1. Các thành phần thể thức bắt buộc trong văn bản của Đảng theo quy định?

Căn cứ Tiểu mục 1 Mục II Hướng dẫn 36-HD/VPTW năm 2018 quy định các thành phần thể thức bắt buộc sau:

- Tiêu đề " Đảng Cộng sản Việt Nam". Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam" không chỉ là một cụm từ đơn thuần mô tả về một tổ chức chính trị mà còn là một thành phần thể thức quan trọng xác định toàn bộ văn bản của Đảng. Được đặt ở trang đầu, góc phải, dòng đầu, và được phân chia rõ bằng đường kẻ ngang, tiêu đề không chỉ giúp độc giả nhanh chóng nhận biết nội dung mà còn thể hiện tính chính thức và uy tín của Đảng Cộng sản Việt Nam. Ngay từ việc đặt ở vị trí đặc biệt như trang đầu và góc phải, tiêu đề đã trở thành một điểm nhấn quan trọng, thu hút sự chú ý của độc giả ngay từ khi bắt đầu đọc văn bản. Điều này tạo ra ấn tượng mạnh mẽ và thể hiện sự quan trọng của nội dung được trình bày trong văn bản.

- Tên cơ quan ban hành văn bản. Tên cơ quan ban hành văn bản không chỉ là một phần tử thể thức thông thường mà còn là yếu tố quan trọng xác định tác giả của văn bản. Điều này không chỉ giúp người đọc nhanh chóng nhận ra nguồn gốc và uy tín của thông điệp mà còn tạo ra sự rõ ràng và chính xác trong quản lý thông tin. Ghi chính xác và đầy đủ tên cơ quan ban hành văn bản là một quy định cực kỳ quan trọng, theo Điều lệ Đảng hoặc văn bản thành lập của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức Đảng có thẩm quyền. Việc này không chỉ thể hiện sự tuân thủ quy định mà còn là bước đầu tiên để tạo ra sự minh bạch và chính xác trong việc trình bày thông tin. Thông qua tên cơ quan, độc giả có thể dễ dàng xác định được nguồn thông tin, đồng thời, điều này cũng góp phần làm tăng uy tín của văn bản.

- Số và ký hiệu văn bản. Đây là số thứ tự của văn bản được đăng ký quản lý tại văn thư cơ quan

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.  Địa danh ban hành văn bản không chỉ là một yếu tố thể thức bình thường mà còn là một phần quan trọng trong việc xác định nơi cấp uỷ, cơ quan, tổ chức Đảng đặt trụ sở và hoạt động. Thông qua tên gọi chính thức của các đơn vị hành chính, văn bản không chỉ gửi thông điệp về nơi ban hành mà còn tạo ra sự rõ ràng và minh bạch trong quản lý thông tin. Tính chính thức của địa danh ban hành văn bản được thể hiện thông qua tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; tên riêng của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; cũng như tên riêng của xã, phường, thị trấn. Việc ghi chính xác và đầy đủ thông tin này không chỉ là một quy định thể thức mà còn là một biện pháp quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông điệp.

- Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản. Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản, các văn bản ban hành đều ghi tên loại văn bản trừ công văn

- Nội dung văn bản. 

- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

- Nơi nhận vản bản

Như vậy thì các thành phần thể thức bắt buộc trong văn bản của Đảng được thể hiện như trên. 

 

2. Quy định về quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền trong văn bản của Đảng

Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền là những yếu tố không thể thiếu trong quá trình ban hành và xác nhận văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức Đảng. Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch, quy định về quyền hạn ký văn bản được thể hiện rõ trong các quy chế và quy định của Đảng, đặc biệt là các điều lệ và quy tắc của đại hội Đảng và cấp uỷ, cơ quan, tổ chức Đảng các cấp.

Mỗi cấp uỷ, cơ quan, tổ chức Đảng cần phải xác định quyền hạn ký văn bản của mình một cách rõ ràng và chi tiết thông qua văn bản quy định. Điều này bao gồm việc xác định ai có thẩm quyền ký văn bản, đồng thời quy định về quyền hạn và chức vụ của người ký văn bản. Ví dụ, đối với văn bản của đại hội Đảng, quy định rõ về người ký đại diện cho đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu và ban kiểm phiếu.

Người ký văn bản có thể được xác định thông qua các ký hiệu đặc biệt như T/M, K/T, T/L, thể hiện tình trạng và quyền hạn của họ. Quy định cụ thể này giúp người đọc nhanh chóng nhận biết vị trí và trách nhiệm của người ký văn bản.

Chức vụ của người ký văn bản cũng là một thông tin quan trọng được ghi rõ trong văn bản. Việc ghi đúng chức vụ được bầu, bổ nhiệm hoặc phân công không chỉ là sự tuân thủ quy định mà còn là cách thể hiện tính chính xác và độ chính xác của thông điệp.

Họ tên của người ký văn bản, không ghi thêm các thông tin như học hàm, học vị, quân hàm, danh hiệu, giúp tập trung vào thông tin quan trọng nhất và giảm rủi ro sự nhầm lẫn.

Chữ ký của người ký văn bản là biểu tượng của trách nhiệm và thẩm quyền của họ đối với nội dung của văn bản. Việc không sử dụng bút chì, mực màu đỏ hoặc màu nhạt giúp đảm bảo sự rõ ràng và chuyên nghiệp của văn bản.

Quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản cũng được trình bày một cách chi tiết và dễ nhìn thấy, thường xuất hiện ở góc phải, dưới nội dung văn bản. Họ và tên của người ký văn bản cũng được ghi dưới chữ ký để làm rõ người đứng đằng sau trách nhiệm và quyền hạn.

Riêng trong trường hợp của biên bản hội nghị cấp uỷ, cơ quan, tổ chức Đảng và văn bản của liên cơ quan ban hành, việc trình bày quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản cơ quan chủ trì, người chịu trách nhiệm chính và các cơ quan, người tham gia khác đều được thực hiện một cách chi tiết và có tổ chức, đảm bảo sự minh bạch và chính xác.

Nhìn chung thì quy định về quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản là một phần quan trọng trong việc tạo ra tính chính xác, minh bạch và chuyên nghiệp trong quá trình ban hành và xác nhận văn bản của Đảng Cộng sản Việt Nam.

 

3. Quy định về dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản của Đảng

Dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản không chỉ là một yếu tố thể thức mà còn là một biểu tượng quan trọng xác nhận pháp nhân và thẩm quyền của cơ quan, tổ chức đó. Với vai trò quan trọng như vậy, việc sử dụng dấu không chỉ đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông điệp mà còn làm tăng giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành của văn bản.

Dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản thường được đặt dưới quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản để thể hiện tính nhất quán và sự đồng thuận trong quyết định. Điều này giúp người đọc dễ dàng nhận ra pháp nhân và thẩm quyền của đơn vị, đồng thời làm tăng tính chính xác và đáng tin cậy của văn bản.

Một điểm quan trọng là văn bản ban hành phải đóng dấu để đảm bảo giữa giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành. Dấu không chỉ có tính chất nhận biết mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn việc làm giả mạo và bảo vệ tính toàn vẹn của văn bản. Quy định cụ thể về cách đóng dấu cũng là một phần quan trọng của thể thức văn bản. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Mực dấu thường được chọn màu đỏ tươi để làm nổi bật và tôn vinh giá trị của dấu.

Trong trường hợp biên bản hội nghị cấp uỷ, cơ quan, tổ chức Đảng có từ 2 trang trở lên, quy định đóng dấu giáp lai là một biện pháp để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của văn bản. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, phụ lục văn bản, và mỗi khuôn dấu giáp lai được đặt trên tối đa 5 tờ giấy, đảm bảo sự nhất quán và đồng thuận trong quyết định.

Việc đóng dấu giáp lai đối với các văn bản khác, đặc biệt là các phụ lục, cũng phải được quy định rõ ràng. Dấu đóng vào phụ lục văn bản thường được đặt ở trang đầu, trùm lên một phần tên của phụ lục để tạo ra sự nhất quán và chuyên nghiệp.

Mặc khác, việc đóng dấu nổi, dấu ướt, dấu thu nhỏ… trên văn bản phụ thuộc vào quy định của cấp uỷ, thủ trưởng cơ quan, tổ chức Đảng. Điều này thể hiện tính linh hoạt trong việc sử dụng dấu theo nhu cầu cụ thể của từng đơn vị, đồng thời làm tăng tính đặc sắc và chuyên nghiệp của văn bản.

Nếu như các bạn còn có những câu hỏi thắc mắc vui lòng liên hệ 19006162 hoặc lienhe@luatminhkhue.vn để có thêm thông tin chi tiết

Tham khảo thêm: Thông tư hướng dẫn về hình thức thể thức kỹ thuật trình bày ấn phẩm Công báo 2016