1. Vai trò của viêc lập kế hoạch kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán cuộc kiểm toán tuân thủ bao gồm việc xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng quát và kế hoạch kiểm toán chi tiết. Việc lập kế hoạch kiểm toán phù hợp sẽ đem lại lợi ích sau:
- Giúp kiểm toán viên nhà nước tập trung đúng mức vào các phần quan trọng của cuộc kiểm toán;
- Giúp kiểm toán viên nhà nước xác định và giải quyết một cách kịp thời các vấn đề có thể xảy ra;
- Giúp kiểm toán viên nhà nước tổ chức và quản lý cuộc kiểm toán một cách thích hợp nhằm đảm bảo cuộc kiểm toán được tiến hành một cách hiệu quả;
- Hỗ trợ trong việc lựa chọn thành viên Đoàn kiểm toán có năng lực chuyên môn và khả năng phù hợp để xử lý các rủi ro dự kiến và phân công công việc phù hợp cho từng thành viên;
- Tạo điều kiện cho việc chỉ đạo, giám sát và soát xét công việc của Đoàn kiểm toán, Tổ kiểm toán;
- Hỗ trợ việc điều phối công việc do các cộng tác viên thực hiện khi cần thiết.
2. Lưu ý khi lập kế hoạch kiểm toán của cuộc kiểm toán tuân thủ
- Trách nhiệm, mục tiêu, đối tượng tiếp nhận, thời gian và hình thức phát hành báo cáo kiểm toán;
- Kiểm toán viên nhà nước phải thiết lập các tiêu chí kiểm toán phù hợp;
- Kiểm toán viên nhà nước phải thiết kế các thủ tục để ứng phó với các rủi ro không tuân thủ được xác định;
- Các nhân tố quan trọng có thể ảnh hưởng đến định hướng của cuộc kiểm toán;
- Nội dung và phạm vi công việc lập kế hoạch kiểm toán có thể khác nhau tùy theo quy mô và độ phức tạp của đơn vị được kiểm toán cũng như thông tin, kết quả và kinh nghiệm kiểm toán trước đây về đơn vị đó và những thay đổi phát sinh trong cuộc kiểm toán hiện tại;
- Việc lập kế hoạch kiểm toán tổng quát và kế hoạch kiểm toán chi tiết cần có sự tham gia thảo luận của các thành viên Đoàn kiểm toán và Tổ kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán tổng quát và các kế hoạch kiểm toán chi tiết đều phải được lập thành hồ sơ văn bản và được cập nhật nếu có điều chỉnh kế hoạch trong suốt cuộc kiểm toán;
- Kiểm toán viên nhà nước có thể thảo luận một số vấn đề trong việc lập kế hoạch kiểm toán với ban lãnh đạo của đơn vị được kiểm toán nhằm tạo thuận lợi cho việc thực hiện và quản lý hoạt động kiểm toán. Khi thảo luận các vấn đề trong kế hoạch kiểm toán tổng quát và kế hoạch kiểm toán chi tiết, kiểm toán viên nhà nước phải thận trọng để không làm ảnh hưởng đến tính bảo mật và chất lượng của cuộc kiểm toán.
3. Yêu cầu về lập kế hoạch kiểm toán tổng quát
Kế hoạch kiểm toán tổng quát phải xác định mục tiêu kiểm toán, rủi ro, trọng yếu, tiêu chí, phạm vi, giới hạn kiểm toán, phương pháp và thủ tục kiểm toán cho từng nhóm nội dung và cụ thể hóa cho từng đơn vị được kiểm toán; xác định thời gian, nhân sự và lịch trình kiểm toán cho từng đơn vị được kiểm toán.
4. Trình tự lập kế hoạch kiểm toán tổng quát
Công việc lập kế hoạch kiểm toán tổng quát bao gồm:
Bước 1: Tổ chức khảo sát, thu thập thông tin có liên quan về đơn vị được kiểm toán và chủ đề của cuộc kiểm toán; phân tích thông tin thu thập để làm cơ sở xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng quát.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng quát, gồm các nội dung:
+ Xác định mục tiêu kiểm toán;
+ Đánh giá rủi ro và xác định trọng yếu kiểm toán;
+ Xác định nội dung kiểm toán;
+ Xây dựng tiêu chí kiểm toán (cho mục đích kiểm toán tính tuân thủ và kiểm toán tính đúng đắn);
+ Xác định phạm vi, giới hạn kiểm toán, phương pháp và thủ tục kiểm toán;
+ Xác định lịch trình, thời gian, nhân sự và các nguồn lực cần thiết khác để thực hiện cuộc kiểm toán.
Bước 3: Khảo sát, thu thập thông tin
- Mục đích của việc khảo sát, thu thập thông tin là để:
+ Hiểu biết cụ thể hơn về đơn vị được kiểm toán;
+ Củng cố việc lựa chọn chủ đề kiểm toán;
+ Xác định cụ thể nội dung, mục tiêu, phạm vi và phương pháp, thủ tục kiểm toán phù hợp.
- Các thông tin cần tìm hiểu thường là:
+ Các luật, quy định, quy chế, chế độ, chính sách liên quan đến tổ chức và hoạt động của đơn vị được kiểm toán;
+ Các luật, quy định có liên quan đến chủ đề của cuộc kiểm toán tuân thủ;
+ Đặc điểm của đơn vị (lĩnh vực hoạt động, chức năng nhiệm vụ của đơn vị, cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý...), việc đo lường, đánh giá kết quả hoạt động của đơn vị...;
+ Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chung của toàn đơn vị;
+ Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chủ đề của cuộc kiểm toán tuân thủ, chú trọng vào việc tìm hiểu và đánh giá các biện pháp kiểm soát giúp lãnh đạo đơn vị được kiểm toán tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan đến chủ đề của cuộc kiểm toán. Việc lựa chọn biện pháp kiểm soát nào để đánh giá phụ thuộc vào nội dung kiểm toán, tính chất và phạm vi của cuộc kiểm toán tuân thủ...
+ Các thông tin liên quan khác:
- Các nội dung thu được từ các cuộc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán trước đây có liên quan đến đơn vị được kiểm toán, chủ đề của cuộc kiểm toán;
- Các kết quả từ các cuộc kiểm toán trước liên quan đến vấn đề đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ;
- Bằng chứng về những cam kết của các cấp quản lý đối với việc thiết lập, vận hành và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ lành mạnh;
- Những vấn đề, sự vụ thanh tra, kiểm tra đã có kết luận liên quan đến thời kỳ kiểm toán; liên quan đến đơn vị được kiểm toán…;
- Các tranh chấp về hợp đồng kinh tế, tài chính, các vụ kiện đang chờ xét xử liên quan đến đơn vị được kiểm toán, liên quan đến chủ đề của cuộc kiểm toán.
- Nguồn để khảo sát, thu thập thông tin thường bao gồm:
+ Các quy định pháp luật hiện hành;
+ Các quy định, quy chế của các cấp quản lý;
+ Hồ sơ tài liệu của đơn vị: Chính sách, quy định nội bộ, cam kết của các cấp quản lý trong đơn vị; báo cáo tài chính và các báo cáo khác; báo cáo kiểm toán nội bộ…;
+ Báo cáo kiểm toán, biên bản và kết luận kiểm tra, thanh tra trước đây (nếu có);
+ Tài liệu, thông tin về các tranh chấp, vụ kiện có liên quan đến đơn vị và chủ đề được kiểm toán;
+ Kết quả trao đổi, thảo luận với đơn vị và các bên liên quan chính đến đơn vị và chủ đề được kiểm toán;
+ Phương tiện thông tin đại chúng.
- Quá trình khảo sát, thu thập thông tin bao gồm các bước:
+ Lập đề cương khảo sát, thu thập thông tin, trong đó cần lưu ý:
· Xác định những thông tin cần thu thập và nguồn thu thập (các tài liệu sẽ được thu thập; cơ quan, đơn vị, cá nhân cung cấp tài liệu; những vị trí sẽ được phỏng vấn; các địa điểm sẽ tiến hành khảo sát thực tế…);
· Dự kiến thời gian dành cho việc khảo sát, thu thập thông tin; cân đối giữa thời gian và chi phí bỏ ra với tính hữu ích của thông tin thu thập được trong lập kế hoạch cuộc kiểm toán;
+ Thực hiện khảo sát, thu thập thông tin bằng các cách sau: yêu cầu đơn vị gửi tài liệu, tra cứu trên các phương tiện thông tin đại chúng, khảo sát trực tiếp tại đơn vị;
+ Phân tích các thông tin thu thập được;
+ Lập báo cáo kết quả khảo sát thu thập thông tin.
Bước 4: Xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng quát
Mục tiêu kiểm toán
Khi lập kế hoạch kiểm toán của cuộc kiểm toán tuân thủ, kiểm toán viên nhà nước phải xác định được mục tiêu của cuộc kiểm toán. Mục tiêu của cuộc kiểm toán bao gồm:
Mục tiêu đánh giá tính tuân thủ: Tùy thuộc chủ đề của cuộc kiểm toán mà mục tiêu có thể là đưa ra ý kiến về việc tuân thủ các luật, các văn bản hướng dẫn luật, các quy định, quy chế, chế độ, chính sách… của đơn vị được kiểm toán, hoặc về việc tuân thủ các luật, các văn bản hướng dẫn luật, các quy định, quy chế, chế độ, chính sách có liên quan đến một vấn đề cụ thể (chẳng hạn như vấn đề: an toàn lao động, môi trường, luật đất đai...);
Mục tiêu đánh giá tính đúng đắn: kiểm tra, đánh giá tính đúng đắn theo các nguyên tắc chung về quản trị tài chính lành mạnh và ứng xử của các cán bộ, công chức, viên chức nhà nước.
Kế hoạch kiểm toán của cuộc kiểm toán tuân thủ phải nêu được mục tiêu chung của cuộc kiểm toán và mục tiêu cụ thể cho từng nhóm nội dung kiểm toán và từng đơn vị được kiểm toán.
Bước 5: Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là một phần quan trọng trong thực hiện cuộc kiểm toán tuân thủ. Do những giới hạn tiềm tàng của cuộc kiểm toán, một cuộc kiểm toán tuân thủ không cung cấp một sự đảm bảo tuyệt đối rằng tất cả các trường hợp không tuân thủ sẽ được phát hiện. Những giới hạn tiềm tàng trong kiểm toán tuân thủ có thể bao gồm những nhân tố sau đây:
- Lãnh đạo đơn vị được kiểm toán dùng phán đoán chủ quan để giải thích luật và các quy định;
- Những sai sót do con người gây ra;
- Hệ thống được thiết kế chưa phù hợp hoặc vận hành không hiệu quả;
- Các kiểm soát có thể bị bỏ qua;
- Bằng chứng có thể bị che giấu hoặc bị bỏ qua.
Rủi ro và các nhân tố có thể làm tăng mức độ rủi ro thay đổi tùy thuộc vào nội dung kiểm toán cụ thể và các tình huống kiểm toán khác nhau. Kiểm toán viên nhà nước xem xét 03 yếu tố rủi ro: rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và rủi ro phát hiện liên quan đến nội dung kiểm toán và tình huống cụ thể. Ngoài ra, kiểm toán viên nhà nước cần đánh giá khả năng phát sinh việc không tuân thủ và các hậu quả có thể xảy ra nếu việc không tuân thủ phát sinh.
Khi đánh giá rủi ro liên quan đến gian lận, kiểm toán viên nhà nước cần cân nhắc một số vấn đề sau:
+ Việc kiểm toán viên nhà nước xác định, đánh giá rủi ro do gian lận và thu thập đầy đủ bằng chứng thích hợp liên quan đến rủi ro do gian lận đã xác định thông qua việc thực hiện các thủ tục kiểm toán phù hợp. Khi nghi ngờ gian lận đã được xác định thì kiểm toán viên nhà nước cần đảm bảo rằng họ xử lý vấn đề dựa trên thẩm quyền của Kiểm toán nhà nước và tình huống cụ thể;
+ Trong lĩnh vực công, rủi ro gian lận và đánh giá trọng yếu liên quan đến gian lận thường là: Các khoản tài trợ và lợi ích của các bên thứ ba; Lĩnh vực đấu thầu; Thực thi các nhiệm vụ và quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; Cố ý hiểu sai hay báo cáo sai về kết quả hoặc thông tin; Cổ phần hóa các doanh nghiệp nhà nước; Mối quan hệ giữa các cán bộ, công chức, viên chức nhà nước hoặc các đơn vị.
5. Trọng tâm trong kiểm toán tuân thủ
Trong kiểm toán tuân thủ, trọng yếu thường tập trung vào các vấn đề sau:
- Gian lận;
- Những hành vi phạm pháp hoặc cố ý không tuân thủ;
- Cung cấp thông tin sai lệch hoặc không đầy đủ cho Ban lãnh đạo, kiểm toán viên nhà nước hoặc cơ quan lập pháp;
- Cố ý coi thường việc tuân thủ các yêu cầu của Ban lãnh đạo, các cơ quan có thẩm quyền;
- Thực hiện các hành vi và hoạt động khi thiếu hiểu biết về căn cứ pháp lý đối với hành vi hoặc hoạt động đó.
- Trong một số trường hợp, các yếu tố định tính quan trọng hơn yếu tố định lượng, chẳng hạn:
+ Bản chất, tính hữu hình và nhạy cảm của lĩnh vực cụ thể hoặc nội dung kiểm toán là những yếu tố định tính có thể tác động tới việc xác định trọng yếu của kiểm toán viên nhà nước (những nội dung kiểm toán được đối tượng sử dụng, Quốc hội, Chính phủ đặc biệt quan tâm; kỳ vọng và quan tâm của công chúng…);
+ Tính nghiêm trọng của hành vi không tuân thủ: Các trường hợp vi phạm Luật thực hành tiết kiệm chống lãng phí; Luật phòng, chống tham nhũng; lập quỹ trái quy định...
Khi đánh giá tính trọng yếu của bất kỳ hành vi không tuân thủ được xác định nào, các vấn đề như tiêu chí, điều kiện, nguyên nhân và hậu quả của việc không tuân thủ cũng cần được xem xét.
