Biện pháp nâng cao hiệu quả công tác của giám đốc theo Henry Mintzberg

Khách hàng: Kính thưa Luật sư Minh Khuê, theo ông Henry Mintzberg thì làm thế nào để nâng cao hiệu quả công tác của giám đốc? Luật sư hãy giúp tôi phân tích, làm rõ!

Cảm ơn!

Trả lời:

Ông Henry Mintzberg là một nhà quản lý người Canada, thuộc trường phái nghiên cứu về vai trò của giám đốc trong khoa học quản lý phương Tây. Ông tốt nghiệp đại học chuyên ngành cơ khí năm 1961, cử nhân văn chương năm 1962, đỗ thạc sĩ quản trị kinh doanh năm 1965 và tiến sĩ quản lý năm 1968.

Về tác phẩm “Tính chất công việc của giám đốc” là tác phẩm chủ yếu của óng và là tác phẩm kinh điên của trường phái nghiên cứu vai trò giám đốc.

Tác phẩm này đã nêu lên một cách toàn diện những đặc điểm công việc của giám đốc; Vai trò mà giám đốc đảm nhiệm, những thay đổi trong công việc của giám đốc, những loại hình chức vụ của giám đốc; Bí quyết nâng cao hiệu quả công việc của giám đốc; Triển vọng về công việc của giám đốc; Đồng thời đánh giá các quan điểm của những trường phái quản lý khác về chức vụ giám đốc. Sở dĩ người ta gọi ông và những người theo ông là “Trường phái nghiên cứu vai trò của giám đốc” vì họ lấy vai trò mà giám đốc đảm nhiệm làm trung tâm để phân tích chức năng và công việc của giám đốc nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.

Đối với vấn đề làm thế nào (hay còn gọi là biện pháp) để nâng cao hiệu quả công tác của giám đốc?, theo ông Henry Mintzberg đã nêu ra 10 điểm chính để nâng cao hiệu quả công tác của giám đốc ở những mực như sau:

1. Giám đốc phải cùng với cấp dưới chia sẻ thông tin

Nắm được thông tin là điều cần thiết để cấp dưới có thể tiến hành công việc một cách có hiệu quả. Do sự hạn chế về địa vị và điều kiện nên nhân viên cấp dưới khó có được thông tin đầy đủ và phải dựa vào giám đốc đế có được một số thông tin như ý tưởng mới của khách hàng, xu hướng của nhà cung cấp, sự biến đổi của hoàn cảnh xung quanh. Đặc biệt là nhân viên cấp dưới thường mong muốn nhận được từ giám đốc 2 loại thông tin đặc thù. Đó là:

- Những chuẩn mực về tổ chức do giám đốc xác định mà họ phải luân theo. Giám đốc phải tính toán cán đối các vấn đề về lợi nhuận, về phát triển sản xuất, bảo vệ môi trường, phúc lợi cho công nhân, xác định phương châm chỉ đạo và truyền đạt cho cấp dưới để thực hiện;

- Dựa vào giám đốc để biết được mục tiêu, kế hoạch của tổ chức và căn cứ vào đó để xác định kế hoạch, mục tiêu của mình.

Giám đốc phải áp dụng những biện pháp thích hợp để truyền đạt thông tin cho cấp dưới.

Hai biện pháp chủ yếu để truyền đạt thông tin chính là truyền đạt bằng miệng và bằng văn bản cho những đối tượng cần được truyền đạt. Trong việc chia sẻ thông tin với cấp dưới, cần phải cân nhắc lợi hại giữa việc nâng cao hiệu quả quản lý với những rủi ro mà việc tiết lộ thông tin có thể dẫn đến để quyết định mức độ và nội dung truyền đạt thông tin một cách thích hợp.

2. Tự giác khắc phục tình trạng giải quyết công việc một cách hời hợt

Theo ông Henry Mintzberg, do khối lượng công việc của giám đốc rất lớn, nhịp độ làm việc khẩn trương, tính chất công việc đa dạng, lặt vặt, gấp gáp nên các giám đốc rất dễ sa vào tình trạng giải quyết công việc một cách hời hợt. Các giám đốc phải tự giác khắc phục tình trạng này. Trong một số việc, giám đốc phải tập trung tâm sức đi sâu tìm hiểu vấn đề. Trong một số việc, giám đốc chỉ cần hỏi sơ qua là được và phải giữ được sự cân bằng giữa hai loại việc ấy.

Công việc của giám đốc có thể chia ra làm hai loại để xử lý.

- Công việc thứ nhất, có một sô công việc thông thường, giám đốc có thể ủy quyền cho người khác thực hiện.

- Công việc thứ hai là, trong một số công việc, giám đốc cần phải hỏi đến nhưng không cần dùng quá nhiều thời gian mà có thể yêu cầu cấp dưới đưa ra phương án giải quyết nhưng giám đốc giữ quyền phê chuẩn cuối cùng. Đối với những vấn đề quan trọng nhất, nhạy cảm nhất thì giám đốc phải đích thân xử lý. Những vấn đề này thường bao gồm việc cải lổ cơ cấu, việc phát triển tổ chức, việc giải quyết những sự kiện, mâu thuẫn quan trọng.

3. Trên cơ sở chia sẻ thông tin, có 2 đến 3 người cùng gánh vác nhiệm vụ giám đốc

Một biện pháp để khắc phục gánh nặng quá lớn về công việc của giám đốc là 2 đến 3 người cùng đảm nhiệm chức vụ giám đốc, hình thành một ban giám đốc hoặc một văn phòng tổng giám đốc, trong đó hình thức ban giám đốc 2 người là phổ biến nhất.

Như vậy, bạn giám đốc đó sẽ chia thành: Một người là đảm nhiệm các vai trò đối ngoại (thay mặt tổ chức, người liên lạc, người phát ngôn). Còn một người đảm nhiệm vai trò lãnh đạo và ra quyết định quản lý.

Ưu điểm của biện pháp chia sẻ thông tin, có 2 đến 3 người cùng gánh vác nhiệm vụ giám đốc này là có thể giảm được gánh nặng công việc lên vai một người là giám đốc và làm cho mỗi người trong tập thể lãnh đạo đi sâu vào chức trách của mình.

Tuy nhiên muốn cho biện pháp này có thể thực hiện được một cách hữu hiệu, cần có hai điều kiện như sau.

- Điều kiện thứ nhất là, mỗi cá nhân trong tập thể lãnh đạo phải chia sẻ thông tin với nhau. Thông tin là nhân tố quan trọng đê giám đốc có thể đảm đương nhiệm vụ. Thành công hay thất bại của phương pháp này chủ yếu là do mức độ chia sẻ thông tin quyết định. Mỗi thành viên trong tập thể lãnh đạo đều phải giữ vai trò người tiếp nhận thông tin và chú ý truyền đạt thông tin cho thành viên kia.

- Điều kiện thứ hai là, mỗi thành viên trong tập thể lãnh đạo đều phải phối hợp nhịp nhàng với nhau, có nhận thức giống nhau về phương châm và mục tiêu của tổ chức. Nếu không, mỗi người sẽ làm việc theo phương hướng khác nhau, bộ máy lãnh đạo và toàn bộ tổ chức sẽ tan rã.

4. Tận dụng chức trách để phục vụ mục đích của tổ chức

Giám đốc phải thực hiện các chức trách của mình và dùng nhiều thời gian vào việc đó. Có một số giám đốc khi vấp váp hoặc thất bại thường đổ lỗi cho việc mình có nhiều chức trách quá đến nỗi không thể làm tốt được. Kỳ thực người giám đốc đó nên biết rằng, chính vì không tận dụng được chức trách của mình nên ông ta đã không phục vụ tốt mục tiêu của tổ chức. Cùng một việc giống nhau, một số người cho rằng đó là gánh nặng, một số người lại cho rằng đó là cơ hội.

Trên thực tế, đối với một giám đốc sáng suốt, mỗi chức trách đều cung cấp cho ông ta những cơ hội phục vụ mục tiêu của tổ chức. Khi xử lý một công việc phức tạp nào đó, tất nhiên người ta phải bỏ ra nhiều thời gian, công sức nhưng người ta cũng có thể nhân cơ hội đó tiến hành sự cải cách cần thiết.

Ví dụ chúng minh, việc tham gia những hoạt động mang tính nghi lễ mất nhiều thời gian nhưng người ta cũng có thể lợi dụng những hoạt động ấy để tạo ra những quan hệ mới cho tổ chức. Mỗi công việc mà giám đốc làm đều có thể giúp õng ta có cơ hội phục vụ tổ chức của mình.

5. Giám đốc phải thoát khỏi công việc không cần thiết, dành thời gian quy hoạch công việc tương lai

Giám đốc có trách nhiệm bảo đảm cho tổ chức của mình vừa có thê sản xuất những sản phẩm và cung cấp những dịch vụ cần thiết hiện nay mà còn phải nghĩ đến sự phát triển của xí nghiệp trong tương lai. Do đó, giám đốc cần phải thoát khỏi những công việc không cần thiết, dành thời gian quy hoạch công việc của tương lai.

6. Giám đốc phải thích ứng vói vai trò chủ yếu trong mỗi tình huống cụ thể

Mặc dù giám đốc phải đảm nhiệm một cách toàn diện 10 vai trò như đã nói ở trên, nhưng trong mỗi tình huống cụ thể khác nhau, ông ta phải giữ những vai trò chủ yếu khác nhau.

Ví dụ, một vị giám đốc trong một cơ quan của chính phủ phải giữ vai trò người liên lạc và người phát ngôn là chính, còn giám đốc của đơn vị sản xuất phải giữ vai trò của người khắc phục khó khăn và người phát ngôn là chính.

7. Giá đốc phải nắm vững những tình tiết cụ thể, đồng thời phải có quan điểm toàn cục

Giám đốc phải biết tổng hợp những tình tiết cụ thể thành một suy nghĩ hoàn chỉnh. Để làm được điều đó, ngoài việc nắm vững những thông tin cần thiết dể hình thành mô hình của mình, giám đốc còn phải tham khảo những mô hình do người khác đề ra.

8. Giám đốc phải nhận thức đầy đủ ảnh hưởng của mình trong tổ chức

Giám đốc cần phải biết rằng, nhân viên cấp dưới rất nhạy cảm đối với mỗi lời nói và việc làm của giám đốc. Do đó, giám đốc phải nhận thức được đầy đủ ảnh hướng của mình đối với tổ chức và làm việc một cách thận trọng. Điều này không những thích hợp với những tổ chức nhỏ mà cũng thích hợp đối với những tổ chức lớn. Trong một tổ chức lớn một câu nói sơ suất, một thông tin bị tiết lộ một cách tùy tiện từ người lãnh đạo cao nhất đều có thể bị lộ ra ngoài bằng những hình thức khác nhau, ảnh hưởng đến tổ chức. Do đó. giám đốc không thể có những lời nói và việc làm tùy tiện.

9. Giám đốc hải xử lý tốt mối quan hệ với các thế lực có thể gây ảnh hưởng đối với tổ chức

Các thê lực có thể gây ảnh hưởng đối với tổ chức đó có thế là: công nhân viên, cổ đông, chính phủ. cóng đoàn, công chúng, học giả, người mua, người cung cấp hàng. Giám đốc phải cân nhắc lợi ích và yêu cầu của những thế lực đó để xử lý một cách thỏa đáng...

10. Giám đốc nên sử dụng tri thức và tài năng của các nhà khoa học về quản lý

Những vấn đề mà một giám đốc phải xử lý thì rất nhiều và phức tạp. Chính vì vậy, khi hoạch định chương trình làm việc của mình, khi ra một quyết định chiến lược đều nên sử dụng tri 'thức và tài năng cúa các nhà khoa học về quản lý. Nhưng muốn sử dụng một cách hữu hiệu tri thức và tài năng của các chuyên gia này thì giám đốc phải cộng tác tốt với họ, giúp đỡ họ để họ hiểu rõ công việc của giám đốc và những vấn đề tồn tại, giúp họ có được những thông tin và tài liệu cần thiết, đầy đủ, giúp họ làm việc trong một môi trường thường xuyên vận động để họ sử dụng tri thức và tài năng của mình vào việc giải quyết những vấn đề thực tế trước mắt của tổ chức. Như vậy, giám đốc mới có thế nhận được sự giúp đỡ cần thiết của các nhà khoa học về quản lý.