Các trường hợp bị thanh tra bảo hiểm xã hội theo quy định mới doanh nghiệp cần lưu ý

1. Quy định về thanh tra bảo hiểm xã hội hiện nay

Mục đích hoạt động thanh tra nhằm phát hiện sơ hở trong cơ chế quản lý, chính sách, pháp luật để kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền biện pháp khắc phục; phòng ngừa, phát hiện và xử lý hành vi vi phạm pháp luật giúp cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện đúng quy định của pháp luật; phát huy nhân tố tích cực; góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước; bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Thanh tra bảo hiểm xã hội đối với doanh nghiệp (thanh tra chuyên ngành) là hoạt động thanh tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo ngành, lĩnh vực đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc chấp hành pháp luật chuyên ngành, quy định về chuyên môn – kỹ thuật, quy tắc quản lý thuộc ngành, lĩnh vực đó cụ thể ở đây lĩnh vực bảo hiểm xã hội

 Hình thức thanh tra 

- Hoạt động thanh tra được thực hiện theo kế hoạch, thanh tra thường xuyên hoặc thanh tra đột xuất.

- Thanh tra theo kế hoạch được tiến hành theo kế hoạch đã được phê duyệt.

- Thanh tra thường xuyên được tiến hành trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của cơ quan được giao thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành.

- Thanh tra đột xuất được tiến hành khi phát hiện cơ quan, tổ chức, cá nhân có dấu hiệu vi phạm pháp luật, theo yêu cầu của việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng hoặc do Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền giao.

Căn cứ ra quyết định thanh tra

Việc ra quyết định thanh tra phải có một trong các căn cứ sau đây:

- Kế hoạch thanh tra;

- Theo yêu cầu của Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước;

- Khi phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật;

- Yêu cầu của việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng

Công khai kết luận thanh tra

- Kết luận thanh tra phải được công khai, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Hình thức công khai kết luận thanh tra bao gồm:

+ Công bố tại cuộc họp với thành phần bao gồm người ra quyết định thanh tra, Đoàn thanh tra, đối tượng thanh tra, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan hoặc tổ chức họp báo;

+ Thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng;

+ Đưa lên trang thông tin điện tử của cơ quan thanh tra nhà nước, cơ quan được giao thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành hoặc cơ quan quản lý nhà nước cùng cấp;

+ Niêm yết tại trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức là đối tượng thanh tra;

+ Cung cấp theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

- Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ký kết luận thanh tra, người ra quyết định thanh tra có trách nhiệm thực hiện việc công khai kết luận thanh tra quy định tại điểm a khoản 2 Điều 39 Luật Thanh tra năm 2010 và lựa chọn ít nhất một trong các hình thức công khai quy định tại các điểm b, c và d khoản 2 Điều 39 Luật Thanh tra năm 2010.

Người ra quyết định thanh tra có trách nhiệm cung cấp kết luận thanh tra cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan khi có yêu cầu.

2. Các trường hợp bị thanh tra bảo hiểm xã hội mới nhất

Một, đơn vị đã được cơ quan BHXH kiểm tra phát hiện vi phạm pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN nhưng chưa khắc phục trong thời hạn quy định.

Hai, Đơn vị chưa được kiểm tra nhưng có dấu hiệu vi phạm pháp luật về đóng BHXH, BHYT, BHXH

Cụ thể là theo Căn cứ hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH, được sửa đổi bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH, thời hạn đóng bảo hiểm của doanh nghiệp được quy định cụ thể như sau:

+ Đối với số tiền phải đóng hàng tháng: Thời hạn đóng BHXH chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng.

+ Nếu đóng 3 tháng hoặc 6 tháng một lần: Thời hạn đóng BHXH chậm nhất là ngày cuối cùng của phương thức đóng đã chọn. Nếu công ty nợ bảo hiểm trong hơn 30 ngày, công ty sẽ bị tính lãi chậm và bị xử lý vi phạm về hành vi chậm đóng Bảo hiểm Xã hội

Như vậy là doanh nghiệp nợ bảo hiểm trong hơn 30 ngày, công ty sẽ bị thanh tra để tính lãi chậm  và bị xử lý vi phạm về hành vi chậm đóng bảo hiểm xã hội

Đồng thời căn cứ theo điều kiện hưởng chế độ thai sản đối với lao động nữ sinh con theo quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 là:

Phải đóng BHXH từ đủ 06 tháng trở lên trong thời gian 12 tháng trước khi sinh con hoặc lao động nữ đã đóng BHXH từ đủ 12 tháng trở lên mà khi mang thai phải nghỉ việc để dưỡng thai theo chỉ định thì phải đóng BHXH từ đủ 03 tháng trở lên trong thời gian 12 tháng trước khi sinh con.

Thực tế, có nhiều người lao động gửi đóng BHXH, nâng cao mức đóng BHXH để hưởng chế độ thai sản hay một số công ty ký hợp đồng lao động với người lao động mang thai nhưng không làm việc để hưởng chế độ thai sản.

Và để ngăn chặn tình trạng trên, BHXH Việt Nam đã ban hành Công văn số 1019/BHXH-CSXH ngày 23/3/2012, Công văn số 2388/BHXH-CSXH ngày 27/6/2013, Công văn số 1973/BHXH-CSXH ngày 27/5/2017 chỉ đạo BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tăng cường kiểm tra, rà soát kỹ các trường hợp có thời gian tham gia BHXH từ 06 tháng - 08 tháng mà sinh con

Do vậy, các trường hợp lao động nữ có thời gian đóng BHXH từ 06 tháng - 08 tháng mà sinh con hoặc báo tăng, giảm lao động không bình thường thì khi công ty nộp hồ sơ tới BHXH sẽ rất dễ bị thanh tra BHXH do nghi ngờ trục lợi BHXH.

3. Quy trình thanh tra bảo hiểm xã hội của cơ quan nhà nước

Bước 1. Cán bộ Thanh tra, yêu cầu Doanh nghiệp cung cấp các hồ sơ trên.

Bước 2. Cán bộ Thanh tra, thực hiện so sánh chi phí lương với bảng lương, bảng công thực tế tại Doanh nghiệp giữa các báo cáo, hồ sơ liên quan xem có khớp nhau không, như:

4. Hướng dẫn thực hiện giải trình khi bị cơ quan nhà nước thanh tra bảo hiểm

- Hợp đồng lao động.

- Hồ sơ cá nhân của toàn bộ lao động trong công ty (Sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, bản sao văn bằng chứng chỉ …)

- Danh sách trả lương.

- Bảng thanh toán tiền lương có chữ ký của người lao động, bảng chấm công.

- Hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.

- Hồ sơ điều chỉnh của cơ quan bảo hiểm xã hội trong quá trình đóng các loại bảo hiểm.

- Các thông báo kết quả đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.

- Các loại giấy tờ làm căn cứ truy thu bảo hiểm (nếu có ).

- Bản photo sổ BHXH của người lao động.

- Báo cáo tình hình sử dụng lao động.

- Quyết toán thuế thu nhập cá nhân và thu nhập doanh nghiệp của công ty.

 Khi bị thanh tra bảo hiểm xã hội, Doanh nghiệp cần soát xét lại các hồ sơ sau:

- Xây dựng thang bảng lương, chú ý nhóm đối tượng qua đào tạo, nặng nhọc độc hại, thời gian nâng lương (tức nâng bậc hàng năm từ bậc 1 lên 2 lên 3…).

- Hợp đồng của các đối tượng trên cần chú ý xếp lương đúng ngạch, đúng bậc trong thang bảng lương. Các điều khoản trong hợp động lao động phải đúng luật.

- Có các quyết định liên quan đến các khoản phụ cấp không đóng BHXH và có đóng BHXH.

- Bảng chấm công phải đúng luật lao động về thời gian làm thêm, làm đêm, nghỉ lễ, tết, nghỉ phép.

- Bảng lương phải chi trả đúng quy định về lương cơ bản, các khoản phụ cấp, các khoản làm thêm, làm đêm, nghỉ lễ, tết, phép. Nhưng đặc biệt phải chú ý làm sao để lương này tổng số các tháng phải khớp bằng đúng báo cáo thuế TNCN.

- Số lượng CBCNV trên bảng công, bảng lương phải bằng đúng trên tờ khai thuế TNCN đã báo cáo (gồm cả đóng BHXH cả không đóng BHXH đã giải trình khớp với báo cáo thuế TNCN).

- Tiền lương, phụ cấp, thưởng …và của toàn bộ CBCNV trong Doanh nghiệp của 12 tháng bằng đúng phát sinh của TK 334 đã báo cáo. Lưu ý phải khớp lương đến từng trăm đồng.

Hình thức xử phạt đối với các hành vi vi phạm

Mức phạt cho doanh nghiệp nợ tiền BHXH được quy định tại điểm a khoản 5 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Nội dung cụ thể như sau:

Người sử dụng lao động là cá nhân nợ đóng BHXH bị phạt hành chính 12% trên tổng số tiền đóng BHXH nhưng không quá 75 triệu đồng.

Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt là 124% - 30% tổng số tiền bảo hiểm phải đóng nhưng không quá 150 triệu đồng đối với người sử dụng lao động là là tổ chức. Hướng dẫn chốt sổ Bảo hiểm xã hội khi nghỉ việc mới nhất 2023 

Công ty Luật Minh Khuê mong muốn gửi đến quý khách hàng những thông tin tư vấn hữu ích. Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, hãy liên hệ với Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Hoặc quý khách hàng gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc nhanh chóng. Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của quý khách hàng!