1. Công chứng là gì?

Có thể hiểu một cách đơn giản, công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc do cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Như vậy, công chứng là chứng nhận tính xác thực của hợp đồng được giao kết và các giấy tờ từ bản gốc được xác lập trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và quan hệ xã hội khác.

Hiện nay, theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật công chứng 2014, Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận:

+ Tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch);

+ Tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch).

Mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

 

2. Phân biệt công chứng và chứng thực

Công chứng và chứng thực là hai hoạt động diễn ra thường xuyên trong đời sống xã hội, đây là hai hoạt động hoàn toàn khác nhau, nhưng hiện nay vẫn còn không ít người lầm tưởng rằng công chứng và chứng thực là một.

Về cơ sở pháp lý, công chứng là hoạt động được thực hiện theo Luật công chứng số 53/2014/QH13, còn chứng thực được thực hiện theo Nghị định số 23/2015/NĐCP ngày 16/2/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch.

Về khái niệm, công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại mà theo quy định pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng (Khoản 1, Điều 2 Luật Công chứng 2014).

Trong khi đó, chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện chứng thực các giấy tờ như sau: Cấp bản sao từ sổ góc; chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; Chứng thực hợp đồng giao dịch, ....

Về thẩm quyền, công chứng do cơ quan Bổ trợ Tư pháp thực hiện. Phòng công chứng do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng. Văn phòng công chứng do 2 công chứng viên hợp danh trở lên thành lập theo loại hình tổ chức của công ty hợp danh, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

Còn chứng thực chủ yếu do cơ quan nhà nước thực hiện: Phòng Tư pháp; UBND xã, phường; cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; công chứng viên... Tùy từng loại giấy tờ mà thực hiện chứng thực ở các cơ quan khác nhau.

Về bản chất, công chứng bảo đảm nội dung của một hợp đồng, một giao dịch, công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó và qua việc bảo đảm tính hợp pháp để giảm thiểu rủi ro. Công chứng mang tính pháp lý cao hơn. Cón chứng thực thì chứng nhận sự việc, không đề cập đến nội dung, chủ yếu chú trọng về mặt hình thức.

Về giá trị pháp lý, văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu tòa án giải quyết theo quy định pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác. Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị tòa án tuyên bố là vô hiệu. Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.

Đối với chứng thực, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch./.

 

3. Ủy ban nhân dân xã có được công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế không?

Hiện nay, thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của Ủy ban nhân dân xã được quy định tại khoản 2 và khoản 6 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:

- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

+ Chứng thực di chúc;

+ Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản, các quyền của người sử dụng đất, nhà ở.

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã. 

- Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.

Như vậy, Ủy ban nhân dân cấp xã là cơ quan có thẩm quyền chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản mà di sản là các tài sản cụ thể theo quy định trên.

Mặt khác, tại khoản 1 Điều 47 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về điều khoản chuyển tiếp như sau:

- Đối với những địa bàn cấp huyện, cấp xã đã chuyển giao việc chứng thực hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng, mà hợp đồng, giao dịch trước đó được chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã thì việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch vẫn được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã, nơi đã thực hiện chứng thực trước đây..."

Theo quy định trên, ta có thể chia làm 2 trường hợp:

- Thứ nhất: Nếu ở địa phương đã có tổ chức công chứng và việc công chứng các hợp đồng, giao dịch đã được chuyển cho các tổ chức công chứng theo Luật Công chứng thì văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế phải được công chứng tại tổ chức công chứng.

- Thứ hai: Nếu ở địa phương đó chưa có tổ chức công chứng thì Ủy ban nhân dân cấp xã vẫn có thẩm quyền chứng thực Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế. Người thực hiện là người được ủy ban nhân dân cấp xã giao thực hiện việc chứng thực theo quy định.

 

4. Việc công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản được thực hiện như thế nào?

Hiện nay, việc công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản được thực hiện theo quy định tại Điều 57 Luật Công chứng 2014 như sau:

- Những người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc mà trong di chúc không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người thì có quyền yêu cầu công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản.

Trong văn bản thỏa thuận phân chia di sản, người được hưởng di sản có thể tặng cho toàn bộ hoặc một phần di sản mà mình được hưởng cho người thừa kế khác.

- Trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản đó.

Trường hợp thừa kế theo pháp luật, thì trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế. Trường hợp thừa kế theo di chúc, trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có bản sao di chúc.

- Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định.

Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản trước khi thực hiện việc công chứng.

- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản đã được công chứng là một trong các căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản.

Như vậy, việc công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản được thực hiện theo quy định cụ thể nêu trên.

Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, quý khách hàng vui lòng liên hệ trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7. Gọi số 1900.6162 hoặc gửi email chi tiết tại: Tư vấn pháp luật qua Email. Chúng tôi rất mong nhận được sự hợp tác từ quý khách hàng. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.