Các kỹ năng cần thiết khi tư vấn pháp luật bằng văn bản

1. Tư vấn pháp luật bằng văn bản là gì ?

Tư vấn pháp luật bằng văn bản là một trong những phương thức tư vấn pháp luật khá phổ biến và được không ít khách hàng lựa chọn bởi những lý do sau:

- Khách hàng ở xa, không thể trực tiếp đến gặp luật sư.

- Khách hàng muốn khẳng định độ tin cậy thông qua việc luật sư tư vấn trả lời bằng văn bản.

- Kết quả tư vấn bằng văn bản có thể được khách hàng sử dụng để phục vụ cho mục đích lưu trữ có thể sử dụng trong những tình huống tương tự.

Theo yêu cầu của khách hàng việc tư vấn bằng văn bản có thể được thực hiện theo hai hình thức: Khách hàng viết đơn, thư, chuyển fax và khách hàng trực tiếp đến gặp luật sư tư vấn và đề nghị tư vấn bằng văn bản. Khi tư vấn bằng văn bản cho khách hàng luật sư cần trang bị những kỹ năng cơ bản thiết yếu để giúp cho việc tư vấn pháp luật đạt kết quả tốt nhất.

2. Kỹ năng nghiên cứu, thu thập thông tin và nắm bắt yêu cầu của khách hàng

Thông thường, khách hàng yêu cầu tư vấn bằng văn bản không trực tiếp đến gặp người tư vấn mà sẽ viết đơn, thư, chuyển fax để gửi các thông tin, hồ sơ và tài liệu cần thiết cho người tư vấn kèm theo những yêu cầu tư vấn cụ thể. Luật sư cần nhanh chóng thông báo cho khách hàng về việc mình đã nhận được giấy tờ, tài liệu. Điều đó không chỉ thể hiện sự tôn trọng khách hàng mà còn cho thấy tính chất chuyên nghiệp và khả năng phục vụ khách hàng tốt nhất của văn phòng tư vấn, từ đó lấy được sự tín nhiệm và tin tưởng của khách hàng.

Sau khi khách hàng cung cấp các văn bản giấy tờ, tài liệu có liên quan, luật sư phải dành thời gian để đọc các giấy tờ tài liệu đó. Đối với các tài liệu bằng tiếng nước ngoài nhất thiết phải được dịch ra tiếng Việt để hiểu đúng nguyên văn tài liệu đó, đồng thời cũng dùng đính kèm hồ sơ để sử dụng lâu dài. Nếu thấy chưa đủ giấy tờ, tài liệu để giải quyết vụ việc, luật sư có thể yêu cầu khách hàng bổ sung thêm để tìm ra cách thức giải quyết hiệu quả nhất.

Trường hợp khách hàng trực tiếp đến gặp luật sư tư vấn và đề nghị được tư vấn bằng văn bản, người tư vấn cần phải lắng nghe khách hàng trình bày một cách cẩn thận và ghi chép đầy đủ nội dung chính, ý chính. Thông thường, lần đầu tiên tiếp xúc, luật sư chưa thể nắm bắt một cách chắc chắn bản chất của sự việc đó hơn nữa, khách hàng thường trình bày theo ý chủ quan và bỏ qua nhiều chi tiết mà họ cho là không cần thiết. Vì vậy, luật sư cần gợi ý những vấn đề để khách hàng trình bày đúng bản chất của vụ việc. Luật sư tư vấn nên lưu ý khách hàng, chỉ có thể đưa ra giải pháp chính xác, đầy đủ và đúng pháp luật nếu khách hàng trình bày vấn đề trung thực và khách quan.

Tiếp đến, người tư vấn yêu cầu khách hàng cung cấp các tài liệu liên quan đến vấn đề cần tư vấn. Những giấy tờ tài liệu này phản ánh trực tiếp đến diễn biến của quá trình tranh chấp hoặc bản chất vụ việc mà khách hàng yêu cầu tư vấn. Nếu khách hàng chưa cung cấp đủ giấy tờ, tài liệu cần thiết để giải quyết vụ việc, luật sư có thể đề nghị khách hàng bổ sung đầy đủ vào lần gặp tới hoặc gửi qua bưu điện, email, chuyển fax,…nếu khách hàng không có điều kiện đến gặp trực tiếp lần nữa.

Sau khi khách hàng đã cung cấp đầy đủ những giấy tờ mà luật sư yêu cầu, điều đầu tiên luật sư cần nắm bắt chính xác đó là yêu cầu tư vấn của khách hàng là gì. Vì có nhiều khách hàng tìm đến văn phòng tư vấn với tâm trạng rối bời, bản thân họ cũng chưa xác định được họ muốn gì. Chính vì vậy luật sư – người tư vấn phải khéo léo đưa ra những lời tư vấn phù hợp và định hướng cho khách hàng đến lựa chọn tốt nhất.

Sau khi nắm bắt được yêu cầu tư vấn của khách hàng, người tư vấn chuyển sang bước tiếp theo, đồng thời cũng là kỹ năng cơ bản thứ hai của người tư vấn đó là kỹ năng tra cứu văn bản pháp luật, tài liệu khác phục vụ cho việc giải quyết vụ việc.

3. Kỹ năng tra cứu văn bản pháp luật và tài liệu tham khảo có liên quan

Trong quá trình tư vấn pháp luật, người tư vấn phải giải đáp pháp luật, cung cấp thông tin pháp luật về quyền và nghĩa vụ của đối tượng, đưa ra những lời khuyên về những vấn đề có liên quan đến pháp luật, hướng dẫn đối tượng xử sự phù hợp với pháp luật, nhằm giúp đối tượng nâng cao ý thức pháp luật, hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình, trên cơ sở đó tự nguyện thực hiện pháp luật. Để đưa ra lời tư vấn pháp luật chính xác, việc tra cứu tài liệu pháp luật trong quá trình tư vấn là điều kiện bắt buộc bởi các nguyên nhân sau:

- Thứ nhất, để khẳng định với đối tượng rằng người tư vấn đang thực hiện tư vấn theo pháp luật, trên cơ sở pháp luật chứ không phải theo cảm tính chủ quan, duy ý chí của mình.

- Thứ hai, việc tra cứu tài liệu pháp luật có liên quan đến vụ việc tư vấn sẽ giúp người tư vấn kiểm tra tính chính xác những tư duy và khẳng định chính thức những lời tư vấn của mình là đúng pháp luật vì trong thực tiễn, không phải bao giờ người tư vấn cũng có thể nhớ chính xác tất cả các quy định thuộc các lĩnh vực pháp luật khác nhau.

Khi tra cứu, người tư vấn phải lưu ý các vấn đề sau:

Một là, phải tìm kiếm đầy đủ nhất có thể các điều luật (kể cả các điều luật trực tiếp, gián tiếp đến vụ việc);

Việc tìm kiếm, tra cứu đầy đủ các điều luật sẽ như một chiếc chìa khóa có thể giải quyết hết được các mối quan hệ pháp luật trong vụ việc, làm căn cứ để đưa ra các giải pháp tốt nhất.

Khi tìm kiếm điều luật áp dụng thì ngoài cách tra cứu, tìm kiếm các văn bản được in trên giấy thì còn có thể tra cứu, tìm kiếm bằng internet các văn bản trên các trang web uy tín về pháp luật như:

Nếu không tìm kiếm đầy đủ cả những điều luật gián tiếp được quy định ở các văn bản khác thì sẽ không thể đánh giá đầy đủ, khách quan diễn biến sự việc, không thể xử lý tốt được các chứng cứ và hơn thế nữa là không thể đưa ra những giải pháp tối ưu để tư vấn cho khách hàng.

Hai là, trong trường hợp không có điều luật cụ thể thì có thể phải tra cứu các báo cáo tổng kết cùa Tòa án hoặc các án lệ.

Ba là, kỹ năng xác định quy phạm pháp luật và hiệu lực của quy phạm pháp luật tại thời điểm xảy ra vụ việc.

Bốn là, kỹ năng đánh giá các điều luật từ góc độ yêu cầu của khách hàng. Khi đưa ra một điều luật để tư vấn, trước hết người tư vấn cần đánh giá được sự phù hợp thực tiễn yêu cầu để nhận định được điều luật đó có lợi hay bất lợi cho khách hàng. Người tư vấn cần thể hiện được rằng lợi ích của khách hàng lên trên hết, lời khuyên mà họ đưa ra là giải pháp tốt nhất cho khách hàng, với mục đích đưa ra giải pháp mang tính định hướng, tạo cơ hội cho đối tượng lựa chọn điều luật, phương thức bảo vệ quyền lợi của mình một cách tốt nhất.

4. Kỹ năng xây dựng phương án giải quyết yêu cầu của khách hàng

Việc đưa ra phương án giải quyết cho khách hàng chính là việc hướng dẫn đối tượng cách ứng xử (nên làm gì và không nên làm gì) trong thời gian tới để giải quyết tốt nhất những vấn đề mà khách hàng yêu cầu. Việc đưa ra giải pháp mang tính định hướng sẽ tạo cơ hội cho đối tượng lựa chọn phương thức bảo vệ quyền lợi của mình một cách tốt nhất.

Luật sư tư vấn cho khách hàng từng biện pháp một đồng thời mỗi một biện pháp phải đưa ra cơ sở pháp lí cho khách hàng để các biện pháp đó mang tính xác thực hơn. Không chỉ đưa ra các biện pháp mà luật sư phải phân tích từng biện pháp. Nêu lên ưu nhược điểm của từng biện pháp. Biện pháp nào có lợi nhất cũng như rủi ro nhất cho khách hàng. Các biện pháp đảm bảo không được trái với các quy định của pháp luật liên quan. Lưu ý rằng, khi tư vấn về các biện pháp, luật sư chỉ có nhiệm vụ tư vấn mà không được lựa chọn thay cho khách hàng. Lựa chọn biện pháp nào là ý chí của khách hàng.

5. Kỹ năng soạn thảo văn bản tư vấn cho khách hàng

Người ta thường hình dung Luật sư là những nhà hùng biện mà hiếm khi nghĩ luật sư cũng là một người soạn thảo giỏi. Kỹ năng soạn thảo văn bản lại là một trong những kỹ năng căn bản nhất mà bất kỳ luật sư nào cũng phải nắm vững trong suốt cuộc đời hành nghề của mình. Khi soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật, luật sư cần chú ý tới những vấn đề sau:

- Tất cả các văn bản do luật sư soạn đòi hỏi tính lôgic rất cao, nghĩa là phải được trình bày trong một trật tự lôgic. Để đảm bảo tính lôgic của văn bản, trước khi bắt tay vào soạn thảo, người soạn cần hình dung trong đầu những nội dung chính nào cần viết và xây dựng một đề cương hay dàn ý.

- Câu từ xúc tích, đơn nghĩa, dễ hiểu. Điều đó có nghĩa là tránh diễn đạt dài dòng, không nhắc lại hai ba lần cùng một sự việc và đừng nói đến những điều không liên quan đến vấn đề mà khách hàng đặt ra. Tuy nhiên, cũng cần chú ý đừng lạm dụng quá sự súc tích, diễn đạt quá ngắn gọn đến độ khách hàng không hiểu được luật sư muốn nói gì. Ví dụ, không thể viết cho khách hàng rằng hợp đồng của họ vô hiệu vì trái với Điều 122 Bộ luật Dân sự 2015 mà không giải thích lý do cụ thể nào khiến cho hợp đồng lại bị xem là vô hiệu.

- Văn bản do luật sư soạn phải đảm bảo độ chính xác của ngôn từ, tránh sử dụng những từ có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Mục đích của tiêu chí này là nhằm đảm bảo việc người đọc hiểu đúng ý của người soạn thảo.

- Ngôn ngữ luật sư sử dụng phải là ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, thể hiện đạo đức nghề nghiệp của nghề luật sư. Trong rất nhiều trường hợp, luật sư có thể phải từ chối một khách hàng, giúp khách hàng gửi một yêu cầu cho phía đối phương, làm cầu nối cho việc đàm phán hay thay mặt khách hàng từ chối một yêu cầu từ phía đối tác… Đối với những hoàn cảnh như thế này, việc trả lời phải đảm bảo một mặt là giữ vững được vị thế của mình, mặt khác nên tránh trong chừng mực có thể những diễn đạt khiến phía bên kia giận dữ hoặc phật lòng. Một thư soạn thảo thiếu nhạy cảm có thể làm hỏng những quan hệ trong tương lai.

- Nếu sử dụng thuật ngữ chuyên môn trong các văn bản do luật sư soạn thảo. Tốt hơn hết hãy dùng một từ phổ thông có nghĩa tương đương hoặc định nghĩa hay giải thích thuật ngữ đó ngay trong văn bản tư vấn. Nhìn chung, tùy thuộc vào đối tượng khách hàng (là một cá nhân thông thường hoặc là người cũng có đôi chút hiểu biết pháp luật), luật sư cần phải biết điều chỉnh văn phong cho phù hợp.

- Sẽ là thiếu sót nếu không nói tới kỹ thuật trình bày văn bản. Một văn bản được đánh máy cẩn thận, trình bày sáng sủa chắc chắn sẽ gây thiện cảm cho người đọc. Vì vậy, người soạn thảo cần chia đoạn các nội dung trong văn bản. Việc chia đoạn và xuống dòng theo từng ý sẽ giúp cho người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung của văn bản. Một nguyên tắc mà người soạn thảo cần phải biết là mỗi trang đánh máy phải được chia tối thiểu làm hai đoạn.

Ngoài ra, khi soạn thảo và đánh máy văn bản xong, nhất thiết phải rà soát lại toàn bộ nội dung văn bản để chỉnh sửa sai sót về câu từ cú pháp chính tả hay không. Tốt nhất, đối với những văn bản quan trọng, nên cho một người khác đọc lại văn bản vì người khác có thể dễ dàng phát hiện những sai sót mà nhiều khi người soạn thảo không thấy.

Trân trọng!