Biên bản thỏa thuận hợp tác kinh doanh có cần công chứng không?

1. Khái niệm

Biên bản hợp tác kinh doanh:

Biên bản hợp tác kinh doanh là tài liệu ghi chép các thỏa thuận và đồng thuận của các bên trong quá trình đàm phán và hợp tác kinh doanh. Mặc dù không phải là một hợp đồng chính thức, nhưng nó vẫn mang giá trị pháp lý và có thể thi hành được giữa các bên. Doanh nghiệp thường sử dụng biên bản này để ghi lại các điểm mấu chốt đã được thống nhất trong quá trình đàm phán, từ đó dùng làm cơ sở cho việc lập hợp đồng chính thức sau này. Điều này đồng nghĩa với việc biên bản hợp tác kinh doanh có tính ràng buộc đối với các bên tham gia. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc áp dụng các quy định pháp luật liên quan khi thực hiện quá trình lập biên bản này.

Công chứng:

Công chứng là quá trình mà công chứng viên xác nhận sự chính xác và tính hợp pháp của các hợp đồng và giao dịch dân sự bằng văn bản. Nó cũng bao gồm việc công chứng bản dịch giữa tiếng Việt và tiếng nước ngoài, đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của tài liệu theo quy định pháp luật hoặc yêu cầu của các bên liên quan.

Trong lĩnh vực bất động sản, một số loại hợp đồng như hợp đồng mua bán, tặng, thế chấp bất động sản yêu cầu phải được công chứng. Nếu không thực hiện công chứng, các hợp đồng và giao dịch này sẽ không có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, đối với những hợp đồng không bắt buộc công chứng, nhiều khi các bên vẫn chọn lựa công chứng để tăng tính bảo đảm pháp lý và giảm thiểu rủi ro trong giao dịch.

>> Xem thêm: Mẫu văn bản thỏa thuận hợp tác làm việc mới nhất

2. Có cần công chứng biên bản thỏa thuận hợp tác kinh doanh không?

Theo quy định của Điều 117 trong Bộ luật Dân sự năm 2015, các điều kiện của hợp đồng dân sự là như sau:

- Các bên phải có năng lực pháp luật và khả năng hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được thiết lập.

- Các bên tham gia giao dịch dân sự hoàn toàn tự nguyện.

- Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không được vi phạm quy định của pháp luật hoặc trái với đạo đức xã hội.

- Hình thức của giao dịch dân sự là một điều kiện để giao dịch có hiệu lực, trong trường hợp có quy định của pháp luật.

Các nội dung thường xuất hiện trong biên bản thỏa thuận hợp tác gồm:

- Mục đích, thời hạn của hợp tác;

- Tên, địa chỉ của cá nhân; tên, địa chỉ trụ sở của pháp nhân;

- Tài sản đóng góp, nếu có;

- Đóng góp bằng lao động, nếu có;

- Phương thức phân chia lợi nhuận;

- Quyền, nghĩa vụ của các thành viên hợp tác;

- Quyền, nghĩa vụ của người đại diện, nếu có;

- Điều kiện tham gia và rút khỏi hợp đồng hợp tác của các thành viên, nếu có;

- Điều kiện chấm dứt hợp tác.

Dựa trên những quy định trên, biên bản hợp tác kinh doanh được coi là một loại hình của giao dịch dân sự. Vì vậy, nếu hợp đồng đáp ứng đầy đủ các điều kiện của Bộ luật Dân sự thì vẫn có hiệu lực.

Hiện tại, không có quy định nào trong luật yêu cầu biên bản hợp tác kinh doanh phải được công chứng hoặc chứng thực mới có hiệu lực. Do đó, nếu muốn hoặc để tránh các rắc rối pháp lý sau này, các bên có thể lựa chọn công chứng hoặc chứng thực.

3. Lợi ích của việc công chứng biên bản thỏa thuận hợp tác kinh doanh

Khoản 1 của Điều 2 trong Luật Công chứng năm 2014 quy định: Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (gọi là bản dịch) theo quy định của pháp luật hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Theo đó, hoạt động công chứng mang tính chất của quyền lực nhà nước. Qua việc công chứng viên, Nhà nước cung cấp dịch vụ công trong phạm vi chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Sản phẩm của hoạt động công chứng là Văn bản công chứng. Theo Khoản 4, Điều 2 của Luật Công chứng năm 2014, Văn bản công chứng là hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã được công chứng viên chứng nhận theo quy định của pháp luật. Đó là tập hợp các bảo đảm về tính xác thực và tính hợp pháp từ nhà nước thông qua công chứng viên, là người được ủy quyền công chứng nhằm tạo ra các công cụ xác thực mang tính chất chuyển giao quyền sở hữu tài sản hoặc cá nhân, tổ chức liên quan, thừa nhận quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của các bên đối với hợp đồng, giao dịch, đảm bảo tính hợp pháp về mặt hình thức mà pháp luật bắt buộc phải công chứng, chứng thực. Văn bản công chứng có ý nghĩa quan trọng, vừa có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan, vừa có giá trị chứng cứ trong quá trình giải quyết khi phát sinh tranh chấp.

Hoạt động công chứng không chỉ làm cơ sở pháp lý vững chắc để giải quyết tranh chấp mà còn là một trong những hoạt động hỗ trợ tư pháp, đóng góp vào việc điều tra, truy tố và xét xử đúng người, đúng tội, đúng pháp luật, bảo đảm công bằng trong xã hội. Ngoài ra, hoạt động công chứng còn mang lại nhiều lợi ích về mặt tài chính, góp phần vào việc thu thuế, phòng ngừa giao dịch gian lận và trốn thuế. 

5. Lưu ý khi công chứng biên bản thỏa thuận hợp tác kinh doanh

Các lưu ý khi soạn biên bản hợp tác kinh doanh để tránh tranh chấp không đáng có có thể được tổng hợp như sau:

- Về nội dung: Cần thống nhất nội dung trước khi lập biên bản. Sau khi đạt được sự thỏa thuận về hợp tác giữa hai bên, người soạn biên bản nên xác nhận lại vấn đề với tất cả các bên tham gia một lần nữa để đảm bảo thông tin chính xác và tránh sai sót. Không nên bỏ sót bất kỳ thông tin nào trong biên bản thỏa thuận vì đây là cơ sở để các bên thực hiện trách nhiệm và nhận quyền lợi đúng đắn trong quan hệ hợp tác.

- Về hình thức: Cần thống nhất quan điểm và sử dụng câu từ, thuật ngữ rõ ràng trong biên bản thỏa thuận hợp tác. Biên bản cần được trình bày một cách khoa học, tránh việc dài dòng và tập trung vào các điểm trọng yếu cụ thể.

Để thực hiện việc công chứng, quý khách hàng cần chuẩn bị một bộ hồ sơ (bản chính và bản sao) bao gồm các văn bản và giấy tờ như sau:

- Phiếu yêu cầu công chứng.

- Giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Giấy chứng minh sĩ quan quân đội nhân dân Việt Nam/Hộ chiếu của các bên tham gia giao dịch.

- Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó.

- Giấy tờ khác có liên quan mà pháp luật quy định phải có, như:

+ Biên bản định giá tài sản.

+ Giấy tờ chứng minh về tình trạng tài sản chung/riêng (trong trường hợp bên hợp tác kinh doanh là cá nhân sử dụng tài sản để hợp tác kinh doanh), bao gồm các văn bản như án ly hôn chia tài sản/án phân chia thừa kế/văn bản tặng cho tài sản, thỏa thuận phân chia tài sản chung riêng/nhập tài sản riêng vào khối tài sản chung vợ chồng, thỏa thuận xác lập chế độ tài sản của vợ chồng, giấy chứng nhận kết hôn/xác nhận về quan hệ hôn nhân, giấy tờ xác định về việc tài sản nằm ngoài thời kỳ hôn nhân.

+ Giấy tờ về thẩm quyền đại diện, bao gồm các văn bản như khai sinh, giấy cam kết về việc đại diện vì lợi ích của con chưa thành niên trong các giao dịch dân sự liên quan đến tài sản của con chưa thành niên, giấy chấp thuận của người đại diện theo pháp luật cho người chưa thành niên thực hiện giao dịch, xác lập giao dịch dân sự theo quy định pháp luật, hợp đồng ủy quyền được lập đúng hình thức quy định, án tòa tuyên bố mất năng lực hành vi/hạn chế năng lực hành vi dân sự, văn bản thỏa thuận cử người giám hộ, người giám sát giám hộ, đăng ký giám hộ, văn bản cam kết về việc người giám hộ giao dịch liên quan đến tài sản vì lợi ích của người mất năng lực hành vi, có sự đồng ý của người giám sát giám hộ, giấy khám sức khỏe/tâm thần (trong trường hợp có nghi ngờ về năng lực hành vi của bên tham gia giao kết hợp đồng).

+ Giấy tờ chứng minh tư cách chủ thể tham gia giao dịch, bao gồm các văn bản như hộ khẩu, giấy tờ chứng minh nguồn gốc Việt Nam, giấy chứng nhận đầu tư và có nhà ở được xây dựng trong dự án (đối với trường hợp cá nhân nước ngoài đầu tư xây dựng nhà ở theo dự án tại Việt Nam), giấy đăng ký kinh doanh/giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/giấy phép đầu tư, điều lệ của doanh nghiệp/hợp tác xã, báo cáo tài chính.

+ Giấy tờ khác có liên quan đến văn bản yêu cầu chứng nhận mà pháp luật quy định phải có.

+ Đối với trường hợp hợp đồng được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn, cần kèm theo dự thảo hợp đồng.

Đây là các giấy tờ cần thiết để thực hiện việc công chứng, giúp đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các giao dịch và hợp đồng.

Bài viết liên quan: Ưu và nhược điểm của Hợp đồng hợp tác kinh doanh theo quy định pháp luật

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về vấn đề: Biên bản thỏa thuận hợp tác kinh doanh có cần công chứng không? Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!