Lúc này cơ quan mới đã làm sổ bảo hiểm mới, tôi có hỏi bên bảo hiểm xã hội thì người ta nói có thể gộp được sổ bảo hiểm cho nhiều năm công tác.

Vậy thưa luận sư làm cách nào để tôi có thể kiểm tra và biết được cơ quan đang công tác đã gộp sổ bảo hiểm xã hội cho mình hay chưa. Vì nhiều lần liên lạc với phòng hành chính cơ quan đang công tác thì họ trả lời bận và để kiểm tra?

Cảm ơn!

 

Trả lời:

1. Quy định về gộp sổ bảo hiểm xã hội 

Căn cứ khoản 4 Điều 46 Quyết định số 595/QĐ-BHXH năm 2017 quy định:

"Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới".

Theo quy định trên thì một người lao động không được phép có từ 2 quyển sổ bảo hiểm xã hội trở lên. Nếu có trên 2 quyển thì phải làm thủ tục gộp những quyển sổ đó lại. Trong quá trình gộp sổ nếu không trùng thời gian đóng bảo hiểm xã hội thì người sử dụng lao động hoàn thiện hồ sơ và nộp lên cơ quan bảo hiểm để gộp sổ cho người lao động.

Nếu người lao động có thời gian đóng trùng bảo hiểm xã hội thì người lao động lựa chọn 01 sổ bảo hiểm xã hội để tiếp tục ghi quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp hoặc giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp. 01 sổ bảo hiểm còn lại cơ quan bảo hiểm sẽ tiến hành thu hồi.

Căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH như sau:

“4. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.”.

Như vậy, căn cứ theo quy định nêu trên, mỗi người chỉ có một sổ BHXH. Trường hợp, một người tham gia BHXH có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.

Trường hợp nào khác so với trongqf hopjq phải cấp lại sổ BHXH, theo đó: 

Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; sổ BHXH do mất, hỏng; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH hoặc gộp sổ BHXH: không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.

 

2. Các bước thực hiện để gộp sổ bảo hiểm xã hội 

Bước 1: Đối chiếu dữ liệu thông tin cá nhân và quá trình đóng BHXH, BHTN trên các sổ

Trước khi làm hồ sơ gộp sổ BHXH, bạn phải kiểm tra lại dữ liệu ghi trên sổ như sau:

Kiểm tra thông tin cá nhân trên các sổ BHXH phải trùng khớp và chính xác. Trường hợp sai phải thực hiện hồ sơ Cấp lại sổ do sai thông tin cá nhân.

Kiểm tra quá trình đóng BHXH, BHTN trên các sổ BHXH phải chính xác. Trường hợp sai thực hiện hồ sơ Cấp lại sổ BHXH do sai nội dung trên sổ.

Kiểm tra quá trình đóng BHXH, BHTN trên các sổ BHXH không trùng nhau. Trường hợp trùng nhau phải thực hiện hoàn trả lại tiền BHXH, BHTN đã đóng thừa.

Bước 2: Nộp hồ sơ Gộp sổ BHXH

Về thành phần hồ sơ

Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định chi tiết hồ sơ làm thủ tục gộp sổ BHXH như sau:

- Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (đối với người lao động);

- Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (đối với người lao động);

- Sổ BHXH (tất cả các sổ mà người lao động có);

- Mẫu D01-TS: Bảng kê thông tin (đối với doanh nghiệp).

Về địa điểm nộp hồ sơ

Cơ quan BHXH quận/huyện nơi người lao động tham gia bảo hiểm.

Sau khi đối chiếu xong, bạn kê khai và nộp hồ sơ làm thủ tục gộp hổ BHXH bao gồm:

- Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế): ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số [14] Nội dung thay đổi, yêu cầu.

- Tất cả các sổ BHXH

- Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin) (nếu có): Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.

Đơn vị có thể thực hiện nộp chung hồ sơ Điều chỉnh thông tin và Gộp sổ BHXH nếu thông tin cần điều chỉnh là Thông tin cá nhân hoặc Quá trình đóng tại đơn vị hiện tại. Trường hợp Quá trình đóng cần điều chỉnh ở đơn vị cũ hoặc có Quá trình tham gia BHXH, BHTN trùng nhau thì yêu cầu nộp hồ sơ điều chỉnh trước.

 

3. Có bắt buộc phải gộp sổ bảo hiểm xã hội không ?

Pháp luật hiện hành của Việt Nam không có quy định bắt buộc về việc gộp sổ bảo hiểm xã hội người lao động phải có quyết định thôi việc của công ty. Vì vậy, yêu cầu có quyết định thôi việc của cơ quan bảo hiểm xã hội là không có cơ sở bởi căn cứ quy định khoản 1 Điều 63 Quyết định 1111/QĐ-BHXH như sau:

"1. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, sau đó hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới. Số sổ BHXH cấp lại là số của sổ BHXH có thời gian tham gia BHXH sớm nhất".

Cụ thể thì gộp sổ bảo hiểm xã hội thì hồ sơ của bạn sẽ bao gồm:

- Hai quyển sổ Bảo hiểm xã hội của bạn - Điền đầy đủ thông tin vào đơn đề nghị theo mẫu D01-TS (theo mẫu ban hành kèm theo Quyết định 1111/QĐ-BHXH năm 2011).

Ngoài ra, nguyên tắc khi gộp sổ bảo hiểm xã hội thì cần đảm bảo yêu cầu quy định tại phần I Công văn 3663/BHXH-THU như sau:

 " 1. Người lao động nộp sổ BHXH cấp trùng cho đơn vị đang làm việc hoặc đơn vị tham gia BHXH sau cùng đã chốt sổ, để lập hồ sơ và chuyển cho cơ quan BHXH gộp sổ. Trường hợp đơn vị tham gia BHXH cuối cùng giải thể, hoặc NLĐ đã chốt sổ nghỉ việc và hiện tại không tham gia BHXH, thì NLĐ nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH, nơi đơn vị cuối cùng đăng ký tham gia BHXH để gộp sổ".

 

4. Thời gian giải quyết gộp sổ BHXH là bao lâu ?

Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy đinh. Không quá 45 ngày đối với trường hợp cần xác minh quá trình đóng BHXH tại các tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị.

Cách tra cứu thông tin quá trình tham gia BHXH, thời giam tham gia được bao nhiêu lâu, mức lương đóng BHXH trên website : baohiemxahoi.gov.vn. Sau đó vào mục tra cứu quá trình tham gia BHXH. Nhập số sổ BHXH hoặc mã thẻ BHYT, số CMND, năm sinh...

Trong quá trình tra cứu, có thể do dữ liệu về thông tin cá nhân của một số người lao động số  CMND và ngày tháng năm sinh chưa đầy đủ,chính xác nên trong trường hợp không tìm ra thông tin mà đã nhập đủ các thông số theo yêu cầu của trang web thì người lao động liên hệ với đơn vị sử dụng lao động đang tham gia BHXH để phối hợp với cơ quan BHXH chỉnh sửa dữ liệu.

 

5. Thủ tục gộp hai sổ bảo hiểm xã hội thành một

Bước 1: Kiểm tra thông tin cá nhân trên sổ BHXH

Kiểm tra thông tin các nhân của người tham gia (họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch) trên 2 sổ BHXH, xảy ra 2 trường hợp như sau:

Trường hợp 1: Thông tin cá nhân người lao động trùng khớp => thực hiện kiểm tra tiếp quá trình đóng BHXH

Trường hợp 2: Thông tin cá nhân người tham gia khác nhau => làm hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân để thông tin trên 2 sổ BHXH trùng khớp.

Hồ sơ bao gồm:

- Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế): Đơn vị ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số (14) nội dung thay đổi, yêu cầu.

- Sổ BHXH sai thông tin

- Các giấy tờ (CMTND/giấy khai sinh/ trích lục khai sinh/...)

- Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin) (nếu có): Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.

=> Nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân sai cho cơ quan BHXH nơi cấp sổ BHXH sai thông tin

Lưu ý: Trường hợp số CMTND/Thẻ căn cước trên 2 sổ BHXH khác nhau, đơn vị không cần làm hồ sơ điều chỉnh

Bước 2: Kiểm tra nột dung ghi nhận sổ BHXH

Qúa trình đóng BHXH trên sổ BHXH sẽ xảy ra các trường hợp ghi nhận thiếu quá trình tham gia, sai chức danh

Trường hợp 1: Nội dung ghi nhận trên sổ BHXH đầy đủ, chính xác.

Trường hợp 2: Nội sung trên sổ ghi nhận thiếu quá trình đóng/sai thông tin chức danh/mức lương,....=> Làm hồ sơ điều chỉnh nội dung ghi trên sổ BHXH

Hồ sơ bao gồm:

- Sổ BHXH

- Công văn do đơn vị xác nhận điều chỉnh sai chức danh/mức lương/ .... (nếu có)

- Mẫu D02-TS (nếu có)

=> Nộp lên cơ quan BHXH nơi cấp sổ BHXH sai cho NLĐ để điều chính lại thông tin chính xác trước khi làm hồ sơ gộp sổ BHXH

Bước 3: Thủ tục gộp sổ BHXH

Sau khi thực hiện kiểm tra thông tin ghi nhân trên sổ BHXH thông tin đầy đủ chính xác, tiếp theo làm hồ sơ gộp sổ BHXH gồm:

- Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế): Đơn vị ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số (14) nội dung thay đổi, yêu cầu.

- 2 sổ BHXH

- Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin) (nếu có): Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.

Thời gian giải quyết: Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy đinh. Không quá 45 ngày đối với trường hợp cần xác minh quá trình đóng BHXH tại các tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị.

Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900.6162 để được giải đáp. Trân trọng cảm ơn!