1. Cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn kế toán doanh nghiệp cần lưu ý

Căn cứ vào khoản 13 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn, ta có các điều sau đây:

Nội dung của hóa đơn:

Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn:

- Chữ viết hiển thị trên hóa đơn:

+ Chữ viết phải là tiếng Việt.

+ Trường hợp có chữ nước ngoài, chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

+ Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu, phải đảm bảo không dẫn tới hiểu lầm nội dung của hóa đơn.

- Chữ số hiển thị trên hóa đơn:

+ Chữ số hiển thị là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.

+ Người bán có quyền lựa chọn cách hiển thị chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ với dấu chấm (.) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ và dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ.

+ Trên chứng từ kế toán, người bán sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị và dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ.

- Đồng tiền ghi trên hóa đơn:

+ Đồng tiền được ghi là Đồng Việt Nam, với ký hiệu quốc gia là "đ".

+ Trong trường hợp có nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ, số liệu trên hóa đơn sẽ được ghi bằng ngoại tệ và đơn vị tiền tệ sẽ được nêu rõ tên và ký hiệu của ngoại tệ đó.

+ Đối với bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ và nộp thuế bằng ngoại tệ, tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn sẽ được ghi bằng ngoại tệ, không quy đổi ra đồng Việt Nam.

Mã ký hiệu ngoại tệ:

Nếu có, mã ký hiệu ngoại tệ phải tuân theo tiêu chuẩn quốc tế, ví dụ: 13.800,25 USD (Mười ba nghìn tám trăm đô la Mỹ và hai mươi lăm xu), 5.000,50 EUR (Năm nghìn ơ-rô và năm mươi xu).

Tỷ giá ngoại tệ:

Đối với việc quy đổi ra đồng Việt Nam, tỷ giá ngoại tệ phải được thể hiện trên hóa đơn theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Hiện tại, vẫn chưa có hướng dẫn cụ thể về việc ghi số tiền bằng chữ trên hóa đơn. Điều này tạo ra một khoảng trống và đồng thời đặt ra nhiều thách thức trong quá trình thực hiện giao dịch kinh doanh và lập hóa đơn. Trong tình huống này, việc ghi số tiền bằng chữ trở nên quan trọng để đảm bảo sự rõ ràng và chính xác trong quản lý tài chính. Việc này không chỉ giúp người đọc hóa đơn hiểu rõ hơn về số liệu mà còn tăng tính minh bạch và uy tín của doanh nghiệp.

Trước đây vẫn có quy định về nguyên tắc viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn dành cho kế toán doanh nghiệp (Tại Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC nhưng đã hết hiệu lực) về hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp đơn vị cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên : 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt sau dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

 

2. Lưu ý khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn

Khi thực hiện việc viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn, các Kế toán Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy tắc cụ thể để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng. Đối với một số trường hợp đặc biệt, dưới đây là các lưu ý cần được xem xét:

Trong trường hợp số cuối cùng là chữ số 1, Kế toán có thể áp dụng hai cách viết khác nhau. Đầu tiên, nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1, sử dụng từ "một." Ngược lại, nếu chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2, chọn từ "mốt."

Đối với số 4 ở cuối cùng, quy tắc là viết "bốn" nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1, và viết "tư" nếu chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2.

Với số 5, nếu chữ số hàng chục lớn hơn 0 và nhỏ hơn hoặc bằng 9, sử dụng từ "lăm." Nếu chữ số hàng chục bằng 0 hoặc kết hợp với từ "mươi" ở phía sau, chọn từ "năm."

Cuối cùng, một số kế toán thường thêm chữ "y" hoặc "chẵn" để biểu đạt số tiền tròn. Mặc dù không bắt buộc, nhưng nếu thêm vào, hóa đơn vẫn được coi là hợp lệ.

Những quy tắc trên giúp Kế toán đưa ra các lựa chọn chính xác và nhất quán khi viết số tiền bằng chữ, tạo nên các hóa đơn dễ đọc và hiểu. Tổng hợp những quy tắc và lưu ý khi viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn, có thể nhận thấy rằng sự chính xác và rõ ràng là yếu tố quan trọng. Việc lựa chọn giữa các cách viết khác nhau tùy thuộc vào chữ số hàng chục cuối cùng mang đến sự linh hoạt và đa dạng trong biểu diễn số tiền.

Trong trường hợp số 1, quy tắc "một" hoặc "mốt" tùy thuộc vào giá trị của chữ số hàng chục mang lại sự linh hoạt khi trình bày số tiền. Đối với số 4, việc chọn giữa "bốn" và "tư" phản ánh chính xác và tính nhất quán trong ghi chú. Với số 5, sự lựa chọn giữa "lăm" và "năm" phụ thuộc vào ngữ cảnh và cách mà số đó được sắp xếp trong hóa đơn. Cuối cùng, việc thêm các từ như "y" hay "chẵn" có thể được áp dụng tùy thuộc vào mong muốn của kế toán, mặc dù không bắt buộc. Tuy nhiên, quan trọng nhất là giữ cho cách viết số tiền bằng chữ làm cho hóa đơn trở nên dễ hiểu và chính xác, làm tăng tính chuyên nghiệp và minh bạch trong giao dịch kế toán của doanh nghiệp.

 

3. Quy định về hóa đơn

Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán quan trọng do tổ chức và cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin về quá trình giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn có thể được thể hiện dưới hai hình thức chính là hóa đơn điện tử và hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

- Hóa đơn điện tử:

+ Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo, lưu trữ và truyền đi dưới dạng điện tử.

+ Nó được xác nhận bằng chữ ký số hoặc hình ảnh của chữ ký của người bán và phải đảm bảo tính xác thực, nguyên vẹn của nội dung.

+ Cơ sở dữ liệu của hóa đơn điện tử cần được bảo quản và bảo mật đảm bảo sự an toàn và dễ quản lý.

- Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in:

+ Hóa đơn này được cơ quan thuế in và cấp cho người bán.

+ Thông tin trên hóa đơn do cơ quan thuế đặt in phải đảm bảo đúng, chính xác và phản ánh đầy đủ thông tin về giao dịch mua bán.

Hai hình thức trên đều phải tuân thủ các quy định và hướng dẫn của pháp luật về quản lý hóa đơn để đảm bảo tính hợp lệ và hiệu quả trong quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Tóm lại, theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán quan trọng để ghi nhận thông tin về quá trình mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn có thể được thể hiện dưới hai hình thức chính là hóa đơn điện tử và hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. Mỗi hình thức này đều phải tuân thủ các quy định của pháp luật để đảm bảo tính hợp lệ và hiệu quả trong quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp.

 

Quý khách có nhu cầu xem thêm bài viết sau: Tổng hợp 04 thông tin mới về hóa đơn kế toán cần biết

Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.