1. Căn cứ vào đâu để có thể biết được độ mật của văn bản mật mà cơ quan đã tiếp nhận?

Theo Nghị định 26/2020/NĐ-CP quy định về giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, việc này được thực hiện theo quy trình và các bước nhất định để đảm bảo an ninh thông tin. Trước hết, tài liệu và vật chứa bí mật nhà nước phải được đăng ký vào "Sổ đăng ký bí mật nhà nước đi" trước khi chuyển giao. Đối với những tài liệu được xác định độ mật là "Tuyệt mật," chỉ khi người có thẩm quyền xác nhận bí mật mới có thể ghi trích yếu.
Quá trình đóng gói cũng đặt ra các yêu cầu nghiêm ngặt. Tài liệu và vật chứa bí mật nhà nước phải được làm bì hoặc đóng gói riêng, sử dụng giấy dai, bền, không thấm nước và khó nhìn thấu qua. Hồ dán phải đảm bảo dính chặt và khó bóc. Đối với tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thuộc độ "Tuyệt mật," cần được bảo vệ bằng hai lớp phong bì: Bì trong ghi số, ký hiệu, tên người nhận và được niêm phong bằng dấu của cơ quan, tổ chức; bì ngoài gửi như tài liệu thường và đóng dấu ký hiệu chữ "A."
Tài liệu và vật chứa bí mật nhà nước độ "Tối mật" và "Mật" cũng được bảo vệ một cách chặt chẽ, đóng gói bằng một lớp bì, ngoài bì được đóng dấu chữ "B" và "C" tương ứng với độ mật. Quá trình giao nhận phải được ghi chép chi tiết trong "Sổ chuyển giao bí mật nhà nước," nhằm quản lý và kiểm soát mọi diễn biến một cách chặt chẽ, đảm bảo tính minh bạch và an ninh trong quá trình xử lý thông tin nhà nước.
Do đó, cơ quan tiếp nhận văn bản mật sẽ có khả năng phân biệt độ mật của thông điệp thông qua ký hiệu đặt trên bì thư. Các ký hiệu này được thiết lập để thể hiện cấp độ mật của văn bản, giúp nhận diện nhanh chóng và chính xác.
Ví dụ, với văn bản được xác định là "Tuyệt mật," sẽ được đánh dấu với ký hiệu "A." Đối với văn bản thuộc độ "Tối mật," ký hiệu sẽ là "B." Còn với văn bản được xác định là "Mật," ký hiệu tương ứng sẽ là "C."
Qua việc áp dụng các ký hiệu này, cơ quan tiếp nhận không chỉ dễ dàng xác định mức độ bảo mật của thông điệp mà còn giúp tăng cường quản lý và bảo vệ thông tin một cách hiệu quả, đảm bảo rằng mọi quy trình liên quan đến văn bản mật được thực hiện một cách an toàn và chặt chẽ.
 

2. Bộ Công an hướng dẫn xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước

Bộ Công an đã ban hành Công văn 4114/BCA-ANCTNB năm 2022, hướng dẫn cách thực hiện các quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước. Trong đó, nổi bật điều luật về thẩm quyền xác định bí mật nhà nước, đặc biệt là vai trò của cấp phó trong việc xác định độ mật của thông tin.
- Theo Khoản 2 Điều 10 của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xác định bí mật nhà nước và độ mật. Tuy nhiên, trong hệ thống chính trị, cấp phó đóng một vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Cấp phó được xem như là người đồng hành trực tiếp của cấp trưởng và có trách nhiệm phụ trách các phần công việc được cấp trưởng giao. Điều này được thể hiện rõ trong quy chế làm việc, văn bản phân công công tác hàng năm, quy chế, nội quy bảo vệ bí mật nhà nước của cơ quan, tổ chức, đơn vị.

Quan trọng hơn, mặc dù cấp phó được ủy quyền từ người đứng đầu cơ quan, tổ chức, nhưng trách nhiệm của cấp trưởng vẫn không giảm bớt. Cấp trưởng vẫn phải chịu trách nhiệm đối với những công việc đã phân công cho cấp phó, đồng thời đảm bảo rằng mọi hoạt động liên quan đến bảo mật thông tin được thực hiện một cách hiệu quả và đúng quy định.

Do đó, cấp phó, như là người được ủy quyền, cũng phải chịu trách nhiệm trong việc xác định bí mật nhà nước và độ mật của thông tin thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. Điều này nhấn mạnh sự liên kết giữa người đứng đầu và cấp phó trong việc duy trì và bảo vệ an ninh thông tin trong cơ quan, tổ chức.

- Đối với trường hợp ký thừa lệnh, thừa ủy quyền hoặc ký thay mặt, việc này phải được đề xuất bằng văn bản và quyết định bởi người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Điều này nhấn mạnh sự cẩn trọng và tính minh bạch trong quá trình xác định bí mật nhà nước.
- Quan trọng là việc áp dụng danh mục bí mật nhà nước, theo đó, tất cả các cơ quan, tổ chức phải căn cứ vào danh mục bí mật nhà nước gồm 35 mục thuộc các ngành, lĩnh vực đã được Thủ tướng Chính phủ ban hành để xác định bí mật và độ mật.
- Dự thảo văn bản chứa thông tin bí mật nhà nước không được đóng dấu chỉ độ mật trước khi được người có thẩm quyền xác định và ký ban hành. Trước khi chính thức được phê duyệt, việc gửi dự thảo cần đi kèm với yêu cầu bảo vệ nội dung, đảm bảo không có sự lộ, mất bí mật nhà nước.
- Quy định về nội dung "Được phép hoặc không được phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước" tại khoản 2 của Điều 10 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước rõ ràng chỉ định các quy tắc và nguyên tắc cơ bản trong việc quản lý thông tin nhạy cảm. Điều này được thể hiện qua các điểm sau:
+ Thẩm quyền: Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành, phát hành tài liệu, hoặc tạo ra vật chứa bí mật nhà nước chịu trách nhiệm quyết định việc được phép hoặc không được phép sao, chụp. Sự căn cứ vào Điều 2 của Nghị định 26/2020/NĐ-CP giúp xác định rõ người có thẩm quyền và trách nhiệm của họ trong quá trình quyết định vấn đề này.
+ Hình thức thể hiện: Theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 2 Nghị định 26/2020/NĐ-CP, thông tin về việc "được phép hoặc không được phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước" phải được thể hiện rõ ràng ở mục "nơi nhận" của tài liệu. Điều này giúp người nhận thông tin dễ dàng nhận biết và tuân theo quy định.
+ Áp dụng quy định "không được phép sao, chụp": Quy định này nhằm mục đích hạn chế tối đa việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, đặc biệt là trong trường hợp bí mật nhà nước có độ mật cao như Tuyệt mật. Điều này đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm không bị tiếp cận một cách tùy tiện, đồng thời giữ cho quá trình triển khai nội dung bí mật nhà nước vẫn diễn ra mà không lo ngại về việc lộ, mất thông tin.
+ Áp dụng quy định "Được phép sao, chụp": Ngược lại, quy định này được áp dụng trong trường hợp bí mật nhà nước có phạm vi phổ biến rộng. Điều này cho phép sự linh hoạt trong việc chia sẻ thông tin trong các trường hợp không đặc biệt nhạy cảm, giúp tối ưu hóa sự tiếp cận và sử dụng thông tin mà vẫn đảm bảo an toàn bảo mật.
Tổng cộng, những quy định này giúp xây dựng một hệ thống quản lý thông tin bí mật nhà nước chặt chẽ và hiệu quả, đồng thời bảo vệ sự riêng tư và an ninh quốc gia.
Cuối cùng, việc đóng dấu "BẢN SỐ" trên tài liệu bí mật nhà nước giúp quản lý số lượng tài liệu đã ký, ban hành một cách hiệu quả. Trong trường hợp cơ quan, tổ chức xác định sai bí mật nhà nước và độ mật, hành động xử lý, khắc phục và xử phạt vi phạm hành chính sẽ được thực hiện theo quy định của Nghị định 144/2021/NĐ-CP.
 

3. Thực hiện sao chụp văn bản mật của cơ quan nhà nước bằng những hình thức nào?

Theo quy định của Điều 3 Nghị định 26/2020/NĐ-CP, việc sao chụp văn bản mật nhà nước được thực hiện thông qua các hình thức như sao y bản chính, sao lục và trích sao. Điều này đảm bảo việc ghi chép thông tin bảo mật một cách chính xác và đầy đủ.
Đặc biệt, quy định rõ ràng rằng quá trình sao chụp văn bản mật nhà nước phải diễn ra tại địa điểm được đảm bảo an toàn, do người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước quy định. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc bảo vệ thông tin nhạy cảm và ngăn chặn bất kỳ rủi ro nào có thể xâm phạm an ninh thông tin.
Mọi hoạt động sao chụp văn bản mật nhà nước đều phải được ghi chép chi tiết vào "Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước." Điều này giúp cơ quan, tổ chức và cá nhân theo dõi và kiểm soát quá trình sao chụp, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ đúng quy trình quản lý bảo mật nhà nước.
Như vậy, thông qua việc tuân thủ quy định của Điều 3, quá trình sao chụp văn bản mật nhà nước trở nên đảm bảo tính an toàn, chính xác và tuân thủ quy định của pháp luật, nhằm giữ vững sự bảo mật của thông tin nhà nước.
 
Liên hệ đến hotline 19006162 hoặc gửi thư tư vấn đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để được tư vấn pháp luật