1. Khái niệm công chứng

Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014 quy định: “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”.

 

2. Ý nghĩa của hoạt động công chứng

Có thể thấy hoạt động công chứng mang tính pháp lý cao. Xét trên bình diện công dân thì văn bản công chứng là công cụ hữu hiệu bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của họ, phòng ngừa tranh chấp, tạo ra sự ổn định của giao dịch dân sự, tài sản, bảo đảm trật tự, kỉ cương. Mặt khác, về phương diện Nhà nước thì văn bản công chứng tạo nên một bằng chứng xác thực, kịp thời không ai có thể phản bác chối cãi trừ trường hợp có ý kiến của người thứ ba và được quá trình tố tụng cho là đúng.

 

3. Tại sao pháp luật lại quy định các trường hợp từ chối công chứng

Luật Công chứng năm 2014 tại Điểm đ Khoản 1 Điều 17 thừa nhận Công chứng viên (sau đây gọi tắt là CCV) có quyền “được từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội”. Lý do là nhằm tránh tình trạng hợp đồng, giao dịch, bản dịch sau khi đã được CCV công chứng rồi lại không có giá trị chứng cứ hoặc dẫn đến tình trạng vô hiệu hoặc có tranh chấp xảy ra trên thực tế. Nguyên nhân của việc CCV từ chối công chứng có thể là tại thời điểm đó các quy định của pháp luật liên quan đến các văn bản được yêu cầu công chứng có những bất cập; cũng có thể các văn bản được yêu cầu công chứng đó không có ý nghĩa, không đáp ứng đủ các điều kiện pháp lý để được công chứng. Pháp luật quy định bản thân CCV phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng của mình; biết hoặc phải biết bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ,… nên với những trường hợp CCV cảm thấy không đủ tự tin để công chứng thì hoàn toàn có quyền từ chối công chứng. Tuy nhiên việc từ chối này phải tuân theo các quy định của pháp luật và phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu công chứng khi từ chối công chứng.

 

4. Các trường hợp từ chối công chứng

4.1 Trường hợp công chứng thuộc các hành vi bị cấm

- Theo điểm b và c Điều 7 Luật Công chứng 2014 thì nghiêm cấm công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng trong trường hợp mục đích và nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội; xúi giục, tạo điều kiện cho người tham gia hợp đồng, giao dịch thực hiện giao dịch giả tạo hoặc hành vi gian dối khác. Theo các quy định trong Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng, giao dịch, bản dịch khi có mục đích và nội dung trái pháp luật, trái đạo đức xã hội hay giả tạo thì dù trước hay sau khi công chứng đều không có giá trị pháp lý thậm chí nó còn có thể gây nên các tranh chấp trên thực tế. Do đó để tránh các trường hợp văn bản công chứng không có giá trị pháp lý thì CCV từ chối công chứng. Việc CCV xem xét tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, bản dịch cũng chính là đang thực hiện nghĩa vụ “tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng” được quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều 17 Luật Công chứng 2014. Các hành vi gian dối có thể đến từ chính người yêu cầu công chứng mặc dù Luật Công chứng 2014 nghiêm cấm có quy định tại Điểm b và c Khoản 2 Điều 7 “người yêu cầu công chứng cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật; sử dụng giấy tờ văn bản giả mạo hoặc bị tẩy xóa, sửa chữa trái pháp luật để yêu cầu công chứng” hay “người làm chứng, người phiên dịch có hành vi gian dối, không trung thực”. Ngoài ra, các hành vi gian dối còn có thể có sự tham gia của chính các công chứng viên do vậy Luật Công chứng 2014 quy định đây là hành vi bị cấm nếu vi phạm, tổ chức hành nghề công chứng sẽ phải bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức khác do lỗi mà công chứng viên, nhân viên hoặc người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức mình gây ra trong quá trình công chứng. Sau đó, công chứng viên, nhân viên hoặc người phiên dịch là cộng tác viên gây thiệt hại phải hoàn trả lại một khoản tiền cho tổ chức hành nghề công chứng đã chi trả khoản tiền bồi thường cho người bị thiệt hại theo quy định của pháp luật; trường hợp không hoàn trả thì tổ chức hành nghề công chứng có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết.

- Nghiêm cấm công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi. Đây là trường hợp các văn bản được yêu cầu công chứng có nội dung liên quan đến quyền lợi của bản thân CCV hoặc những người thân thích trong gia đình của công chứng viên. Chính việc liên quan đến quyền lợi trực tiếp, liên quan đến quan hệ nhân thân của công chứng viên, cho nên khó lòng đảm bảo được tính khách quan, trung thực khi họ công chứng những văn bản này. Do vậy để đảm bảo tính khách quan, tính xác thực của văn bản công chứng mà CCV phải từ chối công chứng.

 

4.2. Trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn

Khoản 5 và 6 Điều 40 Luật công chứng 2014 về Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn quy định hai trường hơp CCV có quyền từ chối công chứng, cụ thể:

– Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng. Hồ sơ yêu cầu công chứng là tập hợp các giấy tờ, tài liệu liên quan đến văn bản được yêu cầu công chứng, việc công chứng viên xem xét các giấy tờ này chính là đang đánh giá tính hợp pháp của văn bản được yêu cầu công chứng. Nếu đánh giá không cẩn thận, không chính xác thì rủi ro xảy đến là tất yếu.

– Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng. Trên thực tế, các hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn có thể được soạn bởi nhiều chủ thể đa dạng. Trường hợp người soạn thảo thiếu kiến thực pháp luật, thiếu trình độ chuyên môn thì không thể tránh khỏi có sai sót trong dự thảo khi ấy công chứng viên – những người có kiến thức vững chắc, có kinh nghiệm chuyên sâu trong quá trình kiểm tra sẽ phát hiện và hỗ trợ người yêu cầu công chứng sửa đổi, bổ sung các vấn đề này. Trường hợp người soạn thảo cố tình mập mờ trong dự thảo hòng qua mặt công chứng viên để đạt được lợi ích của mình thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng nếu người yêu cầu công chứng không làm rõ những nghi hoặc của công chứng viên.

 

4.3. Trường hợp công chứng di chúc

Khoản 2 Điều 56 về Công chứng di chúc quy định:

“Trường hợp công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép thì công chứng viên đề nghị người lập di chúc làm rõ, trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng di chúc đó”

Di chúc là văn bản hoặc lời nói thể hiện ý chí, nguyện vọng của một người trong việc định đoạt tài sản, chuyển dịch quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản cho người khác sau khi chết. Việc để lại di chúc trước khi chết diễn ra nhiều và phổ biến hiện nay. Tuy nhiên không phải di chúc nào cũng được công nhận là hợp pháp, đặc biệt là trường hợp người thừa kế lợi dụng quy định này để làm giả di chúc nhằm mục đích chiếm đoạt phần tài sản. Một bản di chúc hợp pháp là bản di chúc được lập tại thời điểm mà người để laị di chúc minh mẫn sáng suốt, việc lập di chúc và phân chia di sản theo ý chí của họ không bị lừa dối hay bị ai cưỡng ép. Nội dung di chúc không trái quy định của pháp luật và đạo đức xã hội và bảo đảm đúng vê hình thức của di chúc. Chính vì thế khi nghi ngờ một trong những nội dung này công chứng viên phải đề nghị người lập di chúc làm rõ nếu không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng di chúc đó bởi khi di chúc bị giả mạo không chỉ ảnh hưởng đến bản thân người lập di chúc mà còn ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của các đồng thừa kế còn lại, gây áp lực lên ngành Tòa án khi phải giải quyết các tranh chấp thừa kế phát sinh.

 

4.4. Trường hợp công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản

Khoản 3 Điều 57 về Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản quy định: “Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản trước khi thực hiện việc công chứng.”

Bộ luật dân sự 2015 quy định tại Điều 656 về Họp mặt những người thừa kế. Theo đó, sau khi có thông báo về việc mở thừa kế hoặc di chúc được công bố, những người thừa kế có thể họp mặt để thỏa thuận những việc sau đây: (1) Cử người quản lý di sản, người phân chia di sản, xác định quyền, nghĩa vụ của những người này, nếu người để lại di sản không chỉ định trong di chúc; (2) Cách thức phân chia di sản. Có thể thấy, thỏa thuận phân chia di sản thừa kế chính là sự thỏa thuận của những người thừa kế để phân chia di sản, quyền và nghĩa vụ các bên, cách thức phân chia di sản và việc thỏa thuận đó phải được lập thành văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế. Điều 57 Luật Công chứng 2014 cũng quy định “những người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc mà trong di chúc không phân định rõ phần di sản được hưởng của từng người thì có quyền yêu cầu công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản”. Văn bản thỏa thuận phân chia di sản đã được công chứng là một trong các căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản. Chính vì thế công chứng viên phải có trách nhiệm làm rõ tính hợp pháp của loại văn bản này ví dụ trường hợp thừa kế theo pháp luật, thì trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế. trường hợp thừa kế theo di chúc thì phải có bản sao di chúc, các giấy tờ chứng minh được hưởng di sản thừa kế không phụ thuộc vào nội dung di chúc (giấy chứng nhận kết hôn, khai sinh, giấy chứng nhận mất khả năng lao động (nếu có),…

 

4.5. Trường hợp công chứng bản dịch

Khoản 4 Điều 61 quy định công chứng viên không được nhận và công chứng bản dịch trong các trường hợp sau đây:

- Công chứng viên biết hoặc phải biết bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ; bản chính giả. Phù hợp với quy định từ chối công chứng trong trường hợp này, Khoản 3 Điều 61 Luật Công chứng quy định “lời chứng của Lời chứng của công chứng viên đối với bản dịch phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; họ tên người phiên dịch; chứng nhận chữ ký trong bản dịch đúng là chữ ký của người phiên dịch; chứng nhận nội dung bản dịch là chính xác, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng”. Như vậy nội dung của điều luật này đưa ra trách nhiệm của công chứng viên là phải đảm bảo nội dung bản dịch là chính xác, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội. Muốn như thế đòi hỏi công chứng viên phải là người thông thạo ngôn ngữ nước ngoài tuy nhiên trên thực tế số lượng công chứng viên hiện nay chỉ có thể giỏi từ một đến hai ngoại ngữ đã là số ít cho nên khi không đủ tự tin về khả năng dịch thuật của mình công chứng viên hoàn toàn có quyền từ chối công chứng trong trường hợp này.

- Giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung. Như đã nói ở trên trách nhiệm của công chứng viên là đảm bảo nội dung bản dịch là chính xác, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội cho nên khi xuất hiện những yếu tố khiến nội dung của bản dịch không xác định được, không ràng thì công chứng viên từ chối công chứng.

- Giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch thuộc bí mật nhà nước; giấy tờ, văn bản bị cấm phổ biến theo quy định của pháp luật. Theo Luật Bảo vệ bí mật nhà nước 2018 tại Khoản 1 Điều 2 thì “bí mật nhà nước là thông tin có nội dung quan trọng do người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác định căn cứ vào quy định của Luật này, chưa công khai, nếu bị lộ, bị mất có thể gây nguy hại đến lợi ích quốc gia, dân tộc”. Bảo vệ bí mật nhà nước là trách nhiệm của mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân và làm lộ bí mật nhà nước là một trong các hành vi bị nghiêm cấm cho nên công chứng viên từ chối công chứng trong trường hợp này.

 

5. Xử lý vi phạm đối vơi công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng

- Công chứng viên vi phạm quy định của Luật này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức hành nghề công chứng vi phạm quy định của Luật này thì bị xử phạt vi phạm hành chính, nếu gây thiệt hại phải bồi thường theo quy định của pháp luật.