Trong cơ cấu tổ chức của công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, Ban kiểm soát hoặc Kiểm soát viên giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong việc giám sát hoạt động quản lý, điều hành và bảo đảm tính minh bạch, trung thực trong hoạt động của doanh nghiệp. Trưởng Ban kiểm soát và Kiểm soát viên không chỉ là những người thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát mà còn là “lá chắn” pháp lý nhằm phòng ngừa rủi ro, sai phạm trong quản trị công ty. Chính vì vậy, pháp luật doanh nghiệp đặt ra những điều kiện chặt chẽ về tiêu chuẩn, năng lực, đạo đức và tính độc lập đối với các chức danh này. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, việc quy định cụ thể điều kiện làm Trưởng Ban kiểm soát, Kiểm soát viên nhằm bảo đảm người được bổ nhiệm có đủ phẩm chất và chuyên môn để thực hiện hiệu quả chức năng giám sát trong công ty TNHH hai thành viên trở lên.
1. Ban kiểm soát được tổ chức như thế nào?
Theo Khoản 1 Điều 65 Luật doanh nghiệp 2020, Trong cơ cấu quản trị của công ty, Ban kiểm soát giữ vai trò giám sát hoạt động quản lý, điều hành nhằm bảo đảm tính minh bạch và tuân thủ trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Việc tổ chức Ban kiểm soát và quy định về nhiệm kỳ của Kiểm soát viên có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo đảm sự độc lập, ổn định và hiệu quả của cơ chế kiểm soát nội bộ.
Ban kiểm soát có từ 01 đến 05 Kiểm soát viên. Số lượng này cho phép công ty linh hoạt trong việc tổ chức bộ máy giám sát, tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu quản lý. Đối với công ty có quy mô nhỏ, việc chỉ có một Kiểm soát viên vẫn đáp ứng yêu cầu kiểm tra, giám sát. Trong khi đó, công ty có quy mô lớn hoặc hoạt động phức tạp có thể lựa chọn nhiều Kiểm soát viên để tăng cường tính chuyên môn và hiệu quả kiểm soát.
Về nhiệm kỳ, mỗi Kiểm soát viên có thời hạn không quá 05 năm và có thể được bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Quy định này bảo đảm sự cân bằng giữa tính ổn định và tính đổi mới trong hoạt động giám sát. Thời hạn tối đa 05 năm giúp định kỳ đánh giá lại năng lực, hiệu quả hoạt động của Kiểm soát viên, đồng thời việc không giới hạn số nhiệm kỳ tạo điều kiện để công ty tiếp tục sử dụng những cá nhân có năng lực và kinh nghiệm nếu họ đáp ứng yêu cầu.
Trường hợp Ban kiểm soát chỉ có 01 Kiểm soát viên thì người này đồng thời là Trưởng Ban kiểm soát và phải đáp ứng tiêu chuẩn của Trưởng Ban kiểm soát. Điều này bảo đảm rằng dù số lượng thành viên tối giản, chức năng giám sát vẫn được thực hiện bởi người có đủ điều kiện và năng lực theo yêu cầu đối với vị trí đứng đầu Ban kiểm soát. Việc kiêm nhiệm trong trường hợp này không làm thay đổi bản chất trách nhiệm mà còn đòi hỏi cá nhân đó phải đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn cao hơn tương ứng với vai trò Trưởng Ban.
Như vậy, cơ cấu tổ chức và nhiệm kỳ của Ban kiểm soát được thiết kế theo hướng linh hoạt nhưng vẫn bảo đảm tính chuyên môn, ổn định và hiệu quả trong hoạt động giám sát nội bộ của công ty.
2. Điều kiện làm Trưởng Ban kiểm soát, Kiểm soát viên của công ty TNHH 2 thành viên trở lên
Theo khoản 2 Điều 65 Luật Doanh nghiệp 2020, Trưởng Ban kiểm soát, Kiểm soát viên phải đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện tương ứng quy định tại khoản 2 Điều 168 và Điều 169 của Luật này. Cụ thể:
- Điều kiện làm Trưởng Ban kiểm soát
Theo Khoản 2 Điều 168 Luật doanh nghiệp 2020,Trưởng Ban kiểm soát do Ban kiểm soát bầu trong số các Kiểm soát viên theo nguyên tắc đa số. Nguyên tắc này bảo đảm tính dân chủ, minh bạch và thể hiện sự tín nhiệm của các Kiểm soát viên đối với người được bầu. Tương tự, việc miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm cũng phải tuân theo nguyên tắc đa số, nhằm tránh sự tùy tiện và bảo đảm tính ổn định trong tổ chức.
Quyền và nghĩa vụ của Trưởng Ban kiểm soát không được ấn định cứng mà do Điều lệ công ty quy định. Điều này cho phép công ty chủ động xác định phạm vi thẩm quyền, trách nhiệm và cơ chế hoạt động phù hợp với đặc điểm quản trị và quy mô của mình. Nhờ đó, vị trí Trưởng Ban kiểm soát có thể được thiết kế linh hoạt nhưng vẫn bảo đảm thực hiện đúng chức năng giám sát.
Về cơ cấu nhân sự, Ban kiểm soát phải có hơn một nửa số Kiểm soát viên thường trú tại Việt Nam. Quy định này nhằm bảo đảm điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ giám sát thường xuyên, kịp thời và trực tiếp, tránh tình trạng hình thức hoặc gián đoạn trong hoạt động kiểm tra, kiểm soát.
Đối với tiêu chuẩn chuyên môn, Trưởng Ban kiểm soát phải có bằng tốt nghiệp đại học trở lên thuộc các chuyên ngành như kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Yêu cầu này phản ánh tính chất chuyên môn cao của chức danh, bởi hoạt động kiểm soát đòi hỏi khả năng phân tích tài chính, đánh giá tính tuân thủ và nhận diện rủi ro trong quản lý. Trường hợp Điều lệ công ty quy định tiêu chuẩn cao hơn thì áp dụng theo Điều lệ, cho thấy doanh nghiệp có thể đặt ra yêu cầu khắt khe hơn để nâng cao chất lượng giám sát.
Như vậy, quy định về cách thức bầu chọn, điều kiện cư trú và tiêu chuẩn chuyên môn của Trưởng Ban kiểm soát được xây dựng nhằm bảo đảm vị trí này được đảm nhiệm bởi người có năng lực, được tín nhiệm và có điều kiện thực hiện hiệu quả chức năng giám sát trong công ty.
- Điều kiện làm Kiểm soát viên
Theo khoản 1 Điều 169 Luật doanh nghiệp 2020, Kiểm soát viên phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:
- Không thuộc đối tượng theo quy định tại khoản 2 Điều 17 của Luật này;
Quy định này nhằm loại trừ những cá nhân không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp theo pháp luật, chẳng hạn như cán bộ, công chức, viên chức theo quy định; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đang chấp hành hình phạt tù; người bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định… Việc đặt ra điều kiện này nhằm bảo đảm Kiểm soát viên có đầy đủ năng lực pháp lý, tư cách đạo đức và không thuộc trường hợp bị pháp luật hạn chế quyền tham gia quản lý, giám sát doanh nghiệp.
- Được đào tạo một trong các chuyên ngành về kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;
Hoạt động kiểm soát đòi hỏi khả năng phân tích báo cáo tài chính, đánh giá tính hợp pháp của quyết định quản lý và nhận diện rủi ro trong hoạt động kinh doanh. Do đó, yêu cầu về chuyên môn là điều kiện cần thiết để Kiểm soát viên có đủ năng lực chuyên sâu thực hiện chức năng giám sát. Đồng thời, việc cho phép chuyên ngành “phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp” tạo sự linh hoạt, đáp ứng đặc thù của từng lĩnh vực kinh doanh.
- Không phải là người có quan hệ gia đình của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác;
Quy định này nhằm bảo đảm tính độc lập, khách quan trong hoạt động kiểm soát. Nếu Kiểm soát viên có quan hệ gia đình với những người quản lý công ty, nguy cơ xung đột lợi ích và thiên vị có thể xảy ra, làm giảm hiệu quả giám sát. Vì vậy, yêu cầu này giúp củng cố tính minh bạch và trung thực trong việc thực hiện nhiệm vụ.
- Không phải là người quản lý công ty; không nhất thiết phải là cổ đông hoặc người lao động của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;
Kiểm soát viên không được đồng thời giữ chức vụ quản lý trong công ty nhằm bảo đảm sự phân định rõ ràng giữa chức năng quản lý và chức năng giám sát. Một người vừa quản lý vừa tự kiểm soát hoạt động của mình sẽ không bảo đảm tính khách quan. Bên cạnh đó, pháp luật không bắt buộc Kiểm soát viên phải là cổ đông hoặc người lao động, mở ra khả năng lựa chọn nhân sự độc lập từ bên ngoài nhằm tăng cường tính chuyên nghiệp và trung lập trong hoạt động kiểm soát.
- Tiêu chuẩn và điều kiện khác theo quy định khác của pháp luật có liên quan và Điều lệ công ty.
Quy định này mang tính mở, cho phép áp dụng thêm các yêu cầu đặc thù theo lĩnh vực kinh doanh (ví dụ: quy định về chứng khoán, ngân hàng, bảo hiểm…) hoặc theo Điều lệ công ty. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thiết lập tiêu chuẩn cao hơn nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của Ban kiểm soát.
Tóm lại, các quy định về tiêu chuẩn và điều kiện đối với Trưởng Ban kiểm soát và Kiểm soát viên được thiết kế nhằm bảo đảm tính độc lập, chuyên môn và khách quan trong hoạt động giám sát nội bộ của công ty. Việc đặt ra yêu cầu về trình độ chuyên môn, tư cách pháp lý và mối quan hệ độc lập với bộ máy quản lý không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả kiểm soát mà còn tăng cường tính minh bạch, phòng ngừa xung đột lợi ích và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của công ty cũng như các thành viên góp vốn.
3. Bổ nhiệm Trưởng Ban kiểm soát không đủ tiêu chuẩn: Công ty TNHH hai thành viên trở lên bị xử phạt ra sao?
Trong cơ cấu quản trị của công ty TNHH hai thành viên trở lên, Ban kiểm soát giữ vai trò giám sát tính hợp pháp, trung thực và cẩn trọng trong hoạt động quản lý, điều hành doanh nghiệp. Vì vậy, pháp luật đặt ra những tiêu chuẩn chặt chẽ đối với Trưởng Ban kiểm soát và Kiểm soát viên. Trường hợp doanh nghiệp bổ nhiệm người không đáp ứng đủ điều kiện theo quy định, hành vi này không chỉ làm suy giảm hiệu quả kiểm soát nội bộ mà còn bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định hiện hành.
Căn cứ điểm b khoản 2 Điều 53 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, hành vi bổ nhiệm người không đủ tiêu chuẩn và điều kiện làm Trưởng Ban kiểm soát, Kiểm soát viên bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. Đây là mức phạt áp dụng đối với tổ chức vi phạm. Như vậy, nếu công ty TNHH hai thành viên trở lên thực hiện việc bổ nhiệm sai quy định, doanh nghiệp có thể phải chịu mức phạt hành chính trong khung nêu trên.
Ngoài hình thức xử phạt bằng tiền, doanh nghiệp còn phải áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả theo điểm c khoản 3 Điều 53 Nghị định này, đó là buộc miễn nhiệm Trưởng Ban kiểm soát hoặc Kiểm soát viên không đủ tiêu chuẩn, điều kiện. Điều này đồng nghĩa với việc quyết định bổ nhiệm trái quy định sẽ không được công nhận và doanh nghiệp phải thực hiện lại quy trình nhân sự theo đúng quy định pháp luật.
Bên cạnh đó, khoản 2 Điều 4 Nghị định 122/2021/NĐ-CP cũng xác định rõ mức phạt tiền trong Nghị định là mức áp dụng đối với tổ chức; nếu cùng hành vi vi phạm do cá nhân thực hiện thì mức phạt bằng một nửa mức phạt đối với tổ chức. Tuy nhiên, trong trường hợp công ty bổ nhiệm sai, chủ thể bị xử phạt chính là doanh nghiệp với tư cách tổ chức.
Tóm lại, việc bổ nhiệm Trưởng Ban kiểm soát không đáp ứng tiêu chuẩn luật định có thể khiến công ty TNHH hai thành viên trở lên bị phạt từ 30 đến 50 triệu đồng và buộc miễn nhiệm người được bổ nhiệm trái quy định. Đây là chế tài thể hiện sự nghiêm minh của pháp luật trong việc bảo đảm tính độc lập, chuyên môn và hợp pháp của bộ phận kiểm soát trong doanh nghiệp.
Kết luận
Các điều kiện đối với Trưởng Ban kiểm soát và Kiểm soát viên không đơn thuần là yêu cầu về trình độ chuyên môn, mà còn là những tiêu chuẩn bảo đảm tính độc lập, khách quan và trách nhiệm trong hoạt động giám sát doanh nghiệp. Khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, người giữ chức danh này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ, hạn chế xung đột lợi ích và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của công ty cũng như các thành viên. Ngược lại, nếu việc bổ nhiệm không đúng tiêu chuẩn, chức năng kiểm soát có thể bị suy giảm, dẫn đến những rủi ro pháp lý và tổn thất cho doanh nghiệp. Do đó, việc tuân thủ nghiêm túc các điều kiện pháp luật quy định chính là nền tảng để xây dựng một cơ chế giám sát minh bạch, chuyên nghiệp và bền vững trong công ty TNHH hai thành viên trở lên.
Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900 6162 để được giải đáp.
