Cách điền Đơn đăng ký biến động đất đai (mẫu số 18) chi tiết nhất

Mẫu số 18. Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

ĐƠN ĐĂNG KÝ BIẾN ĐỘNG ĐẤT ĐAI, TÀI SẢN GẮN LIỀN VỚI ĐẤT

Kính gửi: ……………………. ⁽¹⁾

1. Người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, người quản lý đất:

a) Tên⁽²⁾: .....................................................................................................................

b) Giấy tờ nhân thân/pháp nhân⁽²⁾: ...............................................................................

c) Địa chỉ⁽²⁾: .................................................................................................................

d) Điện thoại liên hệ (nếu có): …………………………… Hộp thư điện tử (nếu có): ..........

2. Nội dung biến động⁽³⁾:

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

3. Giấy tờ liên quan đến nội dung biến động nộp kèm theo đơn này gồm có⁽⁴⁾:

(1) Giấy chứng nhận đã cấp;

(2) ..............................................................................................................................

(3) ..............................................................................................................................

Cam đoan nội dung kê khai trên đơn là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Hướng dẫn kê khai đơn:

⁽¹⁾ Đối với hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài thì ghi “Văn phòng đăng ký đất đai/Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai……” nơi có đất.

Đối với tổ chức trong nước, tổ chức tôn giáo, tổ chức tôn giáo trực thuộc, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao và tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài thì ghi “Văn phòng đăng ký đất đai...” nơi có đất.

⁽²⁾ Ghi thông tin như trên giấy chứng nhận đã cấp. Trường hợp nhận chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất thì ghi thông tin của bên nhận chuyển quyền.

⁽³⁾ Ghi nội dung biến động như: “nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho ..., cấp lại Giấy chứng nhận do bị mất, cấp đổi Giấy chứng nhận ...”.

Trường hợp đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận do bị mất thì ghi nội dung: “đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận do bị mất” và thể hiện thông tin Giấy chứng nhận bị mất, gồm: số vào sổ cấp Giấy chứng nhận …………; Số phát hành Giấy chứng nhận (Số seri) ……………..”, trường hợp người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất không có thông tin về Giấy chứng nhận đã cấp thì không kê khai nội dung tại mục này. Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính kiểm tra hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai để xác định các thông tin tại mục này, trong đó thông tin bắt buộc phải có là thông tin số vào sổ cấp Giấy chứng nhận hoặc số phát hành Giấy chứng nhận (Số seri).

Trường hợp có nhu cầu cấp mới Giấy chứng nhận thì ghi “có nhu cầu cấp mới Giấy chứng nhận”.

⁽⁴⁾ Ghi các loại giấy tờ nộp kèm theo Đơn này.

2. Hướng dẫn chi tiết cách kê khai mẫu Đơn đăng ký biến động đất đai (mẫu số 18)  

Việc điền đơn không chỉ là điền thông tin vào chỗ trống mà là một quá trình xác lập chứng cứ pháp lý. Bất kỳ sai sót nào trong việc ghi chép tên tuổi, địa chỉ hoặc số seri GCN cũng có thể khiến cơ quan chức năng nghi ngờ về tính xác thực của hồ sơ. Dưới đây là hướng dẫn kỹ thuật chuyên sâu cho từng mục trong Mẫu số 18/ĐK để đảm bảo hồ sơ "đi một lần là được".

2.1. Phần kính gửi và thông tin chủ thể

Mục "Kính gửi" cần được ghi chính xác theo thẩm quyền địa phương nơi có đất. Đối với cá nhân, hộ gia đình hoặc cộng đồng dân cư, người viết đơn cần ghi: "Kính gửi: Văn phòng đăng ký đất đai/Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai quận/huyện... nơi có đất". Đối với các tổ chức, cơ sở tôn giáo hoặc tổ chức nước ngoài, thẩm quyền giải quyết thường thuộc về Văn phòng đăng ký đất đai cấp tỉnh.

Trong phần "Người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản", yêu cầu quan trọng nhất là tính thống nhất. Họ và tên cá nhân phải được ghi bằng chữ in hoa có dấu (ví dụ: TRẦN THỊ B) và năm sinh phải khớp tuyệt đối với giấy tờ tùy thân. Đặc biệt, theo định hướng số hóa, mục "Giấy tờ nhân thân/pháp nhân" hiện nay ưu tiên ghi Số định danh cá nhân (12 số). Nếu là doanh nghiệp, phải ghi đúng tên trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và địa chỉ trụ sở chính. Thông tin điện thoại và email liên hệ tuy không bắt buộc nhưng cực kỳ cần thiết để cán bộ thụ lý trao đổi khi hồ sơ có vấn đề, tránh việc phải gửi thông báo bằng bưu điện gây chậm trễ.

2.2. Thông tin thửa đất và giấy chứng nhận

Mục này đòi hỏi người viết đơn phải có bản gốc GCN trên tay để sao chép thông tin. Sự nhầm lẫn giữa "Số phát hành Giấy chứng nhận" (số seri in ở trang 1) và "Số vào sổ cấp Giấy chứng nhận" (ghi ở cuối trang 2 hoặc trang 3) là lỗi phổ biến nhất.

• Số vào sổ cấp GCN: Thường là một dãy ký tự bao gồm cả số và chữ (ví dụ: CH 01234), đây là mã định danh của thửa đất trên sổ gốc tại cơ quan địa chính.
• Số seri (Số phát hành): Là số in phôi bằng của Bộ Tài nguyên và Môi trường, thường bắt đầu bằng các ký tự như "DA", "CY"....
• Ngày cấp: Phải ghi đúng ngày, tháng, năm cơ quan có thẩm quyền ký tên, đóng dấu trên GCN.

Nếu người sử dụng đất có nhu cầu đổi sang mẫu sổ mới (mẫu năm 2024), tại mục này cần ghi chú thêm: "Đề nghị cấp đổi sang mẫu Giấy chứng nhận mới".

2.3. Nội dung biến động 

Cách diễn đạt lý do biến động cần sự súc tích nhưng đầy đủ về mặt pháp lý. Người viết đơn không nên viết quá dài dòng mà cần sử dụng các thuật ngữ chuyên môn đã được luật hóa.

• Chuyển nhượng/Tặng cho: Ghi rõ: "Nhận chuyển nhượng (hoặc nhận tặng cho) toàn bộ quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất theo hợp đồng đã được công chứng số... ngày... tại Văn phòng công chứng...".
• Thừa kế: Ghi: "Đăng ký thừa kế quyền sử dụng đất theo Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế (hoặc Di chúc) số... ngày...".
• Cấp đổi/Cấp lại: Ghi rõ lý do như: "Cấp đổi do Giấy chứng nhận bị ố nhòe, không nhìn rõ thông tin" hoặc "Cấp lại do bị mất Giấy chứng nhận".
• Thay đổi thông tin cá nhân: Ghi: "Thay đổi số chứng minh nhân dân 9 số sang số định danh cá nhân 12 số" hoặc "Thay đổi địa chỉ thường trú do Nhà nước thay đổi địa giới hành chính".

2.4. Danh mục giấy tờ kèm theo 

Người dân cần liệt kê các loại giấy tờ nộp kèm theo một cách logic và đánh số thứ tự để cán bộ tiếp nhận dễ đối soát. Một danh mục hồ sơ chuẩn thường bắt đầu bằng bản gốc GCN, tiếp theo là các hợp đồng, văn bản chứng minh biến động, và cuối cùng là các giấy tờ nhân thân, tờ khai thuế. Việc liệt kê đầy đủ ngay trong đơn giúp người nộp hồ sơ tự kiểm tra lại thành phần bộ hồ sơ của mình trước khi đến nộp, từ đó giảm thiểu khả năng bị yêu cầu bổ sung.

3. Bộ hồ sơ đăng ký biến động đất đai toàn diện 

Một bộ hồ sơ đăng ký biến động không chỉ có đơn mà là sự kết hợp của nhiều loại văn bản pháp lý khác nhau để chứng minh sự thay đổi là hợp pháp và người sử dụng đất đã hoàn thành các nghĩa vụ với Nhà nước. Theo quy định tại Nghị định 101/2024/NĐ-CP và hướng dẫn thực thi trong giai đoạn 2025-2026, bộ hồ sơ chuẩn bao gồm các thành phần sau:

• Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất: Theo Mẫu số 11/ĐK (trước 01/7/2025) hoặc Mẫu số 18/ĐK (từ 01/7/2025).
• Bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp: Đây là yêu cầu bắt buộc để cơ quan chức năng thực hiện xác nhận thay đổi vào trang 3, trang 4 hoặc thu hồi để cấp sổ mới (trừ trường hợp đề nghị cấp lại do mất sổ).
• Hợp đồng hoặc văn bản về việc thực hiện quyền: Bao gồm hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, góp vốn, thế chấp đã được công chứng hoặc chứng thực. Đối với thừa kế, cần có văn bản khai nhận di sản hoặc bản án của tòa án.
• Phiếu chuyển thông tin để xác định nghĩa vụ tài chính: Theo Mẫu số 12/ĐK ban hành kèm theo Nghị định số 101/2024/NĐ-CP. Đây là văn bản cầu nối giữa cơ quan đất đai và cơ quan thuế.
• Các tờ khai nghĩa vụ tài chính: Tờ khai thuế thu nhập cá nhân, lệ phí trước bạ, và các loại tờ khai khác (nếu thuộc trường hợp phải nộp hoặc được miễn giảm).
• Giấy tờ chứng minh sự biến động khác: Ví dụ như bản vẽ trích đo địa chính nếu có thay đổi diện tích, kích thước thửa đất; quyết định giao đất hoặc cho phép chuyển mục đích của cơ quan nhà nước.
• Văn bản ủy quyền: Trong trường hợp người sử dụng đất không trực tiếp đi làm thủ tục mà ủy quyền cho người khác hoặc tổ chức tư vấn thực hiện.

Người yêu cầu đăng ký nộp 01 bộ hồ sơ. Tuy nhiên, trong thực tiễn thi hành, các chuyên gia khuyến nghị người dân nên chuẩn bị thêm ít nhất 01 bộ bản sao (photo) để lưu giữ và đối soát khi cần thiết. Về hình thức nộp, Luật Đất đai 2024 cho phép sự linh hoạt tối đa: nộp trực tiếp tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ, nộp qua dịch vụ bưu chính, nộp tại địa điểm thỏa thuận với Văn phòng đăng ký đất đai, hoặc nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Quốc gia/cấp tỉnh. Khi nộp trực tuyến, hồ sơ phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao đã công chứng, đảm bảo tính nguyên vẹn và xác thực điện tử.

4. Những lưu ý để hồ sơ không bị trả lại 

Trong quản lý đất đai, một lỗi nhỏ về mặt hình thức cũng có thể dẫn đến hậu quả pháp lý lớn. Việc hồ sơ bị trả lại không chỉ gây phiền hà về mặt thời gian mà còn có thể làm lỡ mất các cơ hội giao dịch hoặc dẫn đến việc bị xử phạt do quá thời hạn 30 ngày. Để đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận và xử lý trơn tru, người sử dụng đất cần lưu ý những khía cạnh sau:

Dù hiện nay việc đánh máy đơn được khuyến khích, nhưng đơn viết tay vẫn được chấp nhận nếu đảm bảo các tiêu chuẩn nhất định. Tuyệt đối không được sử dụng bút xóa hoặc gạch xóa trực tiếp trên đơn. Nếu viết sai, dù chỉ một chữ, cách tốt nhất là viết lại tờ mới để đảm bảo tính trang trọng và minh bạch của văn bản pháp lý. Chữ viết phải rõ ràng, dễ đọc, không viết tắt các địa danh hoặc thuật ngữ chuyên môn một cách tùy tiện. Đặc biệt, chữ ký trong đơn phải thống nhất với chữ ký trong hợp đồng công chứng và các giấy tờ tùy thân khác.

Sự không thống nhất giữa đơn và các giấy tờ khác là "lỗi tử huyệt" khiến hồ sơ bị trả lại ngay lập tức. Người dân cần thực hiện quy trình kiểm tra chéo (cross-check) theo các bước:

• Đơn vs Giấy chứng nhận: Kiểm tra số thửa, số tờ bản đồ, diện tích, địa chỉ thửa đất và thông tin chủ sở hữu. Mọi ký tự phải khớp 100%.
• Đơn vs Hợp đồng công chứng: Tên các bên, giá trị chuyển nhượng (nếu có), và nội dung thỏa thuận biến động phải đồng nhất.
• Đơn vs Dữ liệu dân cư: Với việc liên thông dữ liệu, nếu thông tin địa chỉ trên đơn khác với thông tin trên hệ thống định danh điện tử mà không có giấy tờ chứng minh, hồ sơ sẽ gặp trở ngại lớn.

Đối với các trường hợp biến động về diện tích do đo đạc lại, người sử dụng đất cần kiểm tra kỹ Mảnh trích đo địa chính do đơn vị tư vấn thực hiện. Nếu ranh giới thửa đất có sự thay đổi so với sổ cũ, cần có sự xác nhận của các chủ sử dụng đất liền kề để tránh tranh chấp phát sinh trong quá trình Văn phòng đăng ký đất đai thẩm định thực tế. Việc chủ động xử lý các mâu thuẫn về ranh giới trước khi nộp hồ sơ sẽ giúp rút ngắn đáng kể thời gian giải quyết.

Kết luận

Tóm lại, việc kê khai Đơn đăng ký biến động đất đai theo Mẫu số 18 một cách chi tiết và chuẩn xác chính là bước đệm then chốt để đảm bảo tính an toàn pháp lý cho mọi tài sản bất động sản. Sự cẩn trọng trong từng nét bút, từ việc đối soát số tờ, số thửa đến việc mô tả chính xác nội dung thay đổi, không chỉ giúp quý vị tiết kiệm thời gian trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính tại Văn phòng Đăng ký đất đai, mà còn trực tiếp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình trước pháp luật. Chúng ta cần hiểu rằng, một bộ hồ sơ minh bạch, đúng quy định là tiền đề để Nhà nước ghi nhận và bảo hộ các quyền sở hữu, quyền sử dụng đất trong mọi tình huống. Hy vọng với những hướng dẫn tỉ mỉ và chuyên sâu trên đây, quý độc giả đã tự tin hơn trong việc hoàn thiện các thủ tục pháp lý, góp phần xây dựng một thị trường bất động sản vận hành dựa trên sự hiểu biết và tuân thủ pháp luật tuyệt đối.

Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162 để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty luật Minh Khuê tư vấn, giải đáp chi tiết.Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!