Cách ghi đơn vị tính trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

1. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn điện tử được quy định cụ thể ra sao?

Dựa theo Khoản 6 của Điều 10 trong Nghị định 125/2020/NĐ-CP, về nội dung tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa và dịch vụ, có các quy định sau đây:

- Tên hàng hóa và dịch vụ: Trên hóa đơn, phải thể hiện tên hàng hóa và dịch vụ bằng tiếng Việt. Trong trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau, tên hàng hóa phải thể hiện chi tiết đến từng chủng loại (ví dụ: điện thoại Samsung, điện thoại Nokia...). Nếu hàng hóa yêu cầu đăng ký quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu, trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu và ký hiệu đặc trưng của hàng hóa theo yêu cầu của pháp luật, ví dụ: số khung, số máy của ô tô, mô tô; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của một ngôi nhà.

- Trường hợp cần ghi thêm thông tin bằng chữ nước ngoài, chữ nước ngoài phải được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới bằng tiếng Việt và có kích thước chữ nhỏ hơn so với chữ tiếng Việt.

- Đối với hàng hóa và dịch vụ có quy định về mã hàng hóa hoặc dịch vụ, trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.

- Đơn vị tính: Người bán cần dựa vào tính chất và đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính, và đơn vị tính này phải được thể hiện trên hóa đơn. Đơn vị tính có thể là đơn vị đo lường như tấn, tạ, yến, kg, g, mg, hoặc có thể là lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m3, m2, m... Đối với dịch vụ, hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức "đơn vị tính," mà đơn vị tính sẽ được xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung cụ thể của dịch vụ đó.

- Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán cần ghi số lượng bằng chữ số tiếng Ả-rập dựa trên đơn vị tính đã nêu trong hóa đơn. Các loại hàng hóa và dịch vụ đặc thù như điện, nước, viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình, bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, và bảo hiểm, nếu được bán theo kỳ cung cấp cố định, thì trên hóa đơn phải ghi rõ kỳ cung cấp cụ thể. Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, người bán sử dụng bảng kê để liệt kê chi tiết các loại hàng hóa và dịch vụ đã bán, và bảng kê này phải đính kèm với hóa đơn. Bảng kê này sẽ được lưu trữ cùng với hóa đơn để phục vụ cho việc kiểm tra và đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền.

Hóa đơn phải ghi rõ dòng "kèm theo bảng kê số..., ngày..., tháng..., năm...". Bảng kê phải bao gồm thông tin như tên người bán, mã số thuế, địa chỉ của người bán, tên hàng hóa và dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa và dịch vụ đã bán, ngày lập bảng kê, tên và chữ ký của người lập bảng kê. Trong trường hợp người bán áp dụng phương pháp khấu trừ thuế giá trị gia tăng, bảng kê cần phải có các mục "thuế suất giá trị gia tăng" và "tiền thuế giá trị gia tăng". Tổng cộng tiền thanh toán phải phù hợp với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Các hàng hóa và dịch vụ bán ra trên bảng kê cần được ghi theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ dòng "kèm theo hóa đơn số ngày..., tháng..., năm..." để liên kết với hóa đơn.

- Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi đơn giá của hàng hóa và dịch vụ dựa trên đơn vị tính đã nêu trong hóa đơn. Trong trường hợp các hàng hóa và dịch vụ sử dụng bảng kê để liệt kê chi tiết đã bán và đính kèm với hóa đơn, thì không cần phải ghi rõ đơn giá trên hóa đơn.

Như vậy, quy định về tên, đơn vị tính, số lượng, và đơn giá của hàng hóa và dịch vụ đã được mô tả như trên.

2. Cách ghi đơn vị tính trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

Đối với hàng hóa, người bán xác định đơn vị đo lường dựa trên tính chất và đặc điểm của sản phẩm, như tấn, tạ, yến, kg, g, mg, lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m3, m2, m...

Tuy nhiên, khi đến dịch vụ, không cần phải áp dụng tiêu chuẩn "đơn vị tính" cố định, mà đơn vị tính sẽ được xác định tùy thuộc vào nội dung và quy mô của dịch vụ cụ thể mỗi lần cung cấp.

Do đó, theo quy định tại Điều 10, Khoản 6 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, yêu cầu sử dụng tiêu chuẩn "đơn vị tính" trên hóa đơn điện tử chỉ áp dụng cho giao dịch mua bán hàng hóa, trong khi giao dịch cung cấp dịch vụ thì không cần phải tuân theo tiêu chuẩn này.

Bên cạnh đó, theo quy định tại Điều 10, Khoản 14 của Nghị định này, tem, vé, thẻ điện tử đã có mệnh giá sẵn không yêu cầu phải có thông tin về đơn vị tính, số lượng, hoặc đơn giá.

3. Ghi sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử xử lý thế nào?

Trong trường hợp chỉ có sai sót về đơn vị tính trên hóa đơn điện tử, theo quy định của Điều 19 trong Nghị định 123/2020 và Điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, các doanh nghiệp cần tuân thủ các quy trình sau:

Trường hợp 1: Người bán phát hiện rằng hóa đơn điện tử đã được cấp mã bởi cơ quan thuế nhưng chưa được gửi cho người mua và có sai sót về đơn vị tính:

Bước 1: Người bán cần hủy hóa đơn điện tử sai sót đã lập và tạo hóa đơn mới để thay thế.

- Lập một thông báo về sai sót trên hóa đơn theo mẫu 04/SS-HĐĐT và gửi cho cơ quan thuế.

- Cơ quan thuế sẽ tiến hành hủy bỏ hóa đơn điện tử sai sót trên hệ thống của họ.

- Vì hóa đơn này chưa được gửi cho người mua, không cần thông báo lỗi cho người mua.

 Bước 2: Sau đó, lập một hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cho cơ quan thuế để nhận mã mới thay thế cho hóa đơn sai sót.

Trường hợp 2: Người bán/người mua phát hiện rằng hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua và có sai sót về đơn vị tính:

- Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế tùy theo tình huống.

Đối với hóa đơn điều chỉnh:

- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập với sai sót phải có thông tin: "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm".

- Trên hóa đơn điều chỉnh, cần ghi rõ số lượng được điều chỉnh (tăng hoặc giảm) để phản ánh đúng thực tế.

- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử điều chỉnh và gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử không có mã) hoặc gửi cho cơ quan thuế để nhận mã mới sau đó gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử có mã).

Đối với hóa đơn thay thế:

- Người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn điện tử đã lập với sai sót.

- Trên hóa đơn thay thế, cần ghi rõ thông tin: "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm".

- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử thay thế và gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử không có mã) hoặc gửi cho cơ quan thuế để nhận mã mới sau đó gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử có mã).

Chú ý: Trong trường hợp người bán và người mua đã thỏa thuận trước về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn có sai sót, thì cả hai bên cần lập văn bản thỏa thuận đề cập đến sai sót. Đối với trường hợp chỉ sai về đơn vị tính, thường nên lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh.

Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo cho người bán:

Bước 1: Cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử của doanh nghiệp và thông báo cho người bán qua email, theo mẫu 01/TB-RSĐT Nghị định 123/2020/NĐ-CP để người bán có thể kiểm tra và xác minh sai sót.

Bước 2: Theo hạn chót được ghi trên thông báo, người bán cần thông báo về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót tới cơ quan thuế, sử dụng mẫu 04/SS-HĐĐT.

Bước 3: Sau đó, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, tùy thuộc vào tình huống, và gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử không có mã) hoặc gửi cho cơ quan thuế để nhận mã mới sau đó gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử có mã).

Bài viết liên quan: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử viết sai nội dung mới nhất

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về cách ghi đơn vị tính trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 123. Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn qua số hotline tư vấn pháp luật về thuế: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi!