Trình tự, thủ tục chấp thuận chủ trương đầu tư dự án đầu tư cải tạo, xây dựng lại nhà chung cư theo Luật nhà ở 2023

2. Hồ sơ đề nghị chấp thuận chủ trương đầu tư

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 69 Luật Nhà ở 2023 việc chuẩn bị hồ sơ đề nghị chấp thuận chủ trương đầu tư là bước then chốt, quyết định đến 50% khả năng thành công của dự án. Một bộ hồ sơ đầy đủ, chuẩn xác không chỉ giúp rút ngắn thời gian thẩm định mà còn thể hiện năng lực chuyên nghiệp của nhà đầu tư trước cơ quan quản lý nhà nước. Theo quy định tại Điều 11 của Nghị định 98/2024/NĐ-CP, thành phần hồ sơ được quy định rất chi tiết, đòi hỏi nhà đầu tư phải chuẩn bị công phu.

2.1. Phân loại hồ sơ theo chủ thể lập

Cần lưu ý rằng, pháp luật hiện hành phân chia thành hai luồng hồ sơ khác nhau tùy thuộc vào chủ thể đề xuất dự án. Việc xác định đúng chủ thể giúp tránh nhầm lẫn trong việc áp dụng biểu mẫu:

• Hồ sơ do Doanh nghiệp/Hợp tác xã lập: Áp dụng cho trường hợp nhà đầu tư đã được lựa chọn thông qua Hội nghị nhà chung cư hoặc là chủ sở hữu toàn bộ khu chung cư. Đây là trường hợp phổ biến nhất đối với các dự án xã hội hóa.
• Hồ sơ do Cơ quan quản lý nhà ở cấp tỉnh lập: Áp dụng cho trường hợp dự án thực hiện bằng nguồn vốn đầu tư công hoặc trường hợp Nhà nước đứng ra tổ chức đấu thầu lựa chọn nhà đầu tư (do không thỏa thuận được hoặc nhà chung cư thuộc tài sản công).

Trong phạm vi báo cáo này, chúng tôi tập trung phân tích sâu về Hồ sơ do Doanh nghiệp lập, vì đây là mô hình mà các nhà đầu tư tư nhân quan tâm nhất.

2.2. Danh mục hồ sơ chi tiết 

Dựa trên Điều 11 Nghị định 98/2024/NĐ-CP và thực tiễn tư vấn, bộ hồ sơ chuẩn cần bao gồm các tài liệu sau, được sắp xếp theo trình tự logic để thuận tiện cho việc thẩm định:

*Nhóm 1: Văn bản pháp lý nền tảng

- Văn bản đề nghị chấp thuận chủ trương đầu tư: Nhà đầu tư phải sử dụng đúng Mẫu số 01 ban hành kèm theo Phụ lục của Nghị định 98/2024/NĐ-CP. Văn bản này đóng vai trò như "đơn xin phép", trong đó thể hiện các cam kết quan trọng về tính trung thực của hồ sơ và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về các thông tin cung cấp. Lưu ý: Không được tự ý thay đổi biểu mẫu hoặc sử dụng các mẫu cũ của Nghị định 69/2021/NĐ-CP.

- Giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân:

• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN) hoặc Giấy chứng nhận đầu tư.
• Yêu cầu bắt buộc: Doanh nghiệp phải có đăng ký ngành nghề kinh doanh bất động sản (mã ngành 6810) để đảm bảo đủ điều kiện làm chủ đầu tư theo Luật Kinh doanh Bất động sản 2023.

*Nhóm 2: Hồ sơ năng lực nhà đầu tư

Đây là nhóm tài liệu để cơ quan nhà nước "soi" sức khỏe của doanh nghiệp, đảm bảo doanh nghiệp đủ lực để "gánh" dự án đến cùng, tránh tình trạng dự án treo.

- Báo cáo tài chính 02 năm gần nhất: Phải được kiểm toán bởi đơn vị kiểm toán độc lập. Báo cáo phải thể hiện doanh nghiệp có lãi hoặc tình hình tài chính lành mạnh.

- Giấy tờ chứng minh vốn chủ sở hữu: Doanh nghiệp phải chứng minh có vốn chủ sở hữu đáp ứng tối thiểu 20% tổng vốn đầu tư dự án (đối với dự án <20ha) hoặc 15% (đối với dự án >=20ha) theo quy định của pháp luật kinh doanh bất động sản.

- Cam kết hỗ trợ tài chính: Văn bản cam kết cấp tín dụng của ngân hàng hoặc cam kết hỗ trợ tài chính của công ty mẹ (nếu có). Đây là bằng chứng về khả năng huy động vốn cho 80-85% tổng mức đầu tư còn lại.

*Nhóm 3: Hồ sơ đề xuất dự án

- Đề xuất dự án đầu tư: Nội dung phải bám sát quy định tại điểm b khoản 1 Điều 69 Luật Nhà ở 2023. Các nội dung bắt buộc gồm:

• Tên dự án, mục tiêu đầu tư (cải tạo chung cư kết hợp thương mại...).
• Quy mô đầu tư: Diện tích đất, diện tích sàn xây dựng, số lượng căn hộ, quy mô dân số.
• Vốn đầu tư và phương án huy động vốn.
• Địa điểm, thời hạn, tiến độ thực hiện dự án (phân kỳ đầu tư nếu có).

- Phân tích hiệu quả kinh tế - xã hội: Đây là phần quan trọng để thuyết phục cơ quan quản lý. Cần làm rõ dự án không chỉ mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp mà còn giải quyết vấn đề an sinh xã hội, cải thiện bộ mặt đô thị, đóng góp ngân sách như thế nào.

*Nhóm 4: Hồ sơ về đất đai và bồi thường 

Đối với dự án cải tạo chung cư, đây là nhóm hồ sơ phức tạp và nhạy cảm nhất.

- Phương án bồi thường, hỗ trợ, tái định cư:

• Tài liệu này không chỉ là bản phương án đơn thuần mà phải kèm theo văn bản thống nhất giữa chủ sở hữu nhà chung cư và nhà đầu tư.
• Nội dung phương án phải chi tiết về: Hệ số bồi thường (Hệ số K) đối với diện tích căn hộ cũ; Phương án bố trí tái định cư (tại chỗ hoặc nơi khác); Phương án bố trí chỗ ở tạm thời (tạm cư) trong thời gian thi công; Các khoản hỗ trợ di chuyển, ổn định đời sống.

Lưu ý: Phương án này phải phù hợp với Kế hoạch cải tạo, xây dựng lại nhà chung cư đã được UBND cấp tỉnh phê duyệt.

- Tài liệu về quyền sử dụng đất (nếu có): Trường hợp dự án có mở rộng ranh giới ra ngoài khu đất chung cư cũ thông qua việc nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất của các hộ dân lân cận, nhà đầu tư phải nộp kèm Văn bản thỏa thuận chuyển nhượng quyền sử dụng đất (theo Mẫu số 07 Nghị định 98) và bản sao công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ đỏ) của các thửa đất đó.

*Nhóm 5: Hồ sơ về quá trình lựa chọn nhà đầu tư

- Báo cáo kết quả lựa chọn nhà đầu tư: Báo cáo này phải mô tả chi tiết quá trình tổ chức Hội nghị nhà chung cư.

• Biên bản Hội nghị nhà chung cư.
• Danh sách chủ sở hữu tham gia và ký tên.
• Kết quả kiểm phiếu thể hiện tỷ lệ đồng thuận đạt chuẩn luật định.

2.3. Yêu cầu tỷ lệ đồng thuận trong hồ sơ

Luật Nhà ở 2023 và Nghị định 98/2024/NĐ-CP đã đưa ra những con số định lượng cụ thể, giúp minh bạch hóa yêu cầu này. Trong hồ sơ trình nộp, nhà đầu tư cần chứng minh được các tỷ lệ sau đã được đáp ứng tại Hội nghị nhà chung cư:

• Tỷ lệ tham gia: Cuộc họp phải có sự tham gia của đại diện chủ sở hữu căn hộ và phần diện tích khác chiếm tối thiểu 70% tổng số chủ sở hữu toàn dự án.
• Tỷ lệ đồng ý: Trong số các chủ sở hữu tham gia cuộc họp đó, phải có tối thiểu 75% đồng ý với phương án của nhà đầu tư.

Về mặt toán học, điều này có nghĩa là một dự án có thể được thông qua nếu nhận được sự đồng ý của khoảng 52.5% tổng số chủ sở hữu (75% của 70%). Đây là một sự nới lỏng đáng kể so với yêu cầu 100% hay 90% trước đây. Tuy nhiên, nhà đầu tư cần hết sức lưu ý về tính pháp lý của "phiếu thuận". Hồ sơ cần lưu trữ đầy đủ chữ ký tươi, biên bản họp có xác nhận của UBND phường/xã để tránh các khiếu nại về sau cho rằng chữ ký là giả mạo hoặc cư dân bị ép buộc. Việc chuẩn bị hồ sơ phần này càng minh bạch, chi tiết bao nhiêu thì rủi ro bị trả hồ sơ hoặc bị kiện tụng sau này càng thấp bấy nhiêu.

3. Trình tự, thủ tục thực hiện thủ tục chấp thuận chủ trương đầu tư dự án đầu tư cải tạo, xây dựng lại nhà chung cư

Quy trình thực hiện thủ tục chấp thuận chủ trương đầu tư dự án cải tạo, xây dựng lại nhà chung cư theo Khoản 2 Điều 69 Luật Nhà ở 2023 được thiết kế theo cơ chế "một cửa liên thông", nhằm giảm thiểu thời gian và công sức đi lại cho nhà đầu tư. Dựa trên các quy định tại Điều 11, 12, 13 Nghị định 98/2024/NĐ-CP và các thủ tục hành chính công bố, Dưới đây chi tiết từng bước trong quy trình, từ lúc nộp hồ sơ đến khi cầm trên tay Quyết định phê duyệt.

Bước 1: Nộp hồ sơ: 

Nhà đầu tư nộp 08 bộ hồ sơ (số lượng có thể thay đổi tùy địa phương, nhưng thường là đủ để gửi các sở ngành) tới cơ quan đầu mối. Điểm khác biệt quan trọng so với các dự án đầu tư thông thường là đối với dự án cải tạo chung cư, cơ quan đầu mối thường là Sở Xây dựng.

Sở Xây dựng là cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành nắm rõ nhất về tình trạng kỹ thuật của chung cư (kiểm định chất lượng), chương trình phát triển nhà ở và kế hoạch cải tạo của địa phương. Việc giao Sở Xây dựng chủ trì giúp quy trình thẩm định đi sâu vào bản chất kỹ thuật và an sinh của dự án hơn là chỉ tập trung vào chỉ số tài chính.

Bước 2 & 3: Cơ chế thẩm định liên ngành

Đây là giai đoạn phức tạp nhất của quy trình. Sở Xây dựng không tự mình quyết định mọi vấn đề mà đóng vai trò điều phối việc lấy ý kiến thẩm định từ các cơ quan chuyên môn khác. Nội dung thẩm định của từng cơ quan được phân định rõ ràng:

Sở Nông nghiệp và Môi trường: Thẩm định về nhu cầu sử dụng đất; điều kiện giao đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất (đặc biệt nếu dự án có mở rộng diện tích hoặc chuyển đổi công năng); sự phù hợp với quy hoạch sử dụng đất và kế hoạch sử dụng đất hàng năm.

Sở Quy hoạch - Kiến trúc (hoặc bộ phận quy hoạch thuộc Sở Xây dựng): Thẩm định các chỉ tiêu quy hoạch kiến trúc (mật độ, tầng cao, hệ số sử dụng đất) xem có phù hợp với Quy hoạch chi tiết 1/500 đã được phê duyệt hay không. Đây thường là "cửa ải" khó khăn nhất vì nhà đầu tư thường muốn tăng tầng cao để tối đa hóa lợi nhuận, trong khi quy hoạch chung thường khống chế chiều cao tại nội đô.

Sở Tài chính: Thẩm định về phương án bồi thường, hỗ trợ, tái định cư, đặc biệt là việc xác định các giá trị bồi thường và năng lực tài chính để thực hiện nghĩa vụ ngân sách (nếu có). Thẩm định về tư cách pháp lý của nhà đầu tư; năng lực tài chính (vốn chủ sở hữu, khả năng huy động vốn); sự phù hợp của dự án với quy định của pháp luật về đầu tư.

Công an tỉnh/thành phố: Thẩm định về các giải pháp đảm bảo an ninh trật tự, an toàn phòng cháy chữa cháy (PCCC). Với các vụ cháy chung cư gần đây, ý kiến của cơ quan PCCC ngày càng trở nên quan trọng và khắt khe.

UBND cấp xã (phường/xã nơi có dự án): Xác nhận về hiện trạng quản lý đất đai, dân cư, và tính chính xác của quá trình tổ chức Hội nghị nhà chung cư (xác nhận chữ ký, biên bản họp).

Một điểm tiến bộ trong Nghị định 98/2024/NĐ-CP là quy định cứng về thời hạn trả lời. Nếu quá thời hạn 15 ngày mà cơ quan được lấy ý kiến không có văn bản trả lời, thì được xem là đã đồng ý với nội dung thuộc phạm vi quản lý của mình. Quy định này nhằm tạo áp lực hành chính, buộc các cơ quan công quyền phải xử lý hồ sơ nhanh chóng, tránh tình trạng "ngâm" hồ sơ vô thời hạn gây thiệt hại cho nhà đầu tư.

Bước 4: Tổng hợp và báo cáo thẩm định

Sau khi nhận được ý kiến (hoặc hết thời hạn), Sở Xây dựng sẽ tổng hợp lại thành một Báo cáo thẩm định. Báo cáo này không chỉ liệt kê ý kiến các bên mà phải đưa ra nhận định, đánh giá độc lập và đề xuất rõ ràng: Chấp thuận hay Không chấp thuận chủ trương đầu tư trình UBND tỉnh. Nếu hồ sơ còn thiếu sót hoặc có ý kiến phản đối từ các Sở ngành, Sở Xây dựng sẽ ra văn bản yêu cầu nhà đầu tư giải trình, bổ sung. Đây là giai đoạn tương tác qua lại, nhà đầu tư cần cử cán bộ chuyên trách bám sát để giải trình kịp thời.

Bước 5: Phê duyệt và Ban hành Quyết định

Trên cơ sở Tờ trình và Báo cáo thẩm định của Sở Xây dựng, UBND cấp tỉnh sẽ xem xét và ban hành Quyết định chấp thuận chủ trương đầu tư đồng thời với chấp thuận nhà đầu tư (đối với trường hợp doanh nghiệp có quyền sử dụng đất hoặc đã được hội nghị nhà chung cư chọn). Quyết định này là văn bản pháp lý cao nhất, chính thức công nhận quyền làm chủ đầu tư dự án.

Quy trình tổng thể có thể được tóm tắt qua bảng sau:

4. Thẩm quyền chấp thuận chủ trương đầu tư 

Việc xác định đúng thẩm quyền là cực kỳ quan trọng để nộp hồ sơ đúng địa chỉ. Luật Nhà ở 2023 và Luật Đầu tư 2020 đã phân cấp thẩm quyền rất rõ ràng dựa trên quy mô và tính chất của dự án.

4.1. Thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ

Thủ tướng Chính phủ giữ quyền chấp thuận chủ trương đầu tư đối với các dự án cải tạo, xây dựng lại nhà chung cư có tầm ảnh hưởng lớn đến quy hoạch quốc gia hoặc an ninh quốc phòng. Các tiêu chí bao gồm:

• Quy mô sử dụng đất: Dự án có quy mô sử dụng đất từ 50 ha trở lên. Thực tế, các dự án cải tạo chung cư đơn lẻ hiếm khi đạt quy mô này, trừ trường hợp cải tạo tổng thể cả một khu tập thể lớn (như khu Thanh Xuân Bắc, Kim Liên ở Hà Nội) kết hợp với chỉnh trang đô thị mở rộng.
• Quy mô dân số: Dự án có quy mô dân số từ 15.000 người trở lên (tại khu vực đô thị). Đây là một tiêu chí quan trọng cần lưu ý khi tính toán số lượng căn hộ trong quy hoạch 1/500.
• Địa giới hành chính: Dự án thực hiện trên địa bàn của từ 02 tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương trở lên.
• Di dân tái định cư: Dự án có yêu cầu di dân tái định cư từ 10.000 người trở lên ở miền núi hoặc 20.000 người trở lên ở vùng khác.

4.2. Thẩm quyền của ủy ban nhân dân cấp tỉnh

Đây là cấp thẩm quyền phổ biến nhất, xử lý tuyệt đại đa số các dự án cải tạo chung cư hiện nay. UBND cấp tỉnh (tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương) có thẩm quyền chấp thuận đối với:

• Tất cả các dự án cải tạo, xây dựng lại nhà chung cư không thuộc diện phải trình Quốc hội hay Thủ tướng Chính phủ.
• Dự án thực hiện hoàn toàn trong phạm vi địa giới hành chính của tỉnh/thành phố đó.
• Dự án có đề xuất giao đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất thuộc thẩm quyền quản lý của địa phương.

Luật Nhà ở 2023 thể hiện xu hướng phân quyền mạnh mẽ cho địa phương. Đặc biệt đối với Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh - hai địa bàn nóng nhất về chung cư cũ - các cơ chế đặc thù (như Luật Thủ đô sửa đổi, Nghị quyết 98/2023/QH15) còn trao quyền lớn hơn cho chính quyền thành phố trong việc quyết định các chỉ tiêu quy hoạch và thủ tục đầu tư. Điều này giúp rút ngắn quy trình, vì nhà đầu tư chỉ cần làm việc với bộ máy chính quyền địa phương thay vì phải trình hồ sơ ra Trung ương, giảm thiểu đáng kể thời gian và chi phí tuân thủ.

5. Các nội dung chính trong Quyết định chấp thuận chủ trương đầu tư

Quyết định chấp thuận chủ trương đầu tư không chỉ là một văn bản hành chính cho phép triển khai dự án, mà nó còn là "bản hiến pháp" của dự án, định hình mọi thông số kỹ thuật, tài chính và pháp lý mà nhà đầu tư phải tuân thủ trong suốt quá trình thực hiện. Dưới đây là phân tích chi tiết các nội dung trọng yếu.

- Thông tin định danh và pháp lý dự án:

• Tên dự án: Thường được chuẩn hóa gắn liền với tên khu chung cư cũ hoặc địa danh (Ví dụ: Dự án Cải tạo, xây dựng lại Khu tập thể A, Phường B).
• Nhà đầu tư: Ghi nhận chính xác tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở. Đây là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện các giao dịch pháp lý sau này.
• Mục tiêu dự án: Ghi rõ mục tiêu là cải tạo, xây dựng lại nhà chung cư xuống cấp, kết hợp chỉnh trang đô thị, xây dựng công trình thương mại dịch vụ...

- Các chỉ tiêu Quy hoạch - Kiến trúc: Xác định rõ tổng diện tích đất dự án, trong đó bao nhiêu là đất xây dựng chung cư, bao nhiêu là đất cây xanh, giao thông, hạ tầng kỹ thuật. Số lượng tòa nhà (block), số tầng cao (tầng nổi, tầng hầm), tổng diện tích sàn xây dựng. Các chỉ số này phải khớp đúng với Quy hoạch 1/500 đã duyệt. Phân định rõ số lượng căn hộ phục vụ tái định cư (để trả cho dân) và số lượng căn hộ thương mại (để bán thu hồi vốn). Quyết định cũng ghi nhận phần diện tích sàn kinh doanh dịch vụ, thương mại mà nhà đầu tư được quyền khai thác.

- Tổng vốn đầu tư và tiến độ thực hiện: Con số ước tính tổng mức đầu tư của dự án. Ghi rõ tỷ lệ vốn chủ sở hữu (bắt buộc phải có) và vốn huy động hợp pháp khác.

Tiến độ thực hiện: Quy định mốc thời gian cụ thể cho từng giai đoạn:

• Giai đoạn chuẩn bị đầu tư, di dời, phá dỡ.
• Giai đoạn thi công xây dựng.
• Giai đoạn hoàn thành, nghiệm thu và bàn giao đưa vào sử dụng.

Lưu ý: Nhà đầu tư cần đặc biệt chú trọng cam kết tiến độ này. Nếu chậm tiến độ quá 12 tháng so với quy định mà không có lý do chính đáng, dự án có thể bị chấm dứt hoạt động theo Luật Đầu tư.

Khác với các dự án nhà ở thương mại, đối với dự án cải tạo chung cư, Quyết định chủ trương đầu tư phải ghi nhận các nội dung cốt lõi của phương án bồi thường đã được thống nhất:

• Hình thức tái định cư: Tái định cư tại chỗ (ưu tiên) hay tái định cư nơi khác.
• Hệ số bồi thường (Hệ số K): Ghi nhận khung hệ số K quy đổi diện tích (ví dụ từ 1 đến 2 lần diện tích cũ) làm cơ sở pháp lý để nhà đầu tư ký hợp đồng với từng hộ dân.
• Phương án tạm cư: Cam kết về việc bố trí nơi ở tạm thời hoặc chi trả tiền thuê nhà cho người dân trong thời gian xây dựng.