1. Cổ đông có được biểu quyết vắng mặt bằng phương thức điện tử hay không?
Căn cứ dựa theo quy định tại khoản 3 Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020 thì có quy định cụ thể về việc thực hiện quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông, theo đó thì có quy định như sau:
Cổ đông có quyền tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong các trường hợp sau đây:
- Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp; Cổ đông có quyền tham gia trực tiếp tại địa điểm tổ chức cuộc họp và thể hiện quyền biểu quyết của mình.
- Ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp; Cổ đông có thể ủy quyền cho người khác đại diện mình tham dự và biểu quyết tại cuộc họp. Quyền ủy quyền này có thể được thực hiện thông qua các phương tiện và thủ tục quy định trong Điều lệ công ty.
- Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác; Cổ đông có thể tham dự và biểu quyết qua các phương tiện trực tuyến như hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc các hình thức điện tử khác theo quy định của công ty.
- Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử; Cổ đông có thể gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua các phương tiện như thư, fax, hoặc thư điện tử theo quy định của công ty.
- Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty; Cổ đông có thể sử dụng các phương tiện khác để gửi phiếu biểu quyết theo quy định cụ thể trong Điều lệ của công ty
Quy định về quyền tham dự và biểu quyết của cổ đông thường được đề cập chi tiết trong Điều lệ công ty và có thể thay đổi tùy theo quy định cụ thể của từng công ty.
Do đó, trong trường hợp Điều lệ công ty có quy định về việc cổ đông được sử dụng biểu quyết vắng mặt bằng phương thức điện tử có đảm bảo tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, thì phiếu biểu quyết trên được tính là hợp lệ.
2. Quy định về ủy quyền cho cá nhân, tổ chức đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông
Căn cứ dựa theo quy định tại khoản 2 của Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020 thì có quy định cụ thể về việc ủy quyền cho cá nhân, tổ chức đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông như sau:
Việc ủy quyền cho cá nhân, tổ chức đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thành văn bản. Văn bản ủy quyền được lập theo quy định của pháp luật về dân sự và phải nêu rõ tên cá nhân, tổ chức được ủy quyền và số lượng cổ phần được ủy quyền. Cá nhân, tổ chức được ủy quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải xuất trình văn bản ủy quyền khi đăng ký dự họp trước khi vào phòng họp.
Theo quy định của nhiều quốc gia và các công ty, việc ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức đại diện tham dự Đại hội đồng cổ đông thường cần được thực hiện thông qua văn bản. Dưới đây là một số điều quan trọng cần lưu ý:
- Lập văn bản ủy quyền: Văn bản ủy quyền cần được lập theo quy định của pháp luật về dân sự và phải nêu rõ các thông tin quan trọng như tên của cổ đông ủy quyền, tên người hoặc tổ chức được ủy quyền, số lượng cổ phần được ủy quyền, và các điều kiện cụ thể liên quan đến quyền lợi của người được ủy quyền.
- Xác minh văn bản ủy quyền: Cá nhân hoặc tổ chức được ủy quyền cần xuất trình văn bản ủy quyền khi đăng ký dự họp trước khi vào phòng họp. Điều này giúp xác minh tính hợp lệ của quyền ủy quyền và đảm bảo rằng người đại diện có đủ quyền tham dự và biểu quyết tại Đại hội. Xác minh văn bản ủy quyền giúp đảm bảo rằng thông tin trong văn bản ủy quyền là chính xác và tính hợp lệ. Điều này giúp ngăn chặn việc sử dụng các văn bản giả mạo hoặc không chính xác. Quy tắc này đảm bảo rằng quy trình ủy quyền được thực hiện một cách công bằng và minh bạch, đồng thời bảo vệ quyền lợi của cổ đông và quyền lợi tài sản của công ty.
- Tuân thủ quy định pháp luật và điều lệ công ty: Việc lập văn bản ủy quyền và các thủ tục liên quan cần tuân thủ cả quy định của pháp luật về dân sự và các quy định cụ thể trong Điều lệ của công ty. Việc tuân thủ quy định của pháp luật về dân sự đảm bảo rằng quy trình ủy quyền được thực hiện theo các nguyên tắc và quy định pháp luật hiện hành. Điều này giúp tránh được các vấn đề pháp lý và xử lý hiệu quả mọi tranh chấp có thể phát sinh. Tuân thủ Điều lệ của công ty đảm bảo rằng quy trình ủy quyền không chỉ tuân theo pháp luật mà còn phản ánh chính sách và quy định của công ty về quyền lợi của cổ đông.
- Thông báo trước : Cổ đông cần được thông báo trước về các thủ tục và hạn chế đối với việc ủy quyền để họ có thể chuẩn bị và thực hiện quy trình đăng ký một cách chính xác. Thông báo trước cung cấp cho cổ đông thời gian để nắm bắt thông tin về quy trình ủy quyền, các hạn chế và các yêu cầu liên quan. Điều này giúp họ chuẩn bị mọi tài liệu và thông tin cần thiết. Việc thông báo trước giúp giảm khả năng xảy ra hiểu lầm hoặc sai sót trong quá trình đăng ký và ủy quyền. Cổ đông có thể tránh được những vấn đề không mong muốn khi họ đã được cung cấp thông tin đầy đủ và rõ ràng. Bằng cách thông báo trước, công ty thể hiện tôn trọng đối với quyền lợi của cổ đông và tăng tính minh bạch trong quy trình quản lý Đại hội cổ đông. Thông báo trước giúp xác định quy trình đăng ký một cách rõ ràng, bao gồm cả các hạn chế và yêu cầu cần tuân thủ. Điều này giúp tránh được sự nhầm lẫn và hiểu lầm từ phía cổ đông. Trong quá trình chuẩn bị cho Đại hội cổ đông, sự thông báo trước đóng vai trò quan trọng để tạo điều kiện thuận lợi cho tất cả các bên liên quan.
Quy định về ủy quyền tham dự và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông có thể thay đổi tùy theo quy định cụ thể của từng công ty và pháp luật quốc gia.
3. Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông có được gửi thông báo mời họp trước 01 tháng hay không?
Căn cứ pháp lý: Dựa theo quy định tại khoản 1 Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020 thì có quy định về vấn đề mời họp Đại hội đồng cổ đông
Thời gian gửi thông báo: Thông báo mời họp phải được gửi đến tất cả cổ đông có quyền dự họp trước ngày khai mạc ít nhất là 21 ngày, trừ khi Điều lệ công ty quy định thời hạn dài hơn. Thời gian này cho phép cổ đông có đủ thời gian để chuẩn bị và sắp xếp tham dự Đại hội.
Nội dung thông báo: Thông báo mời họp cần chứa các thông tin quan trọng như tên và mã số doanh nghiệp của công ty, tên và địa chỉ trụ sở chính. Ngoài ra, cần cung cấp thông tin về thời gian và địa điểm họp, cũng như các yêu cầu khác đối với người dự họp.
Thông tin về cổ đông: Thông báo mời họp cần chứa thông tin đầy đủ về cổ đông, bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên lạc. Điều này giúp đảm bảo rằng thông báo được gửi đến địa chỉ chính xác và cổ đông nhận được thông tin đầy đủ.
Yêu cầu khác đối với người dự họp: Thông báo mời họp có thể chứa các yêu cầu cụ thể đối với người dự họp, chẳng hạn như việc mang theo văn bản ủy quyền nếu cần thiết. Điều này giúp chuẩn bị cho quá trình họp và đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quá trình biểu quyết.
Phương thức gửi thông báo: Thông báo mời họp có thể được gửi bằng nhiều phương thức, chẳng hạn như thư tín, email, hoặc thông qua các phương tiện truyền thông khác, tùy thuộc vào sự thoải mái và sự ưa thích của cổ đông.
Quy định về thông báo mời họp cần tuân thủ cả quy định của pháp luật và Điều lệ của công ty để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch của quá trình triệu tập Đại hội cổ đông.
Như vậy thì pháp luật chỉ quy định người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc.
Vui lòng liên hệ 19006162 hoặc lienhe@luatminhkhue.vn
Tham khảo thêm: Đại hội đồng Cổ đông là gì? Nhiệm vụ của Đại hội đồng cổ đông
