1. Trình tự, thủ tục mời họp Đại hội đồng cổ đông

1.1 Quy định chung

Điều 143 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về mời họp Đại hội đồng cổ đông như sau:
"Điều 143. Mời họp Đại hội đồng cổ đông
1. Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ liên lạc của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp.
2. Thông báo mời họp được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty; trường hợp công ty xét thấy cần thiết thì đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương theo quy định của Điều lệ công ty.
3. Thông báo mời họp phải được gửi kèm theo các tài liệu sau đây:
a) Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp;
b) Phiếu biểu quyết.
4. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu họp kèm theo thông báo mời họp quy định tại khoản 3 Điều này có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu."

1.2 Trình tự mời họp

Theo đó, người triệu tập hợp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ liên lạc của cổ đông, thời gian, địa điểm họp, những yêu cầu khác đối với người dự họp và đính kèm chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trinh họp; phiếu biểu quyết.
Thông báo mời họp được gửi bằng phương thức đế bảo đàm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty; trường họp công ty xét thấy cần thiết thì đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương theo quy định của Điều lệ công ty. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu họp kèm theo thông báo mời họp quy định tại khoản 3 Điều này có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ noi, cách thức tải tài liệu.
Như vậy, Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã sửa đổi thời gian gửi thông báo mời họp đến cổ đông công ty theo hướng gửi thông báo sớm hơn, cụ thể: Người triệu tập hợp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn.
Ngoài ra, Luật Doanh nghiệp năm 2020 bãi bỏ việc cổ đông chỉ được dùng mẫu quy định đại diện ủy quyền do doanh nghiệp phát hành; thay vào đó, họ có quyền thực hiện ủy quyền theo hình thức phù hợp theo quy định của Luật dân sự; sửa đổi này nhằm bảo vệ tốt hơn quyền lợi của cổ đông bởi lẽ thực tế cho thấy, trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp lạm dụng quy định về ban hành và gửi mẫu chỉ định đại diện uỷ quyền cho cổ đông, để nhằm hạn chế quyền dự họp của cổ đông. Ví dụ, mẫu dự họp thường xuyên thay đổi, gửi mẫu dự họp sát thời gian họp... gây khó khăn hoặc thậm trí khiến cho cổ đông, đặc biệt là cổ đông nước ngoài, không kịp đủ thời gian để ủy quyền cho người khác dự họp, vì các thủ tục hành chính như ủy quyền, họp pháp hóa lãnh sự... tốn nhiều thời gian.

2. Quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông trong công ty cổ phần

Điều 144 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về thực hiện quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông như sau:
"Điều 144. Thực hiện quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông
1. Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức có thể trực tiếp tham dự họp, ủy quyền bằng văn bản cho một hoặc một số cá nhân, tổ chức khác dự họp hoặc dự họp thông qua một trong các hình thức quy định tại khoản 3 Điều này.
2. Việc ủy quyền cho cá nhân, tổ chức đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thành văn bản. Văn bản ủy quyền được lập theo quy định của pháp luật về dân sự và phải nêu rõ tên cá nhân, tổ chức được ủy quyền và số lượng cổ phần được ủy quyền. Cá nhân, tổ chức được ủy quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải xuất trình văn bản ủy quyền khi đăng ký dự họp trước khi vào phòng họp.
3. Cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây:
a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
b) Ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;
c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử;
đ) Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty."
Theo đó, cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức có thể trực tiếp tham dự họp, ủy quyền bằng văn bản cho một hoặc một số cá nhân, tổ chức khác dự họp hoặc tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác hoặc gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử hoặc gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty. Việc ủy quyền cho cá nhân, tổ chức đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thành văn bản. Vãn bản ủy quyền được lập theo quy định của pháp luật về dân sự và phải nêu rõ tên cá nhân, tổ chức được ủy quyền và số lượng cổ phần được ủy quyền. Cá nhân, tổ chức được ủy quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải xuất trình vãn bản ủy quyền khi đăng ký dự họp trước khi vào phòng hợp.
Như vậy, Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã sửa đổi khoản 1 điều luật theo hướng mở rộng quyền ủy quyền dự họp của cổ đông, nếu như trước đây, cổ đông chỉ được quyền ủy quyền cho 01 người dự họp Đại hội đồng cổ đông thì Luật mới đã cho phép cổ đông được ủy quyền cho một hoặc một số cá nhân, tổ chức khác dự họp. quy định bởi lẽ quy định quyền ủy quyền theo luật cũ quá cứng nhắc, không phù hợp với nhu cầu thực tế đa dạng của cổ đông; dẫn đến, nhiều trường hợp làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích của cổ đông, ví dụ nếu theo quy định hiện hành, cổ đông không thể cử được 2 hoặc nhiều đại diện cho mình để vừa tham dự họp, vừa hỗ trợ chuyên môn cho chính cổ đông đó.
Ngoài ra, Luật Doanh nghiệp năm 2020 cũng sừa đổi khoản 2 điều luật này về mẫu ủy quyền, nếu như luật cũ quy định cổ đông khi ủy quyền cho người khác tham dự họp thi phải sử dụng mẫu của công ty phát hành thì Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã mở rộng quyền hơn cho cổ đông khi không bắt buộc sử dụng mẫu ủy quyền của công ty mà việc ủy quyền chỉ tuân theo pháp luật dân sự.

3. Điều kiện để nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua

Điều 148 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về điều kiện để nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua như sau:
"Điều 148. Điều kiện để nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua
1. Nghị quyết về nội dung sau đây được thông qua nếu được số cổ đông đại diện từ 65% tổng số phiếu biểu quyết trở lên của tất cả cổ đông dự họp tán thành, trừ trường hợp quy định tại các khoản 3, 4 và 6 Điều này; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định:
a) Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại;
b) Thay đổi ngành, nghề và lĩnh vực kinh doanh;
c) Thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý công ty;
d) Dự án đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác;
đ) Tổ chức lại, giải thể công ty;
e) Vấn đề khác do Điều lệ công ty quy định.
2. Các nghị quyết được thông qua khi được số cổ đông sở hữu trên 50% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp tán thành, trừ trường hợp quy định tại các khoản 1, 3, 4 và 6 Điều này; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
3. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, việc biểu quyết bầu thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát phải thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu, theo đó mỗi cổ đông có tổng số phiếu biểu quyết tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu nhân với số thành viên được bầu của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát và cổ đông có quyền dồn hết hoặc một phần tổng số phiếu bầu của mình cho một hoặc một số ứng cử viên. Người trúng cử thành viên Hội đồng quản trị hoặc Kiểm soát viên được xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng cử viên có số phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ số thành viên quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt cùng số phiếu bầu như nhau cho thành viên cuối cùng của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát thì sẽ tiến hành bầu lại trong số các ứng cử viên có số phiếu bầu ngang nhau hoặc lựa chọn theo tiêu chí quy định tại quy chế bầu cử hoặc Điều lệ công ty.
4. Trường hợp thông qua nghị quyết dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản thì nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua nếu được số cổ đông sở hữu trên 50% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông có quyền biểu quyết tán thành; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
5. Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông phải được thông báo đến cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày thông qua; trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi nghị quyết có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.
6. Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông về nội dung làm thay đổi bất lợi quyền và nghĩa vụ của cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi chỉ được thông qua nếu được số cổ đông ưu đãi cùng loại dự họp sở hữu từ 75% tổng số cổ phần ưu đãi loại đó trở lên tán thành hoặc được các cổ đông ưu đãi cùng loại sở hữu từ 75% tổng số cổ phần ưu đãi loại đó trở lên tán thành trong trường hợp thông qua nghị quyết dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản."
Theo đó, nghị quyết có nội dung về loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại; về thay đổi ngành, nghề và lĩnh vực kinh doanh; thay đổi cơ cẩu tổ chức quản lý công ty; về dự án đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị từ 35% tổng giá tộ tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác; về tổ chức lại, giải thể công ty; về vấn đề khác do Điều lệ công ty quy định được thông qua nếu được số cổ đông đại diện từ 65% (tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định) tổng số phiếu biểu quyết trờ lên của tất cả cổ đông dự họp tán thành, trừ trường họp: biểu quyết bầu thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát theo phương thức dồn phiếu; thông qua nghị quyết dưới hình thức lẩy ý kiến bằng văn bản; nghị quyết có nội dung làm thay đổi bất lợi quyền và nghĩa vụ của cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi.
- Các nghị quyết được thông qua khi được số cổ đông sở hữu trên 50% (tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định) tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp tán thành, trừ trường hợp:
+ Nghị quyết về loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại; thay đổi ngành, nghề và lĩnh vực kinh doanh; thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý công ty; dự án đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác; tổ chức lại, giải thể công ty; vấn đế khác do Điều lệ công ty quy định.
+ Việc biểu quyết bầu thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát bằng phương thức dồn phiếu;
+ Thông qua nghị quyết dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản;
+ Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông về nội dung làm thay đổi bất lợi quyền và nghĩa vụ của cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi.
- Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, việc biểu quyết bầu thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát phải thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu, theo đó mỗi cổ đông có tổng số phiếu biểu quyết tương ứng với tổng sô cô phần sở hữu nhân với số thành viên được bầu của Hội đông quản trị hoặc Ban kiểm soát và cổ đông có quyền dồn hết hoặc một phần tổng số phiếu bầu của mình cho một hoặc một số ứng cử viên. Người trúng cử thành viên Hội đồng quản trị hoặc Kiểm soát viên được xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng cử viên có số phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ số thành viên quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt cùng số phiếu bầu như nhau cho thành viên cuối cùng của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát thì sè tiến hành bầu lại trong số các ứng cử viên có số phiếu bầu ngang nhau hoặc lựa chọn theo tiêu chí quy định tại quy chế bầu cử hoặc Điều lệ công ty. Trường hợp thông qua nghị quyết dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản thì nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua nếu được số cổ đông sở hữu trên 50% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông có quyền biểu quyết tán thành; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
- Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông phải được thông báo đến cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày thông qua; trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi nghị quyết có thể thay thế bằng việc đăng tải lên hang thông tin điện tử của công ty. Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông về nội dung làm thay đổi bất lợi quyền và nghĩa vụ của cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi chỉ được thông qua nếu được số cổ đông ưu đãi cùng loại dự họp sở hữu từ 75% tổng số cổ phần ưu đãi loại đó trở lên tán thành hoặc được các cổ đông ưu đãi cùng loại sở hữu từ 75% tổng số cổ phần ưu đãi loại đó trở lên tán thành trong trường hợp thông qua nghị quyết dưới hình thức lấy ý kiến bằng vãn bản.
Như vậy, điều luật này đã sửa đổi, bổ sung khoản 1 để làm rõ thêm quy định về bầu dồn phiếu là một chế định đặc biệt để bầu thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát, tách bạch với cơ chế, yêu cầu, điều kiện để thông qua Nghị quyết. Ngoài ra, điều luật còn bổ sung khoản 6 quy định về điều kiện thông qua Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông về nội dung làm thay đổi bất lợi quyền và nghĩa vụ của cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi. Theo đó Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông về nội dung làm thay đổi bất lợi quyền và nghĩa vụ của cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi chỉ được thông qua nếu được số cổ đông ưu đãi cùng loại dự họp sở hữu từ 75% tổng số cổ phần ưu đãi loại đó trở lên tán thành hoặc được các cổ đông ưu đãi cùng loại sở hữu từ 75% tổng số cổ phần ưu đãi loại đó trở lên tán thành trong trường hợp thông qua nghị quyết dưới hình thức lấy ý kiến bằng vãn bản.

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật doanh nghiệp  - Công ty luật Minh Khuê