Trong hoạt động đấu thầu, việc tuân thủ đúng thời hạn và trình tự thủ tục là yếu tố quan trọng nhằm bảo đảm tính công bằng, minh bạch và cạnh tranh giữa các nhà thầu tham gia. Một trong những mốc thời gian có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong quá trình lựa chọn nhà thầu chính là thời điểm đóng thầu. Đây là thời điểm đánh dấu việc kết thúc quá trình tiếp nhận hồ sơ dự thầu và bắt đầu bước đánh giá, xem xét hồ sơ của các nhà thầu theo quy định. Việc hiểu rõ khái niệm và ý nghĩa của thời điểm đóng thầu giúp các bên tham gia đấu thầu thực hiện đúng quy định pháp luật, đồng thời tránh những rủi ro hoặc sai sót có thể phát sinh trong quá trình nộp hồ sơ dự thầu.
1. Thời điểm đóng thầu là gì?
Theo khoản 31 Điều 4 Luật đấu thầu 2023, Thời điểm đóng thầu là thời điểm hết hạn để bên mời thầu tiếp nhận hồ sơ của các nhà thầu hoặc nhà đầu tư tham gia vào quá trình lựa chọn. Đây là mốc thời gian được xác định cụ thể trong hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ yêu cầu và được công bố công khai theo quy định của pháp luật về đấu thầu. Sau thời điểm này, bên mời thầu sẽ không tiếp nhận thêm bất kỳ hồ sơ nào từ các nhà thầu hoặc nhà đầu tư, kể cả trong trường hợp hồ sơ được gửi đến chỉ chậm vài phút so với thời điểm quy định.
Cụ thể, thời điểm đóng thầu là thời điểm hết hạn nhận hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ đề xuất của các nhà thầu, nhà đầu tư tham gia. Tất cả các hồ sơ phải được nộp đầy đủ và hợp lệ trước thời điểm đóng thầu theo đúng hình thức và phương thức nộp hồ sơ đã được quy định trong hồ sơ mời thầu. Những hồ sơ được nộp sau thời điểm đóng thầu sẽ bị coi là không hợp lệ và không được mở, không được xem xét trong quá trình đánh giá.
Thời điểm đóng thầu có ý nghĩa quan trọng trong quá trình tổ chức đấu thầu vì nó bảo đảm tính công bằng, minh bạch và cạnh tranh giữa các nhà thầu, nhà đầu tư tham gia. Đồng thời, đây cũng là căn cứ để bên mời thầu tiến hành các bước tiếp theo của quá trình lựa chọn như mở thầu, đánh giá hồ sơ và xác định nhà thầu hoặc nhà đầu tư đáp ứng yêu cầu. Việc tuân thủ nghiêm ngặt thời điểm đóng thầu giúp bảo đảm quy trình đấu thầu được thực hiện đúng quy định của pháp luật và hạn chế các tranh chấp có thể phát sinh trong quá trình lựa chọn.
2. Nhà thầu, nhà đầu tư phải thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu vào thời điểm nào so với thời điểm đóng thầu?
Theo khoản 3 điều 14 Luật đấu thầu 2023, nhà thầu hoặc nhà đầu tư khi tham gia dự thầu phải thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu trước thời điểm đóng thầu theo yêu cầu được nêu trong hồ sơ mời thầu. Bảo đảm dự thầu là một biện pháp nhằm bảo đảm trách nhiệm và sự cam kết nghiêm túc của nhà thầu, nhà đầu tư trong quá trình tham gia đấu thầu. Việc thực hiện biện pháp này giúp hạn chế các trường hợp nhà thầu rút hồ sơ dự thầu hoặc từ chối ký kết, thực hiện hợp đồng sau khi trúng thầu, gây ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu quả của dự án.
Bảo đảm dự thầu có thể được thực hiện bằng nhiều hình thức khác nhau như thư bảo lãnh của ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng, đặt cọc hoặc các hình thức hợp pháp khác theo quy định của pháp luật và theo yêu cầu cụ thể trong hồ sơ mời thầu. Nhà thầu hoặc nhà đầu tư phải nộp hoặc hoàn thành việc thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu trước thời điểm đóng thầu. Điều này có nghĩa là khi đến thời điểm đóng thầu, hồ sơ dự thầu của nhà thầu, nhà đầu tư phải đã bao gồm đầy đủ nội dung về bảo đảm dự thầu theo đúng quy định. Nếu bảo đảm dự thầu không được thực hiện, thực hiện không đúng hình thức hoặc được nộp sau thời điểm đóng thầu thì hồ sơ dự thầu có thể bị coi là không hợp lệ và bị loại khỏi quá trình đánh giá.
Đối với trường hợp áp dụng phương thức đấu thầu hai giai đoạn, quy định về bảo đảm dự thầu được thực hiện trong giai đoạn hai của quá trình đấu thầu. Ở giai đoạn một, nhà thầu hoặc nhà đầu tư chủ yếu nộp các đề xuất ban đầu để bên mời thầu xem xét và hoàn thiện các yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Đến giai đoạn hai, khi nhà thầu, nhà đầu tư nộp hồ sơ dự thầu chính thức theo yêu cầu đã được hoàn thiện, họ mới phải thực hiện biện pháp bảo đảm dự thầu trước thời điểm đóng thầu của giai đoạn này. Quy định này giúp bảo đảm tính linh hoạt của quá trình đấu thầu, đồng thời vẫn duy trì cơ chế ràng buộc trách nhiệm đối với các nhà thầu, nhà đầu tư khi bước vào giai đoạn cạnh tranh chính thức.
3. Việc mở thầu trong trường hợp đánh giá riêng hồ sơ đề xuất về kỹ thuật và hồ sơ đề xuất về tài chính được thực hiện như thế nào?
Theo khoản 3 Điều 31 Luật đấu thầu 2023, Trong hoạt động đấu thầu, để bảo đảm quá trình lựa chọn nhà thầu được thực hiện một cách khách quan, minh bạch và lựa chọn được nhà thầu có năng lực phù hợp, pháp luật quy định trong một số trường hợp việc mở thầu sẽ được tiến hành hai lần. Phương thức này thường được áp dụng khi hồ sơ dự thầu của nhà thầu được chia thành hai phần riêng biệt, bao gồm hồ sơ đề xuất về kỹ thuật và hồ sơ đề xuất về tài chính. Việc tách riêng hai nội dung này nhằm bảo đảm rằng quá trình đánh giá năng lực và giải pháp kỹ thuật của nhà thầu không bị ảnh hưởng bởi yếu tố giá dự thầu.
Lần mở thầu thứ nhất được tiến hành ngay sau thời điểm đóng thầu. Ở thời điểm này, bên mời thầu chỉ tiến hành mở hồ sơ đề xuất về kỹ thuật của các nhà thầu tham dự. Nội dung của hồ sơ kỹ thuật thường bao gồm các thông tin liên quan đến năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu, phương án tổ chức thực hiện, giải pháp kỹ thuật, tiến độ thực hiện, nhân sự chủ chốt cũng như các biện pháp bảo đảm chất lượng của gói thầu. Sau khi mở thầu, bên mời thầu và tổ chuyên gia sẽ tiến hành đánh giá chi tiết các nội dung này dựa trên các tiêu chí và tiêu chuẩn đánh giá đã được quy định trước trong hồ sơ mời thầu. Mục đích của giai đoạn này là xác định những nhà thầu có đủ năng lực và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật cần thiết của gói thầu.
Sau khi hoàn thành việc đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật, các nhà thầu sẽ được phân loại theo kết quả đánh giá. Chỉ những nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật mới được tiếp tục tham gia vào bước tiếp theo của quá trình lựa chọn nhà thầu. Đối với các nhà thầu không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, hồ sơ dự thầu của họ sẽ bị loại và hồ sơ đề xuất về tài chính sẽ không được mở.
Lần mở thầu thứ hai được thực hiện đối với hồ sơ đề xuất về tài chính của những nhà thầu đã đạt yêu cầu kỹ thuật. Trong lần mở thầu này, bên mời thầu sẽ công bố các thông tin liên quan đến giá dự thầu và các yếu tố tài chính khác theo quy định. Sau đó, các hồ sơ tài chính sẽ được đánh giá nhằm xác định nhà thầu có giá dự thầu hợp lý, phù hợp với yêu cầu của gói thầu và đáp ứng các tiêu chí đánh giá tài chính.
Việc quy định mở thầu hai lần có ý nghĩa quan trọng trong quá trình lựa chọn nhà thầu. Trước hết, quy định này giúp bảo đảm rằng các yếu tố kỹ thuật, chất lượng và năng lực chuyên môn của nhà thầu được xem xét một cách độc lập, không bị chi phối bởi yếu tố giá. Đồng thời, nó góp phần nâng cao tính minh bạch, công bằng và cạnh tranh trong hoạt động đấu thầu, tránh trường hợp lựa chọn nhà thầu chỉ dựa trên giá thấp mà không đáp ứng được các yêu cầu về kỹ thuật và chất lượng của gói thầu. Nhờ đó, việc lựa chọn nhà thầu sẽ hiệu quả hơn và góp phần bảo đảm chất lượng của dự án hoặc gói thầu được thực hiện.
Kết luận
Có thể thấy rằng, thời điểm đóng thầu là một mốc thời gian mang tính pháp lý quan trọng trong toàn bộ quy trình đấu thầu. Việc xác định và tuân thủ đúng thời điểm này giúp bảo đảm tính minh bạch, khách quan và cạnh tranh lành mạnh giữa các nhà thầu tham gia. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để bên mời thầu tiến hành các bước tiếp theo của quá trình lựa chọn nhà thầu như mở thầu, đánh giá hồ sơ và xác định nhà thầu trúng thầu. Vì vậy, các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động đấu thầu cần đặc biệt lưu ý đến thời điểm đóng thầu để bảo đảm việc nộp hồ sơ dự thầu đúng quy định, tránh những rủi ro không đáng có và góp phần nâng cao hiệu quả, tính minh bạch trong hoạt động đấu thầu.
Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162 để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty luật Minh Khuê tư vấn, giải đáp chi tiết.Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!
