1. Ai sẽ phải viết Nhật ký công tác trong Kiểm toán nhà nước?
Nhật ký công tác trong lĩnh vực Kiểm toán nhà nước không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần mà còn là một công cụ quan trọng giúp theo dõi và đánh giá quá trình làm việc của Trưởng đoàn kiểm toán, Phó trưởng đoàn kiểm toán, bao gồm cả những trường hợp đặc biệt như Kiểm toán trưởng hay Phó Kiểm toán trưởng làm nhiệm vụ Trưởng đoàn hoặc Phó trưởng đoàn. Căn cứ vào nội dung Mục đích sử dụng Mẫu số 05/NKCT và Mục lục ban hành kèm theo Quyết định 01/2023/QĐ-KTNN, Nhật ký công tác không chỉ là một tài liệu ghi chú mà còn là nguồn thông tin quý báu cho quá trình đánh giá và kiểm tra công tác chỉ đạo, điều hành cũng như kiểm soát hoạt động kiểm toán.
- Nhật ký công tác có vai trò quan trọng trong việc theo dõi và phản ánh quá trình làm việc của Đoàn kiểm toán. Đây là nơi ghi chép chi tiết về các công việc thực hiện, những thách thức gặp phải, và cảm nhận cá nhân của Trưởng đoàn kiểm toán, Phó trưởng đoàn kiểm toán về công việc của họ. Đồng thời, nó cũng là nơi ghi lại ý kiến chỉ đạo, đánh giá về hoạt động của Đoàn kiểm toán trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
- Quy trình ghi chép Nhật ký công tác không chỉ đơn thuần là việc lập bảng kế hoạch và ghi chép mô tả công việc đã làm, mà còn là sự thể hiện của sự chuyên nghiệp, trách nhiệm và khả năng lãnh đạo của Trưởng đoàn kiểm toán, Phó trưởng đoàn kiểm toán. Việc này đặt ra yêu cầu cao về khả năng tổ chức, quản lý thời gian và giao tiếp của họ.
- Nhật ký công tác không chỉ đơn thuần là một văn bản nội dung, mà còn phản ánh tâm huyết và cam kết của Đoàn kiểm toán đối với sự thành công của nhiệm vụ. Nó là cầu nối giữa quá khứ, hiện tại và tương lai, giúp định hình hướng đi, rút kinh nghiệm từ những công việc đã thực hiện để ngày càng hoàn thiện hơn trong những nhiệm vụ sắp tới.
- Trong bối cảnh nền kinh tế và xã hội ngày càng phức tạp, việc quản lý và kiểm soát hoạt động kiểm toán đòi hỏi sự chặt chẽ và hiệu quả. Nhật ký công tác chính là công cụ hỗ trợ quan trọng, không chỉ để đảm bảo tuân thủ quy trình và quy định, mà còn để nâng cao chất lượng và hiệu suất của công tác kiểm toán nhằm đáp ứng đầy đủ yêu cầu và mong muốn của cơ quan quản lý và xã hội.
2. Quy định về nguyên tắc và cách ghi Nhật ký công tác ?
Nguyên tắc và quy trình ghi Nhật ký công tác trong lĩnh vực kiểm toán được chi tiết và định rõ theo quy định của Mẫu số 05/NKCT Mục lục, điều này được công bố thông qua Quyết định 01/2023/QĐ-KTNN. Những nguyên tắc này cung cấp hướng dẫn chặt chẽ về việc thực hiện Nhật ký công tác, giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và quản lý hiệu quả hoạt động kiểm toán.
- Theo quy định, Nhật ký công tác áp dụng đặc biệt cho Trưởng đoàn kiểm toán và Phó trưởng đoàn kiểm toán, trừ trường hợp Phó trưởng đoàn kiểm toán đồng thời là Tổ trưởng tổ kiểm toán, trong trường hợp này áp dụng Mẫu Nhật ký kiểm toán của kiểm toán viên. Các bản ghi trong Nhật ký công tác được thực hiện vào những ngày có công việc phát sinh liên quan đến hoạt động của Đoàn kiểm toán. Điều này bao gồm các công việc như triển khai kiểm toán, duyệt kế hoạch kiểm toán chi tiết, họp thông qua biên bản kiểm toán với đơn vị được kiểm toán, và kiểm tra thực tế hoạt động của Đoàn kiểm toán tại các đơn vị được kiểm toán.
- Cách ghi Nhật ký công tác được hướng dẫn một cách cụ thể thông qua phần Phương pháp ghi chép trong Mẫu số 05/NKCT. Thông tin như tên KTNN chuyên ngành, khu vực, tên Đoàn kiểm toán, và các chi tiết về thời gian bắt đầu và kết thúc đợt kiểm toán chỉ được ghi một lần vào trang nhật ký đầu tiên. Các trang sau không cần lặp lại thông tin này. Phần Nội dung công việc ghi rõ các công việc đã thực hiện, đồng thời chỉ định Đoàn hoặc Tổ kiểm toán nào thực hiện và địa điểm thực hiện.
- Các công việc thường bao gồm họp triển khai kiểm toán tại đơn vị cụ thể, duyệt kế hoạch kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán nào, và duyệt dự thảo biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán với tên cụ thể. Phần Kết quả ghi lại kết quả của từng công việc và các ý kiến chỉ đạo đối với hoạt động kiểm toán. Số thứ tự của trang nhật ký cũng được ghi để tiện theo dõi và quản lý.
- Nhật ký công tác sau khi hoàn thành sẽ được quản lý trong hồ sơ kiểm toán theo quy định về danh mục hồ sơ kiểm toán và theo chế độ nộp, lưu trữ, bảo quản, khai thác và huỷ hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước. Trong trường hợp áp dụng "chữ ký số và số hóa hồ sơ tài liệu," người ghi Nhật ký công tác sẽ ký chữ ký số và không cần in Nhật ký, mà thay vào đó sẽ lưu trữ trên phần mềm do Trung tâm tin học có trách nhiệm quản lý. Nếu không thể ghi trên phần mềm vì lý do khách quan, quy trình viết, in và lưu trữ hồ sơ kiểm toán truyền thống sẽ được thực hiện.
Quyết định 01/2023/QĐ-KTNN có hiệu lực từ ngày 25/02/2023, chính thức điều chỉnh và bổ sung các nguyên tắc và quy trình ghi Nhật ký công tác trong lĩnh vực kiểm toán, đồng thời tạo cơ sở pháp lý cho việc áp dụng "chữ ký số và số hóa hồ sơ tài liệu" trong các hoạt động kiểm toán của Kiểm toán nhà nước.
3. Trên phần mềm nào thì tổng Kiểm toán nhà nước có các quyền hạn khai thác dữ liệu nhật ký công tác điện tử ?
Theo Điều 13 Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Quản lý hệ thống thông tin nhật ký kiểm toán của Kiểm toán nhà nước, được ban hành kèm theo Quyết định 662/QĐ-KTNN năm 2020, Tổng Kiểm toán nhà nước và Thủ trưởng Đơn vị chủ trì thực hiện kiểm toán được ủy quyền một số quyền hạn đặc biệt liên quan đến khai thác dữ liệu nhật ký kiểm toán và nhật ký công tác điện tử. Cụ thể, quyền khai thác này bao gồm các điều khoản sau đây:
- Tổng Kiểm toán nhà nước, đứng đầu cơ quan Kiểm toán nhà nước, sở hữu quyền truy cập vào phần mềm để khai thác, sử dụng dữ liệu nhật ký kiểm toán và nhật ký công tác điện tử của tất cả các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước. Điều này tạo ra một cơ sở dữ liệu toàn diện cho cơ quan chủ trì giám sát và kiểm soát các hoạt động kiểm toán.
- Phó Tổng Kiểm toán nhà nước, với vai trò phụ trách quản lý, được ủy quyền quyền truy cập vào phần mềm để khai thác, sử dụng dữ liệu nhật ký kiểm toán và nhật ký công tác điện tử của các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý thông tin và đảm bảo rằng chỉ những người có trách nhiệm cụ thể mới có thể truy cập và sử dụng dữ liệu.
- Trong trường hợp các cuộc kiểm toán đã kết thúc thực hiện, thời gian truy cập tối đa của Tổng Kiểm toán nhà nước và Phó Tổng Kiểm toán nhà nước không vượt quá 60 ngày kể từ ngày kết thúc thực hiện kiểm toán. Điều này giới hạn thời gian mà họ có thể tiếp cận dữ liệu, đồng thời khuyến khích việc xử lý thông tin một cách hiệu quả và nhanh chóng sau khi cuộc kiểm toán đã hoàn thành.
- Ngoài ra, Thủ trưởng các đơn vị chủ trì thực hiện kiểm toán cũng được ủy quyền quyền truy cập vào phần mềm để khai thác, sử dụng dữ liệu nhật ký kiểm toán và nhật ký công tác điện tử của các cuộc kiểm toán do đơn vị mình chủ trì thực hiện. Điều này tạo điều kiện cho các đơn vị kiểm toán tham gia vào quá trình quản lý và theo dõi thông tin của mình, đồng thời giúp tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm trong quá trình kiểm toán.
Tóm lại, quy định về quyền khai thác dữ liệu nhật ký kiểm toán và nhật ký công tác điện tử của Tổng Kiểm toán nhà nước và Thủ trưởng Đơn vị chủ trì thực hiện kiểm toán là một phần quan trọng trong việc xây dựng hệ thống quản lý thông tin hiệu quả, hỗ trợ quá trình giám sát và kiểm soát các hoạt động kiểm toán trên toàn cơ quan Kiểm toán nhà nước.
Xem thêm >>> Thủ tục phân tích trong kiểm toán tài chính là gì? Nội dung phân tích trong kiểm toán tài chính
Nếu quý khách gặp bất kỳ vấn đề, thắc mắc hoặc cần hỗ trợ về nội dung trong bài viết hoặc pháp luật, chúng tôi xin trân trọng mời quý khách liên hệ với chúng tôi qua tổng đài 1900.6162 hoặc gửi email tới địa chỉ lienhe@luatminhkhue.vn. Chúng tôi cam kết sẽ nhanh chóng và tận tâm giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách tốt nhất.
