Trình tự tổ chức cuộc họp đại hội đồng cổ đông bất thường

1. Triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thường trong trường hợp nào? 

Hội đồng quản trị có thể triệu tập họp bất thường của Đại hội đồng cổ đông trong các trường hợp sau đây theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020:

Lợi ích của công ty: Hội đồng quản trị có quyền triệu tập họp bất thường của Đại hội đồng cổ đông khi họ xem xét rằng việc này cần thiết vì lợi ích của công ty. Điều này có thể xảy ra khi có các quyết định quan trọng cần được đưa ra quyết định mà không thể chờ đợi đến cuộc họp thường niên.

Số lượng thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát ít hơn quy định: Nếu số lượng thành viên còn lại trong Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát ít hơn số lượng tối thiểu theo quy định của pháp luật, thì Hội đồng quản trị có thể triệu tập Đại hội đồng cổ đông để bổ sung các thành viên còn thiếu hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức.

Yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông: Điều 115 của Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rằng nếu cổ đông hoặc nhóm cổ đông nắm giữ từ 5% trở lên số lượng cổ phiếu có quyền biểu quyết tại công ty yêu cầu triệu tập họp bất thường, thì Hội đồng quản trị phải triệu tập Đại hội đồng cổ đông theo yêu cầu này.

Yêu cầu của Ban kiểm soát: Nếu Ban kiểm soát thấy cần thiết triệu tập họp bất thường của Đại hội đồng cổ đông để xem xét các vấn đề quan trọng liên quan đến công ty, họ có thể yêu cầu Hội đồng quản trị triệu tập cuộc họp này.

Trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty: Cuối cùng, Hội đồng quản trị cũng có thể triệu tập họp bất thường theo những trường hợp khác mà quy định của pháp luật và Điều lệ công ty cho phép.

Việc triệu tập họp bất thường của Đại hội đồng cổ đông là một quyền và trách nhiệm quan trọng của Hội đồng quản trị để đảm bảo quyết định quan trọng của công ty được đưa ra một cách hiệu quả và trong thời gian cần thiết

2. Nhiệm vụ của người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường

Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp: Người triệu tập cần xác định và lập danh sách những cổ đông nào có quyền tham gia cuộc họp. Điều này đòi hỏi kiểm tra và xác minh thông tin về cổ đông, số lượng cổ phiếu, và quyền biểu quyết.

Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông: Nếu có khiếu nại hoặc tranh chấp liên quan đến danh sách cổ đông, người triệu tập phải cung cấp thông tin và xem xét giải quyết một cách công bằng và minh bạch.

Lập chương trình và nội dung cuộc họp: Người triệu tập phải xây dựng chương trình cho cuộc họp, bao gồm các mục tiêu, thời gian dự kiến cho mỗi phần, và nội dung cụ thể cần được thảo luận.

Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp: Điều này bao gồm việc thu thập và chuẩn bị các tài liệu quan trọng như báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động của công ty, và bất kỳ văn bản quyết định nào mà cổ đông cần tham khảo.

Dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông: Người triệu tập phải dự thảo nghị quyết hoặc các quyết định cần được đưa ra bầu cử trong cuộc họp. Điều này bao gồm việc xác định các ứng cử viên nếu cuộc họp bầu thành viên Hội đồng quản trị hoặc Kiểm soát viên.

Xác định thời gian và địa điểm họp: Người triệu tập phải quyết định ngày, giờ và địa điểm chính xác cho cuộc họp sao cho thuận lợi cho cổ đông tham gia.

Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp theo quy định: Cổ đông cần được thông báo mời họp đúng thời hạn và bằng cách phù hợp với quy định của pháp luật. Thông báo này cần chứa thông tin về thời gian, địa điểm, và nội dung cuộc họp.

Công việc khác phục vụ cuộc họp: Ngoài những công việc cơ bản, người triệu tập cần xem xét và thực hiện bất kỳ công việc nào khác để đảm bảo cuộc họp diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả. Điều này có thể bao gồm việc chuẩn bị các thiết bị họp, quản lý thời gian, và sắp xếp các hoạt động liên quan.

Tất cả các công việc này đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông một cách hợp pháp và hiệu quả

3. Trình tự tổ chức cuộc họp đại hội đồng cổ đông bất thường

Bước 1: Đề Nghị Họp HĐQT phát hành thư mời họp HĐQT

Để chuẩn bị cho cuộc họp của Hội đồng quản trị công ty, việc này cần tuân theo quy định trong Điều 157 của Luật Doanh nghiệp 2020 và điều lệ của công ty. Theo quy trình thường là như sau:

- Xác định thẩm quyền triệu tập cuộc họp:

Thường, thẩm quyền triệu tập cuộc họp thuộc về một số cá nhân như Ban kiểm soát, thành viên độc lập Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, ít nhất 05 người quản lý khác, 02 thành viên Hội đồng quản trị, và các cá nhân khác theo quy định trong điều lệ công ty.

- Nhận đề nghị triệu tập:

Khi một trong những cá nhân thẩm quyền nhận được đề nghị triệu tập cuộc họp, họ cần tiến hành bước tiếp theo.

- Phát hành thư mời và tài liệu mời họp:

Chủ tịch Hội đồng quản trị phải phát hành thư mời chính thức và tài liệu mời họp trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị hoặc theo thời hạn khác được quy định trong điều lệ công ty.

- Chuẩn bị tài liệu cuộc họp HĐQT. Các tài liệu cần được chuẩn bị tối thiểu bao gồm:

• Bản copy của Giấy đề nghị họp.
• Thư mời họp HĐQT với nội dung dự kiến của cuộc họp.
• Mẫu phiếu biểu quyết.
• Mẫu ủy quyền tham gia cuộc họp (nếu có).
• Mẫu xác nhận tham gia cuộc họp (nếu có).
• Dự thảo biên bản họp HĐQT dự kiến.
• Dự thảo quyết định HĐQT dự kiến.
• Các tài liệu khác cần thiết để phục vụ cuộc họp (nếu có).

Gửi tài liệu cho các thành viên HĐQT: Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị phải gửi toàn bộ tài liệu cho các thành viên HĐQT trước ít nhất 3 ngày trước cuộc họp. Gửi tài liệu có thể được thực hiện qua báo phát hoặc email mà các thành viên HĐQT đã đăng ký với công ty.

Điều này đảm bảo rằng các thành viên HĐQT có đầy đủ thông tin và tài liệu để tham gia vào cuộc họp một cách hiệu quả

Bước 2: Họp HĐQT chuẩn bị tài liệu Tiến hành gửi thư mời họp ĐHĐCD

Để chuẩn bị cho cuộc họp của Hội Đồng Quản Trị (HĐQT) và việc triệu tập cuộc họp Đại Hội Đồng Cổ Đông (ĐHĐCD), quy trình thường diễn ra như sau:

- Xác định điều kiện triệu tập cuộc họp:

Cuộc họp HĐQT sẽ diễn ra vào lịch như đã được thiết lập trong thư mời lần 1 khi có ít nhất ¾ thành viên HĐQT dự họp hoặc theo quy định khác của điều lệ công ty.

Trong trường hợp không đủ số thành viên dự họp trong lần 1, sẽ gửi thư mời lần 2 và yêu cầu ít nhất ½ thành viên HĐQT tham gia. Thời gian gửi thư mời lần 2 là trong vòng 7 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp lần 1.

- Chuẩn bị tài liệu và thư mời họp ĐHĐCD:

+ Cần chuẩn bị các tài liệu và thư mời họp ĐHĐCD như sau:

+ Lập danh sách có quyền dự họp trước 10 ngày trước ngày gửi thư mời họp.

+ Thư mời họp ĐHĐCD với nội dung và lịch trình dự kiến của cuộc họp.

+ Mẫu phiếu biểu quyết.

+ Mẫu giấy ủy quyền tham dự họp.

+ Thư xác nhận tham dự cuộc họp.

+ Nội dung cụ thể của cuộc họp ĐHĐCD.

+ Chương trình họp.

+ Dự thảo biên bản cuộc họp ĐHĐCD.

+ Dự thảo quyết định của ĐHĐCD.

Các tài liệu khác cần thiết để phục vụ cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.

- Quá trình thông qua tài liệu:

Các tài liệu và thư mời sẽ được thông qua khi có sự tán thành của hơn một nửa thành viên HĐQT sau phiếu biểu quyết. Trong trường hợp phiếu biểu quyết bằng nhau, quyết định sẽ do chủ tịch HĐQT quyết định.

- Gửi tài liệu cho các cổ đông ĐHĐCD:

Hội Đồng Quản Trị cần gửi toàn bộ tài liệu cho các cổ đông trước ít nhất 21 ngày trước cuộc họp ĐHĐCD. Việc gửi tài liệu phải được thực hiện bằng biện pháp đảm bảo như báo phát hoặc gửi qua email mà các cổ đông đã đăng ký với công ty.

Điều này đảm bảo rằng cổ đông sẽ có đầy đủ thông tin và tài liệu cần thiết để tham gia vào cuộc họp Đại Hội Đồng Cổ Đông một cách hiệu quả

Bươc 3: Họp ĐHĐCĐ theo nội dung thư mời

Cuộc họp Đại Hội Đồng Cổ Đông (ĐHĐCĐ) là một sự kiện quan trọng trong cuộc sống của một công ty, và quy trình tiến hành cuộc họp phải tuân thủ theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty. Dưới đây là chi tiết về cách cuộc họp ĐHĐCĐ diễn ra theo nội dung thư mời:

- Xác định quorum (số lượng tối thiểu của cổ đông để cuộc họp diễn ra):

Cuộc họp ĐHĐCĐ lần 1 sẽ được tiến hành khi có ít nhất 50% cổ đông dự họp hoặc theo quy định khác của điều lệ công ty.

- Trường hợp không đủ số cổ đông trong lần 1:

Nếu không đủ số cổ đông tham gia cuộc họp trong lần 1, thì sẽ gửi thư mời lần 2.

Trong lần 2, cần ít nhất 33% cổ đông dự họp.

Thời gian gửi thư mời lần 2 là trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp lần 1.

- Trường hợp không đủ số cổ đông trong lần 2:

Nếu vẫn không đủ số cổ đông tham gia cuộc họp trong lần 2, thì sẽ gửi thư mời lần 3.

Trong lần 3, không cần tỷ lệ cổ đông tối thiểu.

Thời gian gửi thư mời lần 3 là trong vòng 20 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp lần 2.

- Nội dung cuộc họp ĐHĐCĐ:

Cuộc họp ĐHĐCĐ sẽ tiến hành các nội dung được nêu trong thư mời họp và tài liệu kèm theo. Đây có thể là các quyết định quan trọng về hoạt động của công ty.

- Tiến hành biểu quyết:

Chủ tịch cuộc họp sẽ nêu các nội dung cần được biểu quyết.

Cuộc biểu quyết sẽ diễn ra, và quyết định của ĐHĐCĐ sẽ được xác định dựa trên số phiếu biểu quyết tán thành.

- Các loại nghị quyết và tỷ lệ tán thành:

Nghị quyết về các nội dung quan trọng như thay đổi ngành, nghề nghiệp, cơ cấu tổ chức, dự án đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, cần được số cổ đông đại diện từ 65% tổng số phiếu biểu quyết trở lên tán thành.

Các nội dung cơ bản khác có thể được thông qua nếu được số cổ đông đại diện từ 50% tổng số phiếu biểu quyết trở lên.

Tỷ lệ đặc biệt khác có thể được quy định trong quy định của Luật Doanh Nghiệp và điều lệ công ty.

Tóm lại, cuộc họp ĐHĐCĐ là một cơ hội quan trọng để cổ đông tham gia vào quản lý và ra quyết định quan trọng của công ty. Quy trình tiến hành cuộc họp phải đảm bảo tính công bằng và tuân thủ các quy định pháp luật và điều lệ của công ty

Xem thêm >>> Điều kiện để cổ đông nhận cổ tức của doanh nghiệp mới nhất?

Liên hệ tổng đài 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để hỗ trợ giải quyết

Trân trọng!