Hóa đơn đầu vào nước ngoài như thế nào là hợp lệ?

1. Hoá đơn đầu vào nước ngoài như thế nào là hợp lệ? 

Hóa đơn đầu vào, còn được gọi là hóa đơn mua hàng, thường được hiểu là một loại chứng từ được sử dụng để chứng minh việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ để phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh và duy trì hoạt động trong tổ chức.

Vai trò và ý nghĩa của hóa đơn đầu vào trong kế toán và quản lý thuế của doanh nghiệp là rất quan trọng, bởi với hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp có thể:

- Hạch toán các chi phí, giảm trừ thuế và thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế.

- Tính toán các chi phí kinh doanh sản xuất để đưa ra các quyết định về giá bán, phân phối, thúc đẩy, truyền thông, và các chiến lược kinh doanh khác.

Hóa đơn đầu vào được coi là không hợp lệ khi nó không đáp ứng đầy đủ các tiêu chí bắt buộc về nội dung, tiêu thức hoặc thời điểm xuất trên hóa đơn.

Theo đó, theo quy định của Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Thông tư 219/2013/TT-BTC, để hóa đơn đầu vào được coi là hợp lệ, cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:

- Thể hiện chính xác nghiệp vụ và nội dung kinh tế phát sinh.

- Không được sửa đổi hoặc xoá bất kỳ thông tin nào trên hóa đơn, nhằm đảm bảo tính chính xác và khách quan của nó.

- Sử dụng mực cùng một loại và không phai để đảm bảo tính nhất quán khi lưu trữ chứng từ.

- Nội dung trên các bản sao của hóa đơn phải thống nhất và không có sự sai biệt.

1.1. Hoá đơn đầu vào nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt

Quy định đầu tiên của Điều 11 trong Luật Kế toán số 88/2015/QH13 quy định rằng trong lĩnh vực kế toán, việc sử dụng chữ viết phải được thực hiện bằng tiếng Việt. Trong trường hợp cần sử dụng tiếng nước ngoài trong các tài liệu kế toán, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính tại Việt Nam, yêu cầu cần sử dụng đồng thời cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài.

Ngoài ra, Khoản 5 của Điều 5 trong Nghị định số 174/2016/NĐ-CP cũng quy định rằng các tài liệu kế toán bằng tiếng nước ngoài dùng để ghi vào sổ sách kế toán và tạo báo cáo tài chính tại Việt Nam phải được dịch các thông tin chính. Cơ quan kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của thông tin trong các tài liệu kế toán sau khi dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt. Bản dịch của các tài liệu kế toán phải đi kèm với bản gốc bằng tiếng nước ngoài.

Hơn nữa, Điều 85 của Thông tư số 80/2021/TT-BTC quy định rằng ngôn ngữ được sử dụng trong hồ sơ thuế là tiếng Việt. Các tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt, và người nộp thuế phải ký tên, đóng dấu trên bản dịch và chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung của bản dịch đó.

Nếu tài liệu bằng tiếng nước ngoài có độ dài lớn hơn 20 trang giấy A4, người nộp thuế cần có văn bản giải trình, đề xuất chỉ cần dịch các phần liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế. Dựa trên các quy định này, tất cả các hóa đơn và chứng từ bằng tiếng nước ngoài cần phải được dịch sang tiếng Việt.

1.2. Hoá đơn đầu vào nước ngoài có bắt buộc phải có dấu, chữ ký không? 

Thông thường, hoá đơn thương mại quốc tế thường bao gồm các thông tin sau:

- Loại hoá đơn, số hoá đơn, ngày lập, chữ ký của người bán và người mua.

- Thông tin về người bán, gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ trang web và email.

- Thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm tên, đơn vị tính, khối lượng, đơn giá, tổng thành tiền chưa bao gồm VAT, thuế suất VAT, số tiền VAT và tổng tiền thanh toán.

- Thông tin về người mua, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản thanh toán và phương thức thanh toán.

Theo quy định tại khoản 3 Điều 3 của Thông tư 38/2015/TT-BTC, được sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC, các bản chụp hoặc các chứng từ do người nước ngoài phát hành qua các phương tiện như điện tử, thư điện tử, fax, telex hoặc các chứng từ, tài liệu do người khai hải quan hoặc người nộp thuế phát hành cần phải được người khai hải quan hoặc người nộp thuế xác nhận, ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của chúng. Trong trường hợp bản chụp có nhiều trang, người khai hải quan hoặc người nộp thuế cần phải xác nhận, ký tên, đóng dấu lên trang đầu và đóng dấu giáp lại toàn bộ văn bản.

Như vậy, có thể nhận thấy rằng việc sử dụng dấu và chữ ký trên hoá đơn nước ngoài không được bắt buộc.

2. Thời hạn xuất trình hoá đơn nước ngoài khi nhập khẩu hàng hoá?

Thông tư Liên tịch đã quy định rằng đối với hàng nhập khẩu đang trên đường vận chuyển hoặc đang được lưu thông tại các điểm như kho, bến, bãi, hoặc điểm tập kết, bày bán, đơn vị sản xuất hoặc kinh doanh phải cung cấp đầy đủ hóa đơn và chứng từ để chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa ngay tại thời điểm kiểm tra.

Trong trường hợp cơ quan kiểm tra phát hiện hàng hóa không có nguồn gốc hợp pháp sau khi đơn vị xuất trình giấy tờ, hàng hóa sẽ bị tạm giữ để tiến hành đối chiếu hồ sơ và xác minh nguồn gốc hàng hóa, nhằm làm rõ tình trạng của nó và xử lý theo quy định của pháp luật.

Nếu hàng hóa nhập khẩu lưu thông trên thị trường mà không có hóa đơn hoặc chứng từ chứng minh, hoặc nếu hóa đơn và chứng từ đó là giả mạo hoặc không còn giá trị sử dụng, cơ sở kinh doanh sẽ bị xử lý vi phạm theo quy định.

3. Điều kiện để hoá đơn nước ngoài được chấp nhận là chi phí hợp lý

Theo quy định tại Khoản 10, Điều 1 của Thông tư 26/2015/TT-BTC, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, cần phải đáp ứng các điều kiện sau:

- Có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt cho các hàng hóa và dịch vụ mua vào, bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu, có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên. Tuy nhiên, không áp dụng khấu trừ đối với các trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần dưới hai mươi triệu đồng, hoặc hàng hóa và dịch vụ mua vào từng lần có giá trị dưới hai mươi triệu đồng đã bao gồm thuế GTGT.

- Đối với trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu hoặc quà tặng từ tổ chức hoặc cá nhân ở nước ngoài, cũng phải có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt. Chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt bao gồm các chứng từ thanh toán qua ngân hàng và các chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt khác theo hướng dẫn tại khoản 3 và khoản 4 của Điều này.

Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 4 của Thông tư 96/2015 về việc xác định các khoản chi được trừ và không được trừ khi tính thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp chỉ được phép trừ các khoản chi nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây:

- Khoản chi phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

- Khoản chi được hỗ trợ bằng hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

- Trong trường hợp có hoá đơn mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ với giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), khi thanh toán, phải có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt.

Do đó, để một hóa đơn nước ngoài được coi là một chi phí hợp lý, cần phải đáp ứng các điều kiện sau:

- Hai bên phải có hợp đồng hoặc hóa đơn có nội dung phản ánh đúng chi phí.

- Phải có tờ khai hải quan đối với hàng hóa được nhập khẩu.

- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng phải tương ứng với thông tin trên hợp đồng hoặc hóa đơn.

- Đảm bảo việc kê khai và khấu trừ thuế nhà thầu nước ngoài được thực hiện đầy đủ.

- Chi phí phát sinh phải phản ánh đúng hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Bài viết liên quan: Không có hóa đơn đầu vào thì có buộc phải xuất hóa đơn đầu ra?

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về bài tập: Hóa đơn đầu vào nước ngoài như thế nào là hợp lệ? Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi!