Công chứng, chứng thực giấy tờ khác tỉnh được không?

1. Khái niệm công chứng và chứng thực

Công chứng là một quy trình trong đó công chứng viên thuộc một tổ chức hành nghề công chứng xác nhận tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản. Điều này bao gồm việc đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và không vi phạm đạo đức xã hội của các bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại, theo yêu cầu của pháp luật hoặc theo yêu cầu tự nguyện của cá nhân, tổ chức. Công chứng viên, người thực hiện công việc này, phải đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật Công chứng và được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm. Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, hoạt động theo quy định của Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan.

Theo Điều 5 của Luật Công chứng, văn bản công chứng có hiệu lực từ thời điểm công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Hợp đồng và giao dịch được công chứng sẽ có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan. Trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình, bên còn lại có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ khi các bên tham gia hợp đồng hoặc giao dịch đã thỏa thuận khác. Hơn nữa, hợp đồng và giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ, nghĩa là những tình tiết và sự kiện được ghi trong hợp đồng hoặc giao dịch công chứng sẽ không cần phải chứng minh thêm, trừ khi Tòa án tuyên bố là vô hiệu. Đối với bản dịch được công chứng, nó có giá trị sử dụng như giấy tờ hoặc văn bản gốc được dịch, giúp bảo đảm tính chính xác và hợp pháp của tài liệu dịch.

Chứng thực là quy trình mà cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc xác nhận và chứng nhận các sự việc, giấy tờ, văn bản, chữ ký cá nhân, thông tin cá nhân và các yếu tố khác. Trong quá trình chứng thực, cơ quan thực hiện không đánh giá nội dung của tài liệu mà chủ yếu tập trung vào việc xác nhận tính xác thực và hợp lệ của các yếu tố về mặt hình thức. Điều này đảm bảo rằng các tài liệu được chứng thực là thật sự có mặt và có thể được sử dụng trong các giao dịch hoặc các mục đích pháp lý mà không cần phải xem xét nội dung cụ thể của chúng.

Theo quy định tại Điều 3 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ khi pháp luật có quy định khác. Điều này đảm bảo rằng các bản sao từ sổ gốc có thể được sử dụng thay cho bản chính trong nhiều tình huống pháp lý và giao dịch. Tương tự, bản sao được chứng thực từ bản chính cũng có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã được dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ khi pháp luật có quy định khác. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng bản sao đã được chứng thực thay cho bản chính trong các tình huống pháp lý.

Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh rằng người yêu cầu chứng thực đã ký vào tài liệu đó, đồng thời là căn cứ quan trọng để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ hoặc văn bản. Điều này giúp bảo đảm tính chính xác và trách nhiệm trong các tài liệu và giao dịch pháp lý. Hợp đồng và giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian và địa điểm ký kết, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, cũng như chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia. Điều này góp phần làm rõ và minh bạch các yếu tố liên quan đến việc ký kết hợp đồng hoặc giao dịch.

2. Quy định về địa điểm thực hiện công chứng, chứng thực

Theo quy định tại Điều 42 của Luật Công chứng năm 2014, công chứng viên thuộc các tổ chức hành nghề công chứng chỉ được thực hiện việc công chứng các hợp đồng và giao dịch liên quan đến bất động sản trong phạm vi tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở. Tuy nhiên, có những ngoại lệ đối với quy định này. Cụ thể, các trường hợp như công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản, và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản vẫn có thể được công chứng ngoài tỉnh. Điều này có nghĩa là chỉ những hợp đồng và giao dịch về bất động sản cần phải được công chứng tại tỉnh hoặc thành phố nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trong khi các trường hợp khác, bao gồm các văn bản liên quan đến bất động sản nhưng không phải là hợp đồng hoặc giao dịch trực tiếp, có thể được công chứng tại nơi khác ngoài tỉnh.

Khoản 5 và 6 Điều 5 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định rõ ràng về các quy trình chứng thực giấy tờ liên quan đến tài sản. Cụ thể, việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng và giao dịch liên quan đến tài sản động sản, cũng như chứng thực di chúc, không bị ràng buộc bởi nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Điều này có nghĩa là các giấy tờ liên quan đến động sản có thể được chứng thực ở bất kỳ địa phương nào. Ngược lại, đối với chứng thực các hợp đồng và giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, việc chứng thực phải được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Tương tự, các hợp đồng và giao dịch liên quan đến nhà ở cũng phải được chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà. Như vậy, chứng thực giấy tờ liên quan đến tài sản động sản có thể thực hiện ở nơi khác tỉnh, trong khi chứng thực giấy tờ liên quan đến bất động sản cần phải được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có tài sản đó.

3. Ưu điểm và hạn chế khi thực hiện công chứng, chứng thực tại tỉnh khác

Ưu điểm:

1. Tiện lợi cho người yêu cầu: Người yêu cầu công chứng hoặc chứng thực không phải di chuyển đến nơi công tác của tổ chức công chứng nếu họ ở tỉnh khác, giảm bớt chi phí và thời gian di chuyển. Điều này mang lại lợi ích rõ ràng trong việc giảm bớt chi phí và thời gian di chuyển cho người yêu cầu. Việc không phải di chuyển giúp tiết kiệm không chỉ chi phí đi lại mà còn thời gian quý báu, đặc biệt trong các trường hợp có khoảng cách địa lý xa hoặc khi việc di chuyển gặp khó khăn.
2. Đáp ứng nhu cầu đa dạng: Cho phép thực hiện công chứng, chứng thực cho các tài liệu hoặc giao dịch liên quan đến tài sản ở nơi khác tỉnh, tạo thuận lợi hơn cho giao dịch giữa các bên ở những địa phương khác nhau.

Hạn chế:

1. Khó khăn trong việc quản lý và lưu trữ: Công chứng hoặc chứng thực ở tỉnh khác có thể dẫn đến việc quản lý và lưu trữ tài liệu gặp khó khăn, nhất là trong việc xác minh và phối hợp giữa các cơ quan.
2. Khả năng phát sinh tranh chấp: Việc chứng thực hoặc công chứng ở tỉnh khác có thể gây khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề pháp lý nếu có tranh chấp, do sự khác biệt về quy định hoặc khó khăn trong việc tiếp cận thông tin.

4. Thủ tục công chứng, chứng thực tại tỉnh khác

Khi thực hiện công chứng hoặc chứng thực tại tỉnh khác, quy trình bao gồm một số bước cơ bản.

Đầu tiên, người yêu cầu cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, bao gồm giấy tờ gốc cần công chứng hoặc chứng thực, chứng minh nhân dân của người yêu cầu, cùng với các giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan công chứng.

Sau khi chuẩn bị xong, hồ sơ sẽ được nộp tại cơ quan công chứng đã chọn.

Tiếp theo, cơ quan công chứng sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ và thực hiện các thủ tục công chứng hoặc chứng thực cần thiết.

Cuối cùng, người yêu cầu sẽ nhận lại giấy tờ đã được công chứng hoặc chứng thực từ cơ quan công chứng. Quy trình này giúp đảm bảo các giấy tờ được xử lý đúng quy định, dù ở tỉnh khác.

Xem thêm bài viết: Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền công chứng những giấy tờ gì?

Khi quý khách có thắc mắc về quy định pháp luật, vui lòng liên hệ đến hotline 19006162 hoặc gửi thư tư vấn đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để được tư vấn.