1. Hiểu như thế nào về Mẫu 04/SS-HĐĐT?

Mẫu 04/SS-HĐĐT là một mẫu thông báo được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 Nghị định Quy định về hóa đơn, chứng từ và được sử dụng trong trường hợp quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Thông thường, mẫu số 04/SS-HĐĐT được sử dụng để thông báo trong trường hợp hóa đơn có sai sót được quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2. Các trường hợp sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT theo quy định của pháp luật

- Pháp luật quy định, trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

- Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

+ Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

+ Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

Bước 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Bước 2: bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

- Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để người bán kiểm tra sai sót. Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

3. Xử phạt hành chính đối với hành vi chậm nộp Mẫu số 04/SS-HĐĐT

Theo quy định tại Điều 29 Nghị định 125/2020/N Đ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 Nghị định Quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, đối với hành vi chậm nộp Mẫu số 04/SS-HĐĐT thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính như sau:

- Áp dụng hình thức phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.

- Mức phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng được áp dụng đối với một trong các hành vi sau đây:

+ Nộp thông báo quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP;

+ Lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo theo quy định gửi cơ quan thuế. Trường hợp tổ chức, cá nhân tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định gửi cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế thì không bị xử phạt.

- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi nộp thông báo số 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.

- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 21 ngày đến 90 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.

- Áp dụng mức phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

+ Nộp thông báo tới cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định;

+ Không nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế theo quy định pháp luật.

- Ngoài ra, theo quy định tại khoản 7 Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP có quy định các biện pháp khắc phục hậu quả bên cạnh hình thức phạt tiền đó là: Buộc lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn đối với hành vi sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo, báo cáo về hóa đơn theo quy định gửi cơ quan thuế và các hành vi về nội dung có liên quan đến việc không nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế theo quy định.

Như vậy, theo quy định tại Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, tùy vào tình hành vi liên quan đến việc chậm nộp mẫu số 04/SS-HĐĐT thì có thể áp dụng các hình thức xử phạt như hình thức phạt cảnh cáo hoặc hình thức phạt tiền lên đến 15.000.000 đồng đối với cá nhân, ngoài ra còn có thể áp dụng các biện pháp khắc phục khác theo quy định của pháp luật.

Trên đây là nộ dung pháp lý có liên quan đến xử phạt hành chính đối với hành vi chậm nộp thông báo theo mẫu 04/SS-HĐĐT. Để có thể hiểu rõ hơn, tham khảo: Khái niệm hóa đơn điện tử và những điều cần biết về hóa đơn điện tử?

Mọi thắc mắc về các vấn đề pháp lý có liên quan liên hệ 19006162 hoặc email lienhe@luatminhkhue.vn để được giải đáp chi tiết

Trân trọng!