trước 03/01/1987, nhưng vợ/chồng đã chết và chưa kết hôn mới: Ghi rõ là "Đã đăng ký kết hôn hoặc đã có vợ/chồng, nhưng vợ/chồng đã chết (Giấy chứng tử/Trích lục khai tử/Bản án số:... do... cấp ngày... tháng... năm...); hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai".
  • Nếu người đang có vợ/chồng yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian trước khi đăng ký kết hôn: Ghi rõ là "Trong thời gian từ ngày…tháng….năm….đến ngày….tháng…..năm….chưa đăng ký kết hôn với ai; hiện tại đang có vợ/chồng là bà/ông… (Giấy chứng nhận kết hôn số …, do … cấp ngày…tháng…năm)".

Công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài có yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian cư trú tại Việt Nam, trước khi xuất cảnh; người đã qua nhiều nơi thường trú khác nhau đề nghị xác nhận tình trạng hôn nhân tại nơi thường trú trước đây: Ghi rõ về tình trạng hôn nhân của người đó tương ứng với thời gian cư trú. Ví dụ: "Không đăng ký kết hôn với ai trong thời gian cư trú tại xã Bồng Lai, huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh từ ngày 20/11/1996 đến ngày 04/3/1998".

Trường hợp Cơ quan đại diện cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam trong thời gian cư trú ở nước ngoài: Mục “Nơi cư trú” ghi theo địa chỉ cư trú hiện tại của người yêu cầu. Tình trạng hôn nhân được xác định trên cơ sở kết quả kiểm tra Sổ hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử do Cơ quan đại diện quản lý và ghi tương tự như quy định trên.

2.2. Những lỗi thường gặp khi điền đơn và cách khắc phục

  • Thiếu thông tin hoặc thông tin không chính xác: Đảm bảo điền đầy đủ và kiểm tra kỹ các thông tin cá nhân, ngày tháng, số giấy tờ.
  • Ghi sai tình trạng hôn nhân: Đọc kỹ hướng dẫn chi tiết ở mục 4.1 để ghi đúng tình trạng hôn nhân của mình.
  • Thiếu giấy tờ chứng minh: Đảm bảo đính kèm đầy đủ các giấy tờ cần thiết như CMND/CCCD, sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận kết hôn/ly hôn (nếu có).
  • Chữ viết không rõ ràng: Nếu điền bằng tay, hãy viết rõ ràng, dễ đọc để tránh nhầm lẫn.

 

3. Thủ tục xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

3.1. Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị

Để xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

  • Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: Theo mẫu quy định tại Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư 04/2020/TT-BTP.
  • Giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người yêu cầu.
  • Sổ hộ khẩu hoặc Giấy xác nhận thông tin cư trú (CT07): Để xác định nơi thường trú.
  • Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân (nếu có):
    • Trường hợp đã ly hôn: Bản án/Quyết định ly hôn có hiệu lực pháp luật của Tòa án.
    • Trường hợp vợ/chồng đã chết: Giấy chứng tử/Trích lục khai tử của vợ/chồng.
    • Trường hợp công dân Việt Nam đã ly hôn, hủy việc kết hôn ở nước ngoài, sau đó về nước thường trú hoặc làm thủ tục đăng ký kết hôn mới tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam: Nộp bản sao trích lục hộ tịch tương ứng.
  • Giấy tờ ủy quyền (nếu có): Trường hợp ủy quyền cho người khác đi nộp hồ sơ.

3.2. Quy trình nộp hồ sơ trực tiếp tại UBND xã/phường/thị trấn

Thủ tục xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được thực hiện tại:

  • UBND cấp xã nơi thường trú của công dân Việt Nam.
  • Trường hợp không có nơi thường trú nhưng có đăng ký tạm trú: UBND cấp xã nơi người đó đăng ký tạm trú sẽ cấp giấy xác nhận.
  • Đối với công dân nước ngoài và người không quốc tịch cư trú tại Việt Nam: Cũng áp dụng quy định trên nếu có yêu cầu.

Các bước thực hiện:

  1. Nộp hồ sơ: Người yêu cầu nộp hồ sơ đã chuẩn bị tại Bộ phận Một cửa hoặc Bộ phận Tư pháp - Hộ tịch của UBND cấp xã có thẩm quyền.
  2. Kiểm tra hồ sơ: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ.
    • Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Cấp phiếu hẹn trả kết quả.
    • Nếu hồ sơ thiếu, không hợp lệ: Hướng dẫn người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện.

3.3. Thời gian giải quyết và lệ phí

  • Thời gian giải quyết:
    • Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra, xác minh. Nếu đủ điều kiện, trình Chủ tịch UBND ký cấp 01 bản Giấy xác nhận hôn nhân.
    • Trường hợp người yêu cầu đã từng đăng ký thường trú tại nhiều nơi khác nhau và không chứng minh được tình trạng hôn nhân: UBND cấp xã sẽ có văn bản đề nghị UBND cấp xã nơi người đó đã từng đăng ký thường trú tiến hành kiểm tra, xác minh.
      • Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, UBND cấp xã được yêu cầu sẽ kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản.
      • Ngay trong ngày nhận được văn bản trả lời, nếu thấy đủ cơ sở, UBND cấp xã sẽ cấp Giấy xác nhận hôn nhân cho người yêu cầu.
  • Lệ phí:
    • Lệ phí cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân sẽ do Hội đồng nhân dân từng tỉnh quy định theo Điều 3 Thông tư 85/2019/TT-BTC. Mức lệ phí này có thể khác nhau giữa các địa phương. Bạn nên liên hệ trực tiếp với UBND cấp xã nơi bạn nộp hồ sơ để biết mức phí cụ thể.

 

4. Xử lý các trường hợp đặc biệt

Đã từng đăng ký thường trú tại nhiều nơi: Nếu bạn đã từng đăng ký thường trú tại nhiều địa phương khác nhau, cơ quan hộ tịch có thể yêu cầu bạn chứng minh tình trạng hôn nhân của mình trong các khoảng thời gian cư trú tại các địa phương đó. Nếu bạn không thể tự chứng minh, UBND cấp xã nơi bạn nộp hồ sơ sẽ có văn bản đề nghị các UBND cấp xã nơi bạn từng cư trú xác minh.

Người Việt Nam cư trú ở nước ngoài: Công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài có thể xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (Đại sứ quán, Lãnh sự quán) hoặc tại UBND cấp xã nơi bạn có hộ khẩu thường trú trước khi xuất cảnh.

Xin xác nhận cho người khác, ủy quyền: Bạn hoàn toàn có thể ủy quyền cho người khác đi làm thủ tục xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản (Hợp đồng ủy quyền hoặc Giấy ủy quyền) và có công chứng/chứng thực theo quy định của pháp luật. Người được ủy quyền cần mang theo giấy tờ tùy thân của mình và của người ủy quyền.

Đã ly hôn, vợ/chồng đã mất, hoặc có yếu tố nước ngoài:

Đã ly hôn: Phải nộp Bản án/Quyết định ly hôn đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án.

Vợ/chồng đã mất: Phải nộp Giấy chứng tử/Trích lục khai tử của vợ/chồng.

Có yếu tố nước ngoài:

  • Nếu kết hôn/ly hôn ở nước ngoài: Cần có các giấy tờ chứng minh đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật sang tiếng Việt (nếu cần).
  • Trường hợp công dân Việt Nam đã ly hôn, hủy việc kết hôn ở nước ngoài, sau đó về nước thường trú hoặc làm thủ tục đăng ký kết hôn mới tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam: Nộp bản sao trích lục hộ tịch tương ứng.

 

5. Hiệu lực và giá trị pháp lý của Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Thời hạn hiệu lực: Theo Điều 23 Nghị định 123/2015/NĐ-CP và khoản 2 Điều 12 Thông tư 04/2020/TT-BTP, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị 06 tháng kể từ ngày cấp. Ngoài ra, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị đến thời điểm thay đổi tình trạng hôn nhân (ví dụ: đăng ký kết hôn, ly hôn) hoặc 06 tháng kể từ ngày cấp, tùy theo thời điểm nào đến trước. Điều này có nghĩa là nếu trong vòng 6 tháng bạn thay đổi tình trạng hôn nhân, thì giấy xác nhận đó sẽ hết hiệu lực ngay lập tức.

Giới hạn mục đích sử dụng: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp cho một mục đích cụ thể đã nêu rõ trong tờ khai và trên giấy xác nhận. Ví dụ: "Xác nhận tình trạng hôn nhân để đăng ký kết hôn tại Việt Nam", "Xác nhận tình trạng hôn nhân để mua bán nhà đất"... Bạn không thể sử dụng giấy xác nhận này cho các mục đích khác ngoài mục đích đã ghi.

Trường hợp bị từ chối cấp giấy xác nhận. Bạn có thể bị từ chối cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trong các trường hợp sau:

  • Không đủ điều kiện theo quy định của pháp luật (ví dụ: đang có vợ/chồng mà yêu cầu xác nhận độc thân).
  • Không nộp đủ, đúng hồ sơ, giấy tờ theo quy định.
  • Khai báo thông tin không trung thực, gian dối.
  • Giấy tờ giả mạo hoặc không hợp lệ.

6. Lưu ý quan trọng khi xin Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

6.1. Những điểm cần kiểm tra trước khi nộp đơn

  • Kiểm tra thông tin cá nhân: Đảm bảo tất cả thông tin trên giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD, sổ hộ khẩu) khớp với thông tin bạn khai báo.
  • Kiểm tra giấy tờ kèm theo: Đảm bảo bạn đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết và chúng còn giá trị sử dụng.
  • Nắm rõ tình trạng hôn nhân của mình: Ghi chính xác tình trạng hôn nhân hiện tại theo hướng dẫn.
  • Xác định đúng cơ quan có thẩm quyền: Nộp hồ sơ tại UBND cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú.

6.2. Cách xử lý khi bị sai thông tin hoặc mất Giấy xác nhận

  • Sai thông tin: Nếu phát hiện Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân bị sai sót thông tin, bạn cần liên hệ ngay với UBND cấp xã đã cấp để được hướng dẫn điều chỉnh, cấp lại.
  • Mất Giấy xác nhận: Trường hợp bị mất, bạn có thể đề nghị cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân tại UBND cấp xã có thẩm quyền. Hồ sơ và thủ tục tương tự như cấp mới.

6.3. Các rủi ro pháp lý nếu khai báo sai sự thật

Khai báo sai sự thật về tình trạng hôn nhân là hành vi vi phạm pháp luật. Tùy theo mức độ và hậu quả, người vi phạm có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự. Ngoài ra, việc khai báo gian dối có thể dẫn đến việc các giao dịch dân sự, hành chính liên quan bị vô hiệu, gây ra những hệ lụy pháp lý nghiêm trọng.

Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, quý khách hàng vui lòng liên hệ trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7. Gọi số 1900.6162 hoặc gửi email chi tiết tại: Tư vấn pháp luật qua Email. Chúng tôi rất mong nhận được sự hợp tác từ quý khách hàng. Trân trọng./.