1. Khái quát về Excel và các hàm trong Excel
Excel là bảng tính hỗ trợ đắc lực cho bạn trong hoạt động tính toán cũng như xử lý dữ liệu, đặc biệt là đối với dân văn phòng như kế toán hay tất cả những hoạt động cần lưu trữ thông tin chi tiết khoa học khác thì việc biết đến những hàm tính trong excel là điều cần thiết.
Sử dụng ứng dụng Excel thì làm việc với các hàm cơ bản trong Excel là việc rất thường xuyên. Chúng giúp thực hiện tính toán dữ liệu trực tiếp trên bảng tính nhanh và tiện lợi hơn. Các hàm Excel là những công thức được định nghĩa trước và đã có sẵn trong Excel, bạn chỉ việc lôi ra sử dụng mà thôi, chúng tiện hơn so với các biểu thức rất nhiều.
Công thức trong Excel giúp bạn xác định mối quan hệ giữa các giá trị trong các ô của bảng tính, thực hiện các phép tính toán học dựa trên những giá trị đó và trả về giá trị kết quả trong ô bạn đã chọn. Các công thức hàm cơ bản trong Excel mà bạn có thể tự sử dụng dễ dàng bao gồm: Phép tính cộng, trừ, nhân, chia, tỷ lệ phần trăm, hay thậm chí là cả ngày tháng.
Những hàm cơ bản trong Excel mà chúng tôi đề cập dưới đây sẽ rất có ích với các bạn thường xuyên phải làm việc trên bảng tính Excel, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán, hành chính nhân sự. Vì thế, hãy chắc chắn rằng bạn đã thuộc nằm lòng những hàm Excel cơ bản này. Mời quý bạn đọc hãy cùng tham khảo nhé.
2. Những hàm thông dụng trong Excel dùng trong văn phòng, kế toán
- Hàm tính tổng trong Excel – SUM
Tất cả các công thức trong Microsoft Excel đều được bắt đầu bằng dấu “=”, theo sau là phần hàm cụ thể biểu thị công thức mà bạn muốn Excel thực hiện.
Hàm Sum là một trong những hàm cơ bản nhất trong Excel mà bạn có thể nhập vào bảng tính, cho phép bạn tìm tổng (hay tổng cộng tất cả) của hai hay nhiều giá trị. Để biểu diễn công thức SUM, hãy nhập các giá trị bạn muốn thêm vào bằng cách sử dụng định dạng:
= SUM ( value 1, value 2, v.v )
Các giá trị bạn điền vào công thức SUM có thể là số thực hoặc chính là giá trị của một ô cụ thể trong bảng tính của bạn.
Ví dụ: Để tìm SUM của 30 và 70, hãy nhập công thức sau vào một ô trong bảng tính của bạn: =SUM(30, 70). Nhấn “Enter” và ô đó sẽ trả về giá trị tổng của hai con số trên là 100.
Trường hợp, để tìm SUM của các giá trị có trong các ô B2 và B10. Hãy nhập công thức sau vào một ô trong bảng tính của bạn: =SUM(B2, B10), Sau đó nhấn phím “Enter” và ngay lập tức ô đó sẽ giá trị tổng của các số có trong các ô B2 và B10. Nếu không có số nào trong một ô, công thức sẽ trả về kết quả bằng 0.
Hãy nhớ rằng, bạn cũng có thể tính tổng giá trị của một danh sách các số trong Excel. Để tìm SUM của các giá trị trong các ô từ B2 đến B11, hãy nhập công thức sau vào một ô trong bảng tính của bạn: =SUM(B2:B11). Hãy chú ý dấu hai chấm giữa cả hai ô, thay vì sử dụng dấu phẩy.
Hàm SUM cũng được áp dụng đối với phép trừ trong Excel:
Để thực hiện một phép tính trừ trong Excel, hãy nhập các ô bạn đang muốn trừ theo định dạng:
= SUM ( A1, -B1 )
Điều này sẽ trừ một ô bằng cách sử dụng công thức SUM để thêm dấu âm trước ô bạn đang trừ. Ví dụ, nếu ô A1 là 10 và B1 là 6, =SUM(A1, -B1) sẽ thực hiện phép tính 10 + -6, và trả về giá trị là 4.
Phép tính trừ không có công thức riêng trong Excel, nhưng điều đó không có nghĩa là không thực hiện được. Bạn có thể thực hiện phép tính trừ với bất kỳ giá trị nào (hoặc các giá trị bên trong các ô) theo hai cách khác nhau.
Sử dụng công thức =SUM. Để trừ nhiều giá trị với nhau, hãy nhập các ô bạn muốn trừ theo định dạng =SUM(A1, -B1), bằng dấu âm (được biểu thị bằng dấu gạch nối) trước ô có giá trị bạn đang muốn thực hiện phép tính trừ. Nhấn Enter để trả về giá trị giữa cả hai ô có trong dấu ngoặc đơn.
Sử dụng định dạng =A1-B1. Để trừ nhiều giá trị với nhau, chỉ cần nhập một dấu “=” theo sau là giá trị hoặc sổ đầu tiên của bạn, sau đó là dấu gạch nối và giá trị (hoặc ô ) mà bạn đang muốn trừ. Nhấn Enter để trả về kết quả giữa cả hai giá trị.
- Hàm IF trong Excel
Công thức hàm IF trong Excel được ký hiệu như sau:
= IF ( logical_test, value_if_true, value_if_false )
Điều này cho phép bạn nhập một giá trị văn bản vào ô “nếu” một cái gì đó trong bảng tính của bạn là đúng hoặc sai. Ví dụ: =IF(D2=”LuatMinhKhue”,”10″,”0″) tức có nghĩa sẽ trao điểm 10 cho ô D2 nếu ô đó có chứa từ “LuatMinhKhue”.
Đôi khi chúng ta cũng muốn biết tổng số lần hiển thị của một giá trị trong bảng tính của mình. Nhưng cũng sẽ có những lúc chúng ta lại muốn tìm các ô có chứa giá trị đó và nhập giá trị cụ thể bên cạnh nó.
Chúng ta sẽ quay lại ví dụ bên trên một chút. Nếu như chúng tôi muốn trao điểm 10 cho những người là “fan cứng” của Luật Minh Khuê, thay vì nhập thủ công số 10 bên cạnh mỗi người dùng, chúng ta sẽ sử dụng công thức IF-THEN để nói rằng: Nếu những ai đã là “fan cứng” của Luật Minh Khuê, thì anh ấy (hoặc cô ấy) xứng đáng được 10 điểm.
Công thức hàm IF: IF ( logical_test, value_if_true, value_if_false )
Logical_Test: Kiểm tra logic là phần “IF” của câu lệnh. Trong trường hợp này, logic là D2=”LuatMinhKhue”. Đồng thời hãy đảm bảo giá trị Logical_Test phải được nằm trong dấu ngoặc kép.
Value_if_True: Nếu giá trị đúng – Nghĩa là, nếu những ai đã là “fan cứng” của LuatMinhKhue – giá trị này là giá trị mà chúng tôi muốn hiển thị. Trong trường hợp này, chúng tôi muốn nó là số 10, để chỉ ra những ai đã được trao điểm 10. Lưu ý: Chỉ sử dụng dấu ngoặc kép nếu như bạn muốn trả về kết quả là dạng văn bản thay vì dạng số.
Value_if_False: Nếu giá trị là sai – tức là những ai chưa là “fan cứng” của Luật Minh Khuê – chúng tôi muốn ô kết quả hiển thị “0”, tức là 0 điểm (có vẻ hơi phũ phàng nhỉ).
- Hàm tính tỷ lệ phần trăm trong Excel
Để thực hiện công thức tính tỷ lệ phần trăm trong Excel, hãy nhập các ô mà bạn đang muốn tìm tỷ lệ phần trăm theo định dạng, =A1/B1. Để chuyển đổi giá trị thập phân thành tỷ lệ phần trăm, hãy tô đậm ô, nhấp vào tab Home và lựa chọn “Percentage” từ danh sách được thả xuống.
Mặc dù không có công thức (hoặc hàm) nào được dùng để tính tỷ lệ phần trăm trong Excel trong mỗi ô, nhưng Excel đã giúp bạn dễ dàng chuyển đổi giá trị của bất kỳ ô nào thành tỷ lệ phần trăm để bạn không bị sai sót khi tự mình tính toán và nhập lại từng con số.
Cài đặt cơ bản để chuyển đổi giá trị của một ô thành tỷ lệ phần trăm nằm trong tab Home của Excel. Lựa chọn tab này, sau đó tô đậm một (hoặc một số) ô mà bạn muốn chuyển đổi thành tỷ lệ phần trăm và nhấp vào Menu thả xuống bên cạnh Conditional Formatting (nút Menu này lúc đầu có thể là “General“). Sau đó, lựa chọn “Percentage” từ danh sách những tùy chọn được xuất hiện. Việc làm này sẽ chuyển đổi giá trị của từng ô mà bạn đã tô đậm thành tỷ lệ phần trăm.
Hãy ghi nhớ nếu bạn đang sử dụng các công thức khác, ví dụ như công thức chia (ký hiệu = A1 / B1), để trả về một giá trị mới, các giá trị của bạn có thể được hiển thị ở dạng số thập phân theo mặc định. Đơn giản chỉ cần làm nổi bật (highlight) các ô của bạn trước hoặc sau khi bạn thực hiện công thức này và đặt định dạng của những ô này thành “Percentage” từ tab Home – như được hiển thị ở trên.
- Hàm tính ngày tháng trong Excel
Công thức DATE trong Excel được ký hiệu bằng:
=DATE ( year, month, day )
Công thức này sẽ trả về một ngày tương ứng với các giá trị được nhập trong ngoặc đơn – ngay cả đối với các giá trị được nhập từ ô khác. Ví dụ, nếu A1 là 2023, B1 là 3 và C1 là 2, =DATE(A1,B1,C1) sẽ trả về kết quả là 3/2/2023.
Tạo ngày trong các ô của bảng tính Excel có thể xem là một nhiệm vụ hay thay đổi liên tục. May mắn thay, có một công thức tiện dụng để xử lý việc này rất dễ dàng. Có hai cách để sử dụng công thức này:
Tạo ngày từ một loạt các giá trị ô. Để thực hiện việc này, hãy chọn một ô trống, nhập “=DATE,” và trong dấu ngoặc đơn, nhập các ô có giá trị tạo ngày mong muốn của bạn – bắt đầu bằng năm, sau đó là số tháng và cuối cùng là ngày. Định dạng cuối cùng sẽ giống như thế này: =DATE(year, month, day).
Tự động đặt ngày hôm nay. Để làm điều này, hãy chọn một ô trống và nhập chuỗi văn bản sau
= DATE ( YEAR ( TODAY ()), MONTH ( TODAY ()), DAY ( TODAY ()))
Sau đó nhấn Enter để trả về ngày hiện tại bạn đang làm việc trong bảng tính Excel của mình.
Trong cả hai công thức sử dụng công thức ngày của Excel, ngày trả về của bạn phải ở dạng “mm/dd/yy” – trừ khi chương trình Excel của bạn được định dạng khác nhau.
- Hàm COUNT trong Excel
Công thức hàm COUNT trong Excel được ký hiệu là
= COUNT ( Vị trí đầu:Vị trí cuối )
Công thức này sẽ trả về một giá trị bằng với số lượng giá trị dữ liệu được tìm thấy trong phạm vi ô mong muốn của bạn. Ví dụ, nếu có tất cả tám ô được nhập giá trị giữa phạm vi từ ô A1 đến ô A10, =COUNT(A1:A10) sẽ trả về giá trị là 8.
Hàm COUNT trong Excel đặc biệt hữu ích cho các bảng tính lớn, ví dụ như bạn muốn xem có bao nhiêu ô chứa giá trị thực tế. Và lưu ý rằng, đây không phải là công thức thực hiện bất kỳ phép toán liên quan đến giá trị của các ô, mà công thức này chỉ đơn giản là đếm số lượng giá trị trong một phạm vi ô Excel đã chọn.
- Hàm AVERAGE – Công thức tính giá trị trung bình trong Excel
Để tính giá trị trung bình trong Excel, hãy nhập vào các giá trị, ô hoặc phạm vi ô mà bạn đang muốn tính kết quả trung bình theo định dạng:
= AVERAGE ( number1, number2,... )
hoặc
= AVERAGE ( Vị trí đầu:Vị trí cuối )
Điều này sẽ giúp bạn tính giá trị trung bình của tất cả các giá trị hoặc phạm vi của các ô hiện có ở bên trong dấu ngoặc đơn.
Đây cũng là một trong những hàm cơ bản mà bạn có thể sử dụng tìm kiếm giá trị trung bình trong một phạm vi ô của Excel, từ đó bạn không cần phải tìm các giá trị tổng riêng lẻ và thực hiện phép tính chia trên tổng kết quả mà bạn vừa tìm được, giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê liên quan đến vấn đề về các hàm thông dụng trong Excel. Mọi thắc mắc chưa rõ hay có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách hàng vui lòng liên hệ với bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tư vấn qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp kịp thời. Xin trân trọng cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.
