Cách xử lý khi ghi sai thông tin tên đơn vị mua hàng trên hóa đơn

1. Hóa đơn hợp pháp được hiểu như nào?

Phân tích chi tiết về quy định về hóa đơn hợp pháp theo Điều 7 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP được thể hiện qua nội dung dưới đây:

Hóa đơn hợp pháp: Điều này ám chỉ rằng hóa đơn được coi là hợp pháp nếu nó tuân theo các quy định cụ thể được nêu ra trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các yêu cầu cụ thể về nội dung của hóa đơn được quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Các thông tin này bao gồm:

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn: Đây là thông tin để xác định hóa đơn cụ thể.
2. Số hóa đơn: Số duy nhất để định danh mỗi hóa đơn. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Thông tin về người hoặc tổ chức phát hành hóa đơn.
3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua: Thông tin về người hoặc tổ chức mua hàng hoặc dịch vụ.
4. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Các thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ mà hóa đơn đang liên quan đến.
5. Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng: Tổng giá trị của hàng hoá hoặc dịch vụ trước khi tính thuế.
6. Thuế suất thuế giá trị gia tăng: Thuế suất được áp dụng lên giá trị hàng hoá hoặc dịch vụ.
7. Tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất: Tổng số tiền thuế được tính dựa trên thuế suất.
8. Tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng: Tổng số tiền thuế giá trị gia tăng được thu thập từ hóa đơn.
9. Tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng: Tổng số tiền mà người mua phải trả, bao gồm thuế giá trị gia tăng.
10. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua: Xác nhận sự đồng ý của người bán và người mua đối với hóa đơn.
11. Thời điểm lập hóa đơn: Ngày mà hóa đơn được tạo.
12. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử: Đối với hóa đơn điện tử, thời gian khi số ký được áp dụng.
13. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Mã của cơ quan thuế liên quan đối với hóa đơn điện tử.

Tổng quan, các quy định này đảm bảo rằng mọi hóa đơn phải chứa thông tin cụ thể và đầy đủ để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong giao dịch thương mại và thuế.

2. Xuất hóa đơn sai thông tin đơn vị mua hàng dẫn đến hậu quả gì?

Việc sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử có thể có nhiều tác động và hậu quả đối với cả khách hàng và doanh nghiệp. Dưới đây là một phân tích chi tiết về những vấn đề liên quan:

Khó khăn cho khách hàng và doanh nghiệp:

- Đối với khách hàng, nhận được một hóa đơn với tên sai có thể gây rối và không mong muốn. Thậm chí, nếu khách hàng cần sử dụng hóa đơn đó để hạch toán hoặc tính thuế, thông tin không chính xác có thể dẫn đến sự phức tạp và sai sót trong quy trình kế toán của họ.

Doanh nghiệp cũng gặp khó khăn trong việc xử lý lỗi này. Sửa đổi hóa đơn điện tử, đặc biệt là nếu đã được chuyển đi cho khách hàng, có thể là một quy trình phức tạp và tốn thời gian.

Yêu cầu của những khách hàng khó tính:

Một số khách hàng, đặc biệt là các doanh nghiệp, đòi hỏi tính chính xác tuyệt đối trong hóa đơn. Việc sai tên người mua có thể khiến họ đòi hỏi doanh nghiệp lập lại hóa đơn với thông tin chính xác.

Tác động đến báo cáo tài chính:

Doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật thông tin liên quan đến giao dịch mua bán để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính hàng năm. Nếu có sai sót trong hóa đơn, điều này có thể ảnh hưởng đến sự kết hợp và hạch toán chính xác trong báo cáo tài chính.

Thủ tục thông báo cho cơ quan thuế:

Nếu doanh nghiệp phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử, đặc biệt là sai tên người mua, họ cần thực hiện thủ tục thông báo cho cơ quan thuế. Điều này có thể đòi hỏi thời gian và công sức, đồng thời có thể tạo ra rắc rối với quy trình kế toán của doanh nghiệp.

Ảnh hưởng đến uy tín:

Sai sót trong hóa đơn, bất kể là doanh nghiệp hay khách hàng, có thể ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Khách hàng có thể có ấn tượng xấu về tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp nếu thường xuyên gặp sai sót trong thông tin hóa đơn.

Tổng quan, sai tên người mua trên hóa đơn điện tử không chỉ là một vấn đề hình thức, mà còn có tác động sâu rộng đối với quy trình giao dịch và quản lý tài chính của cả khách hàng và doanh nghiệp. Do đó, việc duy trì tính chính xác và minh bạch trong thông tin hóa đơn rất quan trọng để tránh các vấn đề không mong muốn và duy trì uy tín.

3. Cách xử lý khi ghi sai thông tin tên đơn vị mua hàng trên hoá đơn

3.1. Trường hợp 1: Thông tin mã của cơ quan thuế đã có trên hóa đơn điện tử

Phần nội dung này sẽ đề cập đến một tình huống cụ thể liên quan đến việc xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử, cụ thể là trường hợp khi sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử nhưng không sai mã số thuế và các thông tin khác vẫn chính xác. Trường hợp này được căn cứ vào Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử. Dưới đây là một phân tích chi tiết về quy trình xử lý trong trường hợp này:

Thông báo cho người mua hàng:

-  Doanh nghiệp phát hiện sai tên người mua trên hóa đơn điện tử, nhưng các thông tin khác (như mã số thuế và các nội dung khác) vẫn chính xác và đầy đủ. Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên thông báo cho người mua về sự sai sót này. Điều này là cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và chuyên nghiệp trong giao dịch.

Không lập lại hóa đơn:

Theo quy định, doanh nghiệp không cần phải lập lại hóa đơn trong trường hợp này. Điều này tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp và người mua hàng.

Thông báo cho cơ quan thuế:

Để tuân thủ quy định, doanh nghiệp cần thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử. Thông báo này cần tuân thủ Mẫu số 04/SS-HĐĐT phụ lục IA theo quy định.

Lập biên bản điều chỉnh sai sót:

Hai bên, tức là doanh nghiệp và người mua hàng, cần lập biên bản điều chỉnh sai sót. Biên bản này ghi rõ thông tin cụ thể về sự sai sót và quá trình xử lý. Mỗi bên cần giữ một bản lưu lại để có thể giải trình về sau nếu cần.

Tổng quan, quy trình này đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật trong việc xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử, đồng thời giúp giải quyết tình huống một cách hiệu quả và không gây thất thoát thời gian hoặc tài nguyên.

3.2. Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Một yếu tố vô cùng quan trọng không thể không kể đến trên hóa đơn điện tử là mã của cơ quan thuế bởi nó liên quan trực tiếp đến quá trình lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Mã cơ quan thuế cần phải được thêm vào hóa đơn để đảm bảo tính chính xác của thông tin thuế. Do đó, để xử lý trường hợp sai thông tin đơn vị mua và không có mã cơ quan thuế thì có áp dụng những cách sau:

Nếu doanh nghiệp đã xuất hóa đơn nhưng chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế thì:

- Lập Biên bản hủy bỏ và lập lại hóa đơn: Đầu tiên, doanh nghiệp cần lập một Biên bản ghi nhận sai sót trên hóa đơn đã xuất. Biên bản này nên ghi rõ thông tin về sai sót, bao gồm sai tên người mua và mô tả cụ thể về sự điều chỉnh. Biên bản này phải được ký và đóng dấu bởi cả bên mua và bên bán để xác nhận sự thỏa thuận.

- Hủy hóa đơn đã lập: Trên phần mềm của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chọn tùy chọn "Hủy hóa đơn điện tử" để đánh dấu hóa đơn đã xuất là không còn hiệu lực.

- Lập hóa đơn điện tử thay thế: Tiếp theo, doanh nghiệp cần thực hiện lập hóa đơn điện tử thay thế. Hóa đơn mới này cần phải chứa dòng chữ "Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, Ngày tháng năm…" để thể hiện tính chất thay thế.

- Gửi biên bản ghi nhận sai sót và hóa đơn điện tử thay thế cho người mua: Cuối cùng, doanh nghiệp gửi biên bản ghi nhận sai sót và hóa đơn điện tử thay thế cho người mua. Trong trường hợp này, không cần lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT như quy định.

- Lưu ý về chữ ký và đóng dấu: Nếu bên mua là cá nhân và không sử dụng chữ ký số, cả hai bên (bên mua và bên bán) nên thực hiện việc ký trực tiếp trên biên bản ghi nhận sai sót và đóng dấu để lưu lại. Điều này giúp thuận tiện cho bộ phận kế toán kiểm tra và xác minh thông tin sau này.

Quy trình này giúp doanh nghiệp khắc phục sai sót một cách cụ thể và đảm bảo tính chính xác trong thông tin hóa đơn điện tử. Nó cũng giúp duy trì tính minh bạch trong giao dịch và đảm bảo tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử.

Nếu doanh nghiệp đã xuất hóa đơn và đã gửi dữ liệu lên cơ quan thuế thì:

- Lập biên bản ghi nhận sai sót: Đầu tiên, khi phát hiện sai tên người mua trên hóa đơn đã gửi lên cơ quan thuế, doanh nghiệp và người mua cần lập một Biên bản ghi nhận sai sót. Biên bản này nên ghi rõ thông tin về sai sót, cụ thể là sai tên người mua, và mô tả chi tiết về sự điều chỉnh. Biên bản này phải có chữ ký và đóng dấu của cả hai bên, doanh nghiệp và người mua, để xác nhận sự thỏa thuận.

- Lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT và thông báo cục thuế: Tiếp theo, sau khi có biên bản ghi nhận sai sót, doanh nghiệp cần lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT, một mẫu thông báo về sai sót trên hóa đơn điện tử. Mẫu này nên ghi rõ thông tin về sai sót và cách khắc phục nó. Sau đó, doanh nghiệp gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cục thuế để thông báo về sai sót và yêu cầu điều chỉnh.

- Quy trình phức tạp hơn: Trong trường hợp này, quy trình xử lý sai sót phức tạp hơn do hóa đơn đã được gửi đi và thông tin đã được cơ quan thuế tiếp nhận. Việc lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT và thông báo cục thuế giúp điều chỉnh thông tin sai sót trong hóa đơn và đảm bảo rằng cơ quan thuế có thông tin chính xác.

Tóm lại, sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử là một tình huống không tránh khỏi trong giao dịch thương mại hàng ngày. Tuy nhiên, điều quan trọng là doanh nghiệp phải có quy trình để nhanh chóng khắc phục sai sót này và đảm bảo không làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng. Trong trường hợp đã gửi dữ liệu lên cơ quan thuế, quy trình xử lý sai sót phải tuân thủ quy định pháp luật và đảm bảo tính chính xác trong thông tin thuế. Điều này giúp duy trì tính minh bạch trong giao dịch và đảm bảo tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử.

Xem thêm: Mua và sử dụng hóa đơn khống thì bị xử lý như thế nào?